規(guī)范高校財(cái)務(wù)檔案管理的途徑探析

劉艷琪

摘要：高校要通過加強(qiáng)隊(duì)伍建設(shè)、制度建設(shè)、保密工作和信息化建設(shè)，來規(guī)范高校財(cái)務(wù)檔案管理，以促進(jìn)高等教育事業(yè)的持續(xù)健康發(fā)展。

關(guān)鍵詞：規(guī)范;財(cái)務(wù)檔案;管理

隨著中國(guó)社會(huì)主義市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)發(fā)展的深入以及中國(guó)高校辦學(xué)自主權(quán)的擴(kuò)大，高校的辦學(xué)環(huán)境發(fā)生了很大的變化，高校財(cái)務(wù)檔案管理體制也正發(fā)生著重大轉(zhuǎn)變。高校的財(cái)務(wù)檔案管理在整個(gè)學(xué)校管理工作中的地位日益突出，資金成為制約學(xué)校發(fā)展的關(guān)鍵因素。我們必須以科學(xué)發(fā)展觀為指導(dǎo)，規(guī)范和完善高校財(cái)務(wù)檔案管理。

一、加強(qiáng)高校財(cái)務(wù)檔案管理的隊(duì)伍建設(shè)

財(cái)務(wù)檔案管理的隊(duì)伍的建設(shè)必需建立在高水平思想政治素質(zhì)和業(yè)務(wù)素質(zhì)的基礎(chǔ)之上，二者相輔相成，缺一不可，這是評(píng)價(jià)優(yōu)秀財(cái)務(wù)檔案管理人員水平和能力的唯一標(biāo)準(zhǔn)。作為高校的財(cái)務(wù)檔案管理人員要以科學(xué)、民主的態(tài)度進(jìn)行工作，堅(jiān)持用馬克思主義哲學(xué)的觀點(diǎn)和方法看待和解決問題，以開放的思維主動(dòng)、靈活處理實(shí)踐中的各種問題。財(cái)務(wù)人員要忠于職守、秉公辦事、廉潔自律、科學(xué)理財(cái)。要有法律意識(shí)，富于責(zé)任感，自覺抵制不正之風(fēng)，作到真正意義上的“德才兼?zhèn)洹盵1]。

學(xué)校要組織現(xiàn)有人員有計(jì)劃、有組織、有重點(diǎn)地進(jìn)行財(cái)務(wù)檔案管理知識(shí)的培訓(xùn)，注重業(yè)務(wù)水平的提高。對(duì)有發(fā)展?jié)摿Φ呢?cái)務(wù)檔案管理人員進(jìn)行培訓(xùn)，培訓(xùn)的關(guān)鍵在于提高綜合業(yè)務(wù)知識(shí)、特殊技能，達(dá)到改變觀念、更新知識(shí)、提高意識(shí)，以適應(yīng)快速發(fā)展經(jīng)濟(jì)的需要。同時(shí)，還要有計(jì)劃的吸收應(yīng)屆的財(cái)會(huì)專業(yè)畢業(yè)生加強(qiáng)人員的梯隊(duì)建設(shè)。更應(yīng)該看到，隨著經(jīng)濟(jì)環(huán)境的變化和工作手段的更新，有計(jì)劃的吸收一些相關(guān)專業(yè)的畢業(yè)生也是不可缺少的，如計(jì)算機(jī)專業(yè)、統(tǒng)計(jì)學(xué)專業(yè)、經(jīng)濟(jì)學(xué)專業(yè)，以適應(yīng)實(shí)行會(huì)計(jì)電算化以后計(jì)算機(jī)硬件設(shè)施、網(wǎng)絡(luò)維護(hù)和維修管理以及財(cái)會(huì)軟件開發(fā)的需要。

工作中采取協(xié)調(diào)和統(tǒng)一相結(jié)合的原則。協(xié)調(diào)統(tǒng)一是我們有效完成工作任務(wù)的必要條件，協(xié)調(diào)是講求合作、團(tuán)隊(duì)精神，增強(qiáng)凝聚力。統(tǒng)一是建立工作標(biāo)準(zhǔn)，提高要求，公正、客觀地解決長(zhǎng)遠(yuǎn)目標(biāo)與現(xiàn)實(shí)問題。只有把兩者結(jié)合起來，才能使個(gè)人的價(jià)值得以體現(xiàn)，保持財(cái)務(wù)檔案管理隊(duì)伍自身的生存活力與健康發(fā)展[2]。

