政府檔案電子化管理存在的問題及對策

梁海云

（佛山市直屬機(jī)關(guān)工作委員會，廣東佛山528000）

檔案是政府對相關(guān)數(shù)據(jù)或者信息進(jìn)行記錄的一個(gè)重要載體，不僅是其維護(hù)自身合法權(quán)益的基本工具，同時(shí)也是其進(jìn)行相關(guān)管理工作的一個(gè)重要保障［1］。隨著科學(xué)技術(shù)水平的不斷提高以及信息技術(shù)的快速發(fā)展，計(jì)算機(jī)技術(shù)被引入到了檔案管理的相關(guān)工作中，通過對數(shù)據(jù)以及資料進(jìn)行信息化的處理，形成了無紙化的信息共享資源，極大地提高了檔案管理工作的效率以及質(zhì)量。從紙質(zhì)到電子化發(fā)展，需要建立健全電子化檔案管理系統(tǒng)，加強(qiáng)、檔案管理人員隊(duì)伍建設(shè)工作，同時(shí)還要全面提升檔案管理工作的科學(xué)化和規(guī)范化，并建設(shè)統(tǒng)一化的政府行政檔案管理機(jī)構(gòu)，增強(qiáng)檔案管理的科學(xué)化、規(guī)范化、現(xiàn)代化效果。在變革的同時(shí)，檔案的電子化管理也面臨著各種各樣的問題。隨著現(xiàn)代科技和社會的發(fā)展，政府檔案管理模式正在改變，紙質(zhì)化與電子化檔案模式共存，各有利弊，各自具有彼此不可替代的作用。從技術(shù)進(jìn)步和時(shí)代發(fā)展角度來看，新時(shí)代趨勢為電子化替代紙質(zhì)化［2-5］。

1 政府檔案管理工作的現(xiàn)狀

踏入21世紀(jì)以來，隨著社會的發(fā)展和信息化時(shí)代的到來，我國政府在檔案建設(shè)的過程中逐漸應(yīng)用了電子化信息設(shè)備，提升了工作效率，促進(jìn)了行政管理的現(xiàn)代化。然而，在檔案管理電子化的過程中，由于信息化設(shè)備不健全，工作人員對檔案的信息化管理不夠重視，難以提升檔案管理的效果，影響了政府行政的辦事效率。同時(shí)，各地在著手推廣檔案電子化管理過程中，檔案電子化管理的滲入程度不盡相同：有的地方已做到名副其實(shí)的電子信息化管理，無論是在檔案錄入、檔案保存、檔案保密等方面都已完全做到電子化管理；有的地方只是做到了部分電子化管理，紙質(zhì)歸檔還較為常見；有的地方在信息化技術(shù)普及的今天仍然保持完全紙張檔案管理模式。檔案的保存環(huán)境具有很高的標(biāo)準(zhǔn)，若想更好地保存完整的檔案，需要防潮、防火以及通風(fēng)性好等環(huán)境條件?；A(chǔ)設(shè)施先進(jìn)性差以及管理技術(shù)落后，均不利于政府工作的高效發(fā)展。政府檔案繁多瑣碎，大多數(shù)基層檔案室都是紙張檔案，需整理、裝訂等程序，導(dǎo)致查閱不方便，檔案柜也占據(jù)了很多存儲空間，現(xiàn)代化設(shè)備沒有充分發(fā)揮作用，造成人力、物力、財(cái)力和時(shí)間的浪費(fèi)，從歷史原因和群眾接受現(xiàn)狀來看，在未來一段時(shí)間內(nèi)，紙質(zhì)檔案和電子檔案將處于共同存在的發(fā)展?fàn)顟B(tài)。為此，要借助先進(jìn)的現(xiàn)代信息技術(shù)與設(shè)備，進(jìn)行合理、有效地開發(fā)利用，強(qiáng)化二者的配套管理，最終實(shí)現(xiàn)交融共存。

2 紙質(zhì)檔案和電子檔案的對比

2.1 紙質(zhì)檔案的特點(diǎn)

對于紙質(zhì)檔案資料而言，其突出特征是直觀性較強(qiáng)，能夠進(jìn)行信息的直接獲取，信息與載體統(tǒng)一存在，不可分割。同時(shí)，物理與邏輯結(jié)構(gòu)具有一致性，對維護(hù)檔案資源的真實(shí)與原始性意義重大。政府檔案的形成、發(fā)展與利用貫穿于行政各環(huán)節(jié)的始終。紙質(zhì)檔案在反復(fù)修改與完善的過程中形成的第一手原始資料，與電子檔案相比較，更具行業(yè)存儲價(jià)值，彰顯針對性，現(xiàn)實(shí)價(jià)值突出，具有顯著的考證意義。紙質(zhì)化檔案能夠全面、客觀地體現(xiàn)政府檔案的客觀性與真實(shí)性。由于政府檔案作為行政記錄性質(zhì)的特殊性，政府檔案擁有濃厚的歷史痕跡與自然性，代表了歷史的真實(shí)性與客觀性，很難被更改或者偽造，這是電子檔案難以與之相比的。

