基于中專學(xué)校學(xué)籍檔案管理的規(guī)范與優(yōu)化探索

蘭秋生

【摘 要】這些年來，中專學(xué)校已經(jīng)普遍運(yùn)用學(xué)分制，適用于考察學(xué)生的學(xué)習(xí)情況和學(xué)習(xí)成果。教學(xué)管理已經(jīng)從原先的班級管理為主體逐漸轉(zhuǎn)變?yōu)橐哉n程管理為主體，開始更加注重上課的過程。在學(xué)生們學(xué)習(xí)的過程中，記錄學(xué)生們學(xué)習(xí)狀況，并整理成相應(yīng)的檔案信息，這是最終評價學(xué)生們學(xué)習(xí)水平的關(guān)鍵依據(jù)。因此，學(xué)校一定要做好學(xué)籍檔案的管理工作，不斷的規(guī)范，并且要與時俱進(jìn)，結(jié)合實(shí)際情況，進(jìn)行優(yōu)化。

【關(guān)鍵詞】中專學(xué)校;學(xué)籍檔案;管理工作;規(guī)范;優(yōu)化;探索

中圖分類號： G717.3 文獻(xiàn)標(biāo)識碼： A文章編號： 2095-2457（2019）01-0200-002

DOI：10.19694/j.cnki.issn2095-2457.2019.01.086

學(xué)籍檔案主要兩大塊：一是教育教學(xué)檔案，包括對學(xué)生進(jìn)行德、智、體、美、勞教育過程中的各類教材、教學(xué)計劃、課程表，教育活動、教學(xué)計劃、方案、報告、總結(jié)，各類試卷、歷次考試成績、各種報表，以及歷屆畢業(yè)生名冊、學(xué)籍管理材料等;二是學(xué)生檔案，綜合反映學(xué)生在校期間發(fā)展情況，主要包括學(xué)籍卡、學(xué)年評估：思想品德考核表、體育登記表、健康卡、學(xué)期成績、畢業(yè)自我鑒定、獎懲情況以及紀(jì)律表現(xiàn)、衛(wèi)生、考勤和日常行為規(guī)范達(dá)標(biāo)登記表。

在學(xué)校，學(xué)籍檔案比較客觀的記錄了學(xué)生的成長過程，管理學(xué)籍檔案，也是中專學(xué)校教育管理中，十分重要的工作內(nèi)容。只有不斷的規(guī)范學(xué)籍檔案，結(jié)合實(shí)際情況，對其進(jìn)行優(yōu)化，才能夠有效的保障中專學(xué)校教育管理工作的質(zhì)量，為學(xué)生上高校打下良好的教育基礎(chǔ)，從而為我國培養(yǎng)更多的優(yōu)秀人才?，F(xiàn)在我國的中專學(xué)校在開展教學(xué)管理的時候，基本都是使用學(xué)分制。因此，一定要合理的優(yōu)化以往的中專學(xué)校學(xué)籍檔案管理內(nèi)容，及時優(yōu)化管理模式，探索促進(jìn)中專學(xué)校教育工作的順利開展。

1 中專學(xué)校的學(xué)籍檔案管理工作所包含的內(nèi)容

何為學(xué)籍檔案？也就是學(xué)生們從入學(xué)的第一天開始到學(xué)業(yè)結(jié)束的最后一天，整個學(xué)習(xí)過程中，由考核和管理所開展的各種活動的客觀記錄，也是現(xiàn)在我國中專學(xué)校在學(xué)習(xí)過程中，做好檔案管理工作的重要內(nèi)容。其主要包括的有：招生的信息，學(xué)籍的信息，學(xué)習(xí)過程的信息，考試成績的信息，以及畢業(yè)的信息。對學(xué)生的學(xué)習(xí)情況，學(xué)習(xí)成績，獎懲狀況，特長專業(yè)，學(xué)習(xí)能力，個人特征等都有著較為詳細(xì)的記錄。

第一，招生的信息。其主要指的是，學(xué)生從初中邁入中專學(xué)校這個過程中的相關(guān)記錄。主要有：招生計劃，招生簡章，招生的文件，相關(guān)的專業(yè)，建立學(xué)生檔案。

第二，學(xué)籍的信息。這里指的是狹義的學(xué)籍檔案，也就是初中生進(jìn)入中專學(xué)校之后，轉(zhuǎn)換成為了中職學(xué)生的身份，所產(chǎn)生的相關(guān)信息。主要有：新生來校報到的信息，所在的年級，所在的班級，性別，學(xué)號，身份證件;學(xué)生客觀存在的有關(guān)材料或者獎勵等;學(xué)生的登記表，也就是學(xué)生在校期間的學(xué)籍卡;學(xué)生的變更材料以及學(xué)籍的注冊等。

第三，考試的信息。指的是學(xué)生在校期間，所參加的各類考試科目，考試的形式，考試的具體安排，考試的成績，重修，補(bǔ)考等記錄。

第四，學(xué)習(xí)過程中的信息。其主要有：課程的具體安排，各科教師的名單，教學(xué)計劃，學(xué)生的選課信息，選修課的成績，畢業(yè)設(shè)計，實(shí)踐活動，輔修課程等。這一信息，對學(xué)生學(xué)習(xí)水平和質(zhì)量的評價起著十分關(guān)鍵的作用。

