提升檔案管理信息化建設(shè)的方法策略

王璦玲

摘 要：隨著現(xiàn)代社會(huì)的快速發(fā)展，檔案管理工作水平也逐步提高，在事業(yè)單位檔案管理中也要充分應(yīng)用信息化技術(shù)，促使檔案管理業(yè)務(wù)水平與工作質(zhì)量不斷提升。這需要檔案管理部門提高重視程度，不僅要轉(zhuǎn)變思想觀念與工作模式，也要完善制度，引進(jìn)更多現(xiàn)代化人才，才能滿足新時(shí)期檔案管理工作要求，為檔案的查詢與利用創(chuàng)造更有利的條件。本文將簡(jiǎn)述檔案管理信息化建設(shè)的重要性與原則，并提出了提升檔案管理信息化建設(shè)的方法策略。

關(guān)鍵詞：檔案管理;信息化建設(shè);方法

事業(yè)單位要重視檔案管理信息化建設(shè)，檔案管理部門應(yīng)認(rèn)真組織，對(duì)所有紙質(zhì)檔案實(shí)現(xiàn)數(shù)字化加工，提升檔案信息資源管理的效率。檔案管理的信息化涉及建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)化、存儲(chǔ)數(shù)字化和利用網(wǎng)絡(luò)等內(nèi)容，通過(guò)提升檔案資源的信息化水平，其應(yīng)有的價(jià)值才能真正得到提升，并確保檔案資源數(shù)據(jù)更加可靠與真實(shí)，讓單位與社會(huì)獲得更好的服務(wù)，也為我國(guó)社會(huì)經(jīng)濟(jì)的進(jìn)一步發(fā)展創(chuàng)造良好條件。

一、檔案管理信息化建設(shè)的重要性

第一，通過(guò)檔案管理信息化建設(shè)，有利于更好的共享資源。隨著經(jīng)濟(jì)的全球化發(fā)展，只有加快檔案管理信息化建設(shè)，才能突破信息使用者之間的壁壘，讓信息資源開(kāi)發(fā)、利用、保存與傳遞的速度得以加快，真正將檔案資源的作用發(fā)揮出來(lái)。第二，檔案管理信息化有利于開(kāi)創(chuàng)檔案事業(yè)發(fā)展新局面，對(duì)傳統(tǒng)檔案管理模式來(lái)說(shuō)，已經(jīng)難以滿足當(dāng)前形勢(shì)發(fā)展要求，檔案管理人員需要在管理思維上進(jìn)行創(chuàng)新，主動(dòng)消除限制檔案管理信息化發(fā)展的不利因素，確保檔案管理工作能夠與社會(huì)整體發(fā)展保持一致[1]。第二，檔案管理信息化建設(shè)也是改革進(jìn)步的新要求。以往檔案管理工作主要采取人工方式收集、整理與保存檔案，不僅投入了大量的人力、物力和財(cái)力，但檔案管理工作效率也難以提升。而在檔案管理信息化建設(shè)過(guò)程中，除了能夠提升檔案存儲(chǔ)數(shù)量以外，還能夠讓檔案管理人員從繁重工作中解脫出來(lái)，有更多時(shí)間與精力投入到檔案開(kāi)發(fā)與利用中，能夠滿足現(xiàn)代社會(huì)發(fā)展的各項(xiàng)要求。

