新時期檔案數(shù)字化建設(shè)的對策與服務(wù)功能探析

黃桂華

（漳州市水利水電勘測設(shè)計有限公司，福建 漳州 363000）

習(xí)近平總書記指出：“檔案工作是一項非常重要的工作，經(jīng)驗得以總結(jié)，規(guī)律得以認識，歷史得以延續(xù)，各項事業(yè)得以發(fā)展，都離不開檔案，在全面建設(shè)小康社會進程中，檔案工作顯得越來越重要。”［1］檔案工作是推動黨和國家事業(yè)發(fā)展、促進經(jīng)濟社會發(fā)展的重要經(jīng)驗寶庫，政府工作報告連續(xù)多年提到要發(fā)展檔案事業(yè)。在科技信息化快速發(fā)展的新時代浪潮中，唯有加強檔案數(shù)字化建設(shè)，才能充分發(fā)揮檔案價值，更好服務(wù)保障民生發(fā)展。

一、檔案數(shù)字化的發(fā)展現(xiàn)狀

（一）檔案數(shù)字化的進展

當前檔案數(shù)字化的研究情況。檔案數(shù)字化工作是檔案現(xiàn)代化的重中之重，現(xiàn)代科技發(fā)展較早的美國，最先開始這方面的研究，較為成熟。而后亞洲發(fā)展中國家隨著信息技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)發(fā)展，也開始關(guān)注到檔案數(shù)字化工作，我國的檔案數(shù)字化研究還在起步階段，目前還在探索、論證，較多的是集中在從傳統(tǒng)管理到數(shù)字化管理的過渡性研究，大多側(cè)重于概念、內(nèi)涵的探索，實踐指導(dǎo)性則相對不足。文章立足實踐情況，聚焦服務(wù)民生，分析問題、尋找對策，更好推進檔案數(shù)字化建設(shè)，致力提升人民群眾在檔案管理服務(wù)中的獲得感。

我國檔案數(shù)字化的實踐探索。近年來，我國的科學(xué)技術(shù)取得長足的發(fā)展，科技實力正從量的積累向質(zhì)的飛躍。計算機技術(shù)、掃描技術(shù)、OCR技術(shù)、數(shù)字攝影技術(shù)、數(shù)據(jù)庫技術(shù)、多媒體技術(shù)、存儲技術(shù)的發(fā)展和成熟，為各種載體的檔案數(shù)字化提供重要的技術(shù)前提。同時中央和地方各級領(lǐng)導(dǎo)的重視與支持，進一步推動了檔案數(shù)字化建設(shè)的全面提速。2016年國家檔案局就以上海市徐匯區(qū)等4家檔案館為試點，完成了數(shù)字檔案館系統(tǒng)測試工作，起到很好的“試水”“探路”作用；同時天津、內(nèi)蒙古、陜西以及沈陽、南京等地也積極推動本地區(qū)數(shù)字檔案館（室）建設(shè)。2017年將繼續(xù)推進建設(shè)國家級數(shù)字檔案館（室）示范點，用3年的時間完成了中國第一歷史檔案館、中國第二歷史檔案館近4千萬畫幅的檔案掃描，完成了青島市檔案館所有館藏檔案以及北京檔案館207萬卷冊檔案的數(shù)字化工作。［2］

（二）檔案數(shù)字化存在的問題

我國檔案數(shù)字化還處于過渡階段。從全國來看,檔案數(shù)字化工作總體開展不平衡,數(shù)字化率偏低、作用發(fā)揮不充分、質(zhì)量和效益不夠高等問題，有的省級檔案館數(shù)字化率不到館藏檔案的15%,還有很大的空間。［3］而在鄉(xiāng)鎮(zhèn)和農(nóng)村，檔案工作則更為薄弱，很多地方存在辦公條件簡陋、工作人員緊缺等問題。要促進我國檔案從傳統(tǒng)載體向數(shù)字化發(fā)展，必須承認、正視過渡期的存在和可能出現(xiàn)的困難和問題。

當前信息技術(shù)快速發(fā)展，給檔案管理的數(shù)字化建設(shè)提供了有利契機，比如為檔案數(shù)字化提供數(shù)字技術(shù)、現(xiàn)代計算機技術(shù)、多媒體技術(shù)和現(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)通信技術(shù)等方面支撐。黨和政府高度重視檔案數(shù)字化工作，但是局限于各地方還不同程度存在以下制約因素：1.經(jīng)濟條件不均衡。一個普通中等規(guī)模的檔案館，要完成館藏檔案的數(shù)字化，可能就需要上千萬元的資金投入，而這對于有些地區(qū)來說是一筆不小的投入。2.思想觀念還未跟上。存在有“短視”情況，認為檔案管理的數(shù)字化，耗費人力、物力、財力，沒有明顯的經(jīng)濟效益，對檔案數(shù)字化的重要意義認識不夠。3.技術(shù)人才比較緊缺。檔案數(shù)字化管理涉及相關(guān)軟件設(shè)計、具體技術(shù)操作、設(shè)備維護，這都需要專業(yè)的技術(shù)人員來處理，技術(shù)人員的短缺是檔案數(shù)字化進展緩慢的一大掣肘。

