新形勢(shì)下對(duì)檔案“完整安全原則”的再思考

邢海麗

摘? 要：檔案完整安全原則的有效落實(shí)，一方面能夠結(jié)合網(wǎng)絡(luò)信息化平臺(tái)為檔案管理提供更完善且穩(wěn)定的數(shù)據(jù)操控渠道，避免電子檔案因?yàn)橄到y(tǒng)崩潰等情況對(duì)內(nèi)容造成損害;另一方面，憑借安全管理平臺(tái)，更便于審查外界檔案資料的安全性與可靠性，以避免網(wǎng)絡(luò)病毒侵入，使檔案資料遭到竊取。本文基于檔案完整安全原則的意義展開分析，在明確優(yōu)化對(duì)策同時(shí)，期望為后續(xù)檔案管理工作的開展提供良好參照。

關(guān)鍵詞：檔案管理;安全原則;管理措施;思考分析

檔案管理安全問題一直是困擾現(xiàn)代紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)型的主要難題，更是影響現(xiàn)代檔案管理工作效率性與質(zhì)量性的關(guān)鍵要素，為確保檔案管理工作能夠持續(xù)展開，并滿足現(xiàn)代城市經(jīng)濟(jì)與功能體系構(gòu)建需要，檔案管理者必須結(jié)合網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)，將更先進(jìn)的管理原則與技術(shù)融入，才能使檔案破損或遺失的概率縮減，以便增強(qiáng)地方檔案管理工作的質(zhì)量。

1 檔案管理現(xiàn)狀分析

網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的不斷發(fā)展，使得現(xiàn)代檔案管理工作環(huán)境更加復(fù)雜。為確保檔案管理工作能夠如常展開，檔案管理部門應(yīng)繼續(xù)沿用傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理辦法，以避免忽然的技術(shù)革新使檔案管理工作癱瘓，同時(shí)還需要為檔案管理人員提供完善的技術(shù)宣傳平臺(tái)，以便檔案管理工作的轉(zhuǎn)型能夠順利，將傳統(tǒng)極易損壞且遺失的紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)型為更完善的電子檔案。因此，現(xiàn)代檔案管理工作對(duì)員工素質(zhì)水準(zhǔn)要求更高，而檔案管理人員的工作壓力也隨之增大。

根據(jù)部分檔案館的工作現(xiàn)狀可知，電子檔案構(gòu)建缺乏統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)與系統(tǒng)要求，這便導(dǎo)致在外界新型技術(shù)不斷更新的情況下，不同部門的辦公環(huán)境存在明顯差異，如此便極難統(tǒng)籌檔案管理與辦公部門之間的系統(tǒng)連貫性。并且，網(wǎng)絡(luò)信息平臺(tái)因?yàn)榘踩芾泶胧┎蝗妫?jīng)常會(huì)受到外界網(wǎng)絡(luò)環(huán)境影響，使得檔案信息極易受損或被竊取。

2 檔案完整安全原則的意義

在新形勢(shì)下，檔案完整、安全的內(nèi)涵及其維護(hù)的具體要求都發(fā)生了變化，原有檔案工作的“完整安全原則”需要從新的角度去加以闡述。對(duì)“完整安全原則”的表述，其主要內(nèi)容包括兩個(gè)方面。一方面，維護(hù)電子檔案的完整。電子文件由于其特殊的形成規(guī)律和文件生命周期的運(yùn)轉(zhuǎn)形態(tài)，將以往的“后工序”提前至文件形成階段，加之電子文件本身的技術(shù)特征，載體形式的多樣性，以及計(jì)算機(jī)管理的特殊要求，使電子文件的收集、鑒定、歸檔和整理工作內(nèi)容更加豐富。另一方面，維護(hù)電子檔案的安全。檔案保護(hù)的重點(diǎn)由檔案實(shí)體安全轉(zhuǎn)向了檔案信息安全，電子檔案具有的各種特性給檔案保護(hù)工作提出了新的課題。影響傳統(tǒng)檔案安全的主要因素是自然力，而影響電子檔案安全的因素不但有自然的威脅力，而且還有許多技術(shù)因素和管理因素。另外，在檔案管理過程中，檔案完整安全原則能夠?yàn)楹罄m(xù)信息化檔案管理提供更詳細(xì)的檔案管理資料，以便后續(xù)檔案管理制度的擬定更加嚴(yán)謹(jǐn)且完善，由此協(xié)助檔案管理者持續(xù)對(duì)檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行調(diào)整，并借助安全管理平臺(tái)，使檔案管理系統(tǒng)不斷完善，降低檔案管理工作的操作要求，才能使更多的檔案館能夠落實(shí)檔案管理系統(tǒng)，避免檔案遺失或損壞等問題再次出現(xiàn)。

3 檔案完整安全管理優(yōu)化對(duì)策

3.1 提高完整安全原則宣傳力度

要想有效提高檔案的安全性與完整性，那么檔案管理部門就要提高對(duì)安全完整原則宣傳的重視。由于很多檔案管理部門在實(shí)際工作中不注重檔案的安全完整管理，相應(yīng)的責(zé)任意識(shí)和法制意識(shí)等也比較薄弱，導(dǎo)致檔案管理過程中會(huì)出現(xiàn)檔案破損、丟失或管理混亂等情況。所以，要想有效的提高檔案管理水平與質(zhì)量，確保檔案的安全與完整，那么相關(guān)工作團(tuán)隊(duì)就要做到以下幾點(diǎn)：

