我國企業(yè)辦公室業(yè)務(wù)的問題及相關(guān)對策

(湘潭大學(xué) 湖南 湘潭 411100)

一、選題意義和背景

各行各業(yè)競爭日趨激烈，市場的發(fā)展壓力日益劇增，這給企業(yè)發(fā)展帶來了很大的挑戰(zhàn)，在企業(yè)的調(diào)整和轉(zhuǎn)型等一系列運(yùn)作決策指引下，企業(yè)各職能部門的業(yè)務(wù)開展、重新定位和如何跟上企業(yè)發(fā)展的步伐、跟上形勢變化的節(jié)奏，實(shí)現(xiàn)企業(yè)目標(biāo)，對辦公室工作提出了更新、更高要求，同時(shí)，企業(yè)發(fā)展過程中的新問題需要得到相應(yīng)重視。辦公室有著很強(qiáng)的職能性，作為一個(gè)單位的中樞系統(tǒng)，在企業(yè)內(nèi)部發(fā)揮著瞻右顧左、承上啟下的作用。辦公室的質(zhì)量問題直接體現(xiàn)同時(shí)也影響企業(yè)工作水平與運(yùn)轉(zhuǎn)效率。中國改革開放歷經(jīng)30多年，在這個(gè)行政管理體制改革創(chuàng)新以及經(jīng)濟(jì)社會發(fā)展的敏感時(shí)期，討論企業(yè)辦公室的業(yè)務(wù)問題很有必要性以及現(xiàn)實(shí)意義。

二、我國企業(yè)的辦公室現(xiàn)狀

辦公室在一個(gè)單位中起著參謀助手、承上啟下、督促檢查、服務(wù)保障以及綜合協(xié)調(diào)的作用，被歸為綜合辦事機(jī)構(gòu)類別。其工作分為兩個(gè)大類，一類是政務(wù)性工作，一類是事務(wù)性工作。政務(wù)性工作包含：調(diào)查研究、收集反饋、當(dāng)好領(lǐng)導(dǎo)的參謀和助手以及綜合性的分析。事務(wù)性工作包括：公文處理、上傳下達(dá)、公務(wù)接待、后勤保障、溝通協(xié)調(diào)等等。概括起來就是：管理事務(wù)以及參與政務(wù)。辦公室工作事務(wù)繁雜瑣碎，但是在諸多細(xì)小繁瑣的事務(wù)中，又具有強(qiáng)專業(yè)性，比如，公文文種的選擇、文字材料的思路、信息流轉(zhuǎn)的程序、綜合協(xié)調(diào)的分寸、檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)以及后勤保障的高效等，觸角延伸廣且覆蓋面大，必須具備相關(guān)的業(yè)務(wù)培訓(xùn)與學(xué)習(xí)，否則無法勝任這些工作。但是在某些老型國有企業(yè)中，辦公室的工作重要性卻沒有得到明顯體現(xiàn)。某些人認(rèn)為辦公室工作就是端茶倒水、傳遞東西、接打電話、打掃衛(wèi)生以及收發(fā)文件等等，理所當(dāng)然地認(rèn)為辦公室屬于勤雜處，辦公室人員就是傳遞員、服務(wù)員以及勤務(wù)員。更有甚者，辦公室工作人員工作很被動，認(rèn)為辦公室工作既干不出什么成績同時(shí)也產(chǎn)生不了經(jīng)濟(jì)效益。在某些地方，辦公室工作人員更是一人兼多職，嚴(yán)重扭曲了辦公室工作的重要性以及其專業(yè)性。

三、我國企業(yè)辦公室業(yè)務(wù)的不足

(一)辦公人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)不強(qiáng)

大多數(shù)人所了解認(rèn)同的辦公室工作，如：會務(wù)招待、打字、復(fù)印、傳真等等，專業(yè)性質(zhì)不強(qiáng)，按部就班地做，普遍都能上手，因此，這些崗位安排的工作人員業(yè)務(wù)水平以及專業(yè)素質(zhì)相對其他工作低一些。某些單位把上一輩的經(jīng)驗(yàn)直接照搬照套，模仿很好，自我創(chuàng)新全無，某些人員，沒有很強(qiáng)的專業(yè)技能，選工作首先考慮選辦公室工作，從而使得辦公室工作人員素質(zhì)參差不齊、人員結(jié)構(gòu)不合理以及專業(yè)水平不強(qiáng)等等劣區(qū)。但實(shí)際上，辦公室工作有很強(qiáng)的的專業(yè)性、政治性以及政策性，相關(guān)工作人員既要有綜合分析、溝通協(xié)調(diào)的能力，又要有文字表達(dá)、調(diào)查研究的能力，還需要會使用各種辦公室設(shè)備，并且須具備較高的政治敏銳性以及文化素養(yǎng)和較強(qiáng)的業(yè)務(wù)能力，這些能力要求辦公室得工作人員思維清晰、知識結(jié)構(gòu)豐富、視野廣闊，即符合知識“復(fù)合型”人才標(biāo)準(zhǔn)。