二、新時期檔案數(shù)字化建設(shè)的重要意義

檔案數(shù)字化相對傳統(tǒng)檔案管理有著明顯的優(yōu)越性，充分認識檔案管理數(shù)字化的意義，更有利于我們解放思想認識，加快推進檔案管理數(shù)字化。

（一）檔案數(shù)字化有利于提高檔案工作效率

據(jù)統(tǒng)計，2011年，各級國家檔案館館藏已達3.3億卷，到2020年，館藏將達到6億多卷，需要很多的人工、時間、空間投入，對傳統(tǒng)的檔案管理提出了很大挑戰(zhàn)。檔案數(shù)字化是檔案管理及存儲、利用方式的革新，通過計算機可以輕松進行檔案起草、修改、印發(fā)，便于修改、便于編輯，簡單易行。檔案數(shù)字化加工之后，利用計算機等現(xiàn)代化手段進行管理，既使檔案管理人員避免簡單重復(fù)工作，增強了工作效率，同時又可以讓工作人員拿出更多精力開發(fā)檔案資源，提高檔案工作質(zhì)量。

（二）檔案數(shù)字化有利于保護原有紙質(zhì)檔案

當下，檔案藏館中占主導(dǎo)地位的仍是以紙質(zhì)為載體的檔案，紙質(zhì)檔案存在查找、借閱不方便、不易儲藏等問題，且長期查閱不利于檔案的長期保存，對檔案原件的損害大。而通過數(shù)字化處理，便可以直接使用電子檔案代替使用，把原件保管起來，避免因日常的借閱使用造成原件損壞；與此同時，把數(shù)字檔案，輸出成縮微膠片留底，可以做到更長久的保存，發(fā)揮珍貴文獻和檔案的價值。

（三）檔案數(shù)字化有利于提高檔案利用效率

靜態(tài)的檔案是“死檔案”,放在那里,落滿灰塵,用途有限。只有把檔案史料充分利用起來,讓“死檔案”變成“活資料”，變成“思想庫”。通過紙質(zhì)檔案數(shù)字化，把相關(guān)檔案數(shù)據(jù)資源提供給所有需要它的人，實現(xiàn)了“孤本”不再是限制；利用者就可以隨時上網(wǎng)利用檔案信息資源，實現(xiàn)了“時間”不再是限制；數(shù)字檔案可以通過計算機網(wǎng)絡(luò)進行異地傳輸，可以供更多地方、更多人來查閱、利用，不用再通過人工去調(diào)閱，免去了奔波之苦，實現(xiàn)了“空間”不再是限制。

（四）檔案數(shù)字化有利于更好滿足民眾需求

在信息化潮流中，信息資源的影響已經(jīng)滲透到社會政治、經(jīng)濟、文化等諸多方面，以及人民群眾的工作、社交、娛樂等各個環(huán)節(jié)，人民群眾已經(jīng)清醒認識到信息與物資、能源一樣重要。根據(jù)國家統(tǒng)計局通報，隨著網(wǎng)絡(luò)化、信息化的快速發(fā)展，我國的網(wǎng)民、計算機的數(shù)量持續(xù)攀升，我國的網(wǎng)民已從1997年的62萬人發(fā)展到2018年的8.3億人，移動互聯(lián)網(wǎng)接入流量消費達711億GB。人民群眾對于信息數(shù)據(jù)的需求與日俱增，而檔案資源是最為系統(tǒng)、海量的信息源，是信息化社會中最為寶貴的財富，是一塊亟待挖掘的資料保藏，這為推進檔案數(shù)字化工作提供了重要機遇、強大動力，必須不斷加壓加力，才能更好滿足人民群眾日益增長的信息資源、檔案服務(wù)需要。［4］

三、檔案數(shù)字化建設(shè)的對策建議

檔案數(shù)字化是對單位實體檔案資源進行系統(tǒng)整理后進行數(shù)字化建設(shè)，通過對檔案數(shù)字化建設(shè)，加強檔案源文件保管質(zhì)量，提高檔案信息利用效率，完善檔案信息利用。

（一）完善檔案數(shù)字化技術(shù)保障。加大設(shè)備的投入以及人員的保障，對于設(shè)備需配備服務(wù)器、磁盤陣列、交換機、復(fù)印機、掃描儀、計算機、數(shù)碼相機、刻錄機等檔案數(shù)據(jù)化必需設(shè)備，利用高新技術(shù)把各種載體的檔案資源轉(zhuǎn)化為數(shù)字化的檔案信息。其次，將計算機技術(shù)、通訊技術(shù)以及與之相關(guān)的軟件技術(shù)用于檔案館的信息采集、處理、存儲、檢索和傳輸?shù)男畔⒐芾硐到y(tǒng)，建設(shè)集數(shù)字檔案登記備份、信息共享、信息化管理功能于一體，具備數(shù)字檔案“收、管、用”全過程網(wǎng)上辦理的檔案信息系統(tǒng)。

