事業(yè)單位數(shù)字化檔案管理優(yōu)化對策

劉春生

【摘要】隨著社會的快速發(fā)展，人們的各項工作的進(jìn)行都離不開信息化與數(shù)字化。計算機(jī)技術(shù)的不斷提高，為檔案管理工作帶來了極大的便利，不僅能提高工作效率和檔案的利用率，還能優(yōu)化工作流程，促使檔案管理工作更加完善。目前，事業(yè)單位數(shù)字化檔案管理還存在一些問題，數(shù)字化和信息化還有待普及推廣。因此，本文先論述了事業(yè)單位數(shù)字化檔案管理的意義，然后分析了其現(xiàn)狀，最后給出了相關(guān)的優(yōu)化對策，希望能為事業(yè)單位完善提供些許幫助。

【關(guān)鍵詞】事業(yè)單位數(shù)字化檔案 檔案管理 優(yōu)化工作及其對策

一個組織或者一個單位的核心資料就是檔案，是不可缺少的。檔案上所含有的信息內(nèi)容是對組織或者單位的工作運(yùn)行及發(fā)展都有一定的促進(jìn)作用，為單位內(nèi)部提供有效的信息資源加以利用。但是傳統(tǒng)意義上的檔案管理已經(jīng)無法適應(yīng)現(xiàn)代化社會的發(fā)展要求，不能滿足新時代的管理需求，所以事業(yè)單位的檔案管理必須不斷加強(qiáng)數(shù)字化程度。

一、數(shù)字化管理的現(xiàn)狀以及意義

（一）檔案管理沒有實現(xiàn)現(xiàn)代化，檢索效率不高

現(xiàn)在事業(yè)單位的檔案管理存在的最大的問題，就是沒有實現(xiàn)辦公現(xiàn)代化，這一點主要體現(xiàn)在辦公的用具上，還是以前檔案管理的傳統(tǒng)工具，使用起來沒有現(xiàn)代化的工具方便快捷，所以會造成如今的檔案檢索速度無法滿足當(dāng)今社會的需求。甚至還有個別事業(yè)單位在檔案室內(nèi)堆雜物，因陋就簡，也沒有相應(yīng)的防潮、防火或防盜等措施。而對于檔案的調(diào)閱與查訪卻沒有更好地運(yùn)用現(xiàn)代化手段，影響了事業(yè)單位檔案的安全與完整。另外，事業(yè)單位沒能充分發(fā)揮檔案的作用，僅僅只限于檔案的管理層面，不注重信息資源的現(xiàn)代化開放，從而忽視了對檔案資料的有效利用。如今計算機(jī)的普及，基本上人的工作、生活都離不開計算機(jī)，因為計算機(jī)高速度的工作效率，傳統(tǒng)的檔案管理方法和計算機(jī)比較的話，就會出現(xiàn)太多的弊端。如：查找速度緩慢、查找數(shù)據(jù)不精確、信息資源太多，無法容納等。再加上人力檢索信息的局限性，所以大大降低了事業(yè)單位檔案管理的工作效率。

（二）數(shù)字化檔案管理的意義

事業(yè)單位各部門運(yùn)轉(zhuǎn)工作都是為了完成一個目標(biāo)，完成一個工作，那么檔案管理部門負(fù)責(zé)的主要就是整個事業(yè)單位的核心資料，如果能夠?qū)n案管理進(jìn)行數(shù)字化的話，那么整個事業(yè)單位的工作效率都會上升。采用數(shù)字化檔案管理，檔案信息的整理和儲存都向電子化轉(zhuǎn)變，縮小了檔案的占地空間，整理歸納將會更有序合理，不僅能提高工作的效率和準(zhǔn)確度，減少人工工作的錯誤和誤差，還能節(jié)約資源，使單位經(jīng)費(fèi)能傳統(tǒng)的人工管理檔案的工作模式，沒有數(shù)字化檔案管理模式般方便快捷，顯得整個工作過程當(dāng)中會有很多冗余的時間，而如果將這些時間投入到其他工作當(dāng)中去，那么工作效果肯定會事半功倍吧。由于檔案大多以紙質(zhì)形式保存，除了會占用更多的場地外，工作人員查詢檔案也會十分困難，有的檔案可能由于儲存不當(dāng)或其他不可抗因素而造成毀損、丟失，影響事業(yè)單位工作的正常進(jìn)行。而數(shù)字化的檔案管理依賴于現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)，集便捷性、高效性、環(huán)保性于一體，檔案的搜集整理都由專門的工作軟件完成，不僅效率高，且誤差小，避免了重復(fù)工作，大大提高了辦公效率。檔案的搜集需要耗費(fèi)大量的人力物力財力，同時信息的準(zhǔn)確性也不高：檔案的整理和歸納則需要工作人員投入大量精力，倘若在工作中出現(xiàn)錯誤，往往需要耗費(fèi)更多的時間來彌補(bǔ)，不僅工作效率低下，也容易影響工作人員的積極性，而消極的情緒被帶入到工作中來的時候，那么工作效率肯定是不高的。

