信息時(shí)代高校檔案管理工作面臨的問題及對(duì)策

劉存強(qiáng)

摘 要：在信息化時(shí)代，檔案的管理方式也迎來了巨大變化，雖然各項(xiàng)技術(shù)極大地解放了人力，但也給管理上帶來了一些新問題，本文將對(duì)這些問題進(jìn)行分析，并提出相應(yīng)的對(duì)策。

關(guān)鍵詞：信息時(shí)代 高校工作 檔案管理

中圖分類號(hào)：G27 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：1003-9082（2019）03-00-01

經(jīng)濟(jì)的迅速發(fā)展帶來了科技的進(jìn)步，加速了社會(huì)信息化的進(jìn)程。如今是一個(gè)信息爆炸的時(shí)代，對(duì)信息的利用和管理顯得尤為重要。許多高校的檔案管理也順應(yīng)了信息化的時(shí)代潮流，采用了較為先進(jìn)的技術(shù)手段，但這項(xiàng)工作是一項(xiàng)系統(tǒng)性工作，并且較為復(fù)雜，在實(shí)際管理中還存在著許多問題。只有針對(duì)存在的問題對(duì)癥下藥，找出解決對(duì)策，才能夠做好高校的檔案管理工作。

一、信息時(shí)代高校檔案管理工作的重要性

在傳統(tǒng)的檔案管理方法下，檔案主要以紙質(zhì)形式保存，在查閱、保管時(shí)都有許多不便之處，為了保障檔案的整潔完好，檔案管理部門需要?jiǎng)佑么罅康娜肆ξ锪Y源進(jìn)行看護(hù)，一旦遭遇突發(fā)事件，檔案被損毀，將對(duì)檔案所有者造成不可逆的損失。此外，傳統(tǒng)的檔案在翻閱查找時(shí)也需要耗費(fèi)許多時(shí)間。但接入信息化手段后，檔案不僅有紙質(zhì)版本，電腦上還存儲(chǔ)著許多備份，不易丟失、損壞，易于保存，在進(jìn)行信息檢索時(shí)，效率大大提高了。這都是信息化手段帶給檔案管理工作的重大轉(zhuǎn)變。

二、信息時(shí)代高校檔案管理工作面臨的問題

1.管理軟件缺少通用性

檔案管理軟件的出現(xiàn)是信息化趨勢(shì)在檔案管理領(lǐng)域的一個(gè)具體體現(xiàn)，也給這一領(lǐng)域帶來了革命式的變化。有了各種管理軟件，檔案管理工作變得更加方便快捷，效率顯著提高，也節(jié)省了許多人力物力資源。但這些軟件還是存在一些問題，目前許多高校使用的檔案管理軟件都是由軟件管理公司自主設(shè)計(jì)的，在使用時(shí)很容易遇到不通用，不兼容，這就給跨區(qū)域的檔案管理和檔案調(diào)動(dòng)工作帶來了不小的麻煩。

2.檔案管理信息化標(biāo)準(zhǔn)不夠規(guī)范

檔案的信息化管理本身就具有信息化屬性與實(shí)際效用，而只有確立了信息化的統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，檔案信息的真實(shí)性和安全性才能得到保障。但是，我國目前還未制定出詳細(xì)而規(guī)范的檔案管理信息化標(biāo)準(zhǔn)，導(dǎo)致各高校在進(jìn)行檔案管理時(shí)會(huì)遇到標(biāo)準(zhǔn)不一，難以取舍的現(xiàn)象，嚴(yán)重干擾了檔案管理工作的正常秩序。同時(shí)，信息化標(biāo)準(zhǔn)的不規(guī)范，還會(huì)讓檔案資料的安全性受到損害，真實(shí)性也受到質(zhì)疑。

3.檔案管理的保密性與安全性有待提升

雖然與紙質(zhì)的保存方式相比，電子檔案具有輕便、易保存、不易損壞、節(jié)約空間等優(yōu)點(diǎn)，但是與此相對(duì)應(yīng)的，電子檔案的安全性和保密性也會(huì)經(jīng)受更大的考驗(yàn)。首先是網(wǎng)絡(luò)安全，電子檔案極易被人人為地篡改或是黑入學(xué)校系統(tǒng)竊取，密碼等信息的泄漏也會(huì)將檔案置于十分危險(xiǎn)的境地。此外，電子檔案不像紙質(zhì)檔案那樣具有實(shí)物性質(zhì)，因此一旦意外刪除又沒有備份，那么造成的后果不堪設(shè)想。

