淺析電子發(fā)票在高校財(cái)務(wù)管理中的機(jī)遇和挑戰(zhàn)

(成都體育學(xué)院 四川 成都 610041)

電子發(fā)票是指納稅人通過互聯(lián)網(wǎng)，利用稅務(wù)發(fā)票系統(tǒng)開具的，具有統(tǒng)一編碼的發(fā)票號碼以及防偽技術(shù)，區(qū)別于過去傳統(tǒng)的、稅控系統(tǒng)開具的紙質(zhì)形式的發(fā)票[1]。電子發(fā)票作為信息時(shí)代的產(chǎn)物，有利于順應(yīng)經(jīng)濟(jì)發(fā)展的趨勢，有利于降低企業(yè)成本，維護(hù)消費(fèi)者的合法權(quán)益。從2015年起，各地都在試點(diǎn)推廣電子發(fā)票，使得電子發(fā)票有大大發(fā)展的趨勢。加上2017年3月21日，國稅總局發(fā)布《關(guān)于進(jìn)一步做好增值稅電子普通發(fā)票推行工作的指導(dǎo)意見》，推行電子發(fā)票重點(diǎn)在電商、電信、金融、快遞、公共事業(yè)等有特殊需求的行業(yè)。

一、電子發(fā)票在高校財(cái)務(wù)管理中的機(jī)遇

(一)實(shí)行無紙化形式的電子發(fā)票，有利于降低高校財(cái)務(wù)工作成本

傳統(tǒng)的、稅控系統(tǒng)開具的紙質(zhì)形式的發(fā)票會(huì)耗費(fèi)大量的紙張、油墨等打印成本、郵寄發(fā)票過程中的成本、以及儲(chǔ)存發(fā)票的成本。采用有別于與傳統(tǒng)的、稅控系統(tǒng)開具的紙質(zhì)發(fā)票的電子發(fā)票，采用無紙化，有效降低高校財(cái)務(wù)管理油墨、紙張等打印成本、運(yùn)輸成本和儲(chǔ)存成本，有利于遏制環(huán)境污染的弊端。高校電子發(fā)票的開具、儲(chǔ)存等都可采用電子數(shù)據(jù)的方式實(shí)現(xiàn)，其成本低廉、便于存儲(chǔ)，有利于節(jié)省大量的人力物力財(cái)力等。

(二)減輕高校財(cái)務(wù)人員的工作負(fù)擔(dān)，節(jié)約報(bào)賬人財(cái)務(wù)報(bào)銷時(shí)間，提高工作效率

傳統(tǒng)的、稅控系統(tǒng)開具的紙質(zhì)發(fā)票時(shí)期，高校的財(cái)務(wù)人員需要花費(fèi)更多的時(shí)間成本和人工成本對紙質(zhì)發(fā)票進(jìn)行審核、認(rèn)證以及對會(huì)計(jì)檔案的保管和裝訂。而采用電子發(fā)票可以使用數(shù)字證書、加密等多重安全認(rèn)證技術(shù)，結(jié)合OA辦公和網(wǎng)上報(bào)賬系統(tǒng)，簡化原本繁瑣的發(fā)票審核流程，節(jié)約報(bào)賬人在財(cái)務(wù)部門報(bào)銷的時(shí)間，有利于提高財(cái)務(wù)工作效率。

(三)提高高校財(cái)務(wù)人員預(yù)繳稅款效率，提升涉稅業(yè)務(wù)能力

電子發(fā)票的推行和應(yīng)用，使高校財(cái)務(wù)人員可通過上網(wǎng)領(lǐng)購發(fā)票，以及開具發(fā)票和認(rèn)證發(fā)票。區(qū)別于傳統(tǒng)的通過填寫購買發(fā)票申請書和將舊發(fā)票存根帶去稅務(wù)局驗(yàn)舊后才能購買發(fā)票。這樣有利于將以前發(fā)票申報(bào)、購買的繁瑣的手續(xù)得到簡化。電子發(fā)票的應(yīng)用，有利于優(yōu)化和提升高校網(wǎng)上辦稅業(yè)務(wù)，使辦稅人員實(shí)現(xiàn)了“足不出戶”，減少了財(cái)務(wù)人員往返稅務(wù)機(jī)關(guān)的次數(shù)，提升辦稅效率。

