勘察設(shè)計企業(yè)智慧檔案館建設(shè)構(gòu)想

信息技術(shù)的進步帶來了物聯(lián)網(wǎng)、大數(shù)據(jù)、云計算等技術(shù)的發(fā)展，檔案館也在快速發(fā)展的社會環(huán)境中經(jīng)歷了由低級向高級、由簡單向復(fù)雜的發(fā)展過程，并以期建立以智能、高效、綠色為特點的智慧檔案館。作為高度知識密集型的勘察設(shè)計企業(yè)，需要通過知識積累和知識創(chuàng)新來創(chuàng)造企業(yè)價值，而作為知識資源重要組成部分的企業(yè)檔案，不僅是歷史勘察設(shè)計工作的原始記錄，更是未來開展工作的重要依據(jù)、寶貴的知識財富和信息資源，對企業(yè)發(fā)展有著不可替代的作用。面對洶涌而來的信息化浪潮，不僅要保證檔案的完整性、提高檔案的利用率等，更要主動順應(yīng)時代潮流，迎接新挑戰(zhàn)，實現(xiàn)勘察設(shè)計過程中產(chǎn)生的海量檔案數(shù)據(jù)的自動收集、在線整理、安全保管、多形式的檢索和利用等功能，對海量知識資源進行深度整合。建設(shè)智慧檔案館是勘察設(shè)計企業(yè)的未來方向。

1.智慧檔案館的概念與特征

1.1 智慧檔案館的概念

2008年“智慧地球”的概念首次被提出，隨后IBM公司又提出了“智慧城市”的概念，并在大力推廣。隨之，智慧企業(yè)、智慧社區(qū)、智慧交通、智慧醫(yī)療等新事物不斷涌現(xiàn)，智能技術(shù)和智慧服務(wù)正成為新的發(fā)展趨勢，智慧檔案館就是在“智慧城市”的大背景下提出的。智慧檔案館是利用大數(shù)據(jù)、物聯(lián)網(wǎng)、云計算等技術(shù)整合檔案信息資源，并為其提供全方位、多渠道、寬領(lǐng)域的檔案利用服務(wù)。具體來說，就是對原有的館藏數(shù)字化、資源共享化、管理自動化、傳輸網(wǎng)絡(luò)化的目標進行深化[1]，利用新一代的技術(shù)方式最大程度地實現(xiàn)檔案信息資源的整合與開發(fā)。

1.2 智慧檔案館的特征

第一，感知全面化。全面感知是實現(xiàn)智慧檔案館功能的基本前提。利用物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)可以實現(xiàn)信息之間的交換，從而形成一個智能通信系統(tǒng)。物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)加深了檔案、檔案人員、檔案設(shè)備之間的聯(lián)系，使信息交換和信息通信更為便利。

第二，資源多樣化。智慧檔案館建立的信息基礎(chǔ)是檔案資源，相比于數(shù)字檔案館資源，智慧檔案館的資源更加豐富和多元，涉及檔案實體信息資源、檔案內(nèi)容資源、檔案應(yīng)用信息資源、檔案樓宇資源等[2]。

第三，利用高效化。智慧檔案館的服務(wù)手段和服務(wù)范圍更加廣泛，智慧檔案館利用互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)建立檔案信息服務(wù)平臺，以社會需求為導(dǎo)向，使其服務(wù)范圍更加擴大，服務(wù)方式更加多元和便捷，為檔案的利用提供了便利條件。

第四，互通互聯(lián)性。智慧檔案館的互通互聯(lián)既包括館際之間、館室之間、檔案館中的信息資源、檔案工作人員之間的互聯(lián)互通，也包括人與人、人與物、物與物之間的互聯(lián)互通。

