劉金婷
摘 要:在探討現(xiàn)階段所存在的文書(shū)檔案保密管理問(wèn)題時(shí),不能僅從檔案管理部門內(nèi)部尋找原因,還需要從企業(yè)所特有的組織生態(tài)環(huán)境,以及各職能部門之間的協(xié)作中來(lái)尋找問(wèn)題形成的根源,進(jìn)而在全面質(zhì)量管理路徑下來(lái)加強(qiáng)文書(shū)檔案的保密管理工作。為此,加強(qiáng)保密管理的措施為:黨風(fēng)廉政建設(shè)下強(qiáng)化各部門主體意識(shí)、開(kāi)展對(duì)相關(guān)人員的檔案保密工作培訓(xùn)、制度創(chuàng)新技術(shù)輔助共促在線保密工作、企業(yè)紀(jì)檢部門組建檔案銷毀監(jiān)督小組。
關(guān)鍵詞:電力企業(yè);文書(shū)檔案;保密管理;措施
在電力企業(yè)內(nèi)涵式建設(shè)進(jìn)程中,需要重視企業(yè)文書(shū)檔案的保密工作。企業(yè)文書(shū)檔案承載著企業(yè)在經(jīng)營(yíng)管理中的諸多文本信息,這些信息不僅能作為企業(yè)各項(xiàng)工作開(kāi)展的依據(jù),還能通過(guò)檔案資源開(kāi)發(fā)來(lái)探知企業(yè)未來(lái)的經(jīng)營(yíng)方向和經(jīng)營(yíng)計(jì)劃。隨著電力終端市場(chǎng)化改革的加速,因市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)格局的演變將使得企業(yè)文書(shū)檔案保密管理呈現(xiàn)出更加強(qiáng)烈的現(xiàn)實(shí)意義。筆者所在的電力企業(yè)具備完善的文書(shū)檔案保密管理制度,而且檔案管理人員也接受過(guò)系統(tǒng)的崗位能力訓(xùn)練。因此,在探討現(xiàn)階段所存在的文書(shū)檔案保密管理問(wèn)題時(shí),不能僅從檔案管理部門內(nèi)部尋找原因,還需要從企業(yè)所特有的組織生態(tài)環(huán)境,以及各職能部門之間的協(xié)作中來(lái)尋找問(wèn)題形成的根源,進(jìn)而在全面質(zhì)量管理路徑下來(lái)加強(qiáng)文書(shū)檔案的保密管理工作。
一、電力企業(yè)文書(shū)檔案在保密管理中所存在的問(wèn)題
圍繞著文書(shū)檔案管理的流程,以下將從三個(gè)環(huán)節(jié)來(lái)提出其中所存在的問(wèn)題:
(一)文書(shū)檔案歸檔環(huán)節(jié)所存在的問(wèn)題
企業(yè)文書(shū)檔案在形成之前首先需要對(duì)各類文書(shū)檔案信息進(jìn)行歸檔,而各類文書(shū)檔案信息的形成又在于各職能部門的事項(xiàng)記錄和會(huì)議紀(jì)要。同時(shí),企業(yè)決策層所主持召開(kāi)的各類會(huì)議,對(duì)這些會(huì)議內(nèi)容所進(jìn)行的記錄則構(gòu)成了文書(shū)檔案信息歸檔的重點(diǎn)。但在實(shí)際工作過(guò)程中筆者發(fā)現(xiàn),部分文書(shū)檔案信息在由職能部門傳遞到檔案管理部門時(shí)已經(jīng)存在著泄密的可能。如,部門會(huì)議紀(jì)要被無(wú)關(guān)人員閱讀。再如,關(guān)于企業(yè)決策的文本信息被有關(guān)人員口述傳播??梢?jiàn),在文書(shū)檔案歸檔環(huán)節(jié)所產(chǎn)生的行為失范現(xiàn)象,將使得企業(yè)文書(shū)檔案保密管理陷入到系統(tǒng)性風(fēng)險(xiǎn)中。同時(shí),也使得最后的泄密追責(zé)工作陷入困境。
