試論事業(yè)單位檔案管理中現(xiàn)代化方式的利用方法

徐誠時(shí)

摘? 要：隨著時(shí)代的發(fā)展，檔案的管理工作已經(jīng)成為事業(yè)單位工作中的一個(gè)重要部分，運(yùn)用現(xiàn)代化的管理方法和管理手段能更好的促進(jìn)檔案管理工作。本文主要針對(duì)現(xiàn)如今的事業(yè)單位中，如何利用現(xiàn)代化的管理方式來完成檔案管理工作進(jìn)行一定的分析和總結(jié)。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位;檔案管理;現(xiàn)代化方式

引言：

事業(yè)單位的檔案中存有著很多的珍貴信息和資料，這些資料會(huì)記載著單位中人員的變得信息以及單位過去歷史中的變革以及發(fā)展的軌跡，因此，檔案對(duì)于事業(yè)單位來說，是成長與發(fā)展的見證，是一個(gè)單位彌足珍貴的資料，因此，檔案的管理在事業(yè)單位中非常的重要。

一、應(yīng)用現(xiàn)代化方式的意義

事業(yè)單位能夠正常工作運(yùn)行的基礎(chǔ)就是檔案的管理工作。單位的整個(gè)發(fā)展歷程、工作人事的調(diào)動(dòng)以及某個(gè)階段的重大決策等都會(huì)記錄在案，因此，在整個(gè)過程的不斷積累中，就形成了龐大的資料信息。如果還繼續(xù)沿用以前的傳統(tǒng)模式對(duì)這些信息進(jìn)行整合管理，那么就會(huì)出現(xiàn)管理效率低下，人力物力耗費(fèi)率過高的情況。特別是在檔案的查詢管理上，管理人員需要耗費(fèi)大量的精力和時(shí)間。而且因?yàn)橐郧皞鹘y(tǒng)的檔案資料都是紙質(zhì)資料，在儲(chǔ)存時(shí)需要占用的空間較大，容易受潮變質(zhì)，不利于檔案管理工作的有效進(jìn)行。

為了檔案的管理工作在質(zhì)量上能得到有效的提升，事業(yè)單位應(yīng)按照檔案管理部門的實(shí)際情況和發(fā)展需要，在管理的過程中適當(dāng)?shù)倪\(yùn)用現(xiàn)代化的手段，使用一些比較先進(jìn)的設(shè)備來進(jìn)行管理。如今現(xiàn)代化的管理模式已經(jīng)運(yùn)用到各行各業(yè)當(dāng)中，并且都發(fā)揮了不小的作用，尤其是在一些檔案資料的保存管理上面，更是起了大跨步的作用，現(xiàn)代化的管理方式不僅使檔案在收集整理的過程簡單化，同時(shí)還對(duì)檔案資料的查詢、儲(chǔ)存和傳輸?shù)确矫娑计鸬搅肆己玫男Ч?/p>

二、應(yīng)用的不足之處

直到現(xiàn)在，我國的一些事業(yè)單位在運(yùn)用現(xiàn)代化方式對(duì)檔案信息進(jìn)行管理時(shí)，由于操作不熟練，經(jīng)驗(yàn)不足等原因，使得它還存在很多的問題。首先，在事業(yè)單位中，沒有科學(xué)化的制度及標(biāo)準(zhǔn)來對(duì)檔案管理進(jìn)行約束，本身我國的事業(yè)單位數(shù)量就較其他國家多出許多，相應(yīng)的存檔信息數(shù)量也很龐大，在這種情況下，不同的單位之間檔案管理的方法格式、標(biāo)準(zhǔn)等都有不同，這就導(dǎo)致了管理制度的標(biāo)準(zhǔn)低下，根本無法起到約束規(guī)范的作用[1]。其次是管理人員不具有專業(yè)化的管理知識(shí)。很多事業(yè)單位在使用了現(xiàn)代化的管理方法后，并沒有同時(shí)提高管理人員的要求，一般都是簡單的培訓(xùn)幾天就直接上崗了，使單位中職業(yè)素養(yǎng)優(yōu)秀的管理人員匱乏，嚴(yán)重的妨礙了事業(yè)單位的檔案管理進(jìn)度。再就是事業(yè)單位在使用現(xiàn)代化的管理方式的時(shí)候，為了節(jié)約成本，使得資金投入過少，一些先進(jìn)的管理設(shè)備根本沒有提供，而國家現(xiàn)在還不斷的提高要求，這樣一來，反而使檔案的管理水平下降，造成了反作用。

三、現(xiàn)代化方式的利用

（一）檔案檢索

在檔案信息的管理過程中，檔案檢索工作有著重要的影響。在以前老舊的管理中，要編輯資料的索引時(shí)，需要工作人員按照不同的等級(jí)劃分，逐條的進(jìn)行索引列表的編輯，由于是人工的處理方式，導(dǎo)致工作的效率很低，而且還經(jīng)常出現(xiàn)錯(cuò)誤和漏洞，對(duì)檔案資料的管理工作影響很大。而如今，運(yùn)用了現(xiàn)代化的管理方式，工作人員能直接用電腦在收集資料的同時(shí)，直接把相應(yīng)的索引錄入進(jìn)去，不僅提高了工作效率，還避免了錯(cuò)誤和漏洞的出現(xiàn)，提高了檔案管理的準(zhǔn)確性。

而且，由于現(xiàn)代化技術(shù)的使用，工作人員在查找資料的時(shí)候，也相對(duì)方便簡單了很多。和原來人工的手動(dòng)查詢不同，在現(xiàn)代化方式的使用后，人們?cè)诓檎覚n案的時(shí)候，在搜索界面直接輸入要找文件的關(guān)鍵字就能直接查到相應(yīng)的資料，整個(gè)查找過程下來，只有短短的幾分鐘就搞定了，從而大大的提高了效率。