二、檔案管理信息化建設(shè)的原則

第一，規(guī)范性原則，這樣才能滿足檔案管理現(xiàn)代化要求，確保檔案工作質(zhì)量與效率實(shí)現(xiàn)提升。通過(guò)對(duì)室藏紙質(zhì)檔案的信息化管理，利用現(xiàn)代信息掃描、影像等技術(shù)形成計(jì)算機(jī)能夠識(shí)別與處理的數(shù)字化檔案，對(duì)室藏?cái)?shù)字化檔案與電子文件檔案來(lái)說(shuō)，均需要做到規(guī)范化，有完善的規(guī)章制度為指導(dǎo)。第二，安全性原則。隨著檔案管理數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化和信息化水平的提升，也逐步出現(xiàn)了很多不安全因素，這需要檔案管理部門加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)安全防范工作，通過(guò)將安全措施做到位，提升檔案信息數(shù)據(jù)的安全性[2]。第三，效益性原則，在檔案管理信息化建設(shè)過(guò)程中，需要用到很多學(xué)科知識(shí)，要求多專業(yè)進(jìn)行有效配合，并在資金投入上有較高要求。檔案管理部門應(yīng)該結(jié)合室藏檔案利用與用戶的需求，將一些利用率與價(jià)值較高的紙質(zhì)檔案實(shí)現(xiàn)數(shù)字化，讓單位各項(xiàng)工作的順利開(kāi)展有良好的基礎(chǔ)。

三、提升檔案管理信息化建設(shè)的方法策略

（一）轉(zhuǎn)變思想觀念，增強(qiáng)信息化意識(shí)

在檔案管理信息化建設(shè)過(guò)程中，為檔案管理人員帶來(lái)了巨大的考驗(yàn)，必須充分意識(shí)到這項(xiàng)工作的重要性，能夠主動(dòng)參與其中，確保單位檔案管理信息化水平逐步實(shí)現(xiàn)提升。在信息化時(shí)代下檔案管理人員要樹(shù)立起新的觀念，正確理解到檔案信息化管理的意義，通過(guò)檔案管理信息化有利于資源的整合與共享。檔案管理部門也要將檔案管理信息化建設(shè)作為重要發(fā)展戰(zhàn)略，納入到實(shí)際日程中，這樣才能與檔案事業(yè)改革創(chuàng)新步伐相一致。檔案管理人員要主動(dòng)適應(yīng)信息化工作方式，對(duì)檔案發(fā)展趨勢(shì)有正確的認(rèn)識(shí)，切實(shí)增強(qiáng)自身責(zé)任感，形成現(xiàn)代化管理理念。在單位領(lǐng)導(dǎo)和檔案管理人員的共同努力下，檔案管理信息化建設(shè)才能取得更大成效。

（二）合理選用檔案信息化軟件

當(dāng)前市場(chǎng)上檔案管理軟件類型較多，各單位在檔案軟件系統(tǒng)開(kāi)發(fā)上未制定合理規(guī)劃，造成檔案信息化軟件實(shí)用性與通用性不強(qiáng)。在事業(yè)單位的同一種軟件系統(tǒng)中，由于計(jì)算機(jī)型號(hào)不一樣，運(yùn)行硬件環(huán)境與檔案信息化規(guī)范化分類編碼不同，因此部分單位能夠正常運(yùn)行，而一些單位卻不能安裝。因?yàn)榧夹g(shù)不先進(jìn)和缺乏系統(tǒng)管理，為信息交流范圍與程度都帶來(lái)了不利影響，為檔案管理信息化建設(shè)造成了阻礙[3]。為加快檔案管理信息化建設(shè)步伐，應(yīng)該配置專門的檔案管理軟件，提升檔案管理自動(dòng)化水平，讓檔案數(shù)據(jù)在一次錄入后能夠反復(fù)使用。對(duì)檔案數(shù)據(jù)信息來(lái)說(shuō)，能夠在檔案部門內(nèi)部共享數(shù)據(jù)，在錄入數(shù)據(jù)以后，利用檔案管理軟件能夠打印案卷目錄、卷內(nèi)目錄、自動(dòng)統(tǒng)計(jì)檔案信息形成報(bào)表，并采取模糊查詢、組合查詢與分類查詢等方法，能夠在檔案庫(kù)內(nèi)將所需檔案信息檢索出來(lái)，為檔案查借閱等工作創(chuàng)造便利。

（三）搭建網(wǎng)絡(luò)信息數(shù)字平臺(tái)