(四)加快推進(jìn)高校會(huì)計(jì)檔案電子化進(jìn)程

推行電子發(fā)票，有利于推動(dòng)了高校會(huì)計(jì)檔案電子化的進(jìn)程，有利于促進(jìn)高校會(huì)計(jì)信息化管理水平。2016年1月1日起實(shí)施的《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》將“通過計(jì)算機(jī)等電子設(shè)備形成、傳輸和存儲(chǔ)的電子會(huì)計(jì)檔案”納入到會(huì)計(jì)檔案的范圍。會(huì)計(jì)檔案電子化可以節(jié)約大量會(huì)計(jì)資料的打印整理成本，有利于降低會(huì)計(jì)檔案保管成本，防止會(huì)計(jì)檔案易丟失毀損的弊端。[2]此外，還有利于高校會(huì)計(jì)信息資料的傳遞以及提升查閱速度。

二、電子發(fā)票在高校財(cái)務(wù)管理中的挑戰(zhàn)

(一)電子發(fā)票普及度不夠，基于無紙化辦公的信息化技術(shù)不成熟

目前來看，電子發(fā)票在電商行業(yè)發(fā)展較快，但是對于高校來說，電子發(fā)票流通量并不大，這在客觀上對電子發(fā)票的推行和普及起到了阻礙的作用，短期來看，開具電子發(fā)票可能會(huì)加劇高校的財(cái)務(wù)成本，財(cái)務(wù)人員可能需要重新培訓(xùn)等問題，容易造成高校的電子發(fā)票的普及速度較慢的影響；傳統(tǒng)的、稅控系統(tǒng)開具的發(fā)票有著完整的財(cái)務(wù)審批制度以及財(cái)務(wù)核算流程，但電子發(fā)票從目前高校信息化來看，大多數(shù)高校還不具備無紙化辦公條件，沒有完整的無紙化系統(tǒng)、無紙化審批流程、無紙化財(cái)務(wù)核算等，高校財(cái)務(wù)部門與各職能審批部門的系統(tǒng)銜接不充分，不利于資源共享和傳輸。

(二)增大財(cái)務(wù)人員核驗(yàn)電子發(fā)票的真實(shí)性和唯一性的工作量

目前，絕大多數(shù)高校的財(cái)務(wù)系統(tǒng)不支持電子發(fā)票直接報(bào)銷，不能進(jìn)行電子化入賬，使用電子發(fā)票報(bào)銷只能將其打印出來報(bào)銷，因此核驗(yàn)電子發(fā)票的真實(shí)性及其唯一性比紙質(zhì)發(fā)票更難。高校傳統(tǒng)的紙質(zhì)發(fā)票都是經(jīng)稅務(wù)機(jī)關(guān)采用特定的紙張?zhí)刂频?，?cái)務(wù)人員可通過手感、印章等方面直觀地辨別傳統(tǒng)發(fā)票的真實(shí)性和唯一性。而使用電子發(fā)票報(bào)銷通常是由報(bào)銷人自行下載打印，高校財(cái)務(wù)人員無法從打印紙張識別電子發(fā)票的真?zhèn)?，雖可以上網(wǎng)查詢電子發(fā)票真?zhèn)危?，目前對高校?cái)務(wù)人員來說，核驗(yàn)電子發(fā)票的真?zhèn)?，增加了?cái)務(wù)工作量，如果高校報(bào)銷經(jīng)辦人將電子發(fā)票重復(fù)打印，就無法保證該電子發(fā)票的唯一性，就會(huì)產(chǎn)生重復(fù)報(bào)銷、多次報(bào)銷的問題。

三、電子發(fā)票在高校財(cái)務(wù)管理中推廣使用的建議

(一)建立高校無紙化辦公和財(cái)務(wù)信息化系統(tǒng)，加大電子會(huì)計(jì)檔案建設(shè)

