新時期如何做好人事檔案管理工作

韓紀(jì)延

摘 要：人事檔案管理是黨和國家工作不可缺少的一個重要組成部分，是一項系統(tǒng)工作，是做好職工工作的基本條件之一。人事檔案是記錄一個人的主要經(jīng)歷、政治面貌、品德作風(fēng)等個人情況的文件材料，起著憑證、依據(jù)和參考的作用，在個人轉(zhuǎn)正定級、職稱申報、辦理養(yǎng)老保險以及開具考研等相關(guān)證明時，都需要使用檔案。人事檔案管理工作的好壞直接影響到職工工作的效率和質(zhì)量，涉及到每名職工的切身利益。筆者根據(jù)多年的工作經(jīng)驗，主要針對新時期如何做好人事檔案管理工作進行分析和討論。

關(guān)鍵詞：新時期;人事檔案管理

一、新時期人事檔案管理特點

1、人事檔案管理機構(gòu)、管理對象和服務(wù)對象具有較強的社會性

隨著市場經(jīng)濟體制的建立和發(fā)展，產(chǎn)生了多種經(jīng)濟組織形式，這有利于人才的吸納、流動，新型的人事管理制度如人事代理制應(yīng)運而生，人事管理成為一種社會化的活動，因此作為人事管理重要組成部分的人事檔案工作，也必然具有這種社會化的性質(zhì)。從管理機構(gòu)來說，不像計劃經(jīng)濟時代僅有各單位內(nèi)部人事檔案管理機構(gòu)，只負(fù)責(zé)收集、管理本單位人事檔案，市場經(jīng)濟條件下建立了具有較強社會性的人事檔案管理機構(gòu)，如各省市人才市場建立的人事檔案管理機構(gòu)，這種機構(gòu)不是管理本單位人事檔案的機構(gòu)，而是面向社會，其服務(wù)對象包括該社區(qū)范圍內(nèi)所有流動人員，為其提供人事檔案管理服務(wù)，因而更具有社會性。

2、人事檔案來源的廣泛性和內(nèi)容的復(fù)雜性

人事檔案管理機構(gòu)管理對象和服務(wù)對象的社會性，決定了檔案來源的廣泛性和內(nèi)容結(jié)構(gòu)的復(fù)雜性。在傳統(tǒng)的人事檔案管理中，人事檔案的收集、處理和提供利用職能往往由各單位內(nèi)部人事機構(gòu)行使，該機構(gòu)人事檔案來源單一，僅限于本機構(gòu)人員，內(nèi)容也相對簡單;而社會化的人事檔案管理機構(gòu)，其來源要廣泛得多，來自該社區(qū)范圍內(nèi)各類人員，加上每類人員身份不同，集中起來顯得更復(fù)雜，其檔案內(nèi)容也顯得各具特色。

二、人事檔案管理工作存在的問題

1、對人事檔案管理重視程度不夠

隨著社會的不斷發(fā)展，我國進行了政治改革，隨之進行了人事變動，對于人事檔案管理工作也處于不斷的調(diào)整中。在市場經(jīng)濟快速發(fā)展的形勢下，單位內(nèi)部的人員流動、思維觀念的轉(zhuǎn)變等都對人事檔案管理工作提出了更高的要求。工作狀況以及獎勵處分等方面的原始記錄，是個人參與社會方方面面活動的記載和個人自然情況的真實反映，具有法律效用，工作任務(wù)完成后就將其隨便放置一邊，還有些人為了自己以后使用起來方便，也出現(xiàn)不愿交檔案管理部門的現(xiàn)象，使人事檔案收集不全、收集難的問題得不到有效解決，給檔案管理工作帶來阻力。在推進檔案基礎(chǔ)工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化管理的進程中，不斷加強宏觀指導(dǎo)，努力提高從業(yè)人員的認(rèn)識，切實做好檔案管理過程中的保密工作尤為重要。

