淺議因公出國(guó)申報(bào)中邀請(qǐng)函有效性判定要素

張宇波 高睿

【摘要】在國(guó)際交往日益頻繁的今天，高等教育愈加國(guó)際化，對(duì)外交流人員呈大幅上升態(tài)勢(shì)。這種快速增長(zhǎng)使高校因公臨時(shí)出國(guó)的管理工作更加繁重、艱巨。本文結(jié)合當(dāng)前因公出國(guó)相關(guān)政策、審批規(guī)定、簽證要求以及實(shí)際操作中遇到的案例，詳細(xì)探討了因公出國(guó)申報(bào)材料中邀請(qǐng)函有效性判定的十大要素。

【關(guān)鍵詞】因公出國(guó)申報(bào) 邀請(qǐng)函 有效性判定要素

【中圖分類號(hào)】G64 【文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼】A 【文章編號(hào)】2095-3089（2019）07-0020-02

隨著我國(guó)科學(xué)技術(shù)飛速進(jìn)步、國(guó)民經(jīng)濟(jì)持續(xù)穩(wěn)中向好，國(guó)力日益強(qiáng)盛，國(guó)際影響逐步擴(kuò)大。黨的“十八大”上“中國(guó)夢(mèng)”的提出，為中華民族的偉大復(fù)興指明了方向。在此大背景下，我國(guó)與世界各國(guó)各地區(qū)在政治、經(jīng)濟(jì)、文化、教育等方面往來(lái)日漸頻繁。高等學(xué)校師生參加國(guó)際學(xué)術(shù)會(huì)議、校級(jí)交流訪問、科研合作、培訓(xùn)學(xué)習(xí)等國(guó)際交往的數(shù)量呈大幅上漲態(tài)勢(shì)。隨著“一帶一路”戰(zhàn)略國(guó)策的提出，高校與以色列、印度、俄羅斯、匈牙利、波蘭等國(guó)高等教育領(lǐng)域的學(xué)術(shù)合作開始活躍起來(lái)。許多高校結(jié)合自身學(xué)術(shù)與地域特點(diǎn)，充分利用國(guó)際化資源，大幅提高了學(xué)校教育教學(xué)綜合水平。

在高校對(duì)外交流一片欣欣向榮的態(tài)勢(shì)下，其每年因公出國(guó)申報(bào)呈現(xiàn)規(guī)模擴(kuò)大化、種類多樣化、層次多元化等特點(diǎn)，從而給高校因公出國(guó)管理帶來(lái)巨大挑戰(zhàn)。在團(tuán)組甄別和管控難度進(jìn)一步加大的情況下，申報(bào)材料中邀請(qǐng)信的重要性日益突出。作為海外機(jī)構(gòu)發(fā)出的正式邀請(qǐng)，其在審核出訪任務(wù)類別、必要性、相關(guān)性、真實(shí)性等方面起著決定性作用。同時(shí)也是申請(qǐng)出訪國(guó)簽證和入境該國(guó)海關(guān)的關(guān)鍵法律依據(jù)。以下探討高等學(xué)校在審核邀請(qǐng)信時(shí)需注意的十個(gè)要素，并聯(lián)系實(shí)際操作中遇到的典型案例進(jìn)行闡述：

一、語(yǔ)言要素：

語(yǔ)言作為審核時(shí)最直觀的信息有助于第一時(shí)間判斷邀請(qǐng)信的有效性。根據(jù)審批和簽證要求，邀請(qǐng)信要使用出訪國(guó)的官方通用語(yǔ)言，有時(shí)也接受英語(yǔ)，不能使用漢語(yǔ)。許多歐美國(guó)家和一些亞洲國(guó)家比如韓國(guó)是直接提供英文邀請(qǐng)函（雖然其官方語(yǔ)言并非英語(yǔ)）的，在審核和簽證時(shí)與該國(guó)官方語(yǔ)言邀請(qǐng)信等效。有時(shí)韓國(guó)在出具韓/英語(yǔ)邀請(qǐng)信時(shí)也會(huì)出具一份格式完全一樣的漢語(yǔ)邀請(qǐng)函，在申報(bào)時(shí)可作為翻譯件一齊提交，但不能單獨(dú)使用。日本一般先出具英文邀請(qǐng)信，再出具正式日語(yǔ)邀請(qǐng)函——“三書”（身元保證書、招聘理由書和滯在予定表）。前者只能作為預(yù)審參考，后者才是最終審批依據(jù)。并且只有“三書”原件才能作為簽證材料。