2.2 電子檔案的特點(diǎn)

檔案以電子形式存放在電腦硬盤等電子存儲介質(zhì)內(nèi)，不會因天氣、自然災(zāi)害等因素發(fā)生破損、丟失等情況。電子化檔案管理模式彰顯立體化的特征。電子文件便于修改，存儲空間較大，能夠進(jìn)行信息之間的快速傳播，滿足遠(yuǎn)距離的傳輸需要［6-7］。隨著政府行政規(guī)模的擴(kuò)大，政府檔案范圍得到拓展，相關(guān)單位對檔案資源提出了更高的要求，在收集、提取利用方面標(biāo)準(zhǔn)更高，借助電子文件模式能夠節(jié)省成本，并有利于妥善保管。此外，檔案資源安全性提升可有效避免檔案遺失與無故變更的現(xiàn)象。應(yīng)用電子化檔案能夠從多方面與多角度進(jìn)行信息的查詢與使用，強(qiáng)化服務(wù)的一體化與立體化，信息傳遞、存儲與利用更具精準(zhǔn)性與完整性。

3 檔案電子化管理存在的問題和對策

3.1 電子文件兼容性問題

隨著互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的快速發(fā)展，信息化的普及，電子文件不兼容的問題日漸突出。不少軟件的通用性差，非同一系統(tǒng)生成的不同電子文件之間不能識別，甚至難以實(shí)現(xiàn)格式的轉(zhuǎn)換。例如，同一款軟件在安卓和蘋果的操作系統(tǒng)上就往往不能同時(shí)兼容，從而限制了軟件的有效應(yīng)用。

3.2 電子文件真實(shí)程度問題

可讀寫性是電子介質(zhì)具有的特性，電子檔案優(yōu)點(diǎn)為可以進(jìn)行反復(fù)的輸入和修改，但同時(shí)缺點(diǎn)亦為容易反復(fù)修改且表面難以辨析［8-9］。政府行政人員無法通過辨別字體字號的形式判斷檔案的原始性，并且電子檔案沒有印章和親筆簽名，無法鑒別真?zhèn)?。電子化檔案管理的操作模式是將傳統(tǒng)的紙質(zhì)文件和資料以電子文件、電子圖文等形式進(jìn)行上傳，然后保存于電腦硬盤之中。與傳統(tǒng)的紙張檔案管理相比，傳統(tǒng)的檔案必須是原檔案或者備份的檔案，人們可以明顯發(fā)現(xiàn)檔案的來源真實(shí)與否，真實(shí)性較強(qiáng)。電子文件本身就是利用電子信息技術(shù)將紙質(zhì)文件轉(zhuǎn)化為電子格式，在沒有對比紙張檔案文件和電子文件內(nèi)容的前提下，根本無法保證其真實(shí)性和有效性。除此之外，企業(yè)將紙張檔案文件上傳電腦之后，部分不法分子很有可能將電子文件下載之后進(jìn)行任意編輯和修改，以贏得更多的利益。

3.3 數(shù)據(jù)安全性問題

在互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)迅速發(fā)展的今天，網(wǎng)絡(luò)黑客也不斷泛濫。電子信息被攔截、重要信息被黑客盜取的現(xiàn)象時(shí)有發(fā)生，病毒入侵使得電腦癱瘓、信息丟失，假冒的非授權(quán)用戶會侵犯他人的合法權(quán)益。這些問題對電子檔案的安全性構(gòu)成了嚴(yán)重的威脅，尤其是對影響面廣、事關(guān)重大的政府行政檔案。只有在確保數(shù)據(jù)安全性的前提下，政府檔案管理的電子化才能有保障地投入應(yīng)用。

3.4 對策

3.4.1 構(gòu)建電子化管理形式

要成功實(shí)現(xiàn)政府檔案管理電子化改革的任務(wù)，首先要構(gòu)建電子化管理形式。積極建立起科學(xué)的電子化檔案管理系統(tǒng)，能針對政府行政檔案進(jìn)行分類和管理，有效提升檔案管理、利用的實(shí)際效果，并針對檔案查閱的訪問權(quán)限和密級進(jìn)行確定，為政府行政管理工作提供良好的前提條件。在建立電子化檔案管理系統(tǒng)的過程中，需要充分利用多種信息化技術(shù)、計(jì)算機(jī)技術(shù)等手段，搭建起數(shù)字化檔案館、智能庫房管理系統(tǒng)、電子化檔案查詢平臺等系統(tǒng)，推進(jìn)電子化檔案管理工作順利開展。加強(qiáng)定期的系統(tǒng)更新和維護(hù)工作，及時(shí)尋找到電子化檔案管理平臺中存在的問題，并予以有效解決和控制。加強(qiáng)系統(tǒng)安全性，設(shè)置明確的訪問權(quán)限，防范信息泄露的情況出現(xiàn)。政府開展檔案管理工作的過程中，所擁有的現(xiàn)代化技術(shù)水平不一致，想要充分實(shí)現(xiàn)良好的電子化發(fā)展效果，需要建立起統(tǒng)一的管理機(jī)構(gòu)，針對檔案管理工作過程中的各方面情況進(jìn)行全面控制，設(shè)立出規(guī)范化的標(biāo)準(zhǔn)，便于各政府部門能夠針對電子化信息技術(shù)進(jìn)行共享，集中化管理政府行政檔案。

