地鐵檔案精細化管理下管理人員素質(zhì)的提升策略

周培芳

摘 要 地鐵工程具有投資大、周期長、單位多、專業(yè)廣、系統(tǒng)復雜、地質(zhì)多變等特點。地鐵牢固樹立“為百年工程奠基礎(chǔ)，為企業(yè)發(fā)展強支撐”的理念，高度重視檔案工作，堅持“高起點建設(shè)、精細化管理”的原則。精細化管理的重要特點就是重視事務處理的細節(jié)、重視處理的過程、重視將細節(jié)處理落實到位、重視事務完成的效果、重視專注的做好每個細節(jié)，力求在細節(jié)的處理上精益求精，爭取將效果處理到最佳水平。

關(guān)鍵詞 地鐵檔案精細化管理 人員素質(zhì) 提升策略

一、保障檔案工作高起點建設(shè)

（一）強化組織保障，構(gòu)建“一體化”管理模式

地鐵實行工程建設(shè)、運營管理、開發(fā)經(jīng)營“一體化”管理，實現(xiàn)資源有機整合和管理有效協(xié)同。在“一體化”管理模式下，檔案工作遵循“統(tǒng)一領(lǐng)導、分級管理”的原則，建立一體化、集中式的檔案管理架構(gòu)。

（二）筑牢制度保障，完善管理體系

堅持制度管人、制度管檔的原則，建立了總公司、總部、施工現(xiàn)場三級檔案管理制度及流程，形成了完善的檔案管理制度體系。積極參與地鐵行業(yè)標準建設(shè)，牽頭編寫的《城市軌道交通工程文件歸檔要求與檔案分類規(guī)則》，作為廣東省地方標準頒布，填補了國家城市軌道交通行業(yè)的空白。

（三）穩(wěn)固責任保障，健全管理機制

采取合同、考評、經(jīng)濟3個制約手段，貫穿前期、施工、驗收、結(jié)算4個核心環(huán)節(jié)，在建設(shè)全過程中實現(xiàn)了檔案責任固化。通過在招投標和項目合同簽訂階段，設(shè)立專門的檔案工作條款，明確各方檔案管理責任。

二、地鐵檔案精細化管理下管理人員素質(zhì)的提升策略

（一）加強培訓

強化檔案管理人員規(guī)則意識。精細化管理在目前還屬于新興的管理模式，對目前就職的檔案管理人員來說還比較陌生，因此，需要通過培訓的方式來幫助檔案管理人員掌握精細化管理的理論和技術(shù)操作，從而強化他們的精細化管理理念和規(guī)則意識。同時還需要建立起精細化管理的各項規(guī)章制度促使精細化管理理念得到貫徹落實，促使他們從檔案的歸檔范圍、收集、整理、鑒定、保管、利用等方面都能做到分門別類。地鐵公司的檔案資料涉及多個層面，在日后工程建設(shè)中有重要的參考指導作用，因此，檔案管理人員通過精細化管理，要確保其準確無誤。在階段性工程完工后，及時組織對項目施工、監(jiān)理材料完整性、準確性的檢查。為確保工程檔案的案卷質(zhì)量，我們建立了對案卷質(zhì)量的“五把關(guān)”制度：第一關(guān)由質(zhì)檢等技術(shù)干部收集整理；第二關(guān)由承包商資料編制小組收集、驗收、審查；第三關(guān)由監(jiān)理單位檢查、驗收；第四關(guān)由地鐵檔案管理人員定期或不定期檢查、指導；第五關(guān)案卷歸檔前由檔案管理部門集中進行質(zhì)量驗收和檢查。經(jīng)統(tǒng)計，通過“五關(guān)”的案卷合格率達99%。

（二）引入競爭機制

引入競爭機制，實行目標管理責任制、健全激勵機制，可以充分調(diào)動檔案管理人員工作的積極性和管理創(chuàng)新性，從而推動精細化管理的實現(xiàn)。首先，要根據(jù)管理需要制定明確的檔案管理目標、崗位職責規(guī)范以及目標責任機制，促使長期目標和短期目標吻合、工作目標和自身建設(shè)目標一致；其次，建立檔案管理效果監(jiān)督考核機制，考核內(nèi)容既要看工作績效，也要看思想作風和工作能力，這樣才有助于促使檔案管理人員養(yǎng)成良好的工作習慣，提高綜合素質(zhì)能力，從而有利于精細化管理的貫徹落實，而后再制訂一套與其能力水平符合的訓練方案，并在下一次考核中，根據(jù)考核結(jié)果進行職位的調(diào)動。在一定時間內(nèi)進行重新考核，分析結(jié)果。

（三）培養(yǎng)注重細節(jié)

地鐵檔案管理的目標就是要對相關(guān)文件材料進行收集、分類、編碼、錄入、裝盒、歸檔等環(huán)節(jié)進行處理，以確保檔案的完整性，方便快速調(diào)閱，這是需要耐心和細心的工作。所以，精細化管理就要求檔案管理人員要養(yǎng)成注重細節(jié)、重視細化工程流程的習慣，按照精細化管理的標準，對過程中能夠量化的盡量量化，對過程能夠細化的盡量細化，在管理過程中要做到精益求精，以達到“細化、量化、標準化、系統(tǒng)化、信息化和適時化”的要求。在工程實施階段，嚴格按照有關(guān)條款進行績效考核，強化檔案工作的執(zhí)行力度；在驗收階段，采用尾款支付的限制，確保責任落實。

（四）增強檔案管理人員的服務意識

檔案管理工作是一項默默無聞、無私奉獻的工作，通過確保檔案資料的完整性和滿足檔案使用者的使用需求來體現(xiàn)其工作的價值，其實質(zhì)就是一項服務性工作，所以要求檔案管理人員必須要有良好的服務意識，做到主動、態(tài)度謙和、耐心，主動熟悉本部門的工作，了解不同使用者對不同時期檔案的需求，以便及時、完整、準確為不同使用者提供檔案服務。協(xié)同各方，實施全員智能化管理。將原先分散獨立的業(yè)主，施工、監(jiān)理項目資料人員集中到一體化平臺，實現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)、標準、流程三協(xié)同。

三、結(jié)語

精細化管理是一種管理理念，更是一種文化，在檔案管理中引入精細化管理，就要求管理人員必須具備細心、注重細化工作流程、較強規(guī)則意識的品質(zhì)，而且還需要有良好的服務意識和業(yè)務素質(zhì)。地鐵單位的檔案資料種類多，技術(shù)性強，所以需要通過不斷提高檔案管理人員的素質(zhì)，來貫徹落實精細化管理的要求。

參考文獻：

[1] 國家檔案局.國家發(fā)展和改革委員會關(guān)于印發(fā)重大建設(shè)項目檔案驗收辦法的通知[Z].2016（2）.

[2] GB/T50326-2016.建設(shè)工程項目管理規(guī)范[S].