淺談新時(shí)代下如何創(chuàng)新國(guó)有企業(yè)辦公室工作

摘 要：辦公室工作，歷來(lái)是展示一個(gè)企業(yè)形象的窗口，是直接為領(lǐng)導(dǎo)服務(wù)的綜合辦事機(jī)構(gòu)，是溝通上下左右、聯(lián)系四面八方的橋梁和紐帶。在當(dāng)前，中國(guó)改革開(kāi)放進(jìn)入新時(shí)代的背景下，改革步伐不斷加快，市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)不斷強(qiáng)化。在這種局面下，國(guó)有企業(yè)辦公室工作何如能打破陳規(guī)陋習(xí)創(chuàng)新工作思路，提升整體辦事績(jī)效？如何切合實(shí)際、與時(shí)俱進(jìn)、改變形象，發(fā)揮其職能作用，為企業(yè)做出更大的貢獻(xiàn)？是一個(gè)不容忽視的問(wèn)題。

關(guān)鍵詞：新時(shí)代;辦公室;職能;改革與創(chuàng)新

在習(xí)近平總書(shū)記十八大、十九大等重要會(huì)議場(chǎng)合中，不止一次提起要簡(jiǎn)化文風(fēng)、會(huì)風(fēng)，精簡(jiǎn)辦公、審批流程，將辦公流程前置化、簡(jiǎn)約化，這就為辦公室工作的發(fā)展方向指出了一條新的工作思路，即：信息收集、調(diào)研整合的比重加大，根據(jù)具體工作，為領(lǐng)導(dǎo)人員提供具體的參考決策方案等等，都是辦公室工作改革的新的突破口。那么說(shuō)到變革，就要針對(duì)問(wèn)題找出癥結(jié)，并根據(jù)實(shí)際去解決，那么辦公室工作創(chuàng)新需要解決什么問(wèn)題，增強(qiáng)什么素質(zhì)，都是需要我們?nèi)タ紤]的問(wèn)題。

國(guó)有企業(yè)辦公室的設(shè)置和職能作用的發(fā)揮，無(wú)論企業(yè)大小或名稱怎么確定，都沿襲著國(guó)企固有觀念安排，沒(méi)有真正體現(xiàn)和發(fā)揮行政辦公室應(yīng)有的功能和作用。有的雖然定名為“廠辦”、“公司辦”、“總經(jīng)辦”、“總裁辦”、“綜合管理部”、“行政部”、“后勤部”、“總務(wù)室”等等，但在企業(yè)管理工作中發(fā)揮的作用卻各不相同，或多或少存在以下不良狀況和問(wèn)題。

一是職能亂。不少國(guó)有企業(yè)行政辦公室的工作職能，一直保持著服務(wù)、參謀、助手、協(xié)調(diào)的職能，就像所謂的“萬(wàn)金油”一樣，什么都干;除了領(lǐng)導(dǎo)臨時(shí)安排的事務(wù)以外，多數(shù)是擬擬文稿、接送客人、安排會(huì)議、負(fù)責(zé)衛(wèi)生、收發(fā)文件、管理小車和食堂等。雖然這些職責(zé)或工作十分必要，但它們不能完全凸現(xiàn)行政辦公室在企業(yè)管理工作中的職能或作用。不僅如此，在國(guó)有企業(yè)精簡(jiǎn)機(jī)構(gòu)或人員過(guò)程中，不少企業(yè)還隨意把一些專業(yè)性工作，比如人員招聘、薪酬設(shè)置、考勤管理、社保工作、經(jīng)濟(jì)責(zé)任考核、安全保衛(wèi)、審計(jì)工作、土建維修、庫(kù)房管理甚至財(cái)務(wù)工作等統(tǒng)統(tǒng)“塞進(jìn)”行政辦公室，使其管理職能十分混亂，甚而造成新的機(jī)構(gòu)臃腫、人浮于事、忙閑不均、效率低下。

二是地位低。企業(yè)行政辦公室機(jī)構(gòu)的設(shè)置，往往是“說(shuō)起來(lái)重要”、“看起來(lái)次要”、“閑起來(lái)不需要”的一個(gè)部門。盡管一些企業(yè)在辦公室人員選用過(guò)程中，選擇一些文化高、人品好、能干事的所謂人才，但在調(diào)資升級(jí)、獎(jiǎng)金發(fā)放或個(gè)人待遇、年終評(píng)定中卻成了“末等公民”，甚至在少數(shù)管理人員和領(lǐng)導(dǎo)的眼中成了“只會(huì)抄抄寫寫、打打雜”的多余角色，其部門和人員在企業(yè)管理中的地位可想而知。

