電力企業(yè)檔案的歸檔與利用探討

謝湛婷

摘 要 檔案管理亦稱檔案工作。是檔案館（室）直接對檔案信息及其實體進行管理并提供利用服務(wù)的各項業(yè)務(wù)工作的總稱，也是國家檔案事業(yè)最基本的組成部分。文章主要圍繞電力企業(yè)檔案室檔案的管理工作進行分析，重點對檔案歸檔中的檔案收集、檔案整理、檔案保管進行探討，并提出了提升檔案利用服務(wù)質(zhì)量的幾點建議。

關(guān)鍵詞 電力企業(yè) 檔案管理 歸檔 利用

企業(yè)檔案能夠較好的對其經(jīng)營過程中的相應(yīng)工作進行真實的記錄，能夠為后續(xù)工作的開展提供一定的借鑒與參考。同時，也能實現(xiàn)對過往事件進行研究、分析與查閱。電力企業(yè)檔案是各項工作開展的重要環(huán)節(jié)及重要基礎(chǔ)，它是電力企業(yè)重要的財富與資源，做好企業(yè)檔案管理對企業(yè)的發(fā)展有著十分重要的意義。因此，應(yīng)對電力企業(yè)檔案管理工作進行重視，對其歸檔與利用過程進行全過程的管理與監(jiān)控、并完善相應(yīng)的管理流程，建立標準化、規(guī)范化的管理制度，以提升管理服務(wù)質(zhì)量，確保資料歸檔的安全性、完整性。并對其借閱、銷毀制定相應(yīng)的審批流程，確保資料按照相應(yīng)的機密等級進行管理，增強檔案銷毀的嚴謹性。對于檔案管理人員而言，應(yīng)不斷的對其工作方式進行創(chuàng)新與改進，以提升管理效率，發(fā)揮出企業(yè)檔案應(yīng)有的價值。

一、檔案的歸檔

檔案的歸檔包括檔案的收集、整理、歸檔等多項工作。

（一）檔案的收集

檔案資料是否齊全、完整、以及質(zhì)量是否符合歸檔文件要求，會對檔案的歸檔、整理帶來很大影響，對于不符合歸檔要求的檔案應(yīng)予以拒收并退回整改。因此，在進行檔案收集時，首先應(yīng)對歸檔文件的歸檔范圍進行明確，對于不屬于企業(yè)歸檔范圍內(nèi)的資料，應(yīng)加以剔除。此外，還需對檔案的質(zhì)量進行嚴格的審查，確保其制成材料符合耐久性保存的要求，同時，歸檔材料應(yīng)完整、齊全且皆為原件、內(nèi)含審批流程的文件必須全部流程閉環(huán)。

（二）檔案的整理

為確保檔案的有序性、規(guī)范性，應(yīng)首先將收集到的檔案資料進行分類、組合以及排列編目。應(yīng)根據(jù)企業(yè)的管理職能和運營模式，結(jié)合檔案內(nèi)容及其形成特點，對不同類型的檔案采用不同的分類方法，較好地揭示檔案的內(nèi)容、維持檔案來源、產(chǎn)生時間及內(nèi)容上的相互聯(lián)系，適合檔案的立卷、排架，便于計算機管理檔案及多用途徑的檔案建設(shè)和綜合開發(fā)利用。同一個企業(yè)對同一分類層次或同一檔案門類的分類標準必須保持一致。分類層次不宜過多，對現(xiàn)有類目層次或類目范圍不能滿足實際需要時，可根據(jù)情況適當拓展類目或延伸分類層次。為了更好的開展后續(xù)檔案的著錄及利用工作，檔案目錄應(yīng)具備準確、全面的檢索要點，案卷題名及卷內(nèi)題名盡可能詳細，抓住重點、明確關(guān)鍵詞等，在進行整理過程中還需特別注意的是，應(yīng)使用一些耐久性好的裝訂材料及裝具進行整理，以便為后續(xù)檔案的保管起到一定的保護作用。

