高校檔案事業(yè)發(fā)展困境與策略研究

王根健

高校檔案事業(yè)發(fā)展困境與策略研究

王根健

（阜陽師范學(xué)院 檔案館，安徽 阜陽 236041）

立足高校檔案理論研究和高校檔案工作發(fā)展?fàn)顩r，分析高校檔案工作和檔案事業(yè)發(fā)展過程中存在的一系列難點問題，闡述檔案工作和檔案事業(yè)難以受重視的多方面因素，旨在通過簡單的、大眾耳目能詳?shù)姆绞絹碚撌龈咝n案事業(yè)發(fā)展重點要解決的焦點和難點問題，從而促進(jìn)高校檔案事業(yè)健康快速發(fā)展。

高等院校；檔案事業(yè)；發(fā)展困境；發(fā)展策略

高校是實施高等教育的重要基地，是科技創(chuàng)新的發(fā)源地，如果高校的檔案信息資源得不到有效的保護(hù)和利用，以至于流失和不完整，對高校的繁榮與發(fā)展將會造成無法彌補(bǔ)的損失。雖然高校檔案機(jī)構(gòu)主要是為高校自身提供檔案信息資源服務(wù)，但高校檔案事業(yè)也是國家檔案事業(yè)不可分割的重要組成部分，是高等教育事業(yè)得以健康發(fā)展的一個重要保障，是高?？沙掷m(xù)發(fā)展不可或缺的重要的基礎(chǔ)性工作[1]。

一、高校檔案事業(yè)發(fā)展概況

由于普通高校檔案工作行政主管隸屬于上級教育部門，而業(yè)務(wù)規(guī)范和運行機(jī)制又取決于上級檔案業(yè)務(wù)主管部門。作為高校內(nèi)設(shè)機(jī)構(gòu)，如何既為高等教育事業(yè)發(fā)展服務(wù)，又能融入國家檔案業(yè)務(wù)系統(tǒng)之中，保持同步發(fā)展，需要上級業(yè)務(wù)主管部門、行政主管部門和高校自身的多方努力。上世紀(jì)80年代高校檔案工作依據(jù)的原教育部《高等學(xué)?？茖W(xué)技術(shù)檔案工作辦法》〔（82）教辦字254號〕和《關(guān)于高等學(xué)校文書檔案保管期限的規(guī)定》〔（84）教辦字210號〕，是傳統(tǒng)意義上的文書和科技兩大類檔案管理的做法。國家教育委員會1989年10月發(fā)布的《普通高等學(xué)校檔案管理辦法》（第6號令）和2008年8月教育部、國家檔案局公布的《高等學(xué)校檔案管理辦法》（第27號令）基本沿襲同一模式，屬于比較成熟的高校檔案管理辦法。期間1993年11月16日國家教委辦公廳頒布實施了《高等學(xué)校檔案實體分類法》和《高等學(xué)校檔案工作規(guī)范》（四川科學(xué)技術(shù)出版社出版發(fā)行），是在遵循6號令原則下的檔案工作規(guī)范。所有這些有關(guān)高校的各級各類檔案法律法規(guī)和規(guī)章制度，大大推動和促進(jìn)了全國高校檔案事業(yè)的發(fā)展。

作為高校一項重要的基礎(chǔ)性工作，如何才能促進(jìn)高校檔案事業(yè)健康發(fā)展，一直是個很難達(dá)到顯著效果的研究課題。高校檔案事業(yè)在上世紀(jì)八、九十年代呈現(xiàn)快速發(fā)展期，到2000年前后相對進(jìn)入一個低潮，到當(dāng)前教育改革的深改期，高校在飽嘗檔案資料缺失之苦后，又更進(jìn)一步認(rèn)識到檔案工作的必要性和重要性。2014年中共中央、國務(wù)院辦公廳下發(fā)了《關(guān)于加強(qiáng)和改進(jìn)新形勢下檔案工作的意見》文件，檔案事業(yè)的發(fā)展又有了新的發(fā)展契機(jī)。本文從一個高校檔案工作者的角度，探討可以通過哪些途徑，采用什么樣的對策和方法，進(jìn)而有效提高高校檔案意識，改進(jìn)高校檔案工作方式，更好更快地促進(jìn)高校檔案事業(yè)發(fā)展。

