高校檔案工作信息化管理的有效策略

摘 要：檔案管理是高校綜合管理體系中的基本構(gòu)成，教育改革不斷深化且信息技術(shù)普遍適用性越發(fā)明顯時(shí)，高校檔案工作的開(kāi)展可以將信息化管理作為一個(gè)調(diào)整與優(yōu)化的方向。但也需要看到，現(xiàn)階段高校檔案管理狀況并不良好，想要實(shí)現(xiàn)信息化管理的目的目標(biāo)，并釋放出信息化管理的正向影響和價(jià)值也并不輕松。文章將對(duì)高校檔案管理現(xiàn)狀進(jìn)行分析，并就高校如何更為有效地進(jìn)行檔案信息化管理提出合理化建議。

關(guān)鍵詞：高校;信息化;檔案管理

互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代下，信息技術(shù)已經(jīng)被廣泛應(yīng)用到了各個(gè)領(lǐng)域，企事業(yè)單位組織常規(guī)管理活動(dòng)的開(kāi)展更是同互聯(lián)網(wǎng)進(jìn)行了有效融合。高校檔案管理工作的開(kāi)展也能可以對(duì)互聯(lián)網(wǎng)及信息技術(shù)進(jìn)行運(yùn)用，實(shí)行信息化的檔案管理更加是高校檔案工作開(kāi)展上的一個(gè)不錯(cuò)選擇。其不僅可以大為提升檔案管理的實(shí)際效率，更加可以促進(jìn)檔案管理在形式上與內(nèi)容上的創(chuàng)新。但很多高校對(duì)信息化檔案管理的進(jìn)行較為茫然，探尋出高校更好進(jìn)行檔案信息化管理的一般性策略也十分必要。

一、高校檔案管理現(xiàn)狀

整體上來(lái)看，高校檔案管理的平均水平與能力已經(jīng)有了一定程度提升，檔案管理作為高校常規(guī)管理中的基本構(gòu)成，其管理地位雖然沒(méi)有得到有效提升，但管理活動(dòng)開(kāi)展的受重視程度正在不斷增加。最近幾年時(shí)間里，檔案管理在內(nèi)的常規(guī)管理活動(dòng)創(chuàng)新開(kāi)展事宜得到了較多關(guān)注，信息技術(shù)越發(fā)成熟且應(yīng)用極為普遍下，檔案的信息化管理也成為了一種顯著趨勢(shì)，且在一般性的檔案工作開(kāi)展中，信息化管理所具備的優(yōu)勢(shì)也得到了越來(lái)越多的認(rèn)可。但高校檔案管理中依然存在著一些共性問(wèn)題，諸如檔案管理人員管理理念與能力相對(duì)不足、信息化管理實(shí)際進(jìn)程較為緩慢、檔案信息整合與利用程度較低等問(wèn)題長(zhǎng)期存在時(shí)，高校檔案信息化管理的現(xiàn)實(shí)壓力也相對(duì)較高。

二、高校檔案工作信息化管理的具體策略

（一）不斷提升檔案管理人員信息化管理意識(shí)與能力

高校檔案工作信息化管理的關(guān)鍵在于高校能否真正地認(rèn)同檔案信息化管理，特別是具體的檔案管理人員，其對(duì)檔案信息化管理的認(rèn)同程度，以及真實(shí)管理能力高低與否不僅會(huì)影響到檔案信息化管理進(jìn)程，更加會(huì)影響到檔案信息化管理實(shí)際成效。因此，高校更好地進(jìn)行檔案信息化管理首先要注重檔案信息化管理環(huán)境的營(yíng)造，在此基礎(chǔ)上，則要注重檔案管理人員管理理念的調(diào)整，使得檔案管理主體能夠認(rèn)同、接受并進(jìn)行具體的信息化管理嘗試。不僅如此，高校需要對(duì)檔案管理人員信息化管理能力進(jìn)行不斷培養(yǎng)，諸如開(kāi)展一些檔案信息化管理技能專(zhuān)項(xiàng)培訓(xùn)活動(dòng)，使得檔案管理主體能夠?qū)κ裁词切畔⒒芾恚约霸鯓舆M(jìn)行信息化管理等事宜形成較好認(rèn)識(shí)。在高校檔案管理人員幾倍了較強(qiáng)的信息化管理理念與信息化管理能力后，高校檔案信息化管理才能較為順利地進(jìn)行。