(二)文書(shū)檔案查閱環(huán)節(jié)所存在的問(wèn)題
根據(jù)筆者所在電力企業(yè)的文書(shū)檔案管理要求,一旦文書(shū)檔案歸檔之后若需查閱則需有上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)的授權(quán),或者查閱人本身具有查閱的權(quán)限。然而,隨著文書(shū)檔案電子化管理模式的建立,傳統(tǒng)線下查閱所可能檢驗(yàn)查閱人身份和權(quán)限的工作流程,在線上虛擬環(huán)境下則變得難以是從。如不具備查閱資格的人員若獲得查閱檔案的賬號(hào),便可以完成文書(shū)檔案的查閱和收集工作。而對(duì)此,檔案管理部門并無(wú)法在第一時(shí)間內(nèi)進(jìn)行保密工作處置。同時(shí),文書(shū)檔案電子化后便意味著可以24小時(shí)查閱檔案信息,這也為保密工作處置帶來(lái)了嚴(yán)峻的挑戰(zhàn)。在當(dāng)前的自媒體時(shí)代,由此而導(dǎo)致的企業(yè)文書(shū)檔案失密現(xiàn)象則更顯隱蔽。
(三)文書(shū)檔案銷毀環(huán)節(jié)所存在的問(wèn)題
企業(yè)文書(shū)檔案在管理過(guò)程中還存在著檔案銷毀環(huán)節(jié),銷毀對(duì)象不僅為紙質(zhì)文本信息還為電子文本信息。目前在銷毀環(huán)節(jié)所存在的問(wèn)題,主要由紙質(zhì)文書(shū)檔案的銷毀為主要矛盾。這里的問(wèn)題主要表現(xiàn)在:(1)銷毀不徹底,導(dǎo)致文書(shū)檔案中的關(guān)鍵詞、關(guān)鍵句仍能完整顯現(xiàn);(2)不進(jìn)行銷毀,而是將廢棄的紙質(zhì)文書(shū)檔案用于其它用途,如給孩子作草稿紙使用;(3)不進(jìn)行銷毀,而是將廢棄的紙質(zhì)文書(shū)檔案當(dāng)做廢紙變賣。
二、加強(qiáng)電力企業(yè)文書(shū)檔案保密管理的著眼點(diǎn)
針對(duì)以上所暴露出的問(wèn)題,在加強(qiáng)文書(shū)檔案保密管理時(shí)需要著眼于以下三個(gè)方面:
(一)著眼于落實(shí)主體責(zé)任
在文書(shū)檔案歸檔環(huán)節(jié)所存在問(wèn)題,根源于電力企業(yè)部門職能化管理所帶來(lái)的封閉性所致。這種職能壁壘所帶來(lái)的封閉性,使得檔案管理部門難以對(duì)文書(shū)檔案的“流通”環(huán)節(jié)進(jìn)行全程跟蹤管理,也無(wú)法對(duì)各職能部門當(dāng)事人進(jìn)行行為監(jiān)督。這就要求,電力企業(yè)應(yīng)在制度層面落實(shí)各職能部門負(fù)責(zé)人的主體責(zé)任,有他牽頭來(lái)確保本部門文書(shū)檔案在歸檔過(guò)程中萬(wàn)無(wú)一失。由于電力企業(yè)內(nèi)部仍受到人際關(guān)系影響力的作用,而且涉及到敏感利益的文書(shū)檔案信息都可能對(duì)無(wú)關(guān)人員產(chǎn)生極大的誘惑力,所以在落實(shí)主體責(zé)任的同時(shí)加強(qiáng)組織內(nèi)部的黨風(fēng)廉政建設(shè)工作。
(二)著眼于強(qiáng)化流程管理