二、制約高校檔案工作和檔案事業(yè)發(fā)展的難點

社會檔案意識的欠缺，影響著人們對檔案工作和檔案事業(yè)的認(rèn)識和重視程度。作為高校教育事業(yè)發(fā)展的保障和支撐的檔案工作，它的邊緣性學(xué)科性質(zhì)和潛在性的價值屬性，制約了高校檔案事業(yè)的發(fā)展。

（一） 社會對高校檔案工作認(rèn)識不到位

對高校檔案工作認(rèn)識不到位，直接影響高校檔案工作的順利開展。以高校中各種特有檔案的概念問題為例，如“在校生檔案”和“學(xué)生檔案”、“干部人事檔案”和“人事檔案”等。通常高校的“在校生檔案”是指包括高校學(xué)生在入校前和在校期間形成的全部的個人檔案，是在學(xué)生畢業(yè)時隨著派遣流動的個人人事檔案材料，而高校自身留存于檔案機(jī)構(gòu)的有關(guān)高校學(xué)生的入學(xué)登記表、學(xué)生成績表、獎懲記錄、畢業(yè)生登記表，實際上是高校檔案管理機(jī)構(gòu)統(tǒng)一保管的屬于學(xué)校內(nèi)部查考利用的教學(xué)檔案或稱之為學(xué)生檔案，與學(xué)生個人人事檔案中的那一份是在不同的檔案機(jī)構(gòu)保管的內(nèi)容一致的檔案材料，但是檔案的屬性是不一樣的，利用的權(quán)限和要求也是不同的。正如干部人事檔案中，一份教職工獎懲材料，正常應(yīng)是文書檔案存檔有，而個人人事檔案內(nèi)同樣也會有一份，并不相互交叉[2]。諸如此類認(rèn)識上的欠缺，都會給高校檔案工作帶來許多難以克服的問題。對學(xué)生人事檔案的認(rèn)識誤區(qū)，會讓很多畢業(yè)生不知道其有權(quán)而且應(yīng)當(dāng)利用其個人人事檔案，即派遣所至單位檔案管理機(jī)構(gòu)保管的人事檔案，而不是回到當(dāng)初畢業(yè)院校查找利用。這樣的檔案利用既不規(guī)范，同時造成了大量的人力資源浪費和管理上的混亂。干部人事檔案亦是如此，必須是在有人事管理權(quán)限機(jī)構(gòu)批準(zhǔn)情況下才可以開展檔案利用的[3]。

（二） 高校檔案機(jī)構(gòu)設(shè)置不規(guī)范

雖然國家有明確規(guī)定，但大部分高校并沒有按照高校檔案機(jī)構(gòu)設(shè)置要求來規(guī)范設(shè)置。高校檔案機(jī)構(gòu)設(shè)置的不規(guī)范，直接會導(dǎo)致高校檔案工作政策和制度的難以貫徹到位。高校檔案機(jī)構(gòu)是高校為了進(jìn)行檔案管理而成立的內(nèi)部二級管理機(jī)構(gòu)，普通高校檔案管理辦法中，把高校檔案機(jī)構(gòu)的設(shè)置交由學(xué)校根據(jù)自身檔案管理情況確定，符合什么條件可以成立什么樣的檔案機(jī)構(gòu)，并且條件本身存在很大的不確定性。所以有的高校是檔案館，有的高校是綜合檔案室，有的還有各種專門檔案室，隸屬關(guān)系、管理級別也是各有不同[4]。

（三） 高校檔案實體管理不標(biāo)準(zhǔn)