二、加強(qiáng)高校財(cái)務(wù)檔案管理的制度建設(shè)

高校財(cái)務(wù)檔案管理的制度建設(shè)的重要性在于，它能夠規(guī)范行為，確保計(jì)劃目標(biāo)得以落實(shí)，尤其是當(dāng)高校的發(fā)展達(dá)到一定規(guī)模的情況下，財(cái)務(wù)檔案制度建設(shè)顯得更為重要。若缺乏制度的保證，各項(xiàng)工作的進(jìn)展過程就將難以控制，走彎路將不可避免。只有健全各種制度才能從根本上加強(qiáng)檔案軟環(huán)境建設(shè)，做到日常的財(cái)務(wù)檔案管理活動(dòng)有章可循。

高校要根據(jù)《中華人民共和國(guó)會(huì)計(jì)法》和《中華人民共和國(guó)檔案法》等法律法規(guī)，結(jié)合本校實(shí)際情況，建立健全檔案管理的規(guī)章制度。高校應(yīng)將財(cái)務(wù)檔案管理工作納入學(xué)校工作的總體規(guī)劃，制定檔案工作管理目標(biāo)，明確責(zé)任，并建立健全一整套檔案管理制度，如《財(cái)務(wù)檔案工作人員職責(zé)》、《立卷歸檔制度》、《財(cái)務(wù)檔案保管制度》、《財(cái)務(wù)檔案保密制度》、《財(cái)務(wù)檔案移交、銷毀制度》、《財(cái)務(wù)檔案查閱制度》等，規(guī)范檔案資料的收集、整理、歸檔、保存、利用等各項(xiàng)工作程序[3]。

既然花費(fèi)時(shí)間和精力把制度制定出來，就要有章循章，遵守制度，不要隨意地去改變。一定要盡量避免出現(xiàn)制度制定不到三個(gè)月，就發(fā)現(xiàn)已不適應(yīng)現(xiàn)實(shí)情況需要修改的狀況。這就要求在制定制度時(shí)要充分調(diào)研論證，要處理好制度的制定、修訂和執(zhí)行之間的關(guān)系。另一方面，由于形勢(shì)在發(fā)展，高校的事業(yè)在發(fā)展，很多制度可能過一段時(shí)間就不符合形勢(shì)發(fā)展的要求，需要修改，這就要根據(jù)客觀需要，與時(shí)俱進(jìn)。

三、加強(qiáng)高校財(cái)務(wù)檔案管理的保密工作

財(cái)務(wù)檔案的庫(kù)房管理是檔案保密的重點(diǎn)，從總體上講，檔案庫(kù)房應(yīng)按照國(guó)家有關(guān)規(guī)定單獨(dú)興建，但是有一些不具備條件的高校，往往將庫(kù)房附設(shè)在辦公樓內(nèi)。應(yīng)注意的是，不是任何一間辦公室都可以用作庫(kù)房的，從檔案保密的角度來看，不宜將庫(kù)房設(shè)在辦公樓的最底層，庫(kù)房門窗等應(yīng)專門加固，以防盜竊。還應(yīng)盡量做到庫(kù)房與辦公室分開，庫(kù)房與閱覽室分開。要想方設(shè)法加強(qiáng)財(cái)務(wù)檔案管理的硬件建設(shè)，騰出專用庫(kù)房、閱檔室，并做到兩室分開，庫(kù)房建設(shè)要做到“七防”，設(shè)施齊全。檔案庫(kù)房應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)管理，無關(guān)人員一律禁止入內(nèi)。實(shí)踐證明，檔案庫(kù)房的科學(xué)管理，是做好檔案保密、維護(hù)檔案安全的基本保障[4]。

