如何做好檔案管理工作

田恩銘

摘 要：檔案是全面地、系統(tǒng)地反映本單位的工作面貌，完整地記錄本單位工作歷史的真實記載，因此，加強檔案管理工作尤為重要。本論文針對檔案管理人員的自身素質方面的相關問題展開研究。

關鍵詞：檔案管理人員;自身素質;分析

在中國的各個行業(yè)領域中，檔案管理工作所發(fā)揮的作用是不容忽視的。要確保檔案資料的安全使用，就要提高檔案管理工作質量，檔案管理人員的職業(yè)素質就要相應地提高，不僅要嚴格按照有關規(guī)定展開工作，還要不斷地完善自身知識結構，使自身的工作跟得上時代的節(jié)奏，滿足時代發(fā)展的需求。

一、檔案管理人員要具備較高的管理意識

1.檔案管理人員要具備服務管理意識

檔案管理人員所承擔的工作責任不止于將所發(fā)生的檔案資料進行收集、整理和儲存，而是要認識到檔案管理的主要目的是更好地為檔案資料需求者提供服務。所以，檔案管理人員要能夠對檔案信息需求有所充分了解，基于此而通過向資料使用者提供相應的服務而使檔案資料發(fā)揮應有的價值。

2.檔案管理人員要具備安全管理意識

與其他的信息資料相比，檔案資料存在著特殊性，特別是一些檔案資料涉及到個人的隱私、國家和企業(yè)的機密，為了避免檔案資料的信息被存有惡意的人所利用，就需要檔案管理人員在向資料使用者提供必要的服務的同時，還要具有較高的安全意識[1]。

3.檔案管理人員要具備統(tǒng)籌管理能力

由于現(xiàn)代的檔案管理工作對檔案 管理人員的素質具有較高的要求，如果依然采用傳統(tǒng)的管理模式，就會導致管理質量下降。這就需要檔案管理人員要具備檔案操作技能的探索精神，能夠統(tǒng)籌規(guī)劃檔案資料管理的各個環(huán)節(jié)，包括檔案資料的立卷、整理，對檔案資料進行鑒定和分析，并按照規(guī)范對檔案資料進行保存等等。只有在檔案管理中注重每一個細節(jié)，才能夠提高檔案的品質，更好地為檔案資料使用者提供服務。

4.檔案管理人員要具備學習能力

檔案管理人員要具備學習能力。檔案管理屬于是系統(tǒng)化工作，要求對每一個檔案管理環(huán)節(jié)進行協(xié)調，才能夠提高檔案管理質量。隨著科技成果逐漸地滲入到檔案管理工作中，就需要檔案管理人員不斷地完善自身的檔案知識結構，以提高檔案管理職業(yè)能力。這就需要檔案管理人員要做到與時俱進，不斷地吸收各種新的知識以革新自己的技術能力。

二、檔案管理人員要加強收集工作，夯實業(yè)務基礎

檔案收集是檔案管理工作的起點和基礎，檔案收集的是否全面、系統(tǒng)、科學，對檔案的其他環(huán)節(jié)起著決定性影響。首先要建立健全檔案工作制度，使收集工作規(guī)范化、制度化。制定有約束力的檔案管理規(guī)章制度，明確歸檔材料的范圍和歸檔期限，加大檔案收集工作宣傳力度，提升檔案收集意識，檔案管理人員也將坐等收集轉變?yōu)橹鲃邮占?，同時，爭取單位領導和各部門的對檔案工作的理解和支持，根據(jù)檔案管理需要主動上交應歸檔的文件資料，提升檔案收集的效率。其次要做好賬外文件材料的收集。在檔案管理的過程中，一些檔案人員在理解歸檔范圍時存在誤區(qū)，以為只有紅頭的正式文件才真正重要，致使歸檔文件質量不高，大量的賬外文件散失，間接影響了歸檔工作。賬外文件是指未經(jīng)發(fā)文登記和打印的文件，包括調研報告、基礎數(shù)字統(tǒng)計報表和分析材料、會議記錄、規(guī)章制度、大事記、圖片、重大活動中形成的文件材料等。相比紅頭文件，賬外文件更充分反映業(yè)務活動的真實面貌、業(yè)務運行的軌跡，更具有獨特性和不可多得性。

三、檔案管理人員要強化信息技術操作能力

信息時代，檔案管理實現(xiàn)了信息化，一些紙質的檔案資料經(jīng)過技術處理后轉化為電子檔案。這就意味著，如果依然采用傳統(tǒng)的紙質檔案管理模式是不合時宜的，就需要檔案管理人員強化信息技術操作能力，熟練地使用計算機對電子檔案信息進行收集、分類、存儲，做到與紙質檔案同步管理。檔案管理人員要掌握必要的檔案管理信息技術，根據(jù)自己的工作需要補充學習相關的計算機知識、網(wǎng)絡知識，并能夠將所學習的信息技術與檔案管理工作建立關聯(lián)性，不斷地實現(xiàn)檔案管理創(chuàng)新。同時，在互聯(lián)網(wǎng)時代，要警惕檔案電子信息的被攻擊和篡改，這要求檔案管理人員一定保持高度警惕重視安全防范工作。為了加強電子檔案的安全性，電子檔案管理系統(tǒng)還應設置防火墻等防護系統(tǒng)，做好系統(tǒng)的維護，并將檔案數(shù)據(jù)信息定期備份，確保電子檔案信息的安全。隨著檔案管理人員信息技術知識面的擴寬，并與檔案管理有效融合，會使其專業(yè)技術能力和自身的綜合素質得到提高，這對檔案管理事業(yè)適應時代的要求而健康穩(wěn)定地發(fā)展起到了重要的促進作用。

四、結語

綜上所述，新的時期，檔案管理工作逐漸向服務化方向發(fā)展，對檔案管理人員的各方面素質也提出了更高的要求。檔案資料具有政治性，且一些資料涉及到機密和隱私，檔案管理人員為資料使用者提供優(yōu)質的服務，且保證檔案資料的安全，就要嚴格按照相關的規(guī)定開展工作，特別要順應信息時代的要求而不斷提高自身的信息管理能力，以確保檔案管理工作高質量、高效率完成。

參考文獻：

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