做好檔案信息化建設(shè)，為社會各項(xiàng)事業(yè)發(fā)展服務(wù)

孫永鋒

摘 要：當(dāng)今社會，隨著信息技術(shù)的發(fā)展與廣泛應(yīng)用，信息技術(shù)與檔案管理逐步結(jié)合，檔案信息化建設(shè)開始正式提上日程，加快檔案數(shù)字信息化系統(tǒng)建設(shè)，實(shí)現(xiàn)檔案工作各個環(huán)節(jié)的計(jì)算機(jī)化，提高檔案系統(tǒng)整體功能，為社會各項(xiàng)事業(yè)服好務(wù)，已成為各級檔案部門刻不容緩的任務(wù)。

關(guān)鍵詞：檔案;信息;技術(shù);服務(wù)

當(dāng)今社會，隨著信息技術(shù)的發(fā)展與廣泛應(yīng)用，信息技術(shù)與檔案管理逐步結(jié)合，檔案信息化建設(shè)開始正式提上日程，加快檔案數(shù)字信息化系統(tǒng)建設(shè)，實(shí)現(xiàn)檔案工作各個環(huán)節(jié)的計(jì)算機(jī)化，提高檔案系統(tǒng)整體功能，為社會各項(xiàng)事業(yè)服好務(wù)，已成為各級檔案部門刻不容緩的任務(wù)。

所謂檔案信息電子化，就是以館（室） 藏檔案資料、紙質(zhì)或機(jī)讀形式的為主要物質(zhì)對象，用微機(jī)對檔案文獻(xiàn)進(jìn)行收集、篩選和不同層次的加工，使之轉(zhuǎn)化為微機(jī)軟件形式的二次文獻(xiàn)信息供人們利用的過程。其意義在于：

1、可充分利用和發(fā)揮現(xiàn)有微機(jī)的潛能，提高利用率。目前，大多數(shù)基層檔案館（室），雖然已經(jīng)配備了計(jì)算機(jī)，但是對計(jì)算機(jī)的應(yīng)用單一，開發(fā)功能簡單，有的僅僅用于檔案著錄或文件打字儲存，利用的低效率造成人力、物力、財(cái)力和時間的極大浪費(fèi)，使現(xiàn)代化設(shè)備不能盡其用，甚至常年閑置。

2、縮短二次文獻(xiàn)信息的加工時間，提高檔案信息的時效性。手工信息加工工作模式是： 選題一選材一編輯一出版，這條“慢工出細(xì)活”的工作方式，即從文件資料形成到開發(fā)“二次文獻(xiàn)信息”時間長，造成信息失效，嚴(yán)重影響了檔案信息的應(yīng)用價值。檔案信息電子化，利用者可直接利用機(jī)讀形式的檔案，利用電腦的功能完成信息加工工作程序，快捷地查詢利用。

3、檔案信息電子化，可一次投人，多次產(chǎn)出，改變信息加工工作受經(jīng)費(fèi)限制的局面。手工編研信息成果出版需要較多的經(jīng)費(fèi)，但目前乃至今后一個相當(dāng)長的時期內(nèi)，企望國家給檔案部門撥較多的經(jīng)費(fèi)進(jìn)行信息編輯是不現(xiàn)實(shí)的，依靠自身解決也不是件容易的事，只有多措并舉，甚至借助社會外部力量，若解決不好，檔案工作者的辛勤勞動成果只能 “待字閨中”。

4、檔案信息電子化，可使檔案信息順利地與最新技術(shù)接軌。雖然 “信息高速公路” 在我國尚處于發(fā)展中階段，但檔案事業(yè)要注意這方面發(fā)展動向，要“未雨綢繆”，超前拿出對策，使檔案工作適應(yīng)這一客觀形勢的變化和要求，使現(xiàn)在的電子化，為將來“信息高速公路”中有一束檔案信息打下基礎(chǔ)。

當(dāng)前，隨著辦公自動化、無紙化等事物的出現(xiàn)，檔案的生成方式發(fā)生很大變化，諸如文件的起草、簽發(fā)、催辦、歸檔等運(yùn)作過程在計(jì)算機(jī)和通訊線路中進(jìn)行，這樣檔案的前身必須以機(jī)讀文件為主要形態(tài)，那么檔案也自然以機(jī)讀形式存在，這些檔案的利用方式與紙質(zhì)載體檔案的利用方式有很大差異。這種變化預(yù)示著檔案工作者將面對更多的機(jī)讀形式以磁盤為載體的檔案。而廣大信息檢索者關(guān)心的是信息的內(nèi)容，這些信息可能來自不同的機(jī)讀形式的檔案中，把這些檔案信息綜合系統(tǒng)地提供出來是檔案工作者義不容辭的責(zé)任。不失時機(jī)地提供有價值的檔案信息，必須有一個“去粗取精，去偽存真”的過程，使得機(jī)讀形式的檔案信息具有系統(tǒng)性、真實(shí)性、有價值性，用戶才能獲得更為完善的服務(wù)。由此看來，檔案信息電子化是檔案利用工作發(fā)展的必然趨勢。