三是權(quán)利小。企業(yè)行政辦公室本應(yīng)是企業(yè)決策層領(lǐng)導(dǎo)的“喉舌”，應(yīng)該賦予一定的權(quán)力。但在企業(yè)實(shí)際工作中，除了會(huì)議通知、車輛安排或后勤事務(wù)中擁有一定的“辦事權(quán)利”以外，很少有參與企業(yè)重大問(wèn)題討論決策的權(quán)力，很少有規(guī)范企業(yè)管理行為的權(quán)利，很少有策劃、監(jiān)督、實(shí)施、處置某項(xiàng)工作的權(quán)利，很少有人事任免、薪酬加減、獎(jiǎng)懲兌現(xiàn)的權(quán)利。因此，不能有效地發(fā)揮其部門職能和人員的作用，不能保證企業(yè)內(nèi)部的“政令暢通”，從而造成行政辦公室辦事效率低、貫徹執(zhí)行不力的現(xiàn)象。

四是效能低。結(jié)合上述幾個(gè)原因，在國(guó)有企業(yè)辦公室工作中普遍存在著一個(gè)效能低下的問(wèn)題，也導(dǎo)致辦公室人員有“缺少專業(yè)支撐”、“隨時(shí)被人替代”的失落感和危機(jī)感，因此“辦事小心謹(jǐn)慎”，“做人唯唯諾諾”，“怕說(shuō)錯(cuò)話做錯(cuò)事”，“多一事不如少一事”，“只管自己平和安，哪管他人是與非”的心態(tài)和現(xiàn)象成了習(xí)慣，不僅使其應(yīng)有的管理職能削弱，而且影響了效率和效能，不利于企業(yè)的管理和企業(yè)各項(xiàng)工作的執(zhí)行。

隨著現(xiàn)代國(guó)有企業(yè)的發(fā)展，特別是近十年來(lái)我國(guó)市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的平穩(wěn)運(yùn)行，為企業(yè)的高速發(fā)展和創(chuàng)新帶來(lái)了黃金機(jī)遇期。企業(yè)的管理也更加先進(jìn)與科學(xué)，在國(guó)內(nèi)如阿里巴巴、格力、華為等等都已經(jīng)成為世界知名企業(yè)，它們的管理也逐步與世界先進(jìn)管理模式接軌。反觀國(guó)有企業(yè)、特別是東北的國(guó)有企業(yè)，內(nèi)部管理仍然是積重難返，以至于商業(yè)界流行著“投資不過(guò)山海關(guān)”這樣的戲言。實(shí)際上，在愈發(fā)成熟的企業(yè)內(nèi)部，各機(jī)構(gòu)的設(shè)置，不僅需要按照優(yōu)化、高效、合理的原則配置，還需要有明確的職能分工，以此強(qiáng)化勞動(dòng)紀(jì)律，整個(gè)人員績(jī)效是一套科學(xué)的管理手段。在這樣的管控模式中，辦公室的業(yè)務(wù)權(quán)限要在過(guò)去僅僅是寫寫文稿、收收?qǐng)?bào)表、傳傳文件、作作記錄、迎來(lái)送往等所謂的服務(wù)、參謀、助手、協(xié)調(diào)職能的基礎(chǔ)上，積極創(chuàng)新工作思路，改變工作方式，提升辦事績(jī)效，做到“以作為求地位”。只有這樣，行政辦公室工作才能適應(yīng)新形勢(shì)下企業(yè)管理的發(fā)展和要求，才能真正有所作為。以下幾點(diǎn)意見(jiàn)不失為改進(jìn)和創(chuàng)新行政辦公室工作的好思路和好方法。

1、啟用信息制度，及時(shí)掌握最新信息。即企業(yè)行政辦公室在結(jié)合企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)實(shí)際的基礎(chǔ)上，建立完善的內(nèi)部信息報(bào)告制度。譬如，通過(guò)每日召開(kāi)的質(zhì)量早會(huì)、生產(chǎn)碰頭會(huì)和《內(nèi)部信息單》等方式，快速了解和反映企業(yè)整個(gè)供應(yīng)、生產(chǎn)、質(zhì)量、設(shè)備能源、物料消耗、倉(cāng)庫(kù)儲(chǔ)備、產(chǎn)品發(fā)運(yùn)及售后服務(wù)等情況，并通過(guò)辦公室統(tǒng)一編制出《信息簡(jiǎn)報(bào)》或《快報(bào)》，上呈公司領(lǐng)導(dǎo)，下達(dá)內(nèi)部各單位，把每天的生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)動(dòng)態(tài)和出現(xiàn)的異常情況或問(wèn)題，及時(shí)反映并督促解決。這樣既能使行政辦公室充分發(fā)揮出助手、參謀、監(jiān)督、檢查和協(xié)調(diào)的職能，又能充分展現(xiàn)行政辦公室在企業(yè)管理中的地位和作用。同時(shí)，盡可能豐富行業(yè)內(nèi)信息的整合，形成本單位具有政策指導(dǎo)性的全面信息庫(kù)，為領(lǐng)導(dǎo)在企業(yè)發(fā)展方向上，及時(shí)提供具有情報(bào)價(jià)值的信息，從而促進(jìn)辦公室工作的整體完善。

