探討電力企業(yè)文書檔案的保密管理

劉金婷

摘 要：在探討現(xiàn)階段所存在的文書檔案保密管理問題時，不能僅從檔案管理部門內部尋找原因，還需要從企業(yè)所特有的組織生態(tài)環(huán)境，以及各職能部門之間的協(xié)作中來尋找問題形成的根源，進而在全面質量管理路徑下來加強文書檔案的保密管理工作。為此，加強保密管理的措施為：黨風廉政建設下強化各部門主體意識、開展對相關人員的檔案保密工作培訓、制度創(chuàng)新技術輔助共促在線保密工作、企業(yè)紀檢部門組建檔案銷毀監(jiān)督小組。

關鍵詞：電力企業(yè);文書檔案;保密管理;措施

在電力企業(yè)內涵式建設進程中，需要重視企業(yè)文書檔案的保密工作。企業(yè)文書檔案承載著企業(yè)在經營管理中的諸多文本信息，這些信息不僅能作為企業(yè)各項工作開展的依據(jù)，還能通過檔案資源開發(fā)來探知企業(yè)未來的經營方向和經營計劃。隨著電力終端市場化改革的加速，因市場競爭格局的演變將使得企業(yè)文書檔案保密管理呈現(xiàn)出更加強烈的現(xiàn)實意義。筆者所在的電力企業(yè)具備完善的文書檔案保密管理制度，而且檔案管理人員也接受過系統(tǒng)的崗位能力訓練。因此，在探討現(xiàn)階段所存在的文書檔案保密管理問題時，不能僅從檔案管理部門內部尋找原因，還需要從企業(yè)所特有的組織生態(tài)環(huán)境，以及各職能部門之間的協(xié)作中來尋找問題形成的根源，進而在全面質量管理路徑下來加強文書檔案的保密管理工作。

一、電力企業(yè)文書檔案在保密管理中所存在的問題

圍繞著文書檔案管理的流程，以下將從三個環(huán)節(jié)來提出其中所存在的問題：

（一）文書檔案歸檔環(huán)節(jié)所存在的問題

企業(yè)文書檔案在形成之前首先需要對各類文書檔案信息進行歸檔，而各類文書檔案信息的形成又在于各職能部門的事項記錄和會議紀要。同時，企業(yè)決策層所主持召開的各類會議，對這些會議內容所進行的記錄則構成了文書檔案信息歸檔的重點。但在實際工作過程中筆者發(fā)現(xiàn)，部分文書檔案信息在由職能部門傳遞到檔案管理部門時已經存在著泄密的可能。如，部門會議紀要被無關人員閱讀。再如，關于企業(yè)決策的文本信息被有關人員口述傳播?？梢?，在文書檔案歸檔環(huán)節(jié)所產生的行為失范現(xiàn)象，將使得企業(yè)文書檔案保密管理陷入到系統(tǒng)性風險中。同時，也使得最后的泄密追責工作陷入困境。

（二）文書檔案查閱環(huán)節(jié)所存在的問題

根據(jù)筆者所在電力企業(yè)的文書檔案管理要求，一旦文書檔案歸檔之后若需查閱則需有上級領導的授權，或者查閱人本身具有查閱的權限。然而，隨著文書檔案電子化管理模式的建立，傳統(tǒng)線下查閱所可能檢驗查閱人身份和權限的工作流程，在線上虛擬環(huán)境下則變得難以是從。如不具備查閱資格的人員若獲得查閱檔案的賬號，便可以完成文書檔案的查閱和收集工作。而對此，檔案管理部門并無法在第一時間內進行保密工作處置。同時，文書檔案電子化后便意味著可以24小時查閱檔案信息，這也為保密工作處置帶來了嚴峻的挑戰(zhàn)。在當前的自媒體時代，由此而導致的企業(yè)文書檔案失密現(xiàn)象則更顯隱蔽。

（三）文書檔案銷毀環(huán)節(jié)所存在的問題

企業(yè)文書檔案在管理過程中還存在著檔案銷毀環(huán)節(jié)，銷毀對象不僅為紙質文本信息還為電子文本信息。目前在銷毀環(huán)節(jié)所存在的問題，主要由紙質文書檔案的銷毀為主要矛盾。這里的問題主要表現(xiàn)在：（1）銷毀不徹底，導致文書檔案中的關鍵詞、關鍵句仍能完整顯現(xiàn);（2）不進行銷毀，而是將廢棄的紙質文書檔案用于其它用途，如給孩子作草稿紙使用;（3）不進行銷毀，而是將廢棄的紙質文書檔案當做廢紙變賣。

二、加強電力企業(yè)文書檔案保密管理的著眼點

針對以上所暴露出的問題，在加強文書檔案保密管理時需要著眼于以下三個方面：

（一）著眼于落實主體責任

在文書檔案歸檔環(huán)節(jié)所存在問題，根源于電力企業(yè)部門職能化管理所帶來的封閉性所致。這種職能壁壘所帶來的封閉性，使得檔案管理部門難以對文書檔案的“流通”環(huán)節(jié)進行全程跟蹤管理，也無法對各職能部門當事人進行行為監(jiān)督。這就要求，電力企業(yè)應在制度層面落實各職能部門負責人的主體責任，有他牽頭來確保本部門文書檔案在歸檔過程中萬無一失。由于電力企業(yè)內部仍受到人際關系影響力的作用，而且涉及到敏感利益的文書檔案信息都可能對無關人員產生極大的誘惑力，所以在落實主體責任的同時加強組織內部的黨風廉政建設工作。

