醫(yī)院基建檔案管理常見問題及對策

朱小青

摘 要 在社會發(fā)展的進程中，人們對于社會各項服務(wù)事業(yè)的要求越來越高，基于此衛(wèi)生事業(yè)得到了蓬勃發(fā)展，相應(yīng)帶來的是醫(yī)院基本建設(shè)項目的興起。伴隨著醫(yī)院新建以及改擴建項目的日益增加，基建檔案管理的作用逐漸凸顯出來。因此，文章首先對醫(yī)院基建檔案的重要性進行了概述，進而對目前醫(yī)院基建檔案管理存在的問題以及產(chǎn)生問題的原因展開分析，進而詳細探討了改進目前問題局面的具體措施，以期為未來行業(yè)的發(fā)展提供參考和借鑒。

關(guān)鍵詞 醫(yī)院基建 檔案管理 問題 對策

在醫(yī)院的發(fā)展過程當(dāng)中，基建檔案建設(shè)是不可缺少的一部分。它主要是對立檔單位建設(shè)過程中所涉及到的文字以及圖像、圖形信息做的整理和歸納。隨著醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)的發(fā)展和進步，醫(yī)院的建設(shè)逐漸多了起來，而且對于醫(yī)院各種功能類型樓體的興建也愈見增多。因此，對于基建檔案的建設(shè)就被提上了日程，它對于以后醫(yī)院的改擴建起著重要的參照作用?？梢哉f醫(yī)院基建檔案的管理是一項任重而道遠的任務(wù)，它的形成和發(fā)展需要每一個檔案工作者共同努力來完成。

一、醫(yī)院基建檔案管理的意義

基建檔案是一個十分復(fù)雜的工程建設(shè)系統(tǒng)，它不僅是對基建的歷史進行記錄，還是對基建的建設(shè)現(xiàn)狀做記載。它可以為日后的維護以及改擴建提供參考依據(jù)。在現(xiàn)今社會經(jīng)濟發(fā)展的條件下，醫(yī)院的建設(shè)也逐漸完善起來，而基建檔案的重要作用也越來越引起人們的重視，基建檔案的管理水平與未來醫(yī)院的整體規(guī)劃和發(fā)展息息相關(guān)。

（一）基建檔案建設(shè)是推動醫(yī)院可持續(xù)發(fā)展的保障

醫(yī)院的建設(shè)過程中，基建檔案是重要的記錄載體，它承載著醫(yī)院建設(shè)的第一手資料。檔案中既描述了醫(yī)院的建設(shè)歷史和發(fā)展現(xiàn)狀，也收錄了各種合同和協(xié)議依據(jù)，同時也詳細記載了醫(yī)院新建以及改擴建過程中所用到的設(shè)備、材料以及具體的施工情況。它可以為未來醫(yī)院的可持續(xù)發(fā)展提供服務(wù)，也為衛(wèi)生事業(yè)的進步貢獻力量。

（二）基建檔案是醫(yī)院的寶貴財富

作為一種信息資源來講，檔案具有特殊性的特點，如果一經(jīng)損毀，將是不可再生的，對于醫(yī)院來說，它是一筆寶貴的財富。因此要高度重視基建檔案的創(chuàng)建以及收集管理工作。隨著醫(yī)院的建設(shè)發(fā)展，在日常管理當(dāng)中，不可避免的會查找以前的資料，那么基建檔案的建立就為平時的信息查找和查閱大開方便之門。這樣不僅可以節(jié)約時間和精力，還可能為醫(yī)院帶來無形的經(jīng)濟效益。

（三）為醫(yī)院基建資料的收集提供便利

現(xiàn)如今，人們對于健康的關(guān)注度逐漸增加，而對于就醫(yī)環(huán)境以及條件的要求也愈加增高起來。近年來，醫(yī)院的新建以及改擴建的數(shù)次日益增多，因此基建檔案的數(shù)量也逐年升高。特別是一些情況比較特殊的遷建醫(yī)院，這樣的醫(yī)院不僅存有老院區(qū)，還有新建的院區(qū)。然而在整合的過程中，所涉及到的業(yè)務(wù)比較廣泛，這當(dāng)中既要規(guī)劃新院區(qū)，對其進行裝修，又要對老院區(qū)進行改造，實現(xiàn)其功能范疇。然而此時的項目建設(shè)又不在一處，這也給醫(yī)院基建資料的整理和收集帶來了極大的挑戰(zhàn)。所以說，加強基建檔案的管理就顯得迫切而需要。

二、當(dāng)前醫(yī)院基建檔案管理存在的問題

（一）基建檔案收集整理不細致或不完整

基建檔案的建設(shè)應(yīng)該按照嚴(yán)格的規(guī)范要求來完成，它要求遵守適度的原則來進行完整的收集。在實際的工作當(dāng)中不難發(fā)現(xiàn)，醫(yī)院的基建檔案收集情況的完成度是不均衡的，有些表現(xiàn)為缺少改動聯(lián)系單，有些則是缺少質(zhì)量評定表以及監(jiān)理審核單。這樣不完善的基建檔案管理工作，會造成信息資料的缺失。如果日后出現(xiàn)事故，那么很難找到相關(guān)憑證和依據(jù)。

（二）書寫材料不規(guī)范

醫(yī)院基建檔案的建立，能夠真實地記錄項目施工的各個環(huán)節(jié)。它具有永久性的特點，擁有很高的借鑒和參考價值。但是在資料記載的過程中，會出現(xiàn)手寫以及復(fù)印資料的現(xiàn)象，這樣會讓基建檔案資料的保存質(zhì)量大幅度降低。