2、人事檔案管理工作缺乏力度

一是少數(shù)管檔部門沒有形成自己的實施細(xì)則和制度，建立了制度也存在執(zhí)行不嚴(yán)格現(xiàn)象，收集歸檔工作被動、不及時。二是收集歸檔的材料不全面、不真實準(zhǔn)確，人事檔案中有些材料在內(nèi)容和形式上是雷同的，一些鑒定、考核和評價材料大都是套話，內(nèi)容形式相同，不能準(zhǔn)確反映每個人的真實情況。三是人事檔案用紙規(guī)格不一。人事檔案材料須統(tǒng)一使用16開規(guī)格的辦公用紙，但現(xiàn)行的辦公材料大部分是A4紙，紙張的大小不同，在立卷歸檔時進行技術(shù)加工、折疊、剪裁及裱糊，使人事檔案案卷很不美觀。

3、人事檔案管理人員業(yè)務(wù)不熟

由于機構(gòu)調(diào)整、科室重組、人員競聘上崗等原因，原有的人事檔案管理人員難免崗位變動，接任的管理人員沒有經(jīng)過專業(yè)的檔案知識培訓(xùn)，對檔案的重要性、管檔要求、檔案材料的收集、整理、歸檔、裝訂等業(yè)務(wù)不太了解。日常事務(wù)往往只是將材料放人檔案盒，沒有及時整理歸檔，嚴(yán)重影響了檔案管理水平。

三、新時期提升人事檔案管理水平的措施

1、提升重視程度，完善管理思維

人事制度的變遷直接影響人事檔案的地位變化，在人事制度變遷的第一個階段，人事檔案在我國具有很高的地位，是人們存在于社會環(huán)境中一項重要證明。不斷發(fā)展的社會經(jīng)濟與科學(xué)技術(shù)，嚴(yán)重沖擊了人事檔案的地位與權(quán)威，但也不能一概而論，因此新時期政府對事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)的具體要求就是提高對人事檔案管理工作的重視程度，單位領(lǐng)導(dǎo)對于人事檔案管理中產(chǎn)生的綜合效益應(yīng)堅持發(fā)展的思路。新時期，各機關(guān)組織間的競爭其實就是人才的競爭，而人事檔案管理能夠在發(fā)掘人才、留住人才上為事業(yè)單位提供幫助，并對事業(yè)單位的管理創(chuàng)新與經(jīng)營改革起到積極促進作用。所以，事業(yè)單位的領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)促進人事檔案管理部門和檔案人員的合作，進一步改革與完善原來不適應(yīng)新時代背景的管理思維與管理措施。

2、提高人事檔案管理工作水平

首先，進一步完善各項檔案管理制度，狠抓落實。要建立人事檔案計算機輔助管理制度，對檔案材料收集歸檔和轉(zhuǎn)進轉(zhuǎn)出檔案的管理制度要進一步嚴(yán)格要求，更好地阻止虛假材料進檔。要完善人事檔案整理工作細(xì)則，使人事檔案的整理更加科學(xué)、全面、完整。其次，檔案管理人員必須及時收集與檔案有關(guān)的各種材料，對不符合歸檔要求的材料要及時進行處理，手續(xù)不全的材料要退回形成材料的部門進行補辦，確保材料齊全完整、手續(xù)完備。

3、加強人事檔案管理人員隊伍建設(shè)

首先選擇政治上可靠、作風(fēng)正派、責(zé)任心強的共產(chǎn)黨員從事人事檔案管理工作，教育培養(yǎng)他們了解管理檔案的重要性，增強責(zé)任心。主管部門應(yīng)定期組織培訓(xùn)業(yè)務(wù)知識，讓他們掌握新的知識和先進的管理技術(shù)，提高檔案管理的技術(shù)水平。檔案員要勤奮學(xué)習(xí)，提高自身素質(zhì)與政治覺悟，踏踏實實地做好本職工作，為檔案事業(yè)建功立業(yè)。

結(jié)束語

檔案管理是人事管理工作的一個重要組成部分，也是檢驗人事管理工作開展情況的重要標(biāo)準(zhǔn)，人事檔案管理工作情況直接反映單位和人事工作者的工作效率和質(zhì)量。提高對新時期人事檔案管理特點和作用的認(rèn)識，分析存在的問題和不足，切實做好人事檔案管理工作，對于調(diào)動各類人員的工作積極性，全面完成單位各項目標(biāo)任務(wù)，促進各項社會事業(yè)進步具有一定的積極意義。

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