淺談高校學生公寓電子管理系統(tǒng)的建設(shè)和應(yīng)用

李揚 王亞平

摘 要：改革開放四十年以來，網(wǎng)絡(luò)化、信息化在中國的各行各業(yè)應(yīng)用越來越廣泛、深入?？茖W技術(shù)的發(fā)展為諸多領(lǐng)域提供了更加方便、快捷、有效的管理方式。學生公寓電子管理系統(tǒng)也逐步被應(yīng)用到我國許多高校的學生宿舍管理工作之中，這給高校學生公寓工作帶來了極大的方便。本文在學生公寓電子管理系統(tǒng)的概念之上，對我國高校學生公寓電子管理系統(tǒng)的建設(shè)等相關(guān)問題進行了分析、研究，并在此基礎(chǔ)上提出了建議和方案。

關(guān)鍵詞：學生公寓;電子管理;信息化

進入21世紀以來，我國高等教育有了飛速發(fā)展，伴隨著高校校區(qū)的擴建，高校招生人數(shù)越來越多，這對高校學生公寓的管理工作帶來了極大的壓力，傳統(tǒng)的手工記錄宿舍入住信息容易出現(xiàn)諸多錯誤，且數(shù)據(jù)更新慢，工作強度大，已經(jīng)很難適應(yīng)現(xiàn)在高校的發(fā)展要求。因此，為了使高校學生公寓工作更加高效、快捷、準確，并且使其更好地管理學生、服務(wù)學生，越來越多的高校開始引進使用學生公寓電子管理系統(tǒng)，這不僅提高了學生公寓管理的時效性、準確性，也為學校的進一步發(fā)展奠定了基礎(chǔ)。

一、高校學生公寓信息化建設(shè)的現(xiàn)狀和目標

伴隨著信息化水平的提高，計算機網(wǎng)絡(luò)等信息技術(shù)在高校教學、科研、管理等方面應(yīng)用越來越廣泛，這為高校的發(fā)展注入了強勁的動力。學生公寓作為高校發(fā)展的重要后勤保障，不僅關(guān)系著學生的住宿質(zhì)量，而且對一個學校的發(fā)展有著巨大的影響。隨著學生招生數(shù)量的增多，各部門的信息的溝通交流成為制約高校發(fā)展的重要因素。引入學生公寓電子管理系統(tǒng)不僅能夠提高學生公寓管理工作效率，而且能夠為學校其他相關(guān)部門的工作提供及時、有效、準確的信息服務(wù)，這使得學生公寓管理工作信息化勢在必行。

現(xiàn)如今，學生公寓管理模式大多為樓長責任制，即樓長具體負責該學生公寓樓內(nèi)所有學生的住宿信息統(tǒng)計。傳統(tǒng)方式是以手工匯編將學生的住宿信息統(tǒng)計到學生住宿信息管理冊中，但此方式不僅效率低下，而且容易出錯。與此同時，當大批量學生住宿信息發(fā)生變更時，很難及時地統(tǒng)計反饋，這給公寓管理工作帶來了極大的不便。除此之外，新生入住安排、畢業(yè)生離校統(tǒng)計、公寓日常報修情況分析、下年度報修經(jīng)費上報等需要大數(shù)據(jù)分析等問題，傳統(tǒng)管理方式已經(jīng)遠遠滿足不了需要。

高校學生公寓管理信息化可以提高住宿和房源管理的準確性和及時性，在住宿分配問題上實現(xiàn)高效自動化，能夠及時反饋學生在住宿方面遇到的問題，從而使高校學生公寓管理工作能夠更好地服務(wù)學生，從而提高和改善學生的住宿質(zhì)量。

高校學生公寓管理信息化系統(tǒng)的目標主要實現(xiàn)以下幾點：一、方便學生宿舍調(diào)整。系統(tǒng)中應(yīng)包含各公寓樓內(nèi)的住宿信息，包括現(xiàn)有住宿信息和空床位統(tǒng)計信息等。當有大批量或者個別學生辦理入住、退宿、調(diào)整宿舍時，系統(tǒng)能根據(jù)不同的需求，準確實現(xiàn)宿舍調(diào)配。二、方便住宿費用的管理。要實現(xiàn)與財務(wù)處的對接，將學生住宿費的準確數(shù)據(jù)提供給財務(wù)處，方便扣款。三、方便建立學生檔案。結(jié)合院系完善學生檔案管理。例如學生檔案的查詢、學籍管理等信息。另一方面要涵蓋學生宿舍衛(wèi)生成績、違章電器、晚歸情況的錄入和分析。方便管理人員準確掌握宿舍情況。

