高校戶籍檔案管理的現(xiàn)狀與未來(lái)

馮康

【摘 要】 本文在分析高校戶籍管理現(xiàn)狀與存在問(wèn)題的基礎(chǔ)上，探討了未來(lái)戶籍管理模式的改革問(wèn)題，主要是增強(qiáng)戶籍管理理念，建立戶籍業(yè)務(wù)辦理預(yù)約制度，建立電子戶籍信息檔案等。

【關(guān)鍵詞】 高校；戶籍管理；現(xiàn)狀；問(wèn)題；未來(lái)改革

高校戶籍檔案管理是高校檔案管理的重要組成部分，它管理的對(duì)象主要是高校教職工和學(xué)生的戶籍檔案，負(fù)責(zé)辦理落戶、遷戶、辦理身份證件等業(yè)務(wù)。長(zhǎng)期以來(lái)，高校作為具有獨(dú)立集體戶口的事業(yè)單位，獨(dú)立行使高校內(nèi)部人員戶籍管理職能，為公安機(jī)關(guān)大大減輕了戶籍管理負(fù)擔(dān)，發(fā)揮著不可替代的作用。

一、高校戶籍檔案管理的現(xiàn)狀

高校戶籍檔案管理職能通常由保衛(wèi)處來(lái)承擔(dān)。保衛(wèi)處又稱公安處，我國(guó)大型企事業(yè)單位都設(shè)有這個(gè)部門(mén)，這個(gè)部門(mén)承擔(dān)的職能與公安機(jī)關(guān)有些類似，前者被稱為內(nèi)保部門(mén)，后者被稱為外保部門(mén)，甚至在相當(dāng)長(zhǎng)的時(shí)期里，保衛(wèi)處還具有自己?jiǎn)挝粌?nèi)部的執(zhí)法權(quán)。保衛(wèi)處下設(shè)戶籍科或者戶籍室，專門(mén)管理本單位內(nèi)部人員的戶籍問(wèn)題。戶籍室的主要業(yè)務(wù)主要有以下幾個(gè)方面：

第一，辦理學(xué)生和教職工的戶口遷入。高校每年都有新生和新入職的教職工，這些人當(dāng)中有部分人員有意愿將戶口遷入學(xué)校，戶籍室在查看這部分人員遞交的落戶材料后，開(kāi)具落戶介紹信，由申請(qǐng)落戶人員攜帶落戶材料和介紹信前往轄區(qū)派出所辦理具體落戶事宜。

第二，辦理學(xué)生和教職工的戶口遷出。每年的畢業(yè)季都會(huì)有學(xué)生因工作或者其他原因需要將戶口遷出，戶籍室需要將這部分人的戶籍卡交派出所換取戶口遷移證，在畢業(yè)生辦理畢業(yè)手續(xù)時(shí)將戶口遷移證發(fā)給他們。有一部分教職工也會(huì)因?yàn)楣ぷ髡{(diào)動(dòng)、買(mǎi)房落戶等需要將戶口遷出學(xué)校，戶籍室將集體戶口卡交給他們，后者自行前往派出所辦理具體遷戶事宜。

第三，辦理身份證。學(xué)生和教職工戶口遷入到學(xué)校后，其身份證信息中的地址應(yīng)當(dāng)相應(yīng)地改為其所在學(xué)校的地址。戶籍室開(kāi)具辦理身份證便箋，申請(qǐng)人攜帶便箋和舊身份證前往派出所辦理。

第四，管理戶籍檔案。高校戶籍室日常管理學(xué)生和教職工的戶籍檔案，這種統(tǒng)一管理的方式有利于減輕教職工和學(xué)生的負(fù)擔(dān)，高校集體戶籍是一張戶籍卡，與居民戶口本不同，雖然攜帶方便，但是很容易丟失。按照公安部門(mén)的有關(guān)規(guī)定，高校戶籍室有義務(wù)保管戶籍檔案。這樣雖然沒(méi)有自己攜帶戶籍檔案方便，但是戶籍檔案不容易丟失，有利于強(qiáng)化戶籍室行使管理職能。