（二）庫房管理

如今雖然事業(yè)單位中，很大一部分的檔案資料已經(jīng)使用了現(xiàn)代化的管理手段，但還會(huì)有一部分的無法復(fù)制的珍貴紙質(zhì)資料需要進(jìn)行保存，如一些具有歷史意義的老舊照片或者一些帶有單位公章的合同文件等等，這些都需要有專門的庫房來進(jìn)行保存，但是對(duì)庫房的溫度、濕度等情況的管理卻是一個(gè)難題。以前則需要工作人員每隔一段時(shí)間，就要巡查一次，以防意外事故的發(fā)生?，F(xiàn)如今，我們就完全可以利用現(xiàn)代化的管理手段，建立一個(gè)庫房管理系統(tǒng)，設(shè)定好標(biāo)準(zhǔn)的溫度值、濕度值后，就可以利用電腦實(shí)現(xiàn)對(duì)庫房的全方位無間斷的監(jiān)控。一旦庫房里的條件不達(dá)標(biāo)準(zhǔn)時(shí)，報(bào)警系統(tǒng)就直接啟動(dòng)報(bào)警，便于工作人員對(duì)庫房的管理。

（三）輔助業(yè)務(wù)

因?yàn)闄n案的管理工作開展過程中，工作的內(nèi)容會(huì)有很多，因此很多的輔助性業(yè)務(wù)應(yīng)需而生。檔案的輔助業(yè)務(wù)包括了信息的收集整理、信息的鑒定保存和利用等等，在整個(gè)的檔案管理工作中，不單涉及到了這些輔助管理方面的工作，還涉及到了信息資料的處理工作。在整個(gè)管理過程當(dāng)中，會(huì)有許許多多的信息出現(xiàn)，利用電腦對(duì)這些資料信息實(shí)行統(tǒng)一化的處理，能提高輔助工作的質(zhì)量，還能為工作人員提供很大的方便。就目前來看，在整個(gè)檔案管理的工作中，使用最為廣泛的軟件非檔案管理軟件莫屬，這類軟件能有效的統(tǒng)計(jì)檔案資料的借取和歸還，提高檔案資料的利用率。

（四）形式的轉(zhuǎn)變

如今，紙質(zhì)類文件大多數(shù)已被電子文件所取代，工作人員在對(duì)檔案信息進(jìn)行存檔的時(shí)候，需要把一些紙質(zhì)版的資料直接變成電子版的，把現(xiàn)代化的方式方法用到檔案的形勢(shì)轉(zhuǎn)變中去，有利于管理效率的提高。

一開始，工作人員需要建立一個(gè)完善的檔案數(shù)據(jù)庫，運(yùn)用現(xiàn)代化的數(shù)據(jù)庫結(jié)構(gòu)對(duì)檔案的形式進(jìn)行統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)和合理的規(guī)范。緊接著，利用多媒體技術(shù)，通過一些視頻、圖片以及音頻資料的整合，來實(shí)現(xiàn)檔案管理的一體化，完成檔案管理的統(tǒng)一。光碟作為現(xiàn)代化的工具之一，在檔案的管理工作中運(yùn)用很頻繁[2]。通常來講，光碟的容量較大，讀寫速度也很快，工作人員可以把檔案的原始資料刻錄到這里面來，不僅保護(hù)了文件的安全，還節(jié)省了空間。在檔案的管理過程中，尤其注意要把價(jià)值高的紙質(zhì)文件轉(zhuǎn)化成電子文件備份在電腦上，這樣方便查詢。最后，在使用電腦時(shí)，要注意設(shè)置權(quán)限，只有特定的管理人員才能查閱，以便保證檔案信息的安全。

（五）檔案管理網(wǎng)絡(luò)的建設(shè)

21世紀(jì)是網(wǎng)絡(luò)應(yīng)用的普及時(shí)代?，F(xiàn)代化的管理模式必將取代各個(gè)領(lǐng)域中的傳統(tǒng)模式。所以檔案的管理模式也不會(huì)例外，在檔案管理的工作中，只有不斷的打破傳統(tǒng)模式，引用新型的現(xiàn)代化模式，才能滿足人們不斷增加的需求。事業(yè)單位也要根據(jù)自己的需求，建立屬于自己單位的局域網(wǎng)，以及相關(guān)的檔案管理網(wǎng)絡(luò)，這樣不僅可以實(shí)行資源共享，還可以讓檔案管理部門和其他的部門緊密的聯(lián)系在一起，使檔案管理工作變得更加信息化，實(shí)現(xiàn)資源的有效利用。

結(jié)束語：綜上所述，運(yùn)用現(xiàn)代化的管理方式對(duì)事業(yè)單位的檔案資源進(jìn)行管理，是時(shí)代進(jìn)步的必然趨勢(shì)，為了能更好的利用這一方式，作為工作人員就要掌握更多的專業(yè)知識(shí)，以便對(duì)單位的檔案管理網(wǎng)站進(jìn)行有效的日常維護(hù)和管理，提高在事業(yè)單位中的檔案管理工作的效率，促進(jìn)事業(yè)單位的發(fā)展和進(jìn)步。

參考文獻(xiàn)：

[1]王利超.關(guān)于事業(yè)單位檔案管理的現(xiàn)狀及探究[J].建筑工程技術(shù)與設(shè)計(jì)，2015，（33）：1178.

[2]韓偉.事業(yè)單位檔案管理的現(xiàn)代化和電子化[J].黑龍江科技信息，2017，（13）：252.[2017-08-11].