檔案管理工作中大數(shù)據(jù)框架構(gòu)建及應(yīng)用思考

史丹妮

摘 要 在科學(xué)技術(shù)非常發(fā)達(dá)的當(dāng)今社會(huì)，信息化建設(shè)對(duì)于現(xiàn)代化社會(huì)意義非凡，隨著大數(shù)據(jù)在各行各業(yè)中的廣泛應(yīng)用，工作效率得到了顯著提升，在檔案管理工作中同樣能夠?qū)Υ髷?shù)據(jù)加以應(yīng)用。本文針對(duì)檔案管理工作中大數(shù)據(jù)框架構(gòu)建及應(yīng)用進(jìn)行論述，從大數(shù)據(jù)的含義入手，對(duì)檔案管理與大數(shù)據(jù)的結(jié)合基礎(chǔ)進(jìn)行分析，并對(duì)大數(shù)據(jù)框架的構(gòu)建與應(yīng)用進(jìn)行討論。

關(guān)鍵詞 檔案管理 大數(shù)據(jù) 應(yīng)用

一、大數(shù)據(jù)的含義

大數(shù)據(jù)又被人們稱為“巨量資料”，通常指所涉及的相關(guān)資料數(shù)量非常巨大，以至于利用當(dāng)前的主流軟件工具也無法在合理的時(shí)間內(nèi)完成數(shù)據(jù)的獲取、管理等相關(guān)處理，無法為企業(yè)的決策提供有力幫助，簡(jiǎn)而言之就是無法通過抽樣調(diào)查的方式進(jìn)行分析，需要對(duì)所有有關(guān)數(shù)據(jù)進(jìn)行分析。針對(duì)大數(shù)據(jù)，科學(xué)家JohnRauser做出了一句話定義：超過一臺(tái)計(jì)算機(jī)處理能力的數(shù)據(jù)體量就是大數(shù)據(jù)。這兩種定義在表述上存在很大差異，對(duì)于大數(shù)據(jù)目前也沒有國(guó)際范圍內(nèi)統(tǒng)一的定義，但無論是何種定義都對(duì)大數(shù)據(jù)的4V特點(diǎn)有所體現(xiàn)：Velocity、Value、Volume、Vatiety。

二、檔案資源與大數(shù)據(jù)結(jié)合的基礎(chǔ)

（一）龐大的檔案數(shù)據(jù)體量

由于我國(guó)總國(guó)土面積較大，區(qū)域分布不均衡，不同檔案館之間的信息存儲(chǔ)量存在很大差異，如今已經(jīng)出現(xiàn)了很多數(shù)據(jù)資源超過tb級(jí)的大型檔案館。就當(dāng)前的發(fā)展趨勢(shì)分析，我國(guó)的數(shù)據(jù)資源持續(xù)增加，預(yù)計(jì)到2020年將突破6億卷的館藏。隨著信息技術(shù)的不斷發(fā)展，很多檔案館都開始著手于信息化建設(shè)，力爭(zhēng)實(shí)現(xiàn)內(nèi)部檔案的信息化管理，提升管理效率。以鄭州市檔案館為例，它實(shí)現(xiàn)了內(nèi)部卷宗的全數(shù)字化處理，并將市內(nèi)檔案的數(shù)字化管理作為接下來的工作，對(duì)共享的信息化平臺(tái)進(jìn)行研發(fā)，讓全市檔案管理工作變得更加便捷，提升管理工作的有效性。

（二）檔案高價(jià)值低密度

在檔案中有歷史信息以及人文信息的詳細(xì)記錄，是對(duì)人類社會(huì)發(fā)展的記載，所具有的價(jià)值不可估量，這就需要對(duì)檔案進(jìn)行有效保護(hù)。受到該類檔案信息的特征影響，在實(shí)際應(yīng)用中此類檔案使用率較低，檔案呈現(xiàn)出高價(jià)值，低密度的特性，這就需要對(duì)高價(jià)值的信息進(jìn)行深層挖掘，并得到實(shí)際應(yīng)用，要想實(shí)現(xiàn)這一目標(biāo)，就需要人力資源與技術(shù)之間構(gòu)建良好的配合關(guān)系。

