新時(shí)期企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)探討

陳子瑩 張倩男 劉微

摘? 要：在社會(huì)經(jīng)濟(jì)不斷發(fā)展和信息技術(shù)進(jìn)程快速推進(jìn)的情況下，人們的生活發(fā)生了翻天覆地的變化。企業(yè)檔案工作要想順應(yīng)信息時(shí)代的潮流，就必須加強(qiáng)其信息化建設(shè)，才能提高檔案工作的質(zhì)量和水平，實(shí)現(xiàn)檔案工作的價(jià)值和作用。本文介紹了檔案信息化的含義以及企業(yè)檔案信息化建設(shè)的重要意義，并提出了推動(dòng)企業(yè)檔案信息化建設(shè)的策略。

關(guān)鍵詞：新時(shí)期;企業(yè)檔案;信息化建設(shè)

1 企業(yè)檔案信息化的涵義

所謂企業(yè)檔案信息化主要包括兩個(gè)方面的內(nèi)涵，一個(gè)是對(duì)企業(yè)產(chǎn)生的電子文件實(shí)施的實(shí)時(shí)管理，從電子文件的形成到歸檔利用或者銷毀，建立統(tǒng)一的電子文件管理系統(tǒng);另一方面是指對(duì)企業(yè)原有傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案的數(shù)字化，是指利用數(shù)據(jù)庫技術(shù)、數(shù)據(jù)壓縮技術(shù)、高速掃描技術(shù)等技術(shù)手段，將紙質(zhì)文件、聲像文件等傳統(tǒng)介質(zhì)文件和已歸檔保存的電子檔案，系統(tǒng)組織成具有有序結(jié)構(gòu)的檔案信息庫。

2 企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)的重要意義

2.1 企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)有利于實(shí)現(xiàn)信息共享，順應(yīng)時(shí)代趨勢(shì)

一些企業(yè)只管理自身產(chǎn)生的紙質(zhì)檔案，因?yàn)榧堎|(zhì)檔案的可靠性高、憑證性強(qiáng)、直觀可見，并未對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行信息化管理。隨著我國(guó)信息化進(jìn)程的快速推進(jìn)，電子文件已不可抗拒地滲透到了社會(huì)和生活的各個(gè)領(lǐng)域。企業(yè)電子文件數(shù)量激增，傳統(tǒng)的企業(yè)檔案管理模式顯然已不能適應(yīng)，紙質(zhì)文件的管理方式已不足以應(yīng)對(duì)，致使目前我國(guó)某些企業(yè)檔案管理模式無法滿足現(xiàn)代企業(yè)工作的需求。

企業(yè)檔案管理中應(yīng)更多引入電子檔案，一些企業(yè)的檔案均開始利用電子檔案來對(duì)其進(jìn)行保存。企業(yè)實(shí)現(xiàn)檔案信息化，不僅提高檔案的利用性和共享性，更擴(kuò)大檔案資料的適用范圍。在如今信息爆炸的時(shí)代，企業(yè)檔案管理應(yīng)順應(yīng)社會(huì)信息化的發(fā)展趨勢(shì)，實(shí)現(xiàn)企業(yè)檔案信息化，最大限度地實(shí)現(xiàn)檔案信息資源共享，使得檔案利用便利。

2.2 企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)是企業(yè)進(jìn)行現(xiàn)代化管理的重要手段和方式

企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)，可以極大地提高企業(yè)檔案管理的科學(xué)性以及有效性，實(shí)現(xiàn)對(duì)于企業(yè)檔案管理的網(wǎng)絡(luò)、信息化，通過檔案管理信息化以及數(shù)字化，實(shí)現(xiàn)企業(yè)檔案服務(wù)的高效化，從而實(shí)現(xiàn)企業(yè)檔案管理的資源共享，提高企業(yè)檔案管理的效率，為企業(yè)檔案管理的進(jìn)一步發(fā)展提供便利。

3 推動(dòng)企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)的策略

要實(shí)現(xiàn)檔案管理的現(xiàn)代化、信息化，企業(yè)檔案管理部門要注重檔案管理手段，加快檔案管理的現(xiàn)代化和信息化建設(shè)，需要做好以下幾方面的工作。

3.1 強(qiáng)化意識(shí)，轉(zhuǎn)變模式

在檔案信息化建設(shè)過程中，企業(yè)檔案管理部門領(lǐng)導(dǎo)要保持開拓精神，增強(qiáng)創(chuàng)新意識(shí)，密切關(guān)注檔案信息化過程中出現(xiàn)的新情況、新問題。檔案管理人員要增強(qiáng)科技化意識(shí)，不斷提高自身的計(jì)算機(jī)管理技能。檔案管理工作中應(yīng)用計(jì)算機(jī)技術(shù)時(shí)，檔案管理人員要轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)模式——“重管理、輕利用”，變“封閉型”為“開放型”，開闊視野，將現(xiàn)代化技術(shù)運(yùn)用到檔案管理工作中來。

3.2 理清工作思路，確定企業(yè)信息化階段目標(biāo)

企業(yè)要理清工作思路，把檔案信息化建設(shè)列入企業(yè)的總體規(guī)劃，確定檔案信息化工作的長(zhǎng)期和短期目標(biāo)，分階段、有計(jì)劃的實(shí)施信息化建設(shè)工作，促進(jìn)企業(yè)檔案實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化管理。企業(yè)檔案信息化分為以下四個(gè)階段：