第五，宣傳戶籍政策。戶籍政策在計(jì)劃經(jīng)濟(jì)時(shí)代把控嚴(yán)格，變化性很小。但是隨著市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展，戶籍政策越來(lái)越寬松，變動(dòng)頻率也越來(lái)越快，尤其是大城市的戶籍政策更是如此。每當(dāng)戶籍新政出來(lái)，戶籍室就必須及時(shí)把握、及時(shí)宣傳，讓學(xué)生和教職工了解最新戶籍政策，以便更好地開(kāi)展落戶工作。當(dāng)城市需要擴(kuò)充人口、吸引年輕人落戶安家，促進(jìn)消費(fèi)、發(fā)展經(jīng)濟(jì)時(shí)，戶籍政策就會(huì)放開(kāi)，以便吸引人才落戶。2018年以來(lái)國(guó)內(nèi)許多二線城市的“強(qiáng)人大戰(zhàn)”就是鮮明的例子，許多城市為了吸引人才，紛紛降低了落戶門(mén)檻，有些城市甚至出臺(tái)了“在線辦理落戶”等服務(wù)，吸引人才力度之大可見(jiàn)一斑。對(duì)于人口已經(jīng)趨于飽和、控制人口增長(zhǎng)數(shù)量的城市，戶籍政策往往嚴(yán)格，落戶到這些城市非常困難。在我國(guó)以北上廣等一線城市為代表，這些城市經(jīng)濟(jì)發(fā)展水平高、人口密集、城市規(guī)模巨大，已經(jīng)達(dá)到了人口承載的上限，因此不再具有吸引更多人落戶的需求，落戶門(mén)檻非常高。

以上幾項(xiàng)業(yè)務(wù)是高校戶籍室的基本業(yè)務(wù)。不同高校會(huì)在其他業(yè)務(wù)方面有細(xì)微差別，例如有些高校戶籍室還承擔(dān)辦理校園流動(dòng)人口居住證的職能，但以上幾項(xiàng)是最基本的業(yè)務(wù)。

二、高校戶籍管理方式存在的問(wèn)題

高校戶籍管理方式以傳統(tǒng)的紙質(zhì)化和人工化管理方式為主。戶籍檔案存放在專門(mén)的檔案柜中，戶籍管理人員一般按照學(xué)生的入校年限進(jìn)行分類，按照學(xué)生學(xué)號(hào)順序進(jìn)行排列，這樣有利于條理化管理，防止出現(xiàn)管理混亂。但是紙質(zhì)化管理的弊端還是很明顯的，比如對(duì)于學(xué)生借用戶籍卡的情況，學(xué)生填寫(xiě)借條，用借條換取戶籍卡。但這樣做有一個(gè)漏洞，由于借條不具有強(qiáng)制性，許多學(xué)生借用后不再歸還，造成戶籍卡脫離戶籍室管理的問(wèn)題。

這種問(wèn)題在畢業(yè)時(shí)候會(huì)體現(xiàn)出來(lái)，學(xué)生戶口需要遷往外地的，需要用戶籍卡換取遷移證，但是借戶口卡未還的學(xué)生沒(méi)有及時(shí)換取遷移證就會(huì)因此影響派遣，造成不必要的麻煩。紙質(zhì)化管理的弊端還體現(xiàn)教職工落戶上，戶籍室給教職工或?qū)W生開(kāi)出落戶介紹信后，后者在派出所拿到戶籍卡后沒(méi)有交到戶籍室而是自己攜帶，戶籍室就不好掌握他們的戶籍狀況。如果發(fā)生自己丟失戶籍卡的情況，為了撇清自己的責(zé)任，抓住戶籍室無(wú)法證明自己丟失戶籍卡的證據(jù)，將丟失戶籍卡的責(zé)任推到戶籍室身上，讓?xiě)艏医o自己重新開(kāi)介紹信補(bǔ)辦，戶籍室百口莫辯，就算知道不是自己的責(zé)任，也不得不重新開(kāi)介紹信補(bǔ)辦。這種情況就產(chǎn)生了戶籍卡丟失歸責(zé)不明確的問(wèn)題。

此外，這種管理方式在畢業(yè)生戶籍派遣時(shí)也會(huì)產(chǎn)生很多問(wèn)題。畢業(yè)生派遣時(shí)間緊、任務(wù)重，給戶籍室造成了巨大的工作壓力。畢業(yè)生集中在某一時(shí)間段辦理戶口業(yè)務(wù)，容易造成戶口卡錯(cuò)拿、漏拿以及遺失等問(wèn)題，這些問(wèn)題最終又會(huì)導(dǎo)致戶籍室和學(xué)生責(zé)任承擔(dān)不明確的問(wèn)題，影響戶籍室和學(xué)生之間的關(guān)系，有損戶籍室乃至保衛(wèi)處在師生心目中的口碑。

三、戶籍管理模式的改革

傳統(tǒng)的戶籍管理模式因?yàn)榇嬖诠芾沓杀靖?、歸責(zé)不明確、管理漏洞多、管理事故發(fā)生率較高等問(wèn)題，必須對(duì)現(xiàn)有的戶籍管理模式進(jìn)行改革。個(gè)人認(rèn)為，應(yīng)當(dāng)從管理理念入手，根本上對(duì)戶籍管理體制進(jìn)行改革，只有這樣才能適應(yīng)時(shí)代發(fā)展的需要。

現(xiàn)有的高校戶籍管理理念是以管理為主，服務(wù)是管理職能的延伸。但是隨著時(shí)代的發(fā)展，對(duì)服務(wù)職能要求的不斷提高，這一理念應(yīng)當(dāng)改變，戶籍室應(yīng)當(dāng)更多地提供服務(wù)職能，管理職能可以適當(dāng)弱化。戶籍檔案管理的主體可以由戶籍室轉(zhuǎn)變?yōu)閷W(xué)生和教職工，從委托戶籍室代管變?yōu)樽詭ё怨堋?/p>