2.勘察設(shè)計企業(yè)建立智慧檔案館的必要性

實現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化。企業(yè)智慧檔案館是大數(shù)據(jù)時代檔案館的發(fā)展方向，它是一種新型檔案館，是對傳統(tǒng)檔案館的升級。通過建立企業(yè)智慧檔案館，不僅可以實現(xiàn)檔案資源的完整收集，還可以更好地進行檔案信息的分類管理，為勘察設(shè)計企業(yè)的發(fā)展發(fā)揮更多價值，實現(xiàn)檔案資源的深度開發(fā)，從而能更好地為企業(yè)決策、生產(chǎn)、研發(fā)等一系列活動提供智力支持。

提升企業(yè)文化形象。文化軟實力在知識經(jīng)濟時代尤為重要，企業(yè)之間競爭的焦點逐漸轉(zhuǎn)向企業(yè)綜合實力的比拼。越來越多的企業(yè)開始注重增強企業(yè)軟實力，爭創(chuàng)企業(yè)品牌文化，樹立良好的企業(yè)形象。企業(yè)檔案完整詳實地記錄著企業(yè)發(fā)展的全過程，記載著勘察設(shè)計企業(yè)生產(chǎn)、開發(fā)及其他各項活動的始末，是企業(yè)發(fā)展過程最真實、最深刻的寫照，這也使它們成為了企業(yè)對外宣傳、提升企業(yè)形象的最具說服力的素材。企業(yè)檔案館作為勘察設(shè)計企業(yè)知識的聚集地，可以在第一時間有效地傳播企業(yè)信息，助力企業(yè)形象的提升。

促進企業(yè)可持續(xù)發(fā)展。當今社會，時間就是效益，企業(yè)競爭形勢瞬息萬變。企業(yè)智慧檔案館是開展信息管理的平臺，尤其是面向勘察設(shè)計企業(yè)內(nèi)部的信息服務(wù)的基礎(chǔ)，它使員工能夠直接而有效地得到其所需的檔案信息，激發(fā)并培育員工創(chuàng)新能力，提高服務(wù)質(zhì)量。檔案信息應(yīng)用于企業(yè)的業(yè)務(wù)活動，可以有效地降低企業(yè)成本，提高工作、決策的效率，從而增強企業(yè)的競爭力。企業(yè)智慧檔案館的建立還可以激發(fā)員工的學(xué)習(xí)熱情，使其在信息獲取和創(chuàng)新之間形成良性的循環(huán)，將企業(yè)再造為一個學(xué)習(xí)型組織，從根本上保證企業(yè)的可持續(xù)性發(fā)展。

3.勘察設(shè)計企業(yè)建立智慧檔案館的條件與原則

3.1 勘察設(shè)計企業(yè)建立智慧檔案館的條件

建立智慧檔案館已成為勘察設(shè)計企業(yè)檔案工作提質(zhì)增效與創(chuàng)新發(fā)展的必由之路。但是，目前并非每一家勘察設(shè)計企業(yè)都適合或者有足夠的能力建設(shè)智慧檔案館，企業(yè)智慧檔案館的建設(shè)需要具備一定的條件。

政策引導(dǎo)與資金支持。政府政策引導(dǎo)和資金支持是智慧檔案館建設(shè)的關(guān)鍵所在。一方面，政府為企業(yè)智慧檔案館的建設(shè)提供相關(guān)政策支持，并設(shè)定智慧檔案館建設(shè)方向，為其營造良好的環(huán)境氛圍；另一方面，政府通過將智慧檔案館建設(shè)納入行政規(guī)劃建設(shè)之中，為企業(yè)智慧檔案館的建設(shè)提供穩(wěn)定的資金保障。

數(shù)字資源保障。數(shù)字資源是建立智慧檔案館的前提條件。智慧檔案館對企業(yè)內(nèi)部的數(shù)字資源進行組織和管理，實現(xiàn)部門內(nèi)部、部門之間、館際間的服務(wù)與管理。數(shù)字檔案資源一般可分為館藏資源虛擬數(shù)字化和虛擬資源館藏化兩大類，館藏資源數(shù)字化是指將物理載體虛擬建模，并添加適當?shù)奈淖?、圖片、視頻等，實現(xiàn)知識系統(tǒng)的立體化。虛擬資源館藏化是指通過搜集網(wǎng)絡(luò)上的虛擬數(shù)字資源，通過虛擬現(xiàn)實資源檢索接口為用戶整合資源。