檔案實體管理是指高校內(nèi)部形成的各種檔案材料實體的整理和保管利用等一系列檔案實踐工作。檔案實體管理的分散性和多樣性，使得檔案管理在規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)方面存在許多不足，也給檔案工作的各種檢查督查帶來難度。雖然1993年國家教委辦公廳頒布實施的《高等學(xué)校檔案實體分類法》和《高等學(xué)校檔案工作規(guī)范》對檔案工作實務(wù)有著詳細(xì)的工作規(guī)范，但在高校實際檔案工作中，檔案業(yè)務(wù)的不一致不規(guī)范性普遍存在[4]。如部門立卷，各種各樣的檔案編號，形式多樣的分類法，檔案系統(tǒng)、高校系統(tǒng)、行業(yè)系統(tǒng)檔案管理模式的多樣性，電子文件與紙質(zhì)文件的歸檔要求不一致等等[2]。正是由于這些實體管理上的不一致、不規(guī)范、不標(biāo)準(zhǔn)，給高校檔案事業(yè)的發(fā)展帶來了許多難以克服的業(yè)務(wù)難題。

三、高校檔案工作和檔案事業(yè)的發(fā)展策略

（一） 切實提高高校檔案意識

在社會意識中，檔案工作是再簡單不過的工作。其實正是源于對檔案學(xué)學(xué)科和檔案業(yè)務(wù)了解得不充分，導(dǎo)致對檔案工作和檔案事業(yè)認(rèn)識不到位、不清楚。甚至有的根本不知道檔案管理機(jī)構(gòu)到底是干什么的，檔案館（室）內(nèi)到底有什么，檔案價值到底在哪里[1]。只有在重大活動中利用不到重要檔案時才有感觸，怎么這些重要的歷史性憑證性的材料都沒有留存下來！加之檔案工作以實用、應(yīng)用為主，專業(yè)知識運用少，經(jīng)驗為主，入門易。社會普遍認(rèn)為檔案工作門檻低，技能性不高，現(xiàn)代化水平不高，這也是制約檔案事業(yè)發(fā)展的重要因素。

要想改變這種怪圈，一是要改變多年來社會對檔案工作形成的認(rèn)識和概念，二是要充分發(fā)揮檔案和檔案工作的價值。讓大家了解和熟悉檔案和檔案工作，受益于檔案和檔案工作，檔案工作者要充分履行好崗位職責(zé)，最大限度滿足社會檔案信息資源需求。實際上隨著依法治校、規(guī)范辦校，檔案的憑證、史料和文化價值愈發(fā)顯得重要，離開檔案的基礎(chǔ)性支撐，高校要取得健康持續(xù)發(fā)展將會失去最根本的保障[1]。

（二） 健全檔案管理體制機(jī)制

嚴(yán)格按照國家有關(guān)高校檔案管理辦法，建立和完善統(tǒng)一規(guī)范的檔案管理體制和機(jī)制。實行集中統(tǒng)一管理，加強(qiáng)檔案實體管理的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化。檔案主管部門和高校行政主管部門要督促高校貫徹落實高校檔案管理辦法，不能因為檔案工作價值的滯后性而忽視高校檔案管理體制機(jī)制的建設(shè)。

筆者在填報人社系統(tǒng)相關(guān)信息時，出現(xiàn)了這樣一個現(xiàn)象：90年代檔案學(xué)專業(yè)畢業(yè)時歸屬于歷史學(xué)科，獲得的是歷史學(xué)學(xué)位，但現(xiàn)在檔案學(xué)劃屬管理學(xué)類，歷史學(xué)類別下已經(jīng)沒有檔案學(xué)方向了。如果填檔案學(xué)專業(yè)，則只能選管理學(xué)方向。就此點來看，檔案學(xué)本身的無奈和邊緣化屬性，如果不加強(qiáng)國家檔案法律法規(guī)貫徹落實的監(jiān)管力度，沒有行政上的約束力和強(qiáng)制力，沒有一個規(guī)范的符合規(guī)定的檔案管理體系，高校檔案工作和檔案事業(yè)將始終在一個尷尬的處境。

（三） 注重人才隊伍建設(shè)