(二)服務(wù)質(zhì)量低下

目前來看，辦公室體系仍舊存在執(zhí)行力疲軟、被動工作的情況，、工作低水平運(yùn)轉(zhuǎn)，辦公室職員缺少工作的熱情以及創(chuàng)新。從細(xì)節(jié)來看，辦公室存在價(jià)值低下的局面，妨礙了辦公室工作較徹底地進(jìn)行深入的研究探索，從宏觀角度來說，這種狀況很可能會影響領(lǐng)導(dǎo)的工作部署以及決策，從而影響到整個(gè)辦公室整體的工作順利實(shí)施。

(三)工作規(guī)范化不足

辦公室工作曾一致被公認(rèn)為亂、忙、繁、雜，做事很多，但效果不明顯，這就是工作規(guī)范化不足的表現(xiàn)。在新的形勢下，實(shí)現(xiàn)確保單位其他各項(xiàng)工作的正常開展、辦公室工作效率以及質(zhì)量的統(tǒng)一，必須提高工作的層次性以及堅(jiān)持辦公室工作規(guī)范，才可以讓各項(xiàng)辦公室工作做到有序可依、有章可循。

(四)創(chuàng)新精神、自我提升意識不強(qiáng)

辦公室體系中工作的部分工作人員仍舊工作不求創(chuàng)新、墨守成規(guī)、存在自我滿足、安于現(xiàn)狀的心理，不注重理論實(shí)踐學(xué)習(xí)以及綜合素質(zhì)的提升。重表面、輕內(nèi)涵；重安排、輕督導(dǎo)。隨著社會、經(jīng)濟(jì)以及科技的不斷發(fā)展與完善，辦公設(shè)備很大程度上進(jìn)行了徹底的現(xiàn)代化改革，比如文件柜被磁盤取代,打字機(jī)被計(jì)算機(jī)文字處理機(jī)所取代。辦公自動化系統(tǒng)運(yùn)作機(jī)制對傳統(tǒng)辦公機(jī)制來說是一場對工作途徑、工作方式以及工作手段的變革,其本質(zhì)上是設(shè)立一種新型辦公的工作機(jī)制,要求辦公人員需要掌握好這些基本技能以及具有必須要適應(yīng)工作機(jī)制轉(zhuǎn)換要求的工作思維方式。

四、解決我國企業(yè)的辦公室業(yè)務(wù)問題的相關(guān)對策

(一)培養(yǎng)高質(zhì)量辦公室隊(duì)伍

完善科學(xué)合理的選人和用人制度、考核制度、公示制度、工作人員的錄用制度、辭退制度和回避制度。不斷完善培養(yǎng)制度，積極推進(jìn)終身學(xué)習(xí)制度。辦公室的工作性質(zhì)要求辦公室人員需具備較廣泛的知識儲備以及全面的能力，同時(shí)還要有合格的政治理論素養(yǎng)。故此，辦公室人員需要做一個(gè)學(xué)習(xí)型人才，學(xué)習(xí)是必不可少的。要向向身邊的同事學(xué)習(xí)、向?qū)嵺`以及書本學(xué)習(xí)，從而增長才干、增長知識，積極學(xué)習(xí)各項(xiàng)本職工作必需具備的各項(xiàng)知識技能。聯(lián)系實(shí)際業(yè)務(wù)工作需要，全面掌握法律、經(jīng)濟(jì)和管理方面的知識，熟悉科技、歷史、文化等方面的實(shí)時(shí)動態(tài)，多學(xué)、深入學(xué)以及創(chuàng)新學(xué)。日常多儲備對自己有用的經(jīng)驗(yàn)知識，從實(shí)踐中學(xué)習(xí)總結(jié)提高。

(二)加強(qiáng)學(xué)習(xí)以及認(rèn)識

加強(qiáng)學(xué)習(xí)，提高業(yè)務(wù)新趨勢下辦公室工作效率，也使得辦公室工作人員能力素質(zhì)、知識結(jié)構(gòu)提出了更深層次的要求。做好辦公室工作較難，入門不難，辦公室的工作人員既要有強(qiáng)烈的責(zé)任心和事業(yè)心，更要有很強(qiáng)的綜合素質(zhì)，簡言之，需要努力做到“腦勤、眼勤、手勤、耳勤”，廣泛的“看、聽、思、寫”，認(rèn)真地分析協(xié)調(diào)、研究問題，唯有如此，才能聯(lián)系自己的工作性質(zhì)特點(diǎn)，把辦公室工作做好。因此，辦公室工作人員須樹立積極學(xué)習(xí)的意識，提升能力，提高業(yè)務(wù)水平。既要培育高水平的政治理論素養(yǎng)，加強(qiáng)政治理論的學(xué)習(xí)，建立全局視角，打好辦公室工作理論基礎(chǔ)，又要認(rèn)真學(xué)習(xí)業(yè)務(wù)書籍，不斷強(qiáng)化崗位業(yè)務(wù)培訓(xùn)以及學(xué)習(xí)；既要認(rèn)真向有成績、有經(jīng)驗(yàn)的同事請教，向他們詢問具有建設(shè)性的實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)。又要多實(shí)踐，認(rèn)真總結(jié)經(jīng)驗(yàn)、積極發(fā)現(xiàn)問題，做到干中學(xué)，學(xué)中干，聯(lián)系實(shí)踐工作、推動工作、解決問題，努力實(shí)現(xiàn)辦公能力全面發(fā)展的目標(biāo)。

