新時期事業(yè)單位檔案的數(shù)字化管理研究

范潤潤

摘 要：近年來，在科學技術一日千里的發(fā)展的同時，計算機技術也在日益成熟，越來越多人們認識到計算機技術的強大功能，并將計算機技術應用到檔案管理中。筆者根據(jù)的工作經驗，深入分析新時期事業(yè)單位檔案數(shù)字化管理，并指出了未來檔案管理數(shù)字化的發(fā)展趨勢，旨在希望為事業(yè)單位檔案數(shù)字化管理提供一定的參考。

關鍵詞：事業(yè)單位;檔案管理;數(shù)字化

引言：

檔案數(shù)字化管理就是在紙質穩(wěn)健通過錄入或是掃描的方式，將相關文件資料生成為電子形式進行存檔，這種形式的出現(xiàn)，將檔案儲存到計算機數(shù)據(jù)當中， 在很大程度上提升數(shù)據(jù)的利用和檢索，檔案數(shù)字化管理有著安全、高效以及操作簡單等優(yōu)勢。作為我國重要服務機構，事業(yè)單位包含各個方面的重要資料。在新時期構建數(shù)字化管理平臺，進一步實現(xiàn)無紙化管理，能促使工作效率的提高，充分體現(xiàn)檔案管理工作創(chuàng)新和進步。

一、新時期檔案的數(shù)字化管理的作用分析

（一）隨著市場經濟的日益發(fā)展，事業(yè)單位信息存儲量也在日益增大，受多種因素的影響，當前很多事業(yè)單位辦公和管理方式都較為落后，在檔案管理的存儲和信息數(shù)據(jù)的管理帶來這諸多麻煩。眾所周知，傳統(tǒng)檔案管理主要是紙質形式。要想提高事業(yè)單位管理效率，就必須要投入大量人力財力，這樣大大的增加事業(yè)單位的成本。 數(shù)字化管理同傳統(tǒng)檔案相比較，具有諸多的優(yōu)點[1]。現(xiàn)階段事業(yè)單位所采用的是機讀檔案，有效地節(jié)約了事業(yè)單位管理費用，同時也減少了檔案的占用空間，方便于的檔案管理人員查閱。倘若有關人員或是部門需要使用檔案直接可利用計算機進行檢索，不需復印檔案資料，有效減少了單位紙張，促使事業(yè)單位經濟效益的提升。

（二）有助于提高檔案的利用率

在事業(yè)單位傳統(tǒng)檔案管理模式中，基本上都是利用紙質來保存和管理， 檔案管理人員的將相關檔案文件和資料保存在檔案保管室當中，雖然實現(xiàn)檔案的保存，但這種落后的管理模式隨著社會的發(fā)展，暴露出諸多問題，加之由于檔案管理較多， 有關部門和個人在遇到緊急情況需要查找檔案時，很難及時且精準在找到，工作人員的查找效率也非常低。事業(yè)單位實施高效數(shù)字化管理，有效地節(jié)省了檔案查找時間，還節(jié)省了檔案的占用空間，在很大程度上解放事業(yè)單位檔案管理的空間和時間，讓檔案的利用率得到有效提高。

（三）有助于提高單位的辦公效率

在新形勢下，事業(yè)單位實行檔案數(shù)字化管理，能給及時有效地歸納檔案資料，在必須要時及時提供，事業(yè)單位人員人員流動性較大，職工隨著都有可能會發(fā)生調動、入職、辭職以及退休的的情況，檔案管理人員唯有按照傳統(tǒng)管理模式，歸納整理并將檔案存儲好，才能隨時了解上述動態(tài)信息，做好準確的統(tǒng)計，在新時期事業(yè)單位實行數(shù)字化管理，能及時了解所有檔案信息，及時查找相關信息，有效縮短信息查找時間，提升檔案的查找效率[2]。

二、現(xiàn)階段事業(yè)單位檔案數(shù)字化管理的現(xiàn)狀分析

（一）檔案管理模式較為落后

當前絕大多數(shù)事業(yè)單位在檔案管理中，還是以傳統(tǒng)管理模式為主，以紙質檔案為主，傳統(tǒng)且落后的管理模式在很大程度上影響了檔案的查閱效率，大大的增加了檔案管理人員的工序效率。傳統(tǒng)檔案管理模式，極大地限制檔案的查閱工作，阻礙了檔案價值的發(fā)揮，同時也利用檔案資料的利用和開發(fā)。

（二）數(shù)字化管理資金投入不足

要想實現(xiàn)檔案數(shù)字化管理軟件和硬件是非常重要的因素，只有軟件和硬件相互結合，才能最大化的實現(xiàn)檔案數(shù)字化管理。當前事業(yè)單位還存在設備不完善的情況，分析原因，主要是單位領導人沒有從思想意識上重視數(shù)字化管理，缺乏對軟件和硬件的投入力度，沒有及時優(yōu)化和更換老化或是過時設備，這樣一來，就讓數(shù)字化管理系統(tǒng)存在一定的滯后性，在很大程度上影響力檔案數(shù)字化管理的進步。另外，事業(yè)單位檔案數(shù)字化管理軟件問題也較為嚴重，沒有構建健全的存檔案資料的數(shù)據(jù)庫，在這其中主要包含了部門全文數(shù)據(jù)庫，數(shù)據(jù)庫目錄，對于檔案信息的查閱和錄入完善的數(shù)據(jù)庫是必要的保障。