（二）增強(qiáng)資金檔案信息化管理相關(guān)投入與支持

傳統(tǒng)的檔案管理模式與方式方法之所以能夠被廣泛沿用與其本身對(duì)管理資源消耗較小有直接關(guān)聯(lián)，高校檔案的信息化管理需要較大成本與技術(shù)支持也成為了其全面實(shí)施的難點(diǎn)。為了更好地推動(dòng)高校檔案管理信息化程度的提升，高校需要增加檔案信息化管理相關(guān)的資金投入，增強(qiáng)對(duì)檔案信息化管理的支持。資金上的投入增加是高校檔案管理向信息化管理過(guò)渡的基礎(chǔ)性條件，購(gòu)買(mǎi)一些檔案信息化管理軟件也是檔案信息化管理能夠成為“現(xiàn)實(shí)”的必要保障。但單純的給予檔案信息化管理以資金投入和技術(shù)支持并不足夠，高校核心管理層需要在充分認(rèn)識(shí)到檔案信息化管理的基礎(chǔ)上，構(gòu)建出檔案信息化管理的基本規(guī)劃，有步驟地進(jìn)行檔案信息化管理嘗試，并幫助檔案管理主體克服、解決一些檔案信息化管理進(jìn)程中存在的問(wèn)題。

（三）大數(shù)據(jù)理念下進(jìn)行檔案信息化管理平臺(tái)建設(shè)

高校進(jìn)行檔案的信息化管理主要是將信息化管理的優(yōu)勢(shì)發(fā)揮出來(lái)，特別是要將信息技術(shù)的優(yōu)勢(shì)轉(zhuǎn)化為檔案管理的優(yōu)勢(shì)。信息技術(shù)不斷成熟下，大數(shù)據(jù)理念越發(fā)深入人心，在大數(shù)據(jù)理念影響和驅(qū)動(dòng)下，高校檔案的信息化管理可以考慮構(gòu)建專(zhuān)門(mén)的信息化管理平臺(tái)。信息化管理平臺(tái)的存在能夠真正實(shí)現(xiàn)高校檔案管理在形式上的創(chuàng)新，傳統(tǒng)模式下較為零散的檔案管理工作在開(kāi)展上也能夠集中在信息化管理平臺(tái)上進(jìn)行。此外，檔案的信息化管理程度不斷提升后，數(shù)字檔案會(huì)成為高校檔案管理工作開(kāi)展中不可忽視的一個(gè)重要層面，檔案歸集工作以及檔案信息的變更等在信息化管理平臺(tái)上進(jìn)行也可以大為提升高校檔案管理實(shí)際效率。伴隨著檔案信息化管理平臺(tái)運(yùn)轉(zhuǎn)的越發(fā)良好，高校在檔案信息化管理上得主動(dòng)性?xún)?yōu)勢(shì)也能夠越發(fā)增強(qiáng)，檔案信息化管理效率更加可以不斷提升。

三、結(jié)語(yǔ)

高校檔案工作信息化管理是一種明顯趨勢(shì)，北京、上海等地的某些高校已經(jīng)進(jìn)行了信息化的檔案管理嘗試，且取得了不錯(cuò)成效。其它高校在檔案信息化管理嘗試進(jìn)程中可以對(duì)相關(guān)經(jīng)驗(yàn)進(jìn)行適當(dāng)借鑒，但更多的需要從自身檔案管理實(shí)際出發(fā)，并探尋出自身檔案管理活動(dòng)開(kāi)展同信息化技術(shù)融合的切入點(diǎn)。在具體的信息化管理嘗試中，高校領(lǐng)導(dǎo)層以及檔案管理主體也要積極地對(duì)檔案信息化管理事宜進(jìn)行審視，不斷地進(jìn)行信息化管理調(diào)整，借此將檔案信息化管理的優(yōu)勢(shì)逐漸釋放出來(lái)。

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作者簡(jiǎn)介：龍潔（1985.01- ），女，漢族，湖南湘潭人，本科，初級(jí)，研究方向：檔案系列。