（三）移交不及時

施工單位在工程結(jié)束以后，會出現(xiàn)移交材料不及時的現(xiàn)象，這都給建檔的及時性帶來不利影響。特別是有些基礎(chǔ)建設(shè)施工出現(xiàn)暫停的情況，而在中斷的時間里，相關(guān)施工單位以及技術(shù)負責(zé)人員不斷地更換，很多時候是竣工很久以后資料才能完備。這都給檔案資料的收集和移交帶來了困難，這些復(fù)雜的因素都會使醫(yī)院基建檔案的管理難度升高。

三、存在問題的原因

（一）醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)者的基建檔案意識比較淡薄

在醫(yī)院的日常運營當(dāng)中，醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)可能會出現(xiàn)重視醫(yī)療以及科研的狀況，因此對這些方面的檔案收集比較重視，對醫(yī)療成果以及科研結(jié)果有很強的歸檔意識。相反地，對其他方面的信息收集則處于比較忽視的狀態(tài)。而這種潛意識里的劃分，也會給醫(yī)院的基建檔案檔案管理帶來不利的影響。

（二）醫(yī)院檔案室的人員素質(zhì)較低

在醫(yī)院檔案室工作的人員， 有一部分并不是相關(guān)專業(yè)人士，因此在專業(yè)性上面顯得有些薄弱，也就導(dǎo)致了對基建檔案重視程度不夠的現(xiàn)象出現(xiàn)。醫(yī)院基建檔案的管理工作十分復(fù)雜，雖然近年來的基建人員整體業(yè)務(wù)水平有所提升，但是仍會出現(xiàn)對以往工作熟悉度不夠的現(xiàn)象，這都給基建檔案管理帶來了困難。

（三）甲乙雙方基建檔案管理不協(xié)調(diào)

在醫(yī)院的建造過程當(dāng)中，所涉及到的基建檔案管理是由施工單位來負責(zé)的，然而一項工程從開始到完工要歷經(jīng)很長的時間。因此，檔案的收集具有臨時性和被遺漏的特性，這也最終導(dǎo)致了基建檔案管理的操作困境。

四、針對醫(yī)院基建檔案管理工作中存在的問題采取的相應(yīng)措施

（一）加強內(nèi)部宣傳和指導(dǎo)，得到領(lǐng)導(dǎo)支持

要想提高醫(yī)院基建檔案管理的水平，加強對基建檔案重要性的認識是關(guān)鍵?；n案的建立需要多個單位部門的配合，任何一個部門都不可能獨立完成這項工作。因此，一定要在單位內(nèi)部加強基建檔案建設(shè)重要性的宣傳，特別是要注重得到領(lǐng)導(dǎo)的支持與配合。同時還要加強與承建單位的溝通與交流，爭取把基建檔案管理做到最好。

（二）加強業(yè)務(wù)培訓(xùn)，熟悉業(yè)務(wù)

作為一名檔案管理人員，要注重自身專業(yè)知識的積累和專業(yè)水平的提高。同時還要熟悉相關(guān)法律和法規(guī)，并且要對基建方面的知識有所了解。平時注重實際經(jīng)驗的積累，掌握基建檔案管理的方式方法，從而確保建檔的質(zhì)量。

（三）完善管理制度、流程，明確責(zé)任

工程項目的建設(shè)涵蓋了立項、勘察、測繪、初步設(shè)計、施工、竣工驗收、評優(yōu)選優(yōu)等階段，各階段的資料收集部門均不相同，因此檔案人員不僅要知曉工程的進度，熟悉工程的建設(shè)流程，而且對各階段應(yīng)收集的資料也要做到心中有數(shù)。檔案室要提前完善管理流程，細化各階段應(yīng)收集的資料目錄和各類資料應(yīng)達到的具體要求，以保證基建檔案的完整。在工程實施前，醫(yī)院作為建設(shè)單位，首先應(yīng)制訂相應(yīng)制度，以制度做保障。其次明確各參建單位、各部門在基建檔案收集、整理中的責(zé)任，即醫(yī)院檔案人員對基建檔案的管理、指導(dǎo)、監(jiān)督責(zé)任，基建部門的協(xié)調(diào)責(zé)任，各參建單位的收集、整理、組卷、編目、保管、利用責(zé)任。第三，在工程進入施工階段后，及早與各參建單位資料收集人員對接，隨時了解基建檔案管理動態(tài)，對基建檔案形成過程進行有效監(jiān)管。

（四）納入考核體系，確保落實

光有制度作保證，還遠遠不夠，還需與檔案人員及參建單位檔案員的個人利益掛鉤，才能使制度落地，流程暢通。將基建檔案的管理、指導(dǎo)責(zé)任納入醫(yī)院檔案員個人績效考核指標(biāo)，將參建單位的檔案收集、管理等責(zé)任納入基建項目考核，同時要求參建單位對檔案員進行考核。

五、結(jié)語

綜上所述，在醫(yī)院的建設(shè)與發(fā)展過程中，基建檔案管理具有不可忽視的作用。隨著現(xiàn)代化醫(yī)院進程的加快，理應(yīng)加強對基建檔案管理的重視。這也能進一步保證基建檔案的科學(xué)性，從而為今后醫(yī)院的發(fā)展提供參考資料。

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