2、強(qiáng)化執(zhí)行力度，嚴(yán)格保證政令下達(dá)。即由行政辦公室代表總經(jīng)理（廠長(zhǎng)）通盤考慮月度生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)計(jì)劃，通過(guò)計(jì)劃表格方式，把生產(chǎn)、供應(yīng)、質(zhì)量、設(shè)備、安全、庫(kù)管、原料消耗，人力資源、財(cái)務(wù)管理、產(chǎn)品銷售等各方面的重要指標(biāo)和主要工作及要處理的重要問(wèn)題，納入總經(jīng)理（廠長(zhǎng)）部署的月度計(jì)劃目標(biāo)，下達(dá)到內(nèi)部各單位（部門），并建立相應(yīng)的執(zhí)行、檢查、報(bào)告、評(píng)價(jià)、考核辦法。這樣既能強(qiáng)化企業(yè)內(nèi)部特別是公司高層指令的執(zhí)行力，又能體現(xiàn)辦公室的權(quán)威及統(tǒng)籌、管理能力，使辦公室職能更加強(qiáng)化，體現(xiàn)辦公室在企業(yè)管理工作中的作用和價(jià)值。

3、開(kāi)展針對(duì)調(diào)研，預(yù)先摸準(zhǔn)發(fā)展脈絡(luò)。企業(yè)運(yùn)行發(fā)展離不開(kāi)調(diào)研工作，本單位的先進(jìn)經(jīng)驗(yàn)、做法的經(jīng)驗(yàn)總結(jié)也需要調(diào)研作為先導(dǎo)。辦公室作為企業(yè)規(guī)劃發(fā)展的“參謀室”，就應(yīng)當(dāng)對(duì)未來(lái)發(fā)展方向，對(duì)本單位內(nèi)部的波動(dòng)先掌握、先了解、先總結(jié)，將模塊化的經(jīng)驗(yàn)形成報(bào)告，供領(lǐng)導(dǎo)層參考，以便為企業(yè)發(fā)展起到引領(lǐng)、參考作用。

4、重視經(jīng)驗(yàn)積累，機(jī)構(gòu)雖小眼界放大。放大眼界，就是需要由辦公室定期編印出本單位內(nèi)部經(jīng)驗(yàn)總結(jié)性或者行業(yè)指導(dǎo)性的刊物，設(shè)置如《重點(diǎn)工作提示》、《經(jīng)濟(jì)責(zé)任考核》、《質(zhì)量之窗》、《員工之聲》、《大事記》、《生產(chǎn)動(dòng)態(tài)》、《市場(chǎng)信息》等類型的內(nèi)部刊物，綜合反映企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)、基礎(chǔ)管理和企業(yè)質(zhì)量報(bào)告、文化建設(shè)等方面的內(nèi)容和情況的內(nèi)刊，既有利于提升企業(yè)綜合管理效能，又展現(xiàn)了辦公室貢獻(xiàn)和作用。

結(jié)語(yǔ)：辦公室工作是一項(xiàng)復(fù)雜的綜合性工作，既要有高能力又要有高素質(zhì)，特別是在市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)運(yùn)行條件下，怎么能夠破除舊國(guó)企的思想，應(yīng)對(duì)新形勢(shì)下企業(yè)競(jìng)爭(zhēng)壓力而生存，辦公室的職能履行，將成為未來(lái)商戰(zhàn)的勝負(fù)手，因此如何建設(shè)學(xué)習(xí)型國(guó)企辦公室，是需要我們沉下心思去思考的。

作者簡(jiǎn)介：

王博，出生年月：1984年2月25日，性別：男，民族：漢族，籍貫（精確到市）：吉林省白山市，當(dāng)前職務(wù)：辦公室副主任，當(dāng)前職稱：助理政工師，學(xué)歷：本科，研究方向：辦公室工作.