民辦高校二級(jí)學(xué)院教務(wù)秘書工作的現(xiàn)狀及思考

張亞紅

摘 要：教務(wù)秘書工作是銜接上下層信息傳達(dá)的通道，也是對(duì)教育革新和推動(dòng)教育水平的重要支柱。教務(wù)秘書服務(wù)于二級(jí)學(xué)院管理層，還服務(wù)于教師團(tuán)隊(duì)，對(duì)學(xué)生也有服務(wù)義務(wù)，是高校教學(xué)活動(dòng)的重要參與者。文章將對(duì)民辦高校二級(jí)學(xué)院教務(wù)秘書工作的現(xiàn)狀進(jìn)行分析和思考。

關(guān)鍵詞：教務(wù)秘書;現(xiàn)狀;思考

教務(wù)管理工作是高校教學(xué)工作的重要環(huán)節(jié)，對(duì)民辦高校教學(xué)改革起著至關(guān)重要的作用。作為教務(wù)管理的主體，高校二級(jí)學(xué)院教務(wù)秘書對(duì)提升教務(wù)管理質(zhì)量、完善教務(wù)無(wú)管理工作具有重要意義。因此，我們應(yīng)該發(fā)揮教務(wù)秘書的優(yōu)勢(shì)，認(rèn)識(shí)教務(wù)秘書工作的艱辛，積極引導(dǎo)教務(wù)秘書參加培訓(xùn)，健全教務(wù)秘書的待遇和激勵(lì)機(jī)制，這對(duì)高校二級(jí)學(xué)院的快速優(yōu)質(zhì)發(fā)展有著促進(jìn)意義。

一、民辦高校二級(jí)學(xué)院教務(wù)秘書工作的重要性

二級(jí)學(xué)院教務(wù)秘書首先起到傳遞信息的作用。對(duì)學(xué)院承擔(dān)傳達(dá)的作用，對(duì)其他部門起反饋信息的作用。在二級(jí)學(xué)院要負(fù)責(zé)制定一系列的教學(xué)計(jì)劃，掌握實(shí)施的進(jìn)度，而且要不斷的進(jìn)行總結(jié)和整理材料，及時(shí)向?qū)W院負(fù)責(zé)人及其他管理者進(jìn)行反饋。還要配合二級(jí)學(xué)院主管做好二級(jí)學(xué)院教學(xué)和發(fā)展的策劃工作，對(duì)學(xué)生的檔案、信息以及成績(jī)都要及時(shí)整理登記。民辦高校的教務(wù)秘書還要承擔(dān)學(xué)院的行政工作?？梢哉f(shuō)，教務(wù)秘書的工作是二級(jí)學(xué)院行政管理工作的催化劑，承擔(dān)著綜合性的工作。二級(jí)學(xué)院從上至下的工作都有教務(wù)秘書的參與，大到協(xié)助學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)策劃學(xué)院發(fā)展的前景和制度制定，小到課程表的安排和教學(xué)資料的整理，方方面面都是教務(wù)秘書的工作。由此可見(jiàn)，教務(wù)秘書工作在高校中的重要地位。

二、民辦高校二級(jí)學(xué)院教務(wù)秘書工作的現(xiàn)狀

（一）教務(wù)秘書自身工作的重要性認(rèn)識(shí)存在不足。教務(wù)秘書本身隸屬于教務(wù)管理部門，按照教務(wù)管理工作的制度，教務(wù)秘書起到連接的作用。對(duì)領(lǐng)導(dǎo)指令的傳達(dá)、對(duì)其他二級(jí)學(xué)院的協(xié)調(diào)、對(duì)本院課堂的安排和教師的排課等，都是由教務(wù)秘書完成，可見(jiàn)教務(wù)秘書涉及的環(huán)節(jié)多且復(fù)雜。而在職責(zé)劃分中并沒(méi)有詳細(xì)地將教務(wù)秘書的職責(zé)進(jìn)行劃分，很多學(xué)院將不管是不是教務(wù)秘書的工作都推給教務(wù)秘書，讓教務(wù)秘書感覺(jué)到自己就是“打雜工”，導(dǎo)致教務(wù)秘書對(duì)自身工作的重要性認(rèn)識(shí)存在不足。

（二）教務(wù)秘書工作不受學(xué)校重視，缺乏必需的崗位培訓(xùn)。高校的教務(wù)秘書人數(shù)有限，且其中部分人員是由其他崗位轉(zhuǎn)崗而來(lái)。部分高校對(duì)教學(xué)秘書認(rèn)識(shí)不足，對(duì)其工作支持不夠，使得教務(wù)秘書工作難以有效開(kāi)展。很多高校認(rèn)為教務(wù)秘書的工作就是“打雜”，只需要負(fù)責(zé)傳達(dá)和執(zhí)行，但在實(shí)際工作中，教務(wù)秘書需要協(xié)調(diào)的工作很多。剛接觸教務(wù)秘書工作的人員對(duì)二級(jí)學(xué)院教務(wù)工作中出現(xiàn)的問(wèn)題處理能力存在欠缺，主要原因是教務(wù)秘書缺乏專業(yè)的崗位培訓(xùn)，高校管理層認(rèn)為教務(wù)工作慢慢熟悉就掌握了。但實(shí)際上，使得教務(wù)秘書工作開(kāi)展較為困難，降低了工作效率，也大大降低了教務(wù)秘書的工作信心。