（三）檔案資源種類繁多

檔案管理工作不僅要對(duì)常規(guī)性的文本資料做詳細(xì)整理，還要對(duì)網(wǎng)頁類文件進(jìn)行有效管理，這類資料具有顯著的非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)特征。在對(duì)其進(jìn)行管理時(shí)需要對(duì)信息進(jìn)行轉(zhuǎn)換，需要將非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)變成滿足信息化管理的結(jié)構(gòu)數(shù)據(jù)，這與他數(shù)據(jù)管理具有同樣的特征，因此檔案管理與大數(shù)據(jù)之間具有顯著的共同性，這就為大數(shù)據(jù)下的檔案管理提供了基礎(chǔ)，將大數(shù)據(jù)融入檔案管理是一項(xiàng)科學(xué)、可行的方案。

（四）處理速度快

在應(yīng)用大數(shù)據(jù)處理信息時(shí)，需要保證處于較高的工作效率中，也就是需要有較快的運(yùn)營(yíng)速度，但是檔案管理工作受到管理體制的限制，運(yùn)營(yíng)模式相對(duì)較為刻板。傳統(tǒng)的檔案管理工處于被動(dòng)狀態(tài)，等待用戶查找信息。應(yīng)用大數(shù)據(jù)展開檔案管理，就能夠?qū)⒈粍?dòng)服務(wù)轉(zhuǎn)變?yōu)橹鲃?dòng)服務(wù)，提高工作積極性，為用戶所提供的主動(dòng)服務(wù)，不應(yīng)局限于檔案信息的提供，還應(yīng)當(dāng)包含對(duì)檔案的預(yù)測(cè)分析、內(nèi)容分析的，為用戶提供個(gè)性化的優(yōu)質(zhì)服務(wù)。

三、檔案管理工作中大數(shù)據(jù)框架構(gòu)建

在檔案學(xué)中，對(duì)檔案進(jìn)行編纂從本質(zhì)上來說就是大數(shù)據(jù)的處理過程。在進(jìn)行檔案編研時(shí)，需要按照選題、選材、處理、審核的流程開展。其中選材就是對(duì)對(duì)素材進(jìn)行搜集，并確定最終目標(biāo)。完全依靠人工完成這項(xiàng)工作具有很大難度，這是由于檔案體量龐大，人工篩選耗費(fèi)的時(shí)間與精力都很多，有些信息存在缺失還需要求助于其他檔案館，整個(gè)過程耗時(shí)長(zhǎng)、工作量大。

當(dāng)我們的社會(huì)發(fā)展到信息時(shí)代，就可以利用大數(shù)據(jù)處理流程來代替人工處理，提升檔案管理工作效率，減少工作人員作業(yè)量?；诖髷?shù)據(jù)的檔案管理工作是在高速網(wǎng)絡(luò)的支撐下，對(duì)不同數(shù)據(jù)源的信息進(jìn)行整合，之后進(jìn)行大數(shù)據(jù)處理并轉(zhuǎn)變?yōu)榭梢暬@示，最后對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行分析。數(shù)據(jù)源就是各類檔案資源，這些資源包括電子文件以及數(shù)字化結(jié)果。當(dāng)前很多檔案館都著手于數(shù)字化檔案建設(shè)工作，這就為大數(shù)據(jù)資源提供了有力保障。為了讓數(shù)據(jù)信息的整合更加順利，就需要建立符合標(biāo)準(zhǔn)的全國(guó)范圍內(nèi)的管理服務(wù)體系。高速網(wǎng)絡(luò)是檔案信息傳輸?shù)耐ǖ?，利用Internet進(jìn)行大體量的數(shù)據(jù)傳輸需要的時(shí)間較長(zhǎng)，會(huì)對(duì)數(shù)據(jù)安全造成威脅，導(dǎo)致數(shù)據(jù)丟失，這就需要將High-Performance Networks作為平臺(tái)，讓各類數(shù)據(jù)都集中在同一服務(wù)器中便于信息的整合。信息的整合就是利用超級(jí)計(jì)算機(jī)對(duì)檔案數(shù)據(jù)做出質(zhì)量治理，并展開全生命周期的管理。大數(shù)據(jù)處理就是對(duì)人工處理的替代，能夠?qū)崿F(xiàn)語境搜索、數(shù)據(jù)倉(cāng)庫(kù)等。