（三）檔案的保管

為保證企業(yè)檔案資料的安全性及完整性，可采取以下防治措施：第一，檔案存放系統(tǒng)化、條理化，并保存檔案的有機聯(lián)系，對檔案進行按管理職能和生產(chǎn)運營活動所產(chǎn)生的不同類別進行分類、分區(qū)域保管。第二，對檔案室內(nèi)環(huán)境進行控制管理，檔案入庫后，嚴格按照國家的“八防”規(guī)定，切實加強檔案的保管、保衛(wèi)和保密工作，做好防火、防盜、防蟲、防霉、防塵、防潮、防高溫、防光等“八防”工作，防止檔案受到影響出現(xiàn)損壞。如，購入一些溫濕度控制設(shè)備，對檔案管理室內(nèi)溫度、濕度進行控制，以避免紙質(zhì)檔案出現(xiàn)變色、發(fā)霉、或是變脆等問題。又如，為避免害蟲侵蝕檔案資料，我們可以在檔案庫房內(nèi)放置一些防蟲的樟腦丸，以加強對檔案資料的保護。第三，購置縮微設(shè)備，將檔案進行縮微，同時編制相應(yīng)的檢索工具，供利用者使用，以減小對檔案原件的使用率，從而降低其損耗程度，有效的對檔案原件資料進行保護。第四，部分利用頻繁且不涉密的檔案可以對其加以掃描，并將其共享到相應(yīng)的檔案管理軟件或自動化辦公系統(tǒng)中，并設(shè)立權(quán)限，實現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)共享的同時，也能對檔案原件起到一定的保護作用，減少檔案原件因過度使用而造成磨損。此外，還應(yīng)對計算機等相應(yīng)管理設(shè)備進行定期維護，以避免因設(shè)備故障而給檔案資料的安全性保管帶來隱患。

二、檔案利用

檔案管理人員對于檔案收集、整理、保管其最終的目的就是能為利用者提供相應(yīng)的服務(wù)，即檔案利用。提供企業(yè)檔案利用時，須嚴格遵守相關(guān)保密制度，積極的做好相應(yīng)服務(wù)工作，探索檔案利用新途徑。為凸顯檔案的利用價值，做好檔案的利用工作，檔案管理人員應(yīng)注意以下幾點：1.提升編研材料利用價值的同時，應(yīng)處理好檔案利用與保密的關(guān)系。檔案的編研應(yīng)以不造成企業(yè)商業(yè)機密泄漏，不造成相應(yīng)檔案信息泄漏為前提，并充分了解檔案利用需求，使檔案的編研與企業(yè)工作相協(xié)調(diào)、相適應(yīng)。檔案管理人員在提供檔案利用工作時，應(yīng)針對不同檔案保密等級履行不同的審批手續(xù)，做好檔案信息的保密工作。2.完備檔案檢索體系。檔案的檢索能夠讓利用者快捷的、方便的獲取所需檔案信息，在建立檔案檢索時，應(yīng)以計算機檢索系統(tǒng)為主，并輔以其他形式的檢索工具以進一步完備檔案檢索體系。3.加強檔案數(shù)字化建設(shè)。在做好電子檔案、紙質(zhì)檔案歸檔工作的同時，有計劃的對檔案進行數(shù)字化加工，增加信息數(shù)據(jù)庫中的內(nèi)容，以為檔案利用者提供更為快捷、方便的服務(wù)。4.樹立主動服務(wù)意識。檔案管理人員在做好檔案利用工作前提下，應(yīng)結(jié)合企業(yè)經(jīng)營發(fā)展動向，對企業(yè)檔案信息進行需求分析，以準確把握檔案的利用服務(wù)方向。

三、結(jié)語

做好檔案的歸檔與利用管理有利于確保檔案的安全性以及查閱、借閱的方便性。電力企業(yè)針對檔案管理室檔案的歸檔與利用應(yīng)將各類文件進行歸類及分區(qū)域存放，同時做好相應(yīng)的安全管理工作，對檔案的接收、保管、借閱以及銷毀建立完善、健全的管理制度，使檔案管理規(guī)范化、程序化。此外，還應(yīng)加強自動化系統(tǒng)建設(shè)，為檔案的查詢提供便利性。

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