提高認(rèn)識水平，辦公室職員從心底熱愛工作，使得辦公室變?yōu)榕酝ㄗ笥摇⒙?lián)系上下、溝通內(nèi)外的一個(gè)中心軀干，也使得辦公室工作的任務(wù)更加瑣屑繁重。辦公室的工作任務(wù)包括：“辦事、辦文和辦會”，六個(gè)字涵蓋極為豐富的工作內(nèi)涵。各類事務(wù)的處理，能夠反映一個(gè)單位工作特點(diǎn)；文件，則投射著一個(gè)單位的信息傳遞、執(zhí)行力度、工作效率等；會議承辦反映了單位的作風(fēng)以及形象，所以辦公室工作非常重要，它的重要性體現(xiàn)為大事小事，務(wù)必執(zhí)行到位，辦公室工作人員需要轉(zhuǎn)變觀念，保持強(qiáng)烈的責(zé)任心以及事業(yè)心，努力做好本職工作，積極奉獻(xiàn)崗位。

(三)完善規(guī)范化建設(shè)

在目前趨勢下，為保證企業(yè)其他各項(xiàng)工作如常開展，統(tǒng)一協(xié)調(diào)辦公室工作效率以及質(zhì)量，唯有持續(xù)提高工作的層次性，完善辦公室工作，才能讓辦公室的各項(xiàng)工作有序可依，有章可循。首先要理順各環(huán)節(jié)之間具體聯(lián)系，完善辦公室工作流程和體系，工作臺賬設(shè)立簡潔明了，做到職責(zé)清晰、程序規(guī)范、管理科學(xué)，讓工作有記錄，操作有章法，執(zhí)行有內(nèi)容，從而提高工作效率；加強(qiáng)執(zhí)行力的建設(shè)，因辦公室工作機(jī)動性強(qiáng)，各項(xiàng)事務(wù)聯(lián)系緊密，因此加強(qiáng)執(zhí)行力建設(shè)，確保其他各項(xiàng)工作落實(shí)到位，嚴(yán)格執(zhí)行首問負(fù)責(zé)制，才不會影響整個(gè)工作的進(jìn)展；加強(qiáng)監(jiān)督檢查督辦，檢查督辦的目的是為了完善督辦方式，方便落實(shí)規(guī)范督查程序，加大督查力度，能夠從根本上減少甚至排除應(yīng)付了事的情況，保證重要的文件順利執(zhí)行、重要的事務(wù)順利進(jìn)展、重要的會議順利落實(shí)，從而全面提高工作效率，保證各項(xiàng)工作有序地進(jìn)行。

(四)設(shè)立信息化辦公體系

利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)設(shè)立信息化辦公體系，實(shí)現(xiàn)會議遠(yuǎn)程化召開、窗口網(wǎng)絡(luò)化業(yè)務(wù)、公文電子化傳輸以及日常自動化辦公，推進(jìn)辦公室業(yè)務(wù)網(wǎng)絡(luò)化轉(zhuǎn)型進(jìn)程。強(qiáng)化信息反饋力度，信息反饋要日常化、制度化。保存信息溝通的真實(shí)度、廣度及深度。建立并完善多層次、上下結(jié)合、多功能、內(nèi)外溝通的信息控制網(wǎng)絡(luò)體系。通過網(wǎng)絡(luò)提高辦公室的執(zhí)行力。辦公人員必須充分調(diào)動自己主觀能動性,盡快使自己融入新辦公環(huán)境下的要求.辦公自動化是對計(jì)算機(jī)技術(shù)和信息技術(shù)的運(yùn)用,要求使用者具備基本知識儲備,對于辦公人員而言,首先要接受新鮮事物,勇于放棄和改變自己固定化的思維習(xí)慣以及傳統(tǒng)工作方式。

五、結(jié)語

企業(yè)辦公室是整個(gè)企業(yè)的樞紐中心，于整個(gè)企業(yè)而言有著至關(guān)重要的作用，企業(yè)辦公室能夠聯(lián)系協(xié)調(diào)各部門交流與合作。企業(yè)的可持續(xù)發(fā)展要求辦公室職員必須要提高服務(wù)質(zhì)量以及相關(guān)業(yè)務(wù)素質(zhì)，加強(qiáng)規(guī)范化的建設(shè)，建立并完善信息化辦公系統(tǒng)，提高辦公室的工作效率，只有這樣才能徹底而有效地提高辦公的質(zhì)量與效率。