淺談卷煙工業(yè)企業(yè)差旅報銷存在的問題及思考

謝丹

一.引言

財務報銷工作作為財務管理的基礎工作，同時也是一項重要工作，差旅費報銷是其中重要的經(jīng)常性支出項目，也是報銷環(huán)節(jié)的難點。差旅費是指職工因工作需要離開常住地開展公務活動而產(chǎn)生的交通費、住宿費、伙食補助費和公雜費等各項補助費用。差旅費本身的構(gòu)成非常復雜，差旅票據(jù)的獲取途徑也是多種多樣，在具體報銷過程中很容易出現(xiàn)一系列問題。規(guī)范、加強對差旅費的控制和管理對提高經(jīng)費使用效率、杜絕違規(guī)開支有很大幫助。本文結(jié)合某卷煙工業(yè)實際情況，探討了公司差旅費報銷中存在的問題，并提出了解決問題的一些對策，希望能為差旅費報銷制度的完善提供一些有益參考。

二.差旅費報銷存在的問題及思考

1.報銷環(huán)節(jié)長

現(xiàn)行制度下的財務報銷環(huán)節(jié)，當差旅人員收到出差指令必須先填寫《出差審批單》，詳細填明出差地點、出差人數(shù)、出差事由及預計天數(shù)，報送部門負責人和分管領導審核。待出差結(jié)束，立即前往財務核算中心報銷差旅費。經(jīng)辦人員經(jīng)由公司OA的財務報銷系統(tǒng)詳細填寫差旅報銷單，其部門負責人、分管領導一一審批傳送至財務報銷人員，同時實體差旅報銷單傳遞給財務核算人員核對實體差旅報銷單，依據(jù)報銷發(fā)票的合理合規(guī)合法性給予審核付款。這個報銷過程中差旅部門領導和分管領導對同一份差旅單要進行電子單據(jù)和實體單據(jù)的審核。這種傳統(tǒng)的人工貼票、多級審核、手工審核方式無形就增加了審批時長，也意味著出差員工需要自己墊資。對行政和財務人員來說，意味著要與海量的發(fā)票打交道，對于公司領導來說，這種流程也是滋生假發(fā)票、員工灰色收入的溫床。

如何縮短報銷的簽字審批流程.重新優(yōu)化報銷規(guī)范標準，簡化審批環(huán)節(jié)，規(guī)定提交及審批時間是我們一直思考的。一.建立有效的費用報銷信息系統(tǒng)，實現(xiàn)電子發(fā)票無紙化報銷。每一張發(fā)票在報銷入賬之前，除了要就發(fā)票真?zhèn)?，是否重復報銷以及發(fā)票抬頭信息進行核對外，還要對納稅人識別號進行驗證。面對海量票據(jù)，為節(jié)省時間成本，財務對報銷單據(jù)的審核以抽查為準，對員工建立信用檔案，賦予初始信用等級，并在這個基礎上，依據(jù)員工報銷費用中是否違規(guī)及違規(guī)的頻率，適當降低或增加員工的信用分數(shù)。同時將員工的信用評級作為晉升及任免的主要參考標準。信譽做相應記錄，根據(jù)信譽記錄確定抽查概率。二.建立跨越匯報機制，縮短報銷周期，提高審批效率，靈活配置審批流程，實現(xiàn)報銷智能流轉(zhuǎn)。

制定流程是為了減少不必要的的工作環(huán)節(jié)以此達到優(yōu)化工作效率的，而不是為了流程而流程。全面打通報銷流程實現(xiàn)一站式閉環(huán)管理，讓公司費用更加合理可控。

2.報銷發(fā)票的合法合規(guī)。

公司的業(yè)務員分布中國各個銷區(qū)，住宿和交通方面，報銷的發(fā)票除了增值稅發(fā)票，有的省份只能開具手撕定額票。財務人員在審核這類發(fā)票真實性上存在很大的困難。比如使用出租車的定額發(fā)票，財務人員無法核驗行程的真實性，會導致有個別業(yè)務員購買定額票來報銷。公司差旅制度修訂可以打網(wǎng)約車，根據(jù)打印的行程訂單及發(fā)票實現(xiàn)實報實銷。可是問題來了，網(wǎng)約車在大中城市普及度高確實方便可操作，但是在其余的西部城市或者小縣城呢？曾聽過業(yè)務員吐槽財務人員：你可曾感受過在天寒地凍的北方眼睜睜看空的出租車經(jīng)過卻找不到網(wǎng)約車的感受。

如何提高財務人員的辦公效率，解決業(yè)務員報銷繁瑣的問題，避免財務與業(yè)務人員互相推諉的矛盾。在交通方面是否公司可以與出租車總公司建立對接系統(tǒng)，按月生成行程數(shù)據(jù)。與網(wǎng)約車公司商定更加具體的用車計劃，如本地用車、城際用車、加班用車、接送機等多種需求。在住宿方面，公司內(nèi)部系統(tǒng)和攜程大平臺合作，根據(jù)報銷額度把能定的房間都篩選出來，直接系統(tǒng)關聯(lián)公司付款。消費盡量由公司和供應商直接產(chǎn)生，為企業(yè)統(tǒng)一開具發(fā)票，員工不用再索要發(fā)票、不再貼票和墊資;公司可以更好地統(tǒng)籌采購，以及后續(xù)的獲得集中的增值稅發(fā)票及賬務處理。這樣能大幅提升企業(yè)運營效率和員工滿意度。費用提交后，由業(yè)務經(jīng)理復核事項對應費用的合理性，財務人員復核賬務的合規(guī)性。財務人員對于賬務的合理性課通過統(tǒng)一檢查事項對應的財務數(shù)據(jù)來檢查，確認每一類事項的財務數(shù)據(jù)即可，而無需對所有的費用一一檢查;對于合規(guī)性的檢查，更多的是通過檢查發(fā)票本身是否合規(guī)。這方面可更多的借助系統(tǒng)的校驗以及圖像識別技術來輔助甚至取代傳統(tǒng)人工的校驗方法。

3.可能會出現(xiàn)的風險點，電子發(fā)票重復報銷

現(xiàn)行差旅報銷制度下，財務人員對出差人員的行程只能根據(jù)出差審批單來核對行程的真實合理性。因為電子發(fā)票可以無限次打印，就產(chǎn)生惡劣重復打印、重復報銷的可能性。場景一：員工A前幾個月的電子發(fā)票已經(jīng)報銷過了，這個月又打印了一次拿來報銷。這可能是故意的、有可能是無意的。場景二：員工A發(fā)生費用取得電子發(fā)票，A報銷了一次，A又把電子發(fā)票的PDF文件發(fā)給員工B，B把電子發(fā)票打印出來，又報銷了一次。面對海量的差旅單據(jù)，發(fā)票報銷完全靠發(fā)票審核人員的主觀記憶和主觀龐端。建議由各部門每個月按照員工工號登記部門員工差旅行程，月底與賬務做一一勾對。另也可以通過軟件掃描發(fā)票二維碼，把二維碼的主要信息轉(zhuǎn)換成數(shù)字，儲存在電腦里，再通過電子發(fā)票的唯一性，自動比對查重，遇到重復報銷時自動提示。

三.結(jié)束語

我們應該謹記中央八項的精神規(guī)定，本著國家利益至上，人民利益至上的工作原則。在工作開展的過程中，積極有效地做好對費用的嚴格管控，從而保障資金安全，提升管理水平。通過節(jié)省的時間，企業(yè)員工可以為公司創(chuàng)造一些高附加值的工作。