要切實加大檔案人才建設(shè)力度，提高檔案專職隊伍積極性。任何職業(yè)，離不開一群充滿激情積極進(jìn)取的人，新時代要有新?lián)?dāng)，新時代要有新創(chuàng)新，新時代更要有新作為。創(chuàng)新要有人才，只有擁有過硬的檔案人才隊伍，高校檔案事業(yè)才能在這高速發(fā)展的現(xiàn)代社會中有一席之地。如安徽省目前正在實施的檔案人才建設(shè)“152”計劃，就是培養(yǎng)檔案人才的重要舉措和政策。

加強(qiáng)高校檔案學(xué)教育，提高檔案學(xué)專業(yè)教育層次，注重檔案專兼職人員的繼續(xù)教育，避免低水平低門檻低技能現(xiàn)象長期固化。檔案工作業(yè)務(wù)技能的提高，是改變和提高社會檔案意識和檔案工作價值最根本的辦法和途徑，如果停留在傳統(tǒng)的資料員角色，不能充分開發(fā)和利用檔案信息資源，充分發(fā)揮其價值和特有的文化傳承、資治資政功能，不能給予現(xiàn)代社會更多更有價值的檔案資源，檔案事業(yè)是很難得以健康發(fā)展的，一批高水平的檔案人才是檔案事業(yè)賴以維繼的根本資本[3]。

（四） 提高檔案工作的標(biāo)準(zhǔn)化水平和信息化建設(shè)

高校檔案工作現(xiàn)代化的重要體現(xiàn)是各項工作、各個環(huán)節(jié)的標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)。如對各種專門檔案的管理方式、檔案機(jī)構(gòu)的合理設(shè)置、歸檔時間橫向一致等等，傳統(tǒng)上更多地從各門類檔案形成時間特點考慮，而沒有顧及高校整體檔案事業(yè)，各高校各有自己的標(biāo)準(zhǔn)和“習(xí)慣”做法。舉個例子，檔號的編制方法，各高校雖然結(jié)合高校檔案工作規(guī)范，但主要還是從方便本校工作出發(fā)，基本上沒有統(tǒng)一規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)的檔號編制方案。

信息化建設(shè)是檔案事業(yè)當(dāng)前重中之重的任務(wù)[5]。從2002年國家檔案局頒布《全國檔案信息化建設(shè)實施綱要》以來，到2008年國家教育部令第27號《高等學(xué)校檔案管理辦法》，都對實現(xiàn)檔案管理信息化、加快數(shù)字檔案館（室）建設(shè)作了專門部署[2]。隨著社會信息化水平的迅猛發(fā)展，現(xiàn)代化、高科技的廣泛運用，缺乏豐富、有序和高質(zhì)量的檔案信息資源，是無法支撐和保障高校對于知識和信息的需求的。檔案工作和檔案事業(yè)要想跟上時代發(fā)展的步伐，必須加強(qiáng)檔案信息化建設(shè)[5]。

（五） 檔案業(yè)務(wù)工作的規(guī)范化

高校檔案工作既然有一套行之有效的管理制度，那么所有高校都應(yīng)在這些制度的框架下開展檔案業(yè)務(wù)。但是，有些檔案法律法規(guī)之中有的條款在高校檔案實際工作中很難實施，甚至于脫離了檔案工作實際，如“部門立卷”“人員編制”“館庫建設(shè)”等方面問題。如果說絕大部分高校是做不到的，就得妥善調(diào)整相關(guān)制度性條款，“言行不一致”的結(jié)果不僅僅影響檔案實際工作，也會導(dǎo)致大家懷疑檔案工作法律法規(guī)的嚴(yán)肅性和檔案工作的重要性。

檔案業(yè)務(wù)工作的規(guī)范化需要檔案部門和各職能部門協(xié)調(diào)有序，各司其職，檔案管理網(wǎng)絡(luò)流轉(zhuǎn)順暢、合作愉快，形成良性循環(huán)。否則，檔案形成部門該做的檔案業(yè)務(wù)（如部門立卷）沒有做，檔案管理機(jī)構(gòu)又把大部分時間投入到檔案整理立卷中去，不能把主要精力投入到檔案信息資源開發(fā)、加工和利用中去，久而久之，檔案工作合理的工作規(guī)范得不到正確實施、歸檔材料收集難等檔案工作的瓶頸問題隨之加重。