據(jù)了解，我國檔案部門從1985 年起才開始建立文書檔案電子處理系統(tǒng)，經(jīng)過三十多年的發(fā)展，檔案工作也不斷向檔案現(xiàn)代化信息管理目標(biāo)推進(jìn)，其設(shè)施設(shè)備水平和應(yīng)用技術(shù)水平也得到很大提高，檔案管理現(xiàn)代化水平成效明顯。但其存在的問題也十分明顯，主要是：

1、檔案軟件沒有信息管理功能，缺乏通用性。由于檔案部門使用的計(jì)算機(jī)型號不一，規(guī)格各異;國家缺乏統(tǒng)一的信息化規(guī)范和規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)，甚至有的單位技術(shù)人員自己開發(fā)簡單的管理軟件，軟件系統(tǒng)不能互用，因而不能利用電腦完成信息管理工作，也不能快捷地編輯信息編輯成果，制約了檔案信息電子化的進(jìn)程。

2、我國現(xiàn)今還沒有建立一個達(dá)到數(shù)據(jù)交換的機(jī)讀目錄檔案系統(tǒng)，檔案信息系統(tǒng)和網(wǎng)絡(luò)建設(shè)形式各行其是，層次不一， 規(guī)范性、開發(fā)性、服務(wù)性、共享性較差，不能適應(yīng)和滿足檔案信息資源共享的要求。

3、 標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化工作有待提高。檔案信息管理電子化的前提是檔案實(shí)體基礎(chǔ)工作的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化。長期以來，由于歷史原因，館（室） 藏檔案業(yè)務(wù)基礎(chǔ)差，案卷質(zhì)量不高，特別是各類檔案的著錄細(xì)則相容性不強(qiáng)，系統(tǒng)軟件移植性差，檔案自動化工作尚無統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，僅著眼于某一個館或某個專業(yè)系統(tǒng)，無法全面實(shí)施、推廣統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，這也制約了檔案信息電子化工作。

4、 檔案的技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、組織工作程序標(biāo)準(zhǔn)未從計(jì)算機(jī)信息處理技術(shù)特點(diǎn)和發(fā)展考慮，越來越多的歸檔“文件資料”是磁盤、光盤，現(xiàn)行的檔案整理、分類方法、著錄標(biāo)準(zhǔn)及有關(guān)規(guī)定已不能完全適應(yīng)。

5、 檔案信息管理人員的素質(zhì)有待提高。實(shí)現(xiàn)檔案信息電子化，首先要有現(xiàn)代化的人，管理人員要有較高的知識層次和先進(jìn)技術(shù)水平，不能僅僅滿足于一般的計(jì)算機(jī)操作。從目前看，許多檔案部門缺乏現(xiàn)代高技術(shù)人才，其中檔案、信息處理復(fù)合型人才就更缺乏，大部分檔案人員現(xiàn)代技術(shù)水平偏低，甚至有現(xiàn)代文盲現(xiàn)象。盡管引進(jìn)了現(xiàn)代化設(shè)備，仍不能充分發(fā)揮作用，更談不上檔案信息化了。

解決這些問題，推進(jìn)檔案信息化建設(shè)，必須加強(qiáng)以下幾個方面的工作： 一是必須提高檔案標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化水平。二是要著眼于提高系統(tǒng)的整體水平和質(zhì)量。三是有重點(diǎn)地抓好數(shù)據(jù)庫建設(shè)，做到兼容并備。四是重視人才管理，抓好人才培養(yǎng)和引進(jìn)。

檔案信息數(shù)字化是信息化時代對檔案部門的特殊挑戰(zhàn)，也給檔案部門和社會帶來巨大的機(jī)遇，檔案信息化不能取代傳統(tǒng)的檔案管理方式。因?yàn)椋瑱n案除了檔案信息外，檔案媒介也是人類和社會記憶的重要一部分，這些信息可以用來判斷檔案信息的真實(shí)性及其他方面的價值。此外，檔案信息要保存很長的歷史時期，紙質(zhì)的檔案已經(jīng)經(jīng)歷了上千年的考驗(yàn)，而目前數(shù)字化的檔案保存媒介還沒有經(jīng)歷百年以上的考驗(yàn)，數(shù)字化檔案的安全性問題還沒有經(jīng)過時間的驗(yàn)證。數(shù)字化的檔案只有和傳統(tǒng)的檔案信息保存方法相結(jié)合，才能使檔案事業(yè)更好地服務(wù)于社會。