加強檔案管理保密工作之我見

潘玉君

摘 要：檔案管理是一項非常重要的工作，在我國社會和經(jīng)濟不斷發(fā)展的大背景下，行政檔案管理面臨著很大的挑戰(zhàn)，如何做好新時期檔案管理的保密工作是需要迫切解決的問題。基于此，分別從檔案管理、檔案保管以及檔案利用三個方面，就如何做好行政檔案管理的保密工作進行探究，以供廣大讀者參考。

關鍵詞：行政檔案;檔案管理;保密工作

檔案保密工作涉及保管、利用、整理、傳送、歸檔、密級處理等各個環(huán)節(jié)，是行政檔案管理的重要內(nèi)容，檔案管理人員必須確保檔案內(nèi)容的安全與完整，從而確保黨和國家以及人民的利益和安全不受到侵害。因此，如何做好行政檔案管理的保密工作顯得尤為重要。

一、加強檔案管理中的保密工作

1.準確區(qū)分檔案的保管、保密期限。明確檔案的管理期限，要求檔案管理人員對不同檔案文件的歷史和現(xiàn)實價值進行準確地鑒別和分析，同時，結合國家歷史文化和相關機關單位的需要，對檔案保管的期限和價值進行綜合評估。明確檔案的保密期限是因為一定時間期限內(nèi)機密文件一旦泄露就會危害到國家的利益和安全，即指在一定時間期限內(nèi)這些機密文件是在國家有關法律法規(guī)的保護之下的。此外，還應設立專門的區(qū)域?qū)C密文件進行保管，防止出現(xiàn)非機密文件和機密文件相混的問題，同時也為今后的調(diào)密提供便利。

2.加強電子檔案管理的保密工作。首先，應選取性能較高的服務器和安全的網(wǎng)絡技術，并切斷和外網(wǎng)之間的一切聯(lián)系;其次，加強加密和確認技術的應用，特別是在檔案數(shù)據(jù)保存和傳送時，從而保護檔案不會受到外來惡意的攻擊;再次，為防止檔案數(shù)據(jù)在傳送過程中受到損害，應對檔案數(shù)據(jù)進行備份處理;最后，加強對檔案管理人員的身份認證，檔案數(shù)據(jù)的轉(zhuǎn)移必須在加密的情況下進行。

二、做好檔案保管過程中的保密工作

1.嚴格地管理檔案庫房。在條件允許的情況下，應該按照國家檔案庫房的相關標準，認真嚴格地規(guī)劃檔案庫房建設;即使在條件不允許的情況下，對檔案庫房的選擇與設置也應該從保密的角度進行，將其設置在機關單位辦公樓的內(nèi)部，并對其門窗進行加固，以防盜竊。同時，還應對檔案庫房設置專門的管理人員，為檔案的安全提供保障。

2.加強機密檔案的管理力度。機密檔案不僅直接關系著黨和國家的安全，而且決定著國家軍事、經(jīng)濟、政治活動的成敗，因此，為保護黨和國家核心機密的安全，必須加強機密檔案的管理力度。檔案管理人員對機密檔案的移出、調(diào)閱和銷毀必須遵循國家相關的法律、法規(guī)，同時，還要經(jīng)過有關領導的簽字、審批，未經(jīng)審批，任何人無權擅自調(diào)閱機密檔案。在調(diào)閱之后必須及時對機密檔案進行檢查、核對，保護機密檔案的安全，防止檔案機密數(shù)據(jù)泄露。值得注意的是，機密檔案密級是隨著文件的具體貫徹情況和保管期限不斷變化的，其中大部分檔案文件趨向降密或解密，只有少部分文件趨于升密。

三、做好檔案利用中的保密工作

1.加強檔案利用中的監(jiān)督。加強檔案利用中的監(jiān)督一方面能夠找出檔案利用中存在的一些不良行為;另一方面有利于提高檔案的安全性和完整性。首先，應制定并實施嚴格、完善的監(jiān)督管理制度，嚴格規(guī)定檔案的復制、外界的閱讀等行為;其次，可以借助高科技產(chǎn)品實現(xiàn)對檔案室的實時、無死角監(jiān)控，防止出現(xiàn)偷取檔案資料和重要信息的現(xiàn)象，確保檔案資料的安全性和完整性。

2.做好檔案開放中的保密工作。第一，應該對即將開放的檔案進行仔細地審閱和檢查，保證其開放不會對社會、黨和國家造成不利影響，同時，要嚴格控制檔案開放的范圍。第二，做好檔案的解密工作，檔案管理人員應嚴格按照有關規(guī)定對檔案進行解密處理，確保在規(guī)定范圍內(nèi)實現(xiàn)檔案價值的最大程度開發(fā)和利用，并且要確保要進行解密的檔案不在保管和保密期限內(nèi)，避免帶來不必要的損失。

3.利用現(xiàn)代科技來加強檔案管理。行政檔案管理工作要和時代接軌，就一定要加強檔案管理的科技性，在網(wǎng)絡技術不斷發(fā)展的背景下，檔案管理工作也應該實現(xiàn)信息化管理，充分利用高新科技來進行行政檔案管理，形成完整的檔案網(wǎng)絡，配置條形碼和掃描儀器等。可以充分利用云計算來實現(xiàn)行政檔案的管理，通過掃描儀等設備將檔案資料錄入到計算機中，并且行政檔案的形式也不必局限為傳統(tǒng)的文字形式，除了文字之外，圖形、影像資料等也可以保存起來，提高檔案管理的效率和質(zhì)量。在行政檔案管理的過程中，一定要確保信息傳遞的及時性，就是在第一時間將相關的行政檔案信息搜集起來，并且要確保信息的高質(zhì)量傳輸。

4.提高檔案管理人員的素質(zhì)。對于檔案管理人員而言，除了要有較強專業(yè)知識之外，還應該具有較高的素質(zhì)。首先，檔案管理人與應具備較強的保密意識、事業(yè)心和責任心，工作作風要嚴謹，做事應持之以恒、善始善終，有可能檔案管理人員在與人交流過程中一句不經(jīng)意的話就泄露了機密。因此，檔案管理人員必須要保證無論何時、何地、何人都應該注意自己獨特的身份，做到守口如瓶，確保萬無一失。

四、結語

行政檔案管理工作正向著現(xiàn)代化、科學化和規(guī)范化的方向發(fā)展，做好檔案保密工作既是每位檔案管理人員的重要使命，同時也是國家和人民利益和安全的根本要求。在實際行政檔案管理的過程中，應從檔案管理中、檔案保管中以及檔案利用中三個方面入手，做好檔案的保密工作，從而確保行政檔案的安全性和完整性。

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