一是起步階段，建立目標(biāo)數(shù)據(jù)庫。這個(gè)階段主要工作有：確定企業(yè)檔案隸屬信息化管理的范疇、檔案機(jī)讀目錄標(biāo)準(zhǔn)的制定、編目檢索軟件的研制和采購(gòu)、目錄數(shù)據(jù)庫的建立和充實(shí)。

二是準(zhǔn)備階段，逐步實(shí)現(xiàn)全文數(shù)字化。這個(gè)階段的主要工作有：納入信息化管理范疇的傳統(tǒng)檔案進(jìn)行原文信息數(shù)字化轉(zhuǎn)換，文檔、圖片、多媒體等各種類型檔案信息歸檔標(biāo)準(zhǔn)體系的建立、綜合數(shù)據(jù)庫的建立、研究網(wǎng)絡(luò)環(huán)境中檔案信息的利用方法、檔案信息網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)的建立。

三是發(fā)展階段，完善各類電子文件。主要工作有：進(jìn)一步完善信息化檔案標(biāo)準(zhǔn)體系，對(duì)已形成和新形成的電子文件按標(biāo)準(zhǔn)整理歸檔、完善包括檔案信息安全、利用服務(wù)在內(nèi)的各項(xiàng)規(guī)章制度、研究電子文件的長(zhǎng)久保存的方法、確保電子文件的真實(shí)性、可用性。

四是成熟階段。實(shí)現(xiàn)存量檔案數(shù)字化、增量檔案電子化，檔案信息化管理工作流暢，檔案利用率和工作效率大大提高，實(shí)現(xiàn)信息資源共享。

3.3 加強(qiáng)人才建設(shè)

檔案人才隊(duì)伍建設(shè)是企業(yè)檔案信息化建設(shè)的關(guān)鍵因素之一。檔案信息化要求檔案人員不僅需要掌握檔案專業(yè)知識(shí)，同時(shí)還需要掌握計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)、數(shù)據(jù)庫、計(jì)算機(jī)軟件等知識(shí)。檔案信息技術(shù)人才的培養(yǎng)是一個(gè)漫長(zhǎng)的過程，需要檔案工作人員逐步將多種專業(yè)技術(shù)合理融合在檔案工作中。

人才隊(duì)伍的建設(shè)可以從內(nèi)部和外部方面著手進(jìn)行，可以體現(xiàn)在以下方面：一是在實(shí)施檔案信息化全員培訓(xùn)的同時(shí)，逐步引進(jìn)檔案人員相對(duì)年輕化，強(qiáng)化對(duì)檔案人員的技能培訓(xùn)，提升整個(gè)檔案隊(duì)伍的信息化素養(yǎng)。二是強(qiáng)化對(duì)檔案人員的創(chuàng)新教育，充分發(fā)揮信息化建設(shè)中檔案人員的積極性、創(chuàng)造性。

3.4 制訂完善的信息化管理制度

第一，企業(yè)檔案管理部門可以根據(jù)檔案管理信息化的需要，對(duì)各項(xiàng)管理流程的管理人員的行為進(jìn)行有效的規(guī)范和控制，對(duì)于信息化管理的各個(gè)步驟形成嚴(yán)格約束。第二，要建立安全管理制度。針對(duì)電子檔案信息丟失和泄漏等情況制定安全管理制度，對(duì)檔案管理系統(tǒng)的操作等都嚴(yán)格限制，設(shè)置權(quán)限。第三，要完善責(zé)任制。對(duì)企業(yè)檔案管理人員責(zé)任不斷落實(shí)，增強(qiáng)責(zé)任意識(shí)，在檔案管理中可以進(jìn)行自我控制，有效提高檔案管理工作效率。

3.5 構(gòu)建檔案安全保障體系

信息開放與信息安全似乎是一對(duì)難以調(diào)和的矛盾，從檔案數(shù)字化開始，檔案安全就面臨威脅，更不用說將來的信息化開放利用。要調(diào)和這對(duì)矛盾是完全可以做到的，可以實(shí)現(xiàn)信息開放與信息安全工作的協(xié)調(diào)發(fā)展。企業(yè)檔案部門必須采取一系列的措施保證檔案信息的保密和安全，技術(shù)與管理相結(jié)合是構(gòu)建檔案信息安全保障體系的核心原則。一方面要建立健全檔案保密工作的技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)及規(guī)范，采用身份認(rèn)證、防火墻、數(shù)據(jù)備份等安全防護(hù)措施確保檔案數(shù)據(jù)庫以及檔案信息網(wǎng)絡(luò)傳輸?shù)陌踩?。另一方面，企業(yè)檔案人員必須要提高信息安全意識(shí)，嚴(yán)格執(zhí)行檔案保密規(guī)章制度，避免人為因素威脅檔案安全。

隨著科技進(jìn)步，信息化已經(jīng)成為當(dāng)今社會(huì)發(fā)展的趨勢(shì)，企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)迫在眉睫。檔案工作者要勇于承擔(dān)重任，將檔案管理信息化建設(shè)視為不斷奮斗的方向。企業(yè)檔案管理部門應(yīng)以檔案信息化為契機(jī)，改革檔案工作中傳統(tǒng)管理體制與運(yùn)行機(jī)制，切實(shí)把檔案信息化建設(shè)落到實(shí)處。

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