四、建立與完善大數(shù)據(jù)時(shí)代檔案管理的措施

（一）打造網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)，強(qiáng)化信息安全

在網(wǎng)絡(luò)技術(shù)發(fā)達(dá)的現(xiàn)今社會(huì)，信息安全受到了社會(huì)各界的廣泛關(guān)注。在信息時(shí)代，檔案管理工作與大數(shù)據(jù)進(jìn)行結(jié)合，就需要打造出將管理者與用戶相連接的工作平臺(tái)，讓雙方能夠展開最有效的交流溝通。這就需要從優(yōu)化檔案管理單位信息化的條件入手，打造出完善的大數(shù)據(jù)平臺(tái)。在此基礎(chǔ)上，就要將大數(shù)據(jù)所具有的特性與檔案管理工作相融合，制定出科學(xué)有效的工作流程，并制定管理措施。

（二）完善基于大數(shù)據(jù)的檔案管理監(jiān)管體系

在當(dāng)前社會(huì)中，信息化技術(shù)發(fā)展迅猛，設(shè)備不斷更迭，要想讓檔案管理工作的效率得到顯著提升，就需要相關(guān)單位對(duì)信息化技術(shù)進(jìn)行合理應(yīng)用。在開展檔案管理工作時(shí)，企業(yè)與政府需要對(duì)時(shí)代發(fā)展趨勢(shì)進(jìn)行關(guān)注，將相關(guān)的技術(shù)與設(shè)備引入到管理工作中，讓檔案管理工作環(huán)境得到顯著優(yōu)化。作為檔案管理的職能部門，要主動(dòng)對(duì)管理工作的信息化水平進(jìn)行提升，強(qiáng)化相關(guān)管理人員技術(shù)應(yīng)用能力，定期對(duì)管理人員展開相關(guān)培訓(xùn)，向他們介紹最先進(jìn)的技術(shù)，為大數(shù)據(jù)背景下的檔案管理工作儲(chǔ)備更多高技能人才。

（三）完善大數(shù)據(jù)背景下檔案管理工作的管理機(jī)制

當(dāng)前的檔案管理工作中，創(chuàng)造智力勞動(dòng)成果的群體是最主要的管理對(duì)象，如今各類虛假信息充斥著社會(huì)，作為檔案管理部門需要對(duì)檔案管理的準(zhǔn)入標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行強(qiáng)化，并完善考核機(jī)制。檔案管理工作所具有的重要性不言而喻，這就需要管理部門要重視內(nèi)部建設(shè)，并要制定嚴(yán)格的崗位責(zé)任制，當(dāng)出現(xiàn)管理問題要對(duì)責(zé)任追查到底，通過考核促進(jìn)管理人員責(zé)任感的提升。在管理機(jī)制中還要融入安保建設(shè)，抵御黑客入侵，保證檔案管理的安全性。

五、結(jié)語

綜上所述，在社會(huì)信息化管理過程中檔案管理工作占有重要地位，傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理需要大量工作人員長(zhǎng)期作業(yè)才能完成，社會(huì)資源浪費(fèi)較為嚴(yán)重。隨著信息技術(shù)的不斷發(fā)展，如今的檔案管理工作已經(jīng)能夠與大數(shù)據(jù)進(jìn)行深度融合。所以，相關(guān)政府部門與企業(yè)需要對(duì)大數(shù)據(jù)環(huán)境下的檔案管理工作加以重視，促進(jìn)檔案管理工作的轉(zhuǎn)型升級(jí)，改變傳統(tǒng)工作思路與模式，應(yīng)用先進(jìn)的技術(shù)與設(shè)備展開檔案管理工作，讓檔案管理工作的效率與質(zhì)量得到同步提升。

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