試論檔案管理基礎(chǔ)工作在現(xiàn)代檔案管理中的作用

李穎嫻

【摘要】隨著科學(xué)技術(shù)不斷進步，計算機得到廣泛的普及。而計算機的方便會計也給人們?nèi)粘９ぷ魃顜チ撕艽蟮谋憷?。而同時，在基于計算機進行現(xiàn)代檔案管理工作中，需要從多個方面來進行作出努力，從而保證在檔案的錄入等方面不會存在著一些不必要的問題。而本文主要是針對檔案管理的基礎(chǔ)性工作，來分析它們在現(xiàn)代檔案管理中的作用。

【關(guān)鍵詞】檔案管理;基礎(chǔ)工作;現(xiàn)代檔案管理;作用

隨著社會不斷發(fā)展，社會信息越來越煩雜越來越多，這對于社會按照順序健康和諧發(fā)展起著十分不利的阻礙作用。因此，這就要求社會各個部門都要針對信息進行有選擇的甄別和篩選，將自己需要的重要新興整理成檔案進行保管，而不需要的信息可以經(jīng)過徹底性毀壞之后進行處理。這就提出在社會發(fā)展的現(xiàn)階段中，檔案管理工作的重要性。而隨著社會科學(xué)技術(shù)不斷發(fā)展，檔案管理也開始邁向現(xiàn)代化。但即使在現(xiàn)代化的檔案管理工作中，檔案管理的基礎(chǔ)工作都是十分重要引人注目的。而經(jīng)過筆者的整理分析，檔案管理基礎(chǔ)工作具有以下幾個方面的突出作用：

一、采用符合要求的檔案整理方法

要想在以后的工作中節(jié)省查詢檔案等工作的時間，這就要求我們在日常的檔案整理過程中，嚴(yán)格按照標(biāo)準(zhǔn)和要求來進行檔案的整理，也就是在相關(guān)信息的篩選、整理、錄入以及保管等多個方面的檔案管理基礎(chǔ)工作都要符合規(guī)定的要求和規(guī)格來進行。

（一）針對目前已經(jīng)整理好的檔案進行重新整理，就需要對檔案全部信息進行大體的掌握

因為一般檔案館在長時間內(nèi)只負責(zé)對檔案進行分類存放和保管，而對于檔案中的內(nèi)容并不進行分析和整理。這就導(dǎo)致許多部門在進行檔案選擇使用時，會發(fā)現(xiàn)存在著許多檔案的重復(fù)以及檔案內(nèi)的保存著的次要信息。因此，這就要求檔案館針對檔案先做好基礎(chǔ)的工作，再根據(jù)他的方向選擇如何保管。

（二）再次整理檔案中，要遵循相關(guān)規(guī)定進行整理

重新整理案卷，不可避免需要做一項工作就是將存在著一些聯(lián)系的文件組合在一起，然后根據(jù)內(nèi)容來重新進行編碼。這樣不僅可以正確的針對相關(guān)信息做出甄別和篩選，同時還能對檔案進行科學(xué)的整理和管理，并為后來檔案的查詢和分析提供了便利。

（三）采用計算機進行檔案整理

隨著社會不斷發(fā)展，諸如計算機此類的高科技產(chǎn)品得到大范圍的普及。并且計算機的使用簡化了人們的日常工作方式，所以在整理檔案時也可以采用計算機進行只能錄入，從而減少日常工作量。然而國家在利用計算機整理檔案方面頒布的《規(guī)則》是在1986年提出的，而科學(xué)技術(shù)日新月異，這就要求每個檔案館根據(jù)自己館內(nèi)的計算機技術(shù)水平以及具體的情況，再根據(jù)《規(guī)則》來制定利用計算機整理檔案的具體規(guī)劃。

（四）標(biāo)明正確的分類號來保證搜索結(jié)果的正確性

檔案館通圖書館的具體工作方式大致無異，也是需要相關(guān)使用者在檔案館的計算機檢索系統(tǒng)中來查找自己所需要的檔案。這時，就需要檔案館的工作人員在進行檔案整理的時候，標(biāo)明正確的分類號以及題目，使得兩者相互搭配，從而減少搜索結(jié)果中的錯誤率。