文書(shū)檔案的保密管理制度最終需落實(shí)在具體的實(shí)施流程中,面對(duì)文書(shū)檔案電子化管理的新局面,加強(qiáng)流程管理便需要從管理力度和制度創(chuàng)新中來(lái)展開(kāi)。這里的重點(diǎn)應(yīng)著眼于流程管理中的制度創(chuàng)新,即需要?jiǎng)?chuàng)新現(xiàn)有的查閱權(quán)限管理制度,來(lái)應(yīng)對(duì)在線虛擬環(huán)境下的保密管理困局。從前面的問(wèn)題部分可知,無(wú)權(quán)限人員可以獲得有權(quán)限人員的賬號(hào)來(lái)查閱文書(shū)檔案,那么這就構(gòu)成了制度創(chuàng)新的問(wèn)題導(dǎo)向。再者,文書(shū)檔案電子化管理后的查閱時(shí)間也需要根據(jù)電力企業(yè)的經(jīng)營(yíng)管理需要引入新的制度設(shè)計(jì)。由于線下文書(shū)檔案查閱能夠在特定的場(chǎng)所對(duì)查閱人進(jìn)行身份核實(shí),所以這里應(yīng)以加強(qiáng)制度管理力度為主線。
(三)著眼于嚴(yán)格監(jiān)督機(jī)制
梳理目前所存在的相關(guān)文獻(xiàn)促使筆者感知到,諸多同行并未對(duì)文書(shū)檔案銷毀環(huán)節(jié)的保密工作引起重視。實(shí)則不然,隨著社會(huì)資本有資格進(jìn)入到電力終端銷售市場(chǎng)經(jīng)營(yíng),涉及到電力企業(yè)的基建規(guī)劃、經(jīng)營(yíng)戰(zhàn)略方向、人事變動(dòng)等信息,都能為競(jìng)爭(zhēng)對(duì)手所利用而對(duì)電力企業(yè)進(jìn)行反制。因此,當(dāng)前需要加強(qiáng)對(duì)該環(huán)節(jié)的監(jiān)督管理。事實(shí)表明,參與文書(shū)檔案銷毀的人員不宜成為文書(shū)檔案銷毀工作的監(jiān)督者,所以引入專門的監(jiān)督人員則成為必然。
三、加強(qiáng)電力企業(yè)文書(shū)檔案保密管理的措施
根據(jù)以上所述,加強(qiáng)電力企業(yè)文書(shū)檔案保密管理的措施可從以下四個(gè)方面來(lái)構(gòu)建:
(一)黨風(fēng)廉政建設(shè)下強(qiáng)化各部門主體意識(shí)
由于電力企業(yè)已經(jīng)建立起了完備的文書(shū)檔案管理體系,所以這里應(yīng)從各部門負(fù)責(zé)人和其他有關(guān)人員的主體意識(shí)入手,加強(qiáng)他們的文書(shū)檔案信息保密意識(shí)。電力企業(yè)應(yīng)發(fā)揮自身的政治優(yōu)勢(shì),在黨風(fēng)廉政建設(shè)來(lái)促進(jìn)各部門主體強(qiáng)化保密意識(shí)。其中,應(yīng)重點(diǎn)發(fā)揮黨風(fēng)廉政建設(shè)中的思想作風(fēng)建設(shè)和工作作風(fēng)建設(shè),使他們提升黨性修養(yǎng)和面臨政治高壓態(tài)勢(shì),在文書(shū)檔案信息保密環(huán)節(jié)不敢、不愿產(chǎn)生行為失范的后果。
(二)開(kāi)展對(duì)相關(guān)人員的檔案保密工作培訓(xùn)