4.相關(guān)的法律法規(guī)還不夠完善

我國目前已經(jīng)頒布了檔案管理的有關(guān)法律，來保障檔案的安全性不受侵害，但這些法律主要都是針對(duì)傳統(tǒng)的檔案管理方式來制定的，對(duì)于目前的電子檔案形式還缺乏相應(yīng)的法律規(guī)定，因此在進(jìn)行檔案管理工作時(shí)缺少合理并充分的法律依據(jù)。檔案法律的滯后，對(duì)于高校的檔案管理工作來說是一個(gè)比較突出的制約因素。

三、信息時(shí)代高校檔案管理工作面臨問題的解決對(duì)策

1.加強(qiáng)軟件的兼容性設(shè)計(jì)

在高校的檔案管理工作中，經(jīng)常會(huì)遇到檔案的收取和調(diào)用事項(xiàng)，尤其是在畢業(yè)季，那么這個(gè)時(shí)候就要考慮到檔案管理軟件的兼容問題。學(xué)校需要聯(lián)系相應(yīng)的軟件開發(fā)公司，在設(shè)計(jì)時(shí)盡量選擇能與所有系統(tǒng)適配的管理軟件，同時(shí)也要倡導(dǎo)軟件開發(fā)行業(yè)對(duì)檔案管理軟件兼容性和通用性的關(guān)注。此外，學(xué)校自身也應(yīng)該加強(qiáng)信息化建設(shè)，對(duì)各項(xiàng)設(shè)備進(jìn)行定期的維修，及時(shí)地更新學(xué)校檔案管理部門的各種設(shè)備設(shè)施，對(duì)管理人員進(jìn)行信息化培訓(xùn)，努力提升檔案管理的信息化程度和專業(yè)水平。

2.統(tǒng)一信息化檔案管理標(biāo)準(zhǔn)，規(guī)范管理

首先，在標(biāo)準(zhǔn)的制定上，國家應(yīng)該出臺(tái)有關(guān)細(xì)則，對(duì)信息化大背景下檔案管理標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行一個(gè)詳細(xì)規(guī)定，同時(shí)，給予各高校一定的自主權(quán)。各高校可以在國家有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)未出臺(tái)前，根據(jù)各院校的實(shí)際情況來制定一個(gè)校內(nèi)的檔案管理辦法，在全校的范圍內(nèi)統(tǒng)一執(zhí)行，等待國家標(biāo)準(zhǔn)出臺(tái)了，再執(zhí)行國家標(biāo)準(zhǔn)?？偠灾?，就是要規(guī)范檔案的管理工作，令管理工作有一個(gè)統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行衡量，只有這樣，檔案管理才不失它的嚴(yán)謹(jǐn)性和嚴(yán)密性。

3.提高檔案管理的安全性與保密性

在高校中，檔案就是學(xué)生的第二張身份證，甚至比身份證還要更加重要，因?yàn)樯矸葑C丟失可以補(bǔ)辦，但檔案的丟失卻會(huì)造成無法挽回的后果。因此，可以說，安全性和保密性就是檔案的生命。高校在進(jìn)行檔案管理時(shí)，需要對(duì)檔案的安全密鑰進(jìn)行加固的防護(hù)，一旦有人侵入系統(tǒng)，立即啟動(dòng)防火墻裝置，并采取應(yīng)急預(yù)案；在需要調(diào)用檔案時(shí)，需要有兩人以上的負(fù)責(zé)人員進(jìn)行簽字并蓋章；在編輯檔案信息時(shí)，信息應(yīng)自動(dòng)備份。這種種舉措都是在位檔案的安全保駕護(hù)航。

4.完全相關(guān)的法律法規(guī)

我國在檔案管理方面的法律法規(guī)還是比較滯后的，落后于時(shí)代。但是，我們應(yīng)當(dāng)看到，法律的發(fā)展應(yīng)該與時(shí)俱進(jìn)。檔案管理工作已經(jīng)走向電子化、信息化，因此法律也應(yīng)該根據(jù)社會(huì)現(xiàn)實(shí)作出調(diào)整，推出適用于電子化檔案管理的法律條文，只有這樣，才能夠使各大高校在進(jìn)行檔案管理時(shí)有法可依，在檔案權(quán)益受到侵害時(shí)可以拿起法律武器，捍衛(wèi)學(xué)校的權(quán)益，捍衛(wèi)學(xué)生的權(quán)益。

結(jié)語

高校的檔案管理工作因信息化時(shí)代的到來而受益頗多，產(chǎn)生了翻天覆地的變化，但由此也產(chǎn)生了一些問題，主要根據(jù)這些問題找到針對(duì)性的解決辦法，就能夠讓檔案管理工作盡享信息化時(shí)代的便利，讓每一位學(xué)子盡享改革開放成果。

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