二、推進檔案管理現(xiàn)代化的步伐

在檔案管理基礎(chǔ)工作中，計算機數(shù)據(jù)的準(zhǔn)備工作是一個極花費時間以及需要大量人力的工作過程。并且需要使用一整套規(guī)范化和科學(xué)化的工作程序與方法，來進一步促進檔案管理工作現(xiàn)代化的進程。在著錄工作中只要掌握了以下重點便基本可以取得著錄工作“多”、“快”、“好”兼而有之的效果：

（一）轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的檔案管理模式，把實體管理變?yōu)樾畔⒐芾?/p>

傳統(tǒng)的檔案管理，就是以紙質(zhì)、照片、錄音、錄像等載體作為檔案管理的實體，以手工操作為主完成檔案的管理過程。因為存儲量大，檔案管理部門不能對已經(jīng)歸檔的檔案材料，進行信息的提煉和加工處理，使得許多檔案信息資源被閑置甚至浪費。隨著現(xiàn)代化管理技術(shù)和設(shè)備的引進，特別是計算機、多媒體等技術(shù)的發(fā)展為檔案管理的現(xiàn)代化提供了良好的的客觀環(huán)境，也使傳統(tǒng)的檔案管理模式面臨著新的挑戰(zhàn)。當(dāng)前，檔案管理工作的重點也應(yīng)適應(yīng)數(shù)字化管理的需要，從實體檔案管理轉(zhuǎn)變?yōu)閷π畔①Y源的管理，以信息為管理對象，對形成的各種門類的檔案進行數(shù)字化加工，利用現(xiàn)代化技術(shù)手段對檔案信息資源進行管理。經(jīng)過信息化的檔案資源是可重復(fù)、多平臺利用的信息資源。檔案資源只有通過信息化、才能真正實現(xiàn)檔案資源信息的價值和使用價值，它能為經(jīng)濟發(fā)展、科技進步、社會繁榮等諸多領(lǐng)域提供更全面、更高效、更快捷的服務(wù);還能創(chuàng)造最佳的社會效益和經(jīng)濟效益，使之真正成為未來信息社會國民經(jīng)濟和社會發(fā)展的寶貴戰(zhàn)略資源。

（二）應(yīng)建立有效的文件檔案管理計算機信息系統(tǒng)，充分、合理、安全地使用電子檔案

要實現(xiàn)檔案信息化，就必須建立有效的文件檔案管理計算機信息系統(tǒng)。為此，人們要做好以下幾項工作：首先，改進和規(guī)范在應(yīng)用計算機條件下文件檔案管理工作流程，使之適應(yīng)檔案熔化管理的需要;其次，依據(jù)文件處理流程來進行檔案信息化系統(tǒng)軟件功能設(shè)計;再次，在信息系統(tǒng)中建立完善的內(nèi)部控制制度，確保檔案的安全。

另外，在電子檔案使用過程中，我們也應(yīng)注意到兩個問題：一個是電子檔案安全性問題。因為計算機網(wǎng)絡(luò)化的快速發(fā)展，如何在網(wǎng)絡(luò)下防范計算機病毒以及黑客的攻擊，確保電子檔案的安全引起我們的高度注意。二是電子檔案的真實性問題。在實際工作中，由于存在著不符合規(guī)范和程序的工作方式，從而影響了檔案的完整性、可靠性，進而影響了檔案的真實性。

三、結(jié)語

在當(dāng)代信息化迅速發(fā)展的今天，在加強檔案管理工作時，要根據(jù)檔案自身的特點，不僅要注重硬件建設(shè)，充分利用計算機技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，更要注重軟件建設(shè)，建立健全電子文件及電子資料管理制度，提高電子文件制作及電子檔案管理人員的素質(zhì)，不斷加強各個環(huán)節(jié)的溝通、管理。只有這樣，才能順應(yīng)時代的發(fā)展，準(zhǔn)確、快速地向社會提供有利的信息資源，最終做到既能節(jié)約開發(fā)資源，又能提升信息時代檔案管理的層次和工作效率。