（三）教學(xué)秘書工作量大，待遇低，晉升機(jī)會(huì)少。教務(wù)秘書工作是一項(xiàng)多環(huán)節(jié)、上傳下達(dá)、部門協(xié)調(diào)的復(fù)雜工作。從工作量上看，教務(wù)秘書的工作量非常大，遠(yuǎn)遠(yuǎn)超過(guò)教師的工作量，但從待遇和職業(yè)評(píng)價(jià)看，在二級(jí)學(xué)院中卻處于底層，很容易讓教務(wù)秘書產(chǎn)生執(zhí)業(yè)疲倦感。教務(wù)秘書的晉升途徑也不明顯，不少教務(wù)秘書為了更好的前途發(fā)展選擇了其他崗位，使得教務(wù)秘書崗位流動(dòng)性增大，嚴(yán)重制約了二級(jí)學(xué)院教學(xué)工作的正?；?/p>

（四）教務(wù)秘書編制越來(lái)越匱乏。隨著民辦高校的不斷擴(kuò)招，生源逐年增多，大量的生源給教務(wù)秘書帶來(lái)了更多的教務(wù)工作。而反觀高校對(duì)教務(wù)人員的招聘和應(yīng)聘情況，人才非常稀缺，特別是這類工作的繁瑣性和勞動(dòng)強(qiáng)度，使得很少有對(duì)應(yīng)專業(yè)的人才來(lái)應(yīng)聘。因此，民辦高校在發(fā)展過(guò)程中也使得教務(wù)秘書的工作不斷加重，甚至超負(fù)荷工作。

三、民辦高校二級(jí)學(xué)院教務(wù)秘書工作的思考

（一）樹(shù)立正確的觀念。提高教務(wù)秘書工作的積極性和工作效率，首先要提高教務(wù)秘書自身的政治覺(jué)悟和理論水平。其次，民辦高校教務(wù)秘書的角色定位應(yīng)該得到領(lǐng)導(dǎo)層的肯定，學(xué)校要充分理解教務(wù)秘書工作的性質(zhì)，理解和包容教務(wù)工作的復(fù)雜和困難，預(yù)見(jiàn)性地提出問(wèn)題解決方案。教學(xué)秘書的工作不是可有可無(wú)的，也不是任何一個(gè)教師可以代替的。

（二）健全教務(wù)秘書管理體制，加強(qiáng)崗位培訓(xùn)力度。健全教務(wù)秘書管理機(jī)制對(duì)教務(wù)秘書的職業(yè)規(guī)劃引導(dǎo)和長(zhǎng)期任職有著至關(guān)重要的作用。首先，高校應(yīng)該建立健全激勵(lì)制度，教務(wù)秘書的能力和工作突出性都應(yīng)該被學(xué)?？隙?，不應(yīng)該僅將目光放在出錯(cuò)的工作當(dāng)中，要考慮教務(wù)秘書的生活和工作，不斷提升教務(wù)秘書的薪酬和補(bǔ)貼，激發(fā)教務(wù)秘書工作的積極性。其次，要提供職業(yè)性規(guī)劃競(jìng)爭(zhēng)，學(xué)校應(yīng)定期舉行教務(wù)秘書的評(píng)比，對(duì)于工作突出、成績(jī)優(yōu)異的教務(wù)秘書應(yīng)得到提拔，讓教務(wù)秘書看到自己職業(yè)的存在價(jià)值和關(guān)注度，對(duì)教務(wù)秘書的工作積極性有著明顯的促進(jìn)意義。

定期為教務(wù)秘書進(jìn)行培訓(xùn)，促進(jìn)教務(wù)秘書的專業(yè)知識(shí)和職業(yè)素養(yǎng)的提高，培養(yǎng)優(yōu)秀教學(xué)秘書團(tuán)隊(duì)。為教學(xué)秘書提供學(xué)習(xí)和進(jìn)步的機(jī)會(huì)，鼓勵(lì)教學(xué)秘書進(jìn)行學(xué)術(shù)研究，提高自身的知識(shí)水平和管理能力。這樣不但能夠減少教務(wù)秘書在工作中遇到問(wèn)題的“束手無(wú)策”，還能夠提高應(yīng)對(duì)和解決方法，增強(qiáng)二級(jí)學(xué)院教學(xué)工作的秩序性和優(yōu)質(zhì)性。

（三）不斷優(yōu)化教務(wù)工作職能，吸引專業(yè)人才。所謂“沒(méi)有梧桐樹(shù)，引不來(lái)金鳳凰”，民辦高校應(yīng)對(duì)二級(jí)學(xué)院教務(wù)工作不斷優(yōu)化，重視二級(jí)學(xué)院教務(wù)秘書的工作，為教務(wù)秘書提供未來(lái)的職業(yè)發(fā)展規(guī)劃和公平競(jìng)爭(zhēng)的有效平臺(tái)，不斷提高教務(wù)秘書的薪酬待遇，這樣才能吸引更多的教務(wù)管理專業(yè)人才。

四、結(jié)語(yǔ)

隨著民辦高校二級(jí)學(xué)院教務(wù)秘書工作的不斷增加，工作效率將影響二級(jí)學(xué)院教務(wù)工作秩序的正?；岣呓虅?wù)秘書的業(yè)務(wù)水平，首先應(yīng)該對(duì)教務(wù)秘書的工作予以肯定，并對(duì)教務(wù)秘書進(jìn)行不定期的培訓(xùn)。保持教務(wù)秘書團(tuán)隊(duì)的穩(wěn)定性對(duì)學(xué)院工作的開(kāi)展也非常關(guān)鍵，通過(guò)激勵(lì)來(lái)完善和體現(xiàn)教務(wù)秘書的價(jià)值，不斷為其提供升職空間，將為學(xué)校教學(xué)系統(tǒng)的正?；於ㄔ鷮?shí)的基礎(chǔ)。

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