隨著主體意識(shí)的加強(qiáng),接下來(lái)便需要對(duì)各職能部門相關(guān)人員開(kāi)展文書(shū)檔案保密工作培訓(xùn)。筆者建議,對(duì)相關(guān)人員開(kāi)展培訓(xùn)的人員構(gòu)成為:企業(yè)黨委書(shū)記、企業(yè)紀(jì)檢書(shū)記、檔案管理部門負(fù)責(zé)人。黨委書(shū)記主要從企業(yè)發(fā)展大局上,對(duì)各部門相關(guān)人員開(kāi)展保密工作意識(shí)培訓(xùn),使他們明確自身的保密職責(zé)。紀(jì)檢書(shū)記主要從保密紀(jì)律條例實(shí)施細(xì)則上對(duì)其進(jìn)行培訓(xùn),使他們明確因泄密所應(yīng)承擔(dān)的責(zé)任。檔案管理部門負(fù)責(zé)人則從技術(shù)層面,具體就如何防止泄密進(jìn)行流程管理上的講解。
(三)制度創(chuàng)新技術(shù)輔助共促在線保密工作
針對(duì)文書(shū)檔案電子化管理所帶來(lái)的新問(wèn)題和新挑戰(zhàn),則需要在制度創(chuàng)新和技術(shù)輔助等兩個(gè)方面共促在線保密工作的開(kāi)展。制度創(chuàng)新的思路為,在落實(shí)主體責(zé)任的基礎(chǔ)上,對(duì)電子檔案查詢的開(kāi)放時(shí)間限定在工作日內(nèi)。有權(quán)限查閱電子檔案信息的人員,由檔案管理部門定期賦予其登陸密碼。技術(shù)輔助的思路為,只允許在企業(yè)局域網(wǎng)范圍內(nèi)進(jìn)行查閱,這樣就能對(duì)查詢?nèi)藛T的電腦網(wǎng)址進(jìn)行鎖定,進(jìn)而可以時(shí)時(shí)監(jiān)管。最后,具有權(quán)限的人員需與檔案管理部門、企業(yè)紀(jì)檢部門簽訂保密協(xié)議。
(四)企業(yè)紀(jì)檢部門組建檔案銷毀監(jiān)督小組
針對(duì)文書(shū)檔案的銷毀工作需要抓好兩個(gè)方面:第一,確認(rèn)符合銷毀要求的文書(shū)檔案,這不僅需從時(shí)間上來(lái)確定,還需要從檔案內(nèi)容上來(lái)確認(rèn);第二,確保銷毀的整個(gè)過(guò)程有專人進(jìn)行現(xiàn)場(chǎng)監(jiān)督,并以拍照、錄視頻的方式作為監(jiān)督反饋結(jié)果。為此,企業(yè)紀(jì)檢部門應(yīng)組建專門的檔案銷毀監(jiān)督小組,小組成員可以為紀(jì)檢部門兼職人員,針對(duì)每次的銷毀工作臨時(shí)抽調(diào)工作人員前往。最后,應(yīng)雙方簽字確認(rèn)銷毀工作的完畢。
四、結(jié)語(yǔ)
文章認(rèn)為,在探討現(xiàn)階段所存在的文書(shū)檔案保密管理問(wèn)題時(shí),不能僅從檔案管理部門內(nèi)部尋找原因,還需要從企業(yè)所特有的組織生態(tài)環(huán)境,以及各職能部門之間的協(xié)作中來(lái)尋找問(wèn)題形成的根源。通過(guò)主題討論,加強(qiáng)保密管理的措施為:黨風(fēng)廉政建設(shè)下強(qiáng)化各部門主體意識(shí)、開(kāi)展對(duì)相關(guān)人員的檔案保密工作培訓(xùn)、制度創(chuàng)新技術(shù)輔助共促在線保密工作、企業(yè)紀(jì)檢部門組建檔案銷毀監(jiān)督小組。
參考文獻(xiàn)
[1] 邱迎瑩.如何做好新形勢(shì)下企業(yè)文書(shū)檔案保密的管理工作[J].青年與社會(huì):上,2015(10).
[2] 寇楊.電力設(shè)計(jì)檔案管理存在的問(wèn)題及對(duì)策研究[J].工程與建設(shè),2011,25(01):142-144.
[3] 劉洋,張嵩,等.淺談電力企業(yè)文書(shū)檔案的保密管理[J].中小企業(yè)管理與科技,2017(01):19-20.