（二）建立檔案數(shù)字化標準規(guī)范。制定從采集、錄入到存儲的檔案數(shù)字化流程規(guī)范，按照統(tǒng)一的標準把文檔信息存儲到計算機數(shù)據(jù)庫中，對其文字型電子文件、視頻和多媒體電子文件、音頻電子文件等材料格式進行統(tǒng)一，使傳統(tǒng)介質(zhì)數(shù)字化檔案的保管、傳遞、利用等工作都實現(xiàn)有序化、標準化和規(guī)范化，避免出現(xiàn)各自為政、互不兼容、重復(fù)建設(shè)等現(xiàn)象。［5］同時，建立統(tǒng)一的檔案安全保密機制，加強檔案數(shù)據(jù)化各環(huán)節(jié)的安全控制，建立健全的檔案安全管理機制、應(yīng)急預(yù)案和處置協(xié)調(diào)機制，落實人防、物防、技防“三位一體”的安全防范措施，有效保障檔案數(shù)據(jù)化過程，管控，使用等過程信息安全。

（三）加強檔案數(shù)字化人才建設(shè)。推動檔案數(shù)字化發(fā)展，關(guān)鍵在人才。要加強對檔案人員的培訓(xùn)工作，開展定期組織針對性的檔案培訓(xùn)，提升從業(yè)人員政治素質(zhì)、理論水平、業(yè)務(wù)素質(zhì)等。要進一步完善人才發(fā)展體制機制，暢通檔案工作人員的晉升空間和渠道，加強政策傾斜，高看一眼、重用一把，讓他們真正的感受到工作價值，激勵廣大的檔案干部履職擔當。探索優(yōu)化檔案機構(gòu)設(shè)置模式，拓展人才引進渠道，招納海內(nèi)外優(yōu)秀人才，配齊配強人才力量，充實檔案隊伍。

四、發(fā)掘檔案數(shù)字化的服務(wù)功能

檔案數(shù)據(jù)化目的并不是僅僅把檔案載體從紙質(zhì)變?yōu)閿?shù)據(jù)，改變其存儲方式，更重要的是將其變?yōu)楝F(xiàn)實有用的信息，充分發(fā)揮檔案其價值作用和意義。對此，要結(jié)合多方面途徑，創(chuàng)新檔案數(shù)據(jù)化服務(wù)，讓檔案動起來，更加接近大眾，為大眾所熟悉和了解，深入大眾人心，真正把“死檔案”變成“活信息”，更好地為社會現(xiàn)代化服務(wù)。

（一）資源共享，提升效能。檔案工作者可以通過研究利用者聚集范圍，特定檔案使用機構(gòu)等進行區(qū)域聯(lián)網(wǎng)、檔案信息資源共享，從而創(chuàng)建最方便利用者利用檔案的途徑，最大限度地消除利用者利用檔案的各種障礙，不斷提高檔案信息資源的利用率，讓檔案資源更好地服務(wù)于社會。如研究機構(gòu)、高校等部門是知識分子主要聚集地，也是對檔案利用率比較高的人群，因而檔案工作者可以通過區(qū)域聯(lián)網(wǎng)，與研究機構(gòu)、高校等部門進行區(qū)域聯(lián)網(wǎng)，實現(xiàn)電子檔案信息資源共享，從而使檔案利用者更方便地利用檔案，可以滿足特定部門的特定信息需求，提高信息的利用率。

（二）運用技術(shù)，創(chuàng)新服務(wù)。當前，5G時代來臨，它可以讓我們視頻更加具體化，讓看的人如同身臨其境。我們可以對檔案內(nèi)容使用VR，讓檔案里的故事一個個從檔案里走出來，展現(xiàn)在VR觀看者的身旁，讓其身臨其境感受深刻。而且5G網(wǎng)絡(luò)可以讓VR使用不局限于檔案館內(nèi)，可以以檔案館為中心，遠距離實時輸送，擴大使用范圍，吸引更多的檔案使用者。其次是通過網(wǎng)絡(luò)將已開放的檔案上網(wǎng)并建立相應(yīng)的APP或者微信公眾號進行推送，讓更多的群眾來了解檔案、利用檔案。

（三）開拓思路，智慧發(fā)展。近年來，隨著社會經(jīng)濟和各項事業(yè)的不斷發(fā)展，人民群眾的檔案需求更多、要求也更高，更新速度更快。要想更好滿足人民群眾的需求，我們很多工作要走在前面。要堅持走智慧檔案發(fā)展之路，探索“智慧型”檔案信息服務(wù)模式，運用現(xiàn)代信息技術(shù)和智能技術(shù)，深度融合醫(yī)療、戶籍、婚姻、城市拆遷、社會保障等與人民群眾日常生活密切關(guān)系的檔案資料，動態(tài)感知和預(yù)測分析群眾需求，主動提供針對性的信息資料和指導(dǎo)性的路徑方法，幫助人民群眾解決實際問題，將檔案的利用融合到人們的日常生活中，不斷提升人民群眾的獲得感、幸福感，讓檔案工作幫助人民生活得更加美好。