這一轉(zhuǎn)變具有重大意義：第一，它大大弱化了戶籍室的管理職能，強(qiáng)化了教職工和學(xué)生的主體地位；第二，它大大方便了師生員工使用戶籍卡，不需要再到戶籍室辦理借用戶籍卡手續(xù)；第三，它明確了戶籍室和師生員工之間的責(zé)任?！白詭ё怨堋币馕吨鴳艏ǖ谋９茇?zé)任由師生員工自己承擔(dān)，戶籍室不再具有保管責(zé)任。一旦戶籍卡丟失，責(zé)任將非常明確地歸于師生員工個(gè)人，與戶籍室無(wú)關(guān)。如果這一轉(zhuǎn)變能夠?qū)崿F(xiàn)，戶籍室將大大減輕管理負(fù)擔(dān)，將主要精力放在履行服務(wù)職能、提升服務(wù)水平上。提升服務(wù)水平應(yīng)當(dāng)從以下幾個(gè)方面進(jìn)行：

建立戶籍業(yè)務(wù)辦理預(yù)約制度。一般情況下，學(xué)生和教職工在戶籍室上班時(shí)間前來(lái)辦理業(yè)務(wù)，不會(huì)產(chǎn)生因時(shí)間問(wèn)題無(wú)法辦理業(yè)務(wù)的情形。戶籍室工作人員作為教職工，也享有寒暑假的權(quán)利。但是每當(dāng)寒暑假期間，總會(huì)有一部分教職工和學(xué)生因時(shí)間安排不合理或有突發(fā)事由等原因前來(lái)辦理戶籍業(yè)務(wù)，這種情況下，如果高校戶籍室人員在校內(nèi)居住，還是可以給他們辦理的。但是如果工作人員居住的地方離學(xué)校很遠(yuǎn)或者在外地度假，這種情形下就無(wú)法辦理。除非等到戶籍室工作人員開(kāi)學(xué)或回校才能辦理。這樣對(duì)辦理業(yè)務(wù)的人來(lái)說(shuō)非常不利，因?yàn)樗麄冝k理戶籍業(yè)務(wù)肯定是有辦理其他緊急業(yè)務(wù)的需要，這才會(huì)在假期辦理。如果不能及時(shí)辦理，會(huì)耽誤他們辦理其他業(yè)務(wù)。因此，建立戶籍業(yè)務(wù)預(yù)約制度就很有必要。具體的做法是通過(guò)設(shè)置一個(gè)戶籍業(yè)務(wù)辦理預(yù)約平臺(tái)軟件，讓學(xué)生和教職工下載安裝。如果要辦理相關(guān)業(yè)務(wù)，可登陸平臺(tái)填寫(xiě)個(gè)人信息和辦理事項(xiàng)，戶籍工作人員在后臺(tái)收到之后回復(fù)申請(qǐng)人具體的辦理時(shí)間。這樣就解決了戶籍工作人員和申請(qǐng)人之間時(shí)間不對(duì)稱的問(wèn)題，避免了后者白跑路和耽誤辦理個(gè)人業(yè)務(wù)。

建立電子戶籍信息檔案。把戶口在學(xué)校的學(xué)生和教職工的信息錄入電腦，建立電子戶籍信息，如果發(fā)生借用戶籍卡、戶口遷出學(xué)校等戶籍信息變動(dòng)事項(xiàng)，戶籍工作人員可以第一時(shí)間在電腦上予以備注，讓?xiě)艏疇顟B(tài)及時(shí)更新，使戶籍狀態(tài)與戶籍信息一致，避免兩者不同步、不一致。這種做法有兩點(diǎn)好處：第一，建立電子戶籍信息檔案也方便歷史記錄查詢。學(xué)生和教職工要查閱自己的戶籍狀態(tài)，只要輸入姓名或?qū)W號(hào)即可查詢；第二，可以明確戶籍管理責(zé)任。戶籍卡被學(xué)生或教工借走一直未還，如果不慎丟失，到戶籍室詢問(wèn)，戶籍管理人員查詢之后即可明確告訴其戶籍檔案已經(jīng)被本人借走，從而證明戶籍室沒(méi)有責(zé)任。

隨著戶口遷移越來(lái)越方便，高校戶籍管理方式必須與時(shí)俱進(jìn)，由之前管理戶籍檔案為主轉(zhuǎn)變?yōu)橐蕴峁艏k理服務(wù)為主，從而根本上改革戶籍室的職能，更好地服務(wù)廣大師生員工。

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【作者簡(jiǎn)介】

馮 康，任職西北政法大學(xué)，從事戶籍管理工作.