首先，需要對(duì)相關(guān)管理人員進(jìn)行定期的檔案安全指導(dǎo)與培訓(xùn)，讓他們?cè)谂嘤?xùn)中提高檔案安全與完整意識(shí)，以此來為后期檔案管理工的開展奠定良好基礎(chǔ)。其次，需要管理團(tuán)隊(duì)營(yíng)造良好的工作氛圍，相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)起到模范帶頭作用，在實(shí)際工作中注重安全與完整意識(shí)的灌輸與落實(shí)，以此來提高檔案管理水平。最后，管理團(tuán)隊(duì)需要對(duì)傳統(tǒng)老套的管理方式進(jìn)行剔除，完善管理模式中的不足之處，以此來提高檔案的安全與完整性。

3.2 注重新型管理措施的運(yùn)用

網(wǎng)絡(luò)信息化技術(shù)的普及為現(xiàn)代檔案資料管理工作奠定了更扎實(shí)的發(fā)展平臺(tái)，同樣借助信息數(shù)據(jù)平臺(tái)資源，更使得檔案資料的采集工作更加便利，顯著降低了檔案管理人員的工作壓力。在此期間，為確保信息化技術(shù)能夠持續(xù)為檔案管理工作提供幫助，必須由上級(jí)單位撥款使檔案館具備設(shè)備更新的條件，才能使檔案管理系統(tǒng)的運(yùn)行穩(wěn)定，并能夠?yàn)榇罅抠Y料的處理與存儲(chǔ)提供更好的幫助。另外，在新型計(jì)算機(jī)設(shè)備應(yīng)用過程中，為避免設(shè)備故障對(duì)檔案資料造成損傷，檔案管理人員應(yīng)定期做備份，避免系統(tǒng)崩潰等問題使檔案管理部門遭受損害，同時(shí)還需要檢修人員定期對(duì)系統(tǒng)進(jìn)行調(diào)試，以便及時(shí)發(fā)現(xiàn)潛在風(fēng)險(xiǎn)，避免外界網(wǎng)絡(luò)環(huán)境或病毒對(duì)檔案館內(nèi)部資料造成損害，使檔案安全與完整性得到更全面的保障。

3.3 加強(qiáng)檔案管理工作的重視

必須積極爭(zhēng)取領(lǐng)導(dǎo)的高度重視與支持，始終把檔案安全工作作為大事來抓，要穩(wěn)步推進(jìn)檔案安全體系建設(shè)工作，就要把檔案安全體系建設(shè)工作納人檔案事業(yè)發(fā)展規(guī)劃，并提出具體的實(shí)施目標(biāo)與措施;努力做到把檔案安全體系建設(shè)工作納人同級(jí)安全生產(chǎn)委員會(huì)的檢查、監(jiān)督，并成為與各單位簽訂《檔案目標(biāo)管理責(zé)任書》中的重要考核項(xiàng)目，明確各部門的職能職責(zé)，實(shí)行“季度自查、年中抽查、年底考核”的制度。

3.4 提升檔案管理人員的素質(zhì)水準(zhǔn)

檔案管理部門是檔案調(diào)度、存儲(chǔ)、采集等工作的執(zhí)行單位，也是決定檔案完善安全管理質(zhì)量的直接要素。因此，在檔案管理人員素質(zhì)培訓(xùn)過程中，必須根據(jù)檔案管理工作的需求為檔案管理者提供更完善的技術(shù)培訓(xùn)平臺(tái)，確保檔案管理人員能夠在原有檔案管理基礎(chǔ)上提供更嚴(yán)謹(jǐn)且有效的管理制度，使檔案管理工作的效率與質(zhì)量水準(zhǔn)得到顯著提升。其次，在檔案管理人才培訓(xùn)過程中，檔案館需要站在長(zhǎng)遠(yuǎn)角度為檔案管理提供完善的設(shè)備，并在檔案管理人員選擇過程中，更應(yīng)該著重關(guān)注其計(jì)算機(jī)操作能力，以便推進(jìn)傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理方式向電子信息檔案轉(zhuǎn)型，增強(qiáng)檔案資料管理的可控性。

4 結(jié)束語(yǔ)

檔案完整安全原則在管理工作中的有效落實(shí)，不但能夠?yàn)闄n案系統(tǒng)的構(gòu)建提供更全面的技術(shù)保障，避免外界病毒等風(fēng)險(xiǎn)環(huán)境對(duì)檔案管理系統(tǒng)造成影響，同時(shí)憑借管理制度的不斷完善，更便于將傳統(tǒng)檔案管理體制轉(zhuǎn)型，以便增強(qiáng)檔案信息質(zhì)量的可控性。故而，在論述新形勢(shì)下對(duì)檔案“完整安全原則”的再思考期間，必須明確檔案完整安全原則內(nèi)容與意義，并提供有效且詳細(xì)的優(yōu)化方案，才能使檔案管理質(zhì)量得到更全面的保障。

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