二、邀請(qǐng)方要素：

作為邀請(qǐng)主體，邀請(qǐng)方資質(zhì)至關(guān)重要。也就是說，是否具備發(fā)出邀請(qǐng)函的資格，除了前期審批外，后期也直接與簽證成功率息息相關(guān)。根據(jù)相關(guān)規(guī)定：邀請(qǐng)信一般應(yīng)發(fā)自擬出訪國(guó)家本土，邀請(qǐng)方必須由外方業(yè)務(wù)對(duì)口部門或相關(guān)級(jí)別人員邀請(qǐng)，邀請(qǐng)單位和邀請(qǐng)人應(yīng)與出訪人員的級(jí)別職級(jí)身份相稱，不得降格以求。如系國(guó)際組織邀請(qǐng)，可由該組織有關(guān)人員發(fā)出。比如某高校校長(zhǎng)出訪國(guó)外某高校商談校際合作并簽署校級(jí)合作協(xié)議，則邀請(qǐng)人應(yīng)為該校校長(zhǎng)。如果僅為普通教授，是不可能商談并簽署校際合作相關(guān)協(xié)議的。此外，海外華僑華人和外國(guó)駐華機(jī)構(gòu)不能作為邀請(qǐng)人/方，也不能通過中介機(jī)構(gòu)聯(lián)系或出具邀請(qǐng)函。

三、被邀請(qǐng)人要素：

邀請(qǐng)信應(yīng)寫有被邀請(qǐng)人全名，許多國(guó)家還會(huì)列出被邀請(qǐng)人的護(hù)照號(hào)碼、性別、出生年月、工作單位、職務(wù)等，以便審核和簽證部門確認(rèn)其身份。在日常審核中，經(jīng)常會(huì)遇到出訪人沒有因公護(hù)照而邀請(qǐng)方要求提供護(hù)照號(hào)碼填寫在邀請(qǐng)信上的情況。由于沒有邀請(qǐng)信前期審核無(wú)法通過不能出具批件，而批件又是辦理因公護(hù)照的必備材料，出訪者常陷入兩難境地。我校一般會(huì)請(qǐng)出訪者與邀請(qǐng)方聯(lián)系說明我國(guó)辦理因公護(hù)照的流程，商議先出具一封護(hù)照號(hào)碼處留空的邀請(qǐng)信用于前期申報(bào)。在完成審批、制作批件和因公護(hù)照流程后，再將護(hù)照號(hào)碼發(fā)給外方請(qǐng)他們出具內(nèi)容完整的邀請(qǐng)信用于簽證。此外，一些大型國(guó)際會(huì)議發(fā)出的邀請(qǐng)函即會(huì)議通知是沒有受邀人姓名的，通常我們會(huì)要求出訪者提供參會(huì)的注冊(cè)證明，與會(huì)議通知一起作為受邀憑證。

四、格式要素：

邀請(qǐng)信作為具有法律性質(zhì)的文書，在格式上有嚴(yán)格要求：應(yīng)該以邀請(qǐng)單位的公函紙打印而成，文字通順、格式規(guī)范、印刷字體。應(yīng)包括單位名稱、地址、聯(lián)系電話、傳真號(hào)碼、電子郵件等信息。許多海外高等學(xué)校、科研機(jī)構(gòu)等都會(huì)備有本單位公函紙。作為防偽手段之一，一些高校，比如美國(guó)哥倫比亞大學(xué)的公函紙整面都印有學(xué)?；照碌乃　?/p>

五、簽名有效性要素：

邀請(qǐng)函簽署處必須有邀請(qǐng)人的親筆簽名，簽名下方應(yīng)為邀請(qǐng)人全名的印刷體，以便審核和簽證時(shí)了解其姓名的準(zhǔn)確拼寫。此外，還應(yīng)寫明邀請(qǐng)單位和邀請(qǐng)人職務(wù)，有公章的應(yīng)加蓋公章。在實(shí)際審核中，一些亞洲國(guó)家比如日本的“三書”是以加蓋邀請(qǐng)人個(gè)人姓名的紅色印章來(lái)認(rèn)可邀請(qǐng)信有效性的。韓國(guó)通常是邀請(qǐng)人手寫簽名及個(gè)人姓名的篆體紅色印章并用。歐美國(guó)家絕大部分都是邀請(qǐng)人親筆簽名。值得注意的是，曾經(jīng)遇到過用WORD里的其它藝術(shù)類英文字體作為邀請(qǐng)人簽名的。這就需要審核部門仔細(xì)甄別。因?yàn)樵擃惻虐孑^易被誤認(rèn)為是親筆簽名。