3.4.2 標(biāo)準(zhǔn)化檔案管理操作

推進(jìn)政府行政檔案管理從紙質(zhì)化向著電子化的方向發(fā)展，需要增強(qiáng)管理工作的科學(xué)性和規(guī)范性，積極采用現(xiàn)代管理手段，針對各項(xiàng)檔案進(jìn)行集中管理。將各項(xiàng)政府行政檔案進(jìn)行分類，按照影像檔案、實(shí)物檔案和科技檔案進(jìn)行細(xì)化劃分，并分別放置在不同的地方，采用不同的管理和保存手段，促進(jìn)檔案管理工作有序有效進(jìn)行。選派專門團(tuán)隊(duì)針對政府行政檔案管理進(jìn)行全面負(fù)責(zé)，劃分每個(gè)管理人員的具體職責(zé)，保證每項(xiàng)管理工作都能夠落到實(shí)處。

3.4.3 培養(yǎng)優(yōu)秀檔案管理人才團(tuán)隊(duì)

要成功實(shí)現(xiàn)政府檔案管理電子化改革的任務(wù)，還要培養(yǎng)優(yōu)秀檔案管理人才團(tuán)隊(duì)。積極開展政府行政檔案管理工作，需要有大量的高素質(zhì)優(yōu)秀人才團(tuán)隊(duì)作為支撐。首先，積極開展思想政治教育工作，切實(shí)有效地提升檔案管理人員的責(zé)任感和職業(yè)道德感，促進(jìn)檔案管理人員全身心地投入到相應(yīng)管理工作之中。其次，積極引進(jìn)一些專業(yè)人才，加強(qiáng)政府行政檔案管理電子化平臺建設(shè)工作，制定完善合理的規(guī)章制度及標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，減少工作中的一些不合理問題。政府行政檔案管理朝著電子化方向發(fā)展，需要有大量的資金和資源作為重要前提支撐，保證?？顚Ｓ?，不僅能夠保證檔案管理工作有著充足的資金，同時(shí)還能夠通過正規(guī)財(cái)政核算，保證檔案管理人員的基本生活需求。

4 小結(jié)

政府檔案管理部門必須重視做好紙質(zhì)化與電子化檔案的超前收集管理，對相關(guān)流程、控制策略等進(jìn)行合理設(shè)計(jì)，全面做好各種形式檔案資料的掃描與處理。在工作過程中，面對軟件難以兼容的電子文件，要合理進(jìn)行數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換，達(dá)到紙質(zhì)化與電子化雙軌制度并行，保障信息數(shù)據(jù)能夠高效地進(jìn)行傳遞，提升資源共享程度。對于新時(shí)期政府檔案管理工作，要緊跟時(shí)代發(fā)展，堅(jiān)持與時(shí)俱進(jìn)，立足方法、模式、技術(shù)等多層面進(jìn)行管理，制定科學(xué)有效的紙質(zhì)與電子文件管理制度。在發(fā)揮電子檔案長久性與真實(shí)性特征的同時(shí)，有效發(fā)揮紙張檔案的自身優(yōu)勢，實(shí)現(xiàn)二者有力的優(yōu)勢互補(bǔ)，推動(dòng)政府檔案的穩(wěn)步發(fā)展。

總的來說，基于新的發(fā)展階段，政府檔案管理要堅(jiān)持與時(shí)俱進(jìn)，積極創(chuàng)新，加快檔案信息化建設(shè)，有效發(fā)揮電子檔案中的優(yōu)勢。隨著信息技術(shù)的發(fā)展和計(jì)算機(jī)技術(shù)的普及，檔案電子化管理模式成為大勢所趨。電子化管理的突出優(yōu)勢是管理效率高，能夠滿足信息的高度共享，優(yōu)化信息查詢與使用，對發(fā)揮檔案價(jià)值具有極大的推動(dòng)作用。筆者認(rèn)為要正視紙張檔案的現(xiàn)實(shí)價(jià)值，強(qiáng)化紙質(zhì)化與電子化的有力融合與統(tǒng)一，制定科學(xué)有效的檔案管理模式與方法，全面提升政府檔案管理工作的先進(jìn)性與高效性，為政府檔案管理工作奠定堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。