（二）著眼于強化流程管理

文書檔案的保密管理制度最終需落實在具體的實施流程中，面對文書檔案電子化管理的新局面，加強流程管理便需要從管理力度和制度創(chuàng)新中來展開。這里的重點應著眼于流程管理中的制度創(chuàng)新，即需要創(chuàng)新現(xiàn)有的查閱權限管理制度，來應對在線虛擬環(huán)境下的保密管理困局。從前面的問題部分可知，無權限人員可以獲得有權限人員的賬號來查閱文書檔案，那么這就構成了制度創(chuàng)新的問題導向。再者，文書檔案電子化管理后的查閱時間也需要根據(jù)電力企業(yè)的經營管理需要引入新的制度設計。由于線下文書檔案查閱能夠在特定的場所對查閱人進行身份核實，所以這里應以加強制度管理力度為主線。

（三）著眼于嚴格監(jiān)督機制

梳理目前所存在的相關文獻促使筆者感知到，諸多同行并未對文書檔案銷毀環(huán)節(jié)的保密工作引起重視。實則不然，隨著社會資本有資格進入到電力終端銷售市場經營，涉及到電力企業(yè)的基建規(guī)劃、經營戰(zhàn)略方向、人事變動等信息，都能為競爭對手所利用而對電力企業(yè)進行反制。因此，當前需要加強對該環(huán)節(jié)的監(jiān)督管理。事實表明，參與文書檔案銷毀的人員不宜成為文書檔案銷毀工作的監(jiān)督者，所以引入專門的監(jiān)督人員則成為必然。

三、加強電力企業(yè)文書檔案保密管理的措施

根據(jù)以上所述，加強電力企業(yè)文書檔案保密管理的措施可從以下四個方面來構建：

（一）黨風廉政建設下強化各部門主體意識

由于電力企業(yè)已經建立起了完備的文書檔案管理體系，所以這里應從各部門負責人和其他有關人員的主體意識入手，加強他們的文書檔案信息保密意識。電力企業(yè)應發(fā)揮自身的政治優(yōu)勢，在黨風廉政建設來促進各部門主體強化保密意識。其中，應重點發(fā)揮黨風廉政建設中的思想作風建設和工作作風建設，使他們提升黨性修養(yǎng)和面臨政治高壓態(tài)勢，在文書檔案信息保密環(huán)節(jié)不敢、不愿產生行為失范的后果。

（二）開展對相關人員的檔案保密工作培訓

隨著主體意識的加強，接下來便需要對各職能部門相關人員開展文書檔案保密工作培訓。筆者建議，對相關人員開展培訓的人員構成為：企業(yè)黨委書記、企業(yè)紀檢書記、檔案管理部門負責人。黨委書記主要從企業(yè)發(fā)展大局上，對各部門相關人員開展保密工作意識培訓，使他們明確自身的保密職責。紀檢書記主要從保密紀律條例實施細則上對其進行培訓，使他們明確因泄密所應承擔的責任。檔案管理部門負責人則從技術層面，具體就如何防止泄密進行流程管理上的講解。

（三）制度創(chuàng)新技術輔助共促在線保密工作

針對文書檔案電子化管理所帶來的新問題和新挑戰(zhàn)，則需要在制度創(chuàng)新和技術輔助等兩個方面共促在線保密工作的開展。制度創(chuàng)新的思路為，在落實主體責任的基礎上，對電子檔案查詢的開放時間限定在工作日內。有權限查閱電子檔案信息的人員，由檔案管理部門定期賦予其登陸密碼。技術輔助的思路為，只允許在企業(yè)局域網范圍內進行查閱，這樣就能對查詢人員的電腦網址進行鎖定，進而可以時時監(jiān)管。最后，具有權限的人員需與檔案管理部門、企業(yè)紀檢部門簽訂保密協(xié)議。

（四）企業(yè)紀檢部門組建檔案銷毀監(jiān)督小組

針對文書檔案的銷毀工作需要抓好兩個方面：第一，確認符合銷毀要求的文書檔案，這不僅需從時間上來確定，還需要從檔案內容上來確認;第二，確保銷毀的整個過程有專人進行現(xiàn)場監(jiān)督，并以拍照、錄視頻的方式作為監(jiān)督反饋結果。為此，企業(yè)紀檢部門應組建專門的檔案銷毀監(jiān)督小組，小組成員可以為紀檢部門兼職人員，針對每次的銷毀工作臨時抽調工作人員前往。最后，應雙方簽字確認銷毀工作的完畢。

四、結語

文章認為，在探討現(xiàn)階段所存在的文書檔案保密管理問題時，不能僅從檔案管理部門內部尋找原因，還需要從企業(yè)所特有的組織生態(tài)環(huán)境，以及各職能部門之間的協(xié)作中來尋找問題形成的根源。通過主題討論，加強保密管理的措施為：黨風廉政建設下強化各部門主體意識、開展對相關人員的檔案保密工作培訓、制度創(chuàng)新技術輔助共促在線保密工作、企業(yè)紀檢部門組建檔案銷毀監(jiān)督小組。

參考文獻

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