六、出訪期限要素：

要有明確的起止日期或開始日期加上停留期限，如：××年××月××日至××年××月××日或××年××月××日起，訪問×××天。在各國(guó)種類繁多的邀請(qǐng)信中，大部分國(guó)家只寫出在該國(guó)的活動(dòng)時(shí)間，申報(bào)時(shí)可按政策規(guī)定添加路途時(shí)間。有些歐洲國(guó)家會(huì)寫明某天抵達(dá)及某天離開，申報(bào)時(shí)只能在離開日期后加一天作為路途及時(shí)差時(shí)間。日本“三書”中的滯在予定表上第一天和最后一天是往返中國(guó)和日本的航班班次，所以申報(bào)時(shí)不能再額外添加路途時(shí)間了。總之，訪問期限需嚴(yán)格按照邀請(qǐng)信的期限仔細(xì)甄別計(jì)算。

七、出訪地要素：

出訪地對(duì)于出訪者行程安排以及后期的財(cái)務(wù)報(bào)銷至關(guān)重要。通常情況下，一個(gè)機(jī)構(gòu)只能邀請(qǐng)出訪者去該機(jī)構(gòu)所在地。個(gè)別情況下，一個(gè)大型機(jī)構(gòu)可能在多地設(shè)有辦公點(diǎn)，那么，可邀請(qǐng)出訪者訪問其一到多個(gè)辦公地。實(shí)際審核中，曾有某申根國(guó)博物館邀請(qǐng)出訪者去另一申根國(guó)家參加該博物館在當(dāng)?shù)嘏e行的紀(jì)念活動(dòng)。雖然該博物館可以在其它國(guó)家舉辦活動(dòng)，但并不具備邀請(qǐng)出訪者去另一國(guó)的資格，因?yàn)槠湓诹硪簧旮鶉?guó)家并無(wú)常駐辦公地址。

八、訪問內(nèi)容要素：

訪問內(nèi)容是審批出訪性質(zhì)、必要性和相關(guān)性的最主要依據(jù)。就學(xué)術(shù)類和公務(wù)類出訪而言，區(qū)分二者的最主要標(biāo)準(zhǔn)就是出訪內(nèi)容。公務(wù)類相較學(xué)術(shù)類而言，出訪天數(shù)、次數(shù)等都有更為嚴(yán)格的限制。就實(shí)際操作而言，學(xué)術(shù)類的界定除了審核出訪內(nèi)容是否與學(xué)術(shù)相關(guān)外，還要看是否與受邀人的學(xué)術(shù)背景相符合。

九、費(fèi)用負(fù)擔(dān)要素：

邀請(qǐng)信應(yīng)具備費(fèi)用負(fù)擔(dān)方法，包括往返機(jī)票、住宿、伙食、保險(xiǎn)、當(dāng)?shù)亟煌ê推渌s費(fèi)等開銷。歐美國(guó)家邀請(qǐng)信一般都會(huì)寫明費(fèi)用負(fù)擔(dān)方式，申根國(guó)家還要求強(qiáng)調(diào)醫(yī)療保險(xiǎn)的負(fù)擔(dān)情況。有些邀請(qǐng)信還會(huì)寫明酬金數(shù)額，但酬金一般不計(jì)入邀請(qǐng)方提供的資助內(nèi)。

十、時(shí)效性要素：

時(shí)效性是指出訪者在提交申報(bào)時(shí)邀請(qǐng)信必須在合理時(shí)間內(nèi)，不能提供已過期的邀請(qǐng)函。合理時(shí)間的判定還應(yīng)將審批、制作批件、因公護(hù)照、預(yù)約及申請(qǐng)簽證所需時(shí)間計(jì)算在內(nèi)。如果邀請(qǐng)信開始時(shí)間來(lái)不及辦理所需手續(xù)，也視為不在合理時(shí)效范圍內(nèi)。一般會(huì)請(qǐng)出訪者聯(lián)系外方重新簽發(fā)時(shí)間合理的邀請(qǐng)函。

以上探討的邀請(qǐng)函十大要素是判斷邀請(qǐng)信有效性的重要考察點(diǎn)。為了滿足高校教職工在因公出國(guó)申報(bào)和簽證上的客觀需求，提高教職工出訪成功率并杜絕違紀(jì)行為的發(fā)生，必須嚴(yán)格細(xì)致審核邀請(qǐng)函，才能真正確保新時(shí)期高校因公出國(guó)管理工作的順利進(jìn)行，從而在實(shí)際上進(jìn)一步推動(dòng)高校科研水平和國(guó)際交流向更高層面發(fā)展。

作者簡(jiǎn)介：

張宇波（1981.4-），女，漢族，江蘇南京人，研究生，研究方向：高等教育管理。

高睿（1963.2-），女，漢族，江蘇江陰人，本科，高教副研究員，研究方向：高等教育管理。