專業(yè)人才和人員培訓(xùn)。人才培養(yǎng)是建設(shè)智慧檔案館的關(guān)鍵環(huán)節(jié)。培養(yǎng)專業(yè)性人才應(yīng)做到以下兩個方面：一是開展檔案人員專業(yè)技能培訓(xùn)，對現(xiàn)有檔案人員進行全方位、多渠道、多形式的信息技能培訓(xùn)和指導(dǎo)，包括開展專題講座、檔案學(xué)專家指導(dǎo)、多種形式的培訓(xùn)活動等，增強檔案工作人員的信息化意識和信息素養(yǎng)，以適應(yīng)今后智慧檔案館的發(fā)展；二是創(chuàng)新高校檔案人才培養(yǎng)方式，如在學(xué)科專業(yè)設(shè)置中增加文檔自動化系統(tǒng)設(shè)計、數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)設(shè)計、計算機編程與設(shè)計等課程，培養(yǎng)復(fù)合型檔案專業(yè)人才。

3.2 勘察設(shè)計企業(yè)建立智慧檔案館的原則

以統(tǒng)籌規(guī)劃為向?qū)?。企業(yè)智慧檔案館建設(shè)周期長、跨越部門多、牽涉范圍廣，要成功地完成一項如此復(fù)雜的系統(tǒng)工程，并非某一部門憑一已之力就能夠做到的，必須納入企業(yè)管理整體規(guī)劃中，以統(tǒng)籌規(guī)劃為向?qū)В陂_展具體建設(shè)工作之前，須成立一個建設(shè)工作領(lǐng)導(dǎo)小組對工作進行統(tǒng)籌規(guī)劃、組織協(xié)調(diào)，使智慧檔案館建設(shè)全過程都處于一個可控的、和諧的環(huán)境之中。

以知識資源庫為基礎(chǔ)。智慧檔案館建設(shè)的最終目的是“用”，用的前提是“管”，明確管理對象，確定要“管”什么、能“管”什么。在明確管理對象的基礎(chǔ)上對其進行收集處理，建設(shè)檔案知識資源庫。具備豐富的數(shù)字化館藏是進行智慧檔案館建設(shè)最基礎(chǔ)和最關(guān)鍵的工作。

以信息系統(tǒng)為核心。企業(yè)智慧檔案館并不是一個單一的檔案管理系統(tǒng)。它是由檔案知識、人員和數(shù)字檔案管理系統(tǒng)共同組成的一個集多種功能于一身的復(fù)合體。智慧檔案管理系統(tǒng)的構(gòu)建方式主要有3種：第一種是與檔案信息系統(tǒng)開發(fā)公司簽訂合同進行定制；第二種是從開發(fā)公司購買成品直接使用；第三種是企業(yè)內(nèi)部自行開發(fā)。

強化安全管理。智慧檔案館的安全問題主要來自以下3方面，一是確保智慧檔案館在管理與技術(shù)上的安全，注重信息安全保護，完善檔案備份機制，確保檔案的完整性與真實性；二是確保智慧檔案館中的檔案信息安全，要對檔案進行全面監(jiān)控、電子化識別，實現(xiàn)檔案的物聯(lián)網(wǎng)管理，以保證其安全；三是智慧檔案館的建成，將分散知識集成化并整合內(nèi)外部知識資源實現(xiàn)知識的效益化。在檔案知識共享過程中，一定要注意檔案信息安全問題和知識共享中可能涉及的法律問題，建議智慧檔案館系統(tǒng)管控全院各類知識，服務(wù)云平臺可從智慧檔案館系統(tǒng)自動抓取分類分級后的知識，或經(jīng)審核后的知識發(fā)布，實現(xiàn)共享。