二、高校學生公寓電子管理系統(tǒng)建設(shè)的問題分析

（一）“信息孤島”問題

“信息孤島”現(xiàn)象是指不同部門或人員之間不能實現(xiàn)信息共享，在功能上不能關(guān)聯(lián)互助，導致業(yè)務(wù)流程脫節(jié)，信息化系統(tǒng)無法實現(xiàn)最大化應(yīng)用，這種現(xiàn)象廣泛存在于國內(nèi)高校之中。高校的各部門之間業(yè)務(wù)關(guān)聯(lián)度不大，這給信息化共享的實現(xiàn)建立了屏障。近幾年，高校管理系統(tǒng)日趨數(shù)字化，很多高校越來越重視“信息孤島”現(xiàn)象，但該項工作起步較晚，此現(xiàn)象或多或少依然存在，對于學生住宿方面，比如學生住宿信息、房源信息等數(shù)據(jù)更新不及時，不僅影響學生公寓管理部門的管理，也使得其他部門不能及時獲得有效數(shù)據(jù)，從而嚴重限制學生公寓電子管理系統(tǒng)在實際工作中發(fā)揮作用。

（二）設(shè)計目標與實際應(yīng)用不匹配

目前，很多高校已經(jīng)使用學生公寓電子管理系統(tǒng)，但仍存在盲目學習和照搬其他高校電子管理系統(tǒng)的現(xiàn)象，導致引進的電子管理系統(tǒng)不能滿足實際工作的需求，導致學生體驗差、感受差。

（三）缺少與時俱進的改變

高校學生公寓管理工作是一項特殊的工作，其特殊性在于隨著時間的變化，該項工作的目標和實現(xiàn)途徑也將發(fā)生變化。很多高校在引進高校電子管理系統(tǒng)后，雖然能夠滿足當時的需要，但缺少后續(xù)資金來應(yīng)對隨著情況變化需要對系統(tǒng)進行相應(yīng)調(diào)整的問題。從而造成電子管理系統(tǒng)使用起來與實際工作不相符的不良現(xiàn)象。

三、高校學生公寓電子管理系統(tǒng)建設(shè)的解決方法和建議

（一）推進校園數(shù)字化建設(shè)

高校學生公寓電子管理系統(tǒng)僅僅是校園數(shù)字化建設(shè)的一小部分，要想盡可能消除“信息孤島”現(xiàn)象，學校應(yīng)加大力度推進校園數(shù)字化建設(shè)，用網(wǎng)絡(luò)將學校各部門串聯(lián)起來，統(tǒng)一信息管理平臺，完善信息傳輸和錄入，盡可能地實現(xiàn)工作業(yè)務(wù)上的信息共享，從而整體提高辦事效率和服務(wù)質(zhì)量。

（二）按需調(diào)整

在系統(tǒng)的開發(fā)前期，充分與開發(fā)者溝通交流，將工作所需有條理地進行整理歸納，積極就解決方案進行充分深入地討論研究。在系統(tǒng)建設(shè)過程中根據(jù)需要不斷進行細化，形成系統(tǒng)完整的設(shè)計方案，已達到更好地效果。

（三）重視系統(tǒng)的維護和更新

在系統(tǒng)的使用過程中，需要對系統(tǒng)進行維護，以保證系統(tǒng)能夠正常運行。同時，還需要定期對系統(tǒng)進行更新，以滿足新階段的工作要求，這點需要與系統(tǒng)開發(fā)者保持后續(xù)的聯(lián)系溝通，確保系統(tǒng)能得到進一步的開發(fā)利用。

四、結(jié)語

高校學生公寓管理作為高校管理工作的重要組成部分，其信息化建設(shè)的成功與否會對高校的后勤、招生等方面造成較大的影響。因此，在校園信息化建設(shè)的推進過程中，要遵循系統(tǒng)的功能、結(jié)構(gòu)、要素、環(huán)境等方面的規(guī)律進行開發(fā)系統(tǒng)，以盡可能地避免“信息孤島”現(xiàn)象的發(fā)生。時代在進步，社會在發(fā)展，我們要及時發(fā)現(xiàn)新階段的問題，并將先進技術(shù)應(yīng)用在解決問題上，積極地促進高校信息化建設(shè)。

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