國際化背景下獨立學(xué)院外事管理工作探究

陳楠

摘 要：在國際化的環(huán)境背景下，獨立學(xué)院外事管理工作對于學(xué)校的人才培養(yǎng)起著至關(guān)重要的作用，然而實際外事工作中存在著一些問題，需要改善。為此，根據(jù)目前現(xiàn)狀，本文對存在的問題進(jìn)行了分析并提出改善的管理工作的策略。

關(guān)鍵詞：獨立學(xué)院;國際化;外事管理;工作效益

隨著經(jīng)濟(jì)全球化的快速發(fā)展，教育國際化也不斷在加速發(fā)展，很多高校都希望把自己放在國際舞臺，加強(qiáng)與國際高校間的聯(lián)系和交流，吸收國外高校的優(yōu)勢，改變傳統(tǒng)教育模式。正因為如此，突顯出了外事工作的重要性。高校的外事工作主要職責(zé)是對外交流，對內(nèi)溝通的一個管理部門。一方面要接待其它高校包括國外高校專家學(xué)者來校參觀，考察，交流，開講座等，另外一方面是要協(xié)助校內(nèi)外籍專家的簽證問題和生活問題，解決外籍專家交流和溝通上的問題。所以，外事部門要承擔(dān)起調(diào)查，策劃，協(xié)調(diào)等多重職能。

一、獨立學(xué)院外事管理工作中存在的問題

（一）管理制度不夠完善

獨立學(xué)院的外事工作很多都處于摸索期，很多制度都沒有建立完善，這時候發(fā)生突發(fā)狀況的時候沒辦法按照制度指示執(zhí)行，嚴(yán)重影響了工作效率和質(zhì)量。而且獨立學(xué)院的外事工作還涉及到母體學(xué)校的外事辦，政府外事辦，外專局等機(jī)構(gòu)，相關(guān)機(jī)構(gòu)的政策不斷推新，外事管理人員要不斷的根據(jù)新的政策去更改新的規(guī)章制度。這樣很多情況很有相關(guān)資料作為參考，也給外事管理人員辦事加大了難度。

（二）學(xué)校缺乏重視

長期以來，很多獨立學(xué)院的外事部門都沒有得到學(xué)院其它部門和二級院系的重視，所以很多都配合不到位，沒有合理的展開工作。規(guī)章制定不明朗，哪些是由其他部門和二級院系處理，哪些是由外事部門處理的，也沒有明確責(zé)任范圍。例如二級學(xué)院邀請外教來學(xué)校教授，辦理合同及合同細(xì)節(jié)應(yīng)該由人事處負(fù)責(zé)，教學(xué)課程應(yīng)該由教務(wù)處負(fù)責(zé)，而外事部門負(fù)責(zé)協(xié)助外教辦理申報及相關(guān)簽證手續(xù);外事部門與國外大學(xué)洽談合作的時候，需要校辦和教務(wù)處審核合作辦學(xué)的項目。邀請國外專家來開展講座也很難得到學(xué)院的支持和廣泛參加。且學(xué)校外事部門長期缺編，人員流動頻繁，也會嚴(yán)重影響工作的正常開展。

（三）外事工作歸檔問題

獨立院校中檔案管理也發(fā)揮著極其重要的作用。外事資料的存檔彰顯著學(xué)校走向國際化，與國外高校的合作。外事的存檔主要是收集外國專家，國外高校負(fù)責(zé)人來校訪問的資料，上級關(guān)于出國訪問材料，外籍教師的資料，還包括總結(jié)，計劃，平時的會議記錄，跟國外高校的往來信件，計劃協(xié)議，還有外籍專家的來學(xué)校講學(xué)的課程，教程等，這些信息的保存都非常重要，對以后的外事工作是一種借鑒和依據(jù)?？墒菍嶋H工作中，由于外事工作人員稀缺，平時事務(wù)已經(jīng)應(yīng)接不暇，無法專人負(fù)責(zé)存檔工作。除了學(xué)校沒有高度重視這個問題之外，更多的是外事工作歸檔的復(fù)雜性。因此，存檔工作可能會嚴(yán)重影響外事工作的推進(jìn)。

二、改善及強(qiáng)化獨立學(xué)院外事管理工作的措施

（一）建立完善的管理體制

隨著獨立學(xué)院的國際化的快速發(fā)展，建立一套完善的外事管理制度是學(xué)校迫在眉睫的事。對外是與母體學(xué)校的外事部，政府的外事辦和外專局等建立聯(lián)系，隨時關(guān)注政策的變化，確保制度跟著國家走。對內(nèi)，要明確與二級院系之間的責(zé)職，制定相關(guān)管理條例，形成標(biāo)準(zhǔn)化。

（二）提高外事管理人的專業(yè)水平

外事管理人員需要具備比較強(qiáng)的專業(yè)素質(zhì)。隨著涉及面越來越廣，業(yè)務(wù)也不斷增多，要求外事管理人員的綜合能力也要過硬。不僅要了解各國文化和禮儀，還有提升自己的外語能力和交流溝通能力。所以需要學(xué)校提供綜合性的培訓(xùn)機(jī)會，能夠提升他們的語言能力，交流能力，公關(guān)能力，擴(kuò)大知識面，在遇到突發(fā)情況的時候臨危不亂。一支綜合能力高，專業(yè)素質(zhì)高的外事隊伍是目前獨立院校所需要的。

（三）采用信息化管理

目前，很多學(xué)校都才采用人工管理檔案方法，對來訪的國外專家和外籍教師進(jìn)行記錄，但是隨著來訪人員越來越多，涉及到護(hù)照日期和更換居留證日期等重要日子。如果錯過時間，后果比較嚴(yán)重。如果能才用系統(tǒng)信息化管理，把來訪的人員和外籍教師的數(shù)據(jù)都輸入系統(tǒng)，利用數(shù)據(jù)庫來管理，可以減少外事管理人員的工作壓力，提高工作效率及質(zhì)量。

（四）提高重視程度

作為獨立學(xué)院，學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)必須重視外事管理工作，要定期召開外事管理工作會議，圍繞近期工作與外事管理人員展開討論，在會議上，把注意事項，工作重點和重點事宜等給外事相關(guān)人員解釋清楚。加強(qiáng)對外事的管理，提高整個部門的工作效率。

三、結(jié)論

綜上所述，獨立學(xué)院外事管理工作對學(xué)院的發(fā)展至關(guān)重要，學(xué)校要給于高度重視。目前獨立學(xué)院外事管理存在的主要問題包括：管理制度不夠完善，學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)沒有高度重視，二級學(xué)院和各級部門沒有積極配合工作，及存檔工作沒有得到優(yōu)化等等，這些問題都嚴(yán)重影響了外事工作的開展。為此，我們要通過創(chuàng)新模式來提高外事工作效率，例如采用信息系統(tǒng)來優(yōu)化外事工作，提高工作質(zhì)量，解決存檔難的問題;建立完善的管理制度及提升管理人員的專業(yè)水平和綜合素養(yǎng)等去改善存在的問題，進(jìn)而更好的開展工作，為學(xué)校創(chuàng)收做出更大貢獻(xiàn)。

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