（三）檔案人員業(yè)務素質較低

立足于事業(yè)單位檔案管理現(xiàn)狀來分析，有一部分檔案管理人員素質較低，很多部分都缺乏專業(yè)性技術人才，特別是具有計算機信息處理和檔案管理復合型人才，盡管事業(yè)單位加強也檔案管理人員的培訓，但總得來說，培訓效果差強人意。雖讓事業(yè)單位引入較為先進設備，但是由于缺乏專業(yè)的人才，導致計算機設備的功能并不能充分發(fā)揮出作用，在某種成蘇杭阻礙事業(yè)單位檔案數(shù)字化的發(fā)展。

（四）檔案管理存在安全問題

受多種因素的影響，事業(yè)單位檔案管理軟件質量存在較大的差異性，有一部分軟件的安全性較低，因此，非常容易出現(xiàn)步不法分子入侵的情況，進而泄漏和丟失信息。事業(yè)單位由于沒有根據(jù)根據(jù)實際情況來設置管理軟件。在當前市場上所購買的軟件，缺乏安全性，這對于事業(yè)單位檔案管理工作而言，是非常不利于的。這就要求事業(yè)單位檔案管理數(shù)字化滾利需制定統(tǒng)一的標準，由于現(xiàn)階段事業(yè)單位檔案管理質量不高，檔案細則和目錄存在不兼容了，這樣一來，檔案管理軟件缺乏全面性，在很大程度上阻礙事業(yè)單位檔案數(shù)字管理工作的開展。

三、新時期事業(yè)單位檔案數(shù)字化管理的有效措施

（一）轉變檔案管理形式

在新時期背景下，事業(yè)單位必須要堅持與時俱進，不斷匯集新思路、新理念，轉檔案管理理念和管理形式，從思想意識上認識到檔案管理工作的重要性，及時且有效的歸納整理事業(yè)單位檔案管理資料，通過各種現(xiàn)代設備將相關數(shù)據(jù)信息存在數(shù)據(jù)庫當中[3]。在事業(yè)單位職工，檔案管理是非常重要一項工作，檔案管理人員在日常管理中，必須要定期整理檔案資料，同時并嚴格控制其審查時間和流程，進一步加大對檔案資源的利用和開發(fā)。

（二）加強設施的投入力度

要想實現(xiàn)事業(yè)單位數(shù)字化管理模式，國家必須要加強對軟件的開發(fā)支持力度，從思想意識上認識到數(shù)字化管理模式的作用，重點加強人力，人財方面的投入，積極開發(fā)檔案管理軟件，從整體上提高檔案管理的可靠性。在這過程中，還需加強安全防護設計，防止黑客入侵，最大化的確保信息資料的安全性。

（三）構建高素質專業(yè)管理隊伍

大家深知，事業(yè)單位是重要機構，故而，事業(yè)單位檔案資料是非常重要的，需專業(yè)計算機人才才能進行管理和操作，這就要求檔案管理人員具有較強的專業(yè)操作能力和較強的自我學習能力合責任意識，同時還能正確認識檔案化管理。在新時期下，檔案管理人員必須要加強自身計算機操作能力和專業(yè)能力的提升，進而通過不斷培訓， 提高檔案管理人員的道德素質問和專業(yè)素質，另外，事業(yè)單位還必須要注重人才的引入，通過各種途徑，招聘既懂檔案管理知識又熟練計算機操作的復合型人才，進一步優(yōu)化事業(yè)單位人才結構，助推事業(yè)單位單位檔案數(shù)字化管理。

（四）加強檔案管理人員安全意識

事業(yè)單位的檔案數(shù)字化管理，需進一步加強管理人員的安全意識，檔案管理人員作為信息檔案的的直接接觸者，倘若管理人員缺乏的檔案管理安全意識，就算管理水平再高，也不能有效確保檔案的安全管理，故而，在新時期背景下，加強管理人員安全意識，是事業(yè)單位檔案數(shù)字化管理職工非常重要的一部分。

結語：

總之，在新時期下，事業(yè)單位需順應時代發(fā)展，將信息技術應用到檔案管理中，實現(xiàn)檔案數(shù)字化的管理，不斷提高檔案的作用和價值，提高事業(yè)單位數(shù)字化管理水平。

參考文獻：

[1]劉緒亮.促進事業(yè)單位檔案管理數(shù)字化建設的幾點建議[J].中國衛(wèi)生產業(yè)，2018，15（29）：176-178

[2]鐘幸妮.關于檔案管理的數(shù)字化建設問題研究[J].絲路視野，2018（13）：1-1

[3]叢衛(wèi)燕，袁季紅.基層機關檔案管理數(shù)字化建設研究[J].辦公室業(yè)務，2018（14）：181-181