檔案管理人員必須有較強(qiáng)的責(zé)任心、事業(yè)心和高度的保密意識(shí)，不僅要有嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓ぷ髯黠L(fēng)，經(jīng)手的事情件件有頭有尾，手續(xù)齊全清楚，而且要防止“無形”的儲(chǔ)存在頭腦中造成秘密的泄露。財(cái)務(wù)檔案管理人員的職責(zé)，就是要維護(hù)檔案的完整與安全。這既是財(cái)務(wù)檔案保管工作的基本任務(wù)，也是財(cái)務(wù)檔案保管工作的目的。財(cái)務(wù)檔案保管工作的具體任務(wù)就是做到不壞、不丟、不散、不亂。不壞，就是使財(cái)務(wù)檔案保管得完好無損，不至因各種不利因素而使檔案損壞。對(duì)已經(jīng)破損的檔案，要及時(shí)搶救。不丟，就是使財(cái)務(wù)檔案絕對(duì)安全，不致因工作疏忽而使檔案遺失或被竊，不僅保證檔案實(shí)體安全，也要保證檔案內(nèi)容的安全。不散，就是使財(cái)務(wù)檔案的保管相對(duì)集中，不致因檔案的分散保管而使檔案管理不便，甚至造成檔案損壞或丟失等嚴(yán)重情況。不亂，就是使財(cái)務(wù)檔案保管工作有條不紊，檔案排架整齊規(guī)范，有規(guī)可循，有目可查。財(cái)務(wù)檔案保管工作的任務(wù)是艱巨的，也是光榮的，這是一項(xiàng)重要的基礎(chǔ)工作，要持之以恒，時(shí)刻警惕，防止檔案的損壞，確保檔案的安全，為檔案工作提供物質(zhì)基礎(chǔ)[5]。

四、加強(qiáng)高校財(cái)務(wù)檔案管理的信息化建設(shè)

財(cái)務(wù)檔案信息化是社會(huì)信息化發(fā)展不可缺少的組成部分，也是現(xiàn)代檔案工作的基礎(chǔ)，是檔案工作現(xiàn)代化的必由之路。隨著社會(huì)信息化和檔案工作現(xiàn)代化步伐的加快，檔案基礎(chǔ)業(yè)務(wù)建設(shè)的重心必須向檔案信息化建設(shè)轉(zhuǎn)移，以不斷提高檔案的信息化程度。首先，要加強(qiáng)規(guī)劃，積極參與電子政務(wù)建設(shè)。檔案信息化的規(guī)劃與納入是檔案信息化建設(shè)的關(guān)鍵，積極將電子文件歸檔管理和檔案信息化資源數(shù)據(jù)庫(kù)等檔案信息化建設(shè)的重要內(nèi)容主動(dòng)納入建設(shè)規(guī)劃，探索利用統(tǒng)一的網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)整合檔案信息資源，最大限度實(shí)現(xiàn)信息資源共享的有效途徑。其次，加快檔案數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源共享。檔案數(shù)據(jù)庫(kù)是實(shí)現(xiàn)檔案信息化建設(shè)的基礎(chǔ)，它主要包括電子文件檔案化和傳統(tǒng)檔案電子化兩部分內(nèi)容。檔案數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)主要完成以下內(nèi)容：一是加速館藏傳統(tǒng)檔案的數(shù)字化，大幅度提高檔案數(shù)據(jù)庫(kù)的信息量。在做好檔案條目輸入的前提下，逐步完成館藏的各種載體檔案進(jìn)行多媒體處理和光盤存儲(chǔ)。二是通過對(duì)各序列的檔案進(jìn)行計(jì)算機(jī)檔案管理的宏觀指導(dǎo)，加強(qiáng)電子文件歸檔管理，確保歸檔管理的電子文件的完整性、真實(shí)性和原始性。各進(jìn)館系列單位的綜合檔案室在移交進(jìn)館檔案時(shí)，同時(shí)必須移交電子目錄，接收直接由辦公自動(dòng)化系統(tǒng)或各類軟件產(chǎn)生的電子文件，有條件的單位要移交檔案電子化的光盤材料。三是搞好檔案館（室）業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)建設(shè)，通過檔案管理系統(tǒng)加強(qiáng)管理，推動(dòng)檔案信息化工作的開展。再次，要加強(qiáng)檔案網(wǎng)站建設(shè)，加速檔案數(shù)字化進(jìn)程。檔案網(wǎng)絡(luò)是實(shí)現(xiàn)檔案信息傳遞網(wǎng)絡(luò)化、服務(wù)現(xiàn)代化的必要條件和重要步驟。方便各部門從網(wǎng)上查檔和了解檔案信息資源，更好地為財(cái)務(wù)管理和高校建設(shè)服務(wù)[6]。

高校的財(cái)務(wù)檔案既是記錄和反映高校經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的重要史料和證據(jù)，又是高校檔案的重要組成部分。高校的財(cái)務(wù)檔案是否真實(shí)、齊全、準(zhǔn)確、完整，將直接影響到高校財(cái)務(wù)檔案管理的質(zhì)量以及高等教育事業(yè)的健康發(fā)展，高校要采取積極措施，規(guī)范財(cái)務(wù)檔案的管理。

參考文獻(xiàn)：

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