（六） 檢查監(jiān)督落實到位

目前高校檔案工作規(guī)章制度已經(jīng)相當(dāng)健全，但是在落實監(jiān)管方面亟需加強(qiáng)。譬如，高校在其教學(xué)、科研和管理活動中形成的不同載體的歸檔文件材料，是個有機(jī)整體，具有不可分散性，實行集中統(tǒng)一管理是高校進(jìn)行檔案管理工作的基本原則。但是檔案規(guī)章制度中最注重的“收集齊全完整”問題最難得以保障，有的檔案形成單位認(rèn)識不到歸檔材料要及時歸檔，有的從方便自身需求出發(fā)，長期不愿移交檔案材料，把歸檔材料作為個人所有或單位所有，大多數(shù)人認(rèn)識不到這是違反檔案法律法規(guī)的。

誰來監(jiān)督？誰來檢查？要解決上級業(yè)務(wù)主管、行政主管和地方屬地主管的責(zé)任和權(quán)力歸屬問題。近年來高校檔案執(zhí)法檢查開展得行之有效，很多省份出臺了專門針對高校執(zhí)法檢查的細(xì)則和標(biāo)準(zhǔn)，大大促進(jìn)了高校檔案事業(yè)的發(fā)展。檔案管理違法違紀(jì)行為嚴(yán)重?fù)p害了檔案的完整與安全，《檔案管理違法違紀(jì)處分規(guī)定》就是為了解決檔案工作和檔案事業(yè)中存在的突出問題而制定的。它彌補(bǔ)了其他檔案法律法規(guī)內(nèi)容比較原則、操作性不強(qiáng)、針對性不夠、約束性不力等不足，對于制止和預(yù)防檔案管理過程中的違法違紀(jì)行為有著重要的意義[3]。

高校檔案工作和高校檔案事業(yè)，只有在貫徹落實好國家各級各類檔案規(guī)章制度和法律法規(guī)前提下，按照檔案管理原則，注重檔案工作的制度化、規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)，促進(jìn)檔案事業(yè)的現(xiàn)代化、信息化、科學(xué)化建設(shè)，不斷加強(qiáng)高校檔案事業(yè)的隊伍建設(shè)、業(yè)務(wù)建設(shè)、館庫建設(shè)，佐以檔案文化建設(shè)，其道路才會愈走愈寬廣。

[1]趙屹.檔案館的現(xiàn)在與未來[M].上海：上海世界圖書出版公司，2015.

[2]王英瑋,陳智為,劉越男.檔案管理學(xué)[M].第四版.北京：中國人民大學(xué)出版社，2015.

[3]劉迎紅.檔案法規(guī)基礎(chǔ)教程[M].北京：知識產(chǎn)權(quán)出版社，2015.

[4]陳光華,王積眾.山東高校檔案工作概覽[M].濟(jì)南：山東大學(xué)出版社，2014.

[5]金波,丁華東.電子文件管理學(xué)[M].上海：上海大學(xué)出版社，2007.

The Development Dilemma and Strategies of Archives Cause in Higher Education Institutions

WANG Gen-jian

(Fuyang Normal University Archives , Fuyang 236041, Anhui)

This paper begins with the theoretical study and present development state of archival work in higher education institutions, analyzes a series of difficulties in the process of archival work and its development, and illustrates various reasons why archival work and cause are looked down upon. The paper aims to illustrate the focused points and difficulties in the developing process of archives cause in simple and easy ways, so as to improve the healthy and fast development of archival cause in higher education institutions.

higher education institutions; archives cause; development dilemma; development strategy

2018-12-11

安徽省高校檔案工作協(xié)會基金重點研究項目“高校檔案事業(yè)發(fā)展路徑研究”（2016zd06）。

王根?。?971- ），男，安徽廬江人，研究館員，主要研究方向：高校檔案工作理論和實踐以及高校電子政務(wù)。

10.14096/j.cnki.cn34-1044/c.2019.01.24

G271

A

1004-4310（2019）01-0129-04