4.勘察設(shè)計企業(yè)建立智慧檔案館的建構(gòu)策略

4.1 以“深入、融入、引入”為基本思路

當前，建設(shè)智慧檔案館面臨嚴峻挑戰(zhàn)，包括傳統(tǒng)檔案思維模式與當代社會的不相適應(yīng)，原有技術(shù)不能滿足海量的檔案信息資源，檔案信息服務(wù)如不及時融入智慧城市平臺將不能為社會提供更多公共服務(wù)等。因此，以“深入、融入、引入”為思路建設(shè)智慧檔案館，有著很強的現(xiàn)實意義?！吧钊搿保丛谠袛?shù)字檔案館建設(shè)基礎(chǔ)上，夯實智慧檔案館建設(shè)的基礎(chǔ)。數(shù)字檔案館是智慧檔案館建設(shè)的前提，智慧檔案館是利用新技術(shù)在數(shù)字檔案館的基礎(chǔ)上發(fā)展而來的，數(shù)字檔案館建設(shè)是智慧檔案館建設(shè)的重要發(fā)展方向；“融入”，包括將檔案服務(wù)理念融入智慧城市建設(shè)理念之中，檔案應(yīng)用系統(tǒng)融入智慧城市公共信息服務(wù)平臺之中[3]；“引入”，是指由于智慧檔案館的起步時間較晚，缺少相關(guān)建設(shè)經(jīng)驗，因此，檔案部門既要積極主動地探索智慧檔案建設(shè)方案，又要引進先進經(jīng)驗（如智慧城市建設(shè)經(jīng)驗），聽取各方建設(shè)意見，推進智慧檔案館的快速發(fā)展。

4.2 加強智慧檔案館設(shè)施建設(shè)

智慧檔案館的設(shè)施建設(shè)既包括基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，又包括檔案館軟環(huán)境建設(shè)。智慧檔案館基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)從廣義上講包括檔案館布局上的基礎(chǔ)設(shè)施，從狹義上講指區(qū)別于傳統(tǒng)檔案館建設(shè)的信息基礎(chǔ)設(shè)施，涉及信息網(wǎng)絡(luò)設(shè)施、信息共享設(shè)施等。檔案館軟環(huán)境建設(shè)是指在檔案館建設(shè)中做好人才培養(yǎng)、管理體制、資金保障、法律法規(guī)等方面工作。人才培養(yǎng)是指檔案館建設(shè)需要先進人才的引進，加強與高校、科研部門之間的合作，多渠道、多層次地引進和培養(yǎng)高端人才；管理體制上，要建設(shè)智慧檔案館領(lǐng)導(dǎo)小組，加強部門之間的溝通協(xié)調(diào)，完善考評系統(tǒng)；資金保障上，采取多元化的資金投入機制，合理使用來自政府、企業(yè)、民間的資金，采用不同的融資渠道，推進檔案信息的增值開發(fā)；法律法規(guī)上，要做好建設(shè)企業(yè)智慧檔案館法規(guī)、政策方面的頂層設(shè)計。

4.3 用技術(shù)保障核心環(huán)節(jié)

智慧檔案館建設(shè)必須以技術(shù)為支撐，實現(xiàn)與關(guān)鍵核心技術(shù)的高度融合。智慧檔案館應(yīng)與物聯(lián)網(wǎng)融合，通過物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，如傳感器技術(shù)、射頻識別技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)通信技術(shù)、數(shù)據(jù)處理技術(shù)等，實現(xiàn)對檔案實體的感知，解決檔案信息的數(shù)據(jù)傳輸和利用，優(yōu)化檔案信息的管理決策。[4]智慧檔案館應(yīng)與大數(shù)據(jù)、物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)相融合，大數(shù)據(jù)技術(shù)可以從海量的數(shù)據(jù)資源中獲取有用信息與知識，形成數(shù)據(jù)資源組合形式，并利用可視化技術(shù)和數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)進行整合與反洗，對數(shù)據(jù)實現(xiàn)自動管理。[5]智慧檔案館應(yīng)與智能樓宇技術(shù)相融合，通過辦公設(shè)備智能化、建筑管理自動化、通信系統(tǒng)高性能化，提高檔案人員的工作效率。