電子發(fā)票的出現(xiàn)和推廣，目的在于推進(jìn)高校的無紙化辦公和核算。目前高校急需建立一套完整的無紙化辦公系統(tǒng)，促進(jìn)高校的電子發(fā)票流轉(zhuǎn)和審批程序的規(guī)范完整，確保財(cái)務(wù)報(bào)銷中的各個(gè)流轉(zhuǎn)環(huán)節(jié)當(dāng)中的經(jīng)辦人員數(shù)據(jù)真實(shí)和信息安全。電子發(fā)票的推廣和發(fā)展，可將高校財(cái)務(wù)報(bào)銷平臺與財(cái)務(wù)系統(tǒng)、銀行系統(tǒng)三者進(jìn)行對接，使得各環(huán)節(jié)的電子資料能有序地流轉(zhuǎn)，最終形成完整的高校電子會(huì)計(jì)檔案。電子發(fā)票的推廣和發(fā)展，有利于推進(jìn)高校財(cái)務(wù)信息檔案的電子化和信息化保管的進(jìn)程，有利于改變高校以往手工掃描再保管的模式，有利于節(jié)省人力及相關(guān)設(shè)備的費(fèi)用。保證了電子檔案的清晰度，方便了日后對電子檔案的查詢。

(二)核驗(yàn)電子發(fā)票的真實(shí)性和唯一性，解決財(cái)務(wù)報(bào)銷疑難

1.核驗(yàn)電子發(fā)票真實(shí)性

目前來看，對存在疑點(diǎn)的紙質(zhì)發(fā)票，高校財(cái)務(wù)人員可通過登錄稅務(wù)網(wǎng)站對紙質(zhì)發(fā)票進(jìn)行真?zhèn)伪鎰e，但是，對于報(bào)銷經(jīng)辦人自行打印的電子發(fā)票，就必須驗(yàn)證每張電子發(fā)票的真實(shí)性，高校財(cái)務(wù)人員可在手機(jī)上安裝識別電子發(fā)票的官方軟件，通過利用手機(jī)掃描報(bào)銷經(jīng)辦人打印的電子發(fā)票上的二維碼來核對發(fā)票的信息，[3]以此來確認(rèn)電子發(fā)票的真實(shí)性。

2.核驗(yàn)電子發(fā)票唯一性

目前來看，對于避免電子發(fā)票重復(fù)報(bào)銷的行為，需要核驗(yàn)電子發(fā)票的唯一性。目前電子發(fā)票暫時(shí)還未全面普及，高校財(cái)務(wù)人員可在編制會(huì)計(jì)憑證時(shí)在摘要欄輸入每張電子發(fā)票的發(fā)票號碼，或者通過使用 Excel 進(jìn)行手工登記來核驗(yàn)。對于有些進(jìn)行網(wǎng)上報(bào)銷系統(tǒng)的高校，可以通過在網(wǎng)上報(bào)銷系統(tǒng)中對電子發(fā)票號碼字段的增加，基于臺賬形式來建立高校的電子發(fā)票數(shù)據(jù)庫，核驗(yàn)電子發(fā)票的唯一性。

3.促進(jìn)高校財(cái)務(wù)信息化建設(shè)的提升

高校電子發(fā)票能夠穩(wěn)定、長遠(yuǎn)的發(fā)展，就需要一個(gè)全國統(tǒng)一的、高效的管理平臺做支撐。管理部門應(yīng)該建立全國范圍統(tǒng)一的電子發(fā)票管理平臺，實(shí)現(xiàn)在數(shù)字認(rèn)、信息加密的基礎(chǔ)上，對電子發(fā)票信息能夠進(jìn)行有效地后續(xù)跟蹤。有利于查詢到電子發(fā)票的去向以及報(bào)銷情況，以及建立物流式的信息反饋、信息管理機(jī)制和查詢系統(tǒng)，對電子發(fā)票的去向?qū)嵤┯行ПO(jiān)控，避免電子發(fā)票重復(fù)報(bào)銷的弊端，有利于核驗(yàn)高校電子發(fā)票的真實(shí)性和唯一性，有利于促進(jìn)高校財(cái)務(wù)信息化建設(shè)。