在檔案管理信息化建設(shè)中，還要重視打造完善的數(shù)字化平臺(tái)，通過(guò)形成良好的網(wǎng)絡(luò)化氛圍，能夠促使檔案信息化管理水平不斷提升。要想發(fā)揮出檔案信息化系統(tǒng)的作用，在數(shù)字化平臺(tái)建設(shè)中應(yīng)該結(jié)合單位實(shí)際情況，有針對(duì)性的建設(shè)數(shù)字化平臺(tái)和檔案管理信息化軟件平臺(tái)，同時(shí)在平臺(tái)信息化建設(shè)中，也要注重形成完善的檔案資源管理數(shù)據(jù)庫(kù)，為檔案收集、歸檔和整理創(chuàng)造更加有利的條件。此外，在檔案信息系統(tǒng)建設(shè)中，要形成檔案信息查詢的相關(guān)鏈接，確保將檔案信息管理和其他信息進(jìn)行有效區(qū)分，能夠?qū)崿F(xiàn)無(wú)縫連接的目標(biāo)。

（四）增加投入，完善檔案管理制度

在檔案管理信息化建設(shè)過(guò)程中，也需要在資金上有足夠的支持，事業(yè)單位要逐步加大資金投入力度，盡快配置檔案信息化管理所需設(shè)備，如計(jì)算機(jī)、打印機(jī)、復(fù)印件、掃描儀和除濕柜等。同時(shí)還要結(jié)合檔案信息化管理工作實(shí)際情況，制定完善的規(guī)章制度，確保檔案在收集、整理、分類、儲(chǔ)存和利用等方面都能夠有章可循。檔案管理部門要加大對(duì)工作人員的考核力度，促使其高度意識(shí)到檔案管理工作的重要性，能夠在檔案信息化工作中嚴(yán)格按照規(guī)章制度辦事，這樣才能進(jìn)一步提升檔案管理的信息化和規(guī)范化水平，促使檔案的價(jià)值真正得以體現(xiàn)。

（五）做好人才培訓(xùn)和招聘工作

檔案管理部門要注重對(duì)員工的培訓(xùn)工作，聘請(qǐng)專門的信息化人員對(duì)其開(kāi)展授課，讓他們既能夠掌握豐富的檔案管理知識(shí)，還在實(shí)踐演練中提升技能水平。事業(yè)單位要通過(guò)校園招聘、社會(huì)招聘和人才引進(jìn)等方法，將更多優(yōu)秀的檔案管理人才吸引進(jìn)來(lái)，為檔案管理部門補(bǔ)充新鮮血液，確保這些專業(yè)人才能夠做好本職工作，為其他工作產(chǎn)生帶動(dòng)作用，營(yíng)造良好的檔案管理信息化工作氛圍[4]。此外，事業(yè)單位也要加大對(duì)檔案管理人才的培養(yǎng)力度，讓他們的檔案知識(shí)結(jié)構(gòu)得以優(yōu)化，能夠熟練運(yùn)用各種現(xiàn)代設(shè)備，為檔案管理信息化水平的提升奠定良好人才基礎(chǔ)。

四、結(jié)語(yǔ)

總之，通過(guò)做好檔案管理工作，能夠?yàn)槠渌黜?xiàng)工作提供參考依據(jù)。事業(yè)單位應(yīng)該提高對(duì)檔案管理信息化建設(shè)的重視程度，將檔案資源的優(yōu)勢(shì)充分發(fā)揮出來(lái)，促使檔案利用價(jià)值得以提升。新形勢(shì)下也對(duì)檔案管理工作提出了嚴(yán)格的要求，需要檔案管理人員盡快轉(zhuǎn)變思想觀念，跟上時(shí)代發(fā)展的腳步，主動(dòng)采取新技術(shù)，將信息技術(shù)在檔案管理中作用充分發(fā)揮出來(lái)，為我國(guó)檔案事業(yè)的進(jìn)一步發(fā)展創(chuàng)造更有利條件。

參考文獻(xiàn)：

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[4]趙婧.論互聯(lián)網(wǎng)+背景下事業(yè)單位檔案管理[J].智庫(kù)時(shí)代，2018（48）：1-20.