（三）數(shù)字化檔案管理可以提高檔案信息的利用率

傳統(tǒng)模式的檔案管理，對于人們當(dāng)前工作的需要，已經(jīng)遠(yuǎn)遠(yuǎn)不能滿足了?，F(xiàn)在人們工作常常需要去不同的地方出差，如果是工作中需要一些重要的文件，還必須得自己走到哪帶到哪，很是不方便。這種操作不僅不利于簡便出行，也不利于工作途中全身心地投入到工作中，在一定程度上限制了工作人員的工作發(fā)揮。而采用數(shù)字化的檔案管理的話，只需要一個軟件管理好自己所需的檔案，在需要的時候只需要登錄就可以獲取，比傳統(tǒng)上的檔案管理方便了很多。像如今越來越多的人喜歡用百度網(wǎng)盤、騰訊網(wǎng)盤等，這些都是在將數(shù)字化應(yīng)用到檔案管理的體現(xiàn)。

二、事業(yè)單位優(yōu)化數(shù)字化檔案管理決策

（一）打造完善的單位數(shù)字化檔案管理體系

數(shù)字化、信息化在如今社會中普及，已經(jīng)迫使各個領(lǐng)域內(nèi)的傳統(tǒng)模式正在淘汰，被新興起的數(shù)字化等快速發(fā)展化所代替。那么，從這個趨勢來看的話，檔案管理的數(shù)字化也是日后檔案管理發(fā)展的必然之勢。所以，一個事業(yè)單位如果想要一個有秩序的工環(huán)境和高效率的工作，在數(shù)字化檔案管理就必須有一個完善、功能俱全的管理體系，以有效地實現(xiàn)信息資源的共享、更好地將信息資源轉(zhuǎn)換到社會中去服務(wù)社會、服務(wù)社會。在這個制定統(tǒng)一的管理體系，需要做到的是，事業(yè)單位的一切決定都應(yīng)該全員達(dá)成一致以后才可以實施，同時，對于大量需要整理和儲存的資料，應(yīng)該采取雙服務(wù)器的備份方案。對于不同性質(zhì)的檔案資料，應(yīng)該設(shè)置不同的機(jī)密等級并做好相應(yīng)的保密工作。讓檔案管理人員對檔案管理工作的性質(zhì)有一個很清晰的認(rèn)識，培養(yǎng)管理人員的工作態(tài)度，以此來保證檔案管理工作的嚴(yán)謹(jǐn)性。還應(yīng)該隨時保持預(yù)備狀態(tài)，防止生活中普通的意外發(fā)生，能夠讓管理工作平安順利的進(jìn)行。

（二）培養(yǎng)管理人員的工作素質(zhì)

事業(yè)單位所招聘的管理工作人員應(yīng)該具有全方面都良好的素質(zhì)，這樣才可以保證工作的質(zhì)量一直都不掉線。在招聘新員工的時候，最主要的考察工作人員對檔案管理有沒有專業(yè)的知識素養(yǎng)，對待檔案管理工作的認(rèn)知度有多少;對于老員工的話，要建立一個嚴(yán)格的獎懲制度，要進(jìn)行定期的專業(yè)素質(zhì)培養(yǎng)，在學(xué)習(xí)的過程中，不斷地對工作人員進(jìn)行激勵、鼓勵，除了對工作專業(yè)方面的培養(yǎng)，還可以進(jìn)行一點服務(wù)行業(yè)的培養(yǎng)，以利于工作人員在進(jìn)行管理工作的時候還可以強(qiáng)化服務(wù)意識，提高管理人員的服務(wù)水平，促進(jìn)形成和諧融洽的工作環(huán)境。

（三）完善檔案管理的安全保密制度

可以讓人利用的信息資源肯定會存在一部分有著一定的保密要求，假設(shè)其中的信息泄露了以后很有可能會對信息的使用者造成經(jīng)濟(jì)或者人身上的安全隱患，所以，為了保障信息使用者能夠安全地使用，第一要要求工作人員對待工作的嚴(yán)謹(jǐn)性;第二要求檔案部門必須要擁有良好的保密機(jī)制，在平時對辦公設(shè)備進(jìn)行定期的檢查和維護(hù)，發(fā)現(xiàn)絲毫隱患要及時進(jìn)行修復(fù)處理，對及其重要的信息資料進(jìn)行特殊的保護(hù)。

三、結(jié)語

現(xiàn)代信息化的普及，讓如今的人已經(jīng)滿足于快節(jié)奏的生活和工作方式，現(xiàn)代社會生活離不開檔案，事業(yè)單位必須提高認(rèn)識，采取科學(xué)合理的檔案管理方式，提高檔案的利用率、保證檔案的安全性，才能使單位得到長足發(fā)展，成為合格的服務(wù)型單位。