第五，畢業(yè)的信息。其主要有：學(xué)生畢業(yè)時的資格審查，畢業(yè)證的發(fā)放以及登記等。

2 在中專學(xué)校開展學(xué)分制，對學(xué)籍檔案管理工作所帶來的重要影響

學(xué)分制，也就是將學(xué)生的課程學(xué)習(xí)，劃分為具體的學(xué)分，來對學(xué)生進(jìn)行考察。以學(xué)生的選課為主要內(nèi)容，在學(xué)習(xí)的過程中，學(xué)生只要完成了所規(guī)定的學(xué)分，就能夠向?qū)W校辦理畢業(yè)申請。

開展學(xué)分制，中專學(xué)生能夠建立自己的興趣愛好、特長、發(fā)展方向的基礎(chǔ)上，更加自由的選擇課程。即便是身在一個班級，學(xué)生們也不必拘泥于統(tǒng)一的課堂，學(xué)生的學(xué)制和課程都更加的靈活。隨著學(xué)分制的普遍運(yùn)用，使得學(xué)校的學(xué)籍檔案管理工作或多或少的都受到了影響。

2.1 以課程的管理為主進(jìn)行教學(xué)管理，為規(guī)范與優(yōu)化學(xué)籍檔案管理工作打下良好基礎(chǔ)

以往的中專學(xué)校教育管理之中，大多都是運(yùn)用學(xué)年制，按照比較統(tǒng)一的教學(xué)要求和培養(yǎng)規(guī)范來管理學(xué)生。也就是說，只要屬于相同專業(yè)，相同班級的學(xué)生，他們的學(xué)制就是一模一樣的。大家使用統(tǒng)一的課程表，在統(tǒng)一的教室聽同一個老師來授課，管理形式環(huán)環(huán)相扣，班級有班主任管，班主任有學(xué)生科管，學(xué)生科有學(xué)校管，在管理學(xué)籍檔案時，一般以班級為單位，記錄一個班級里面的學(xué)生信息，學(xué)生的學(xué)籍存放，學(xué)籍登記，課程的安排，考試的成績等。

中專學(xué)校運(yùn)用學(xué)分制之后，學(xué)生們能夠更加自由的選擇課程。有的學(xué)校就曾經(jīng)對學(xué)分制管理，作出以下幾點(diǎn)規(guī)定：第一，學(xué)生能夠自由的進(jìn)行學(xué)習(xí)進(jìn)度的安排，可以延遲或者提前修讀課程;第二，學(xué)生能夠自由的進(jìn)行課程層次的選擇;第三，學(xué)生能夠自由的進(jìn)行聽課方式的選擇。所以，隨著學(xué)分制的廣泛使用，原先的班級觀念已經(jīng)慢慢的開始淡化，從原先的班級管理開始逐步轉(zhuǎn)為流動管理，而原本的學(xué)籍檔案管理工作，已經(jīng)無法適應(yīng)學(xué)分制下的管理需求。所以，在管理學(xué)籍檔案時，一定要實(shí)現(xiàn)觀念的轉(zhuǎn)變，注重初始資料的收集錄入與電子化管理。

2.2 開展個性化管理，對規(guī)范與優(yōu)化學(xué)習(xí)檔案管理起著關(guān)鍵作用

學(xué)分制是近幾年來，比較先進(jìn)的一種管理制度。其特征就是：以學(xué)生為核心，尊重學(xué)生們的身心特點(diǎn)和個性發(fā)展。

在中專學(xué)校使用學(xué)分制，讓學(xué)生們能夠更加自由的選擇學(xué)習(xí)科目、上課時間、任課教師以及學(xué)習(xí)的進(jìn)度等，學(xué)習(xí)具有高度的靈活性與彈性。比如說：學(xué)校的選課制度，每一個學(xué)期，學(xué)生都可以根據(jù)自己的喜好或者學(xué)習(xí)計劃等，自由的進(jìn)行選課，即便是身處同一個班級，學(xué)生們所選擇的課程也有不同的。而原本的班級課程表，顯然已經(jīng)不再被需要了。每一個學(xué)生都有屬于自己的那一份課程表。而且，學(xué)生們因為所選擇的科目不同，那么相應(yīng)的考試內(nèi)容、考試地點(diǎn)、考試時間也有差別。原先的中專學(xué)?？荚囈话愣际且詫W(xué)期為單位，逐一班級登記考試成績，登記工作明顯有了難度。而學(xué)分制所具有的靈活性，使得就算是相同年級的學(xué)生，也不一定會在統(tǒng)一的時間畢業(yè)。有的學(xué)校就作出規(guī)定：學(xué)生只要完成規(guī)定的學(xué)分，那么就可以申請畢業(yè)。學(xué)分制教學(xué)管理模式，因人而異，千差萬別，尊重了學(xué)生的主體地位，符合個性化管理。

2.3 進(jìn)行科學(xué)管理，是規(guī)范與優(yōu)化學(xué)籍檔案管理的主要手段

學(xué)籍檔案能夠有效的體現(xiàn)學(xué)生們的學(xué)習(xí)過程和教師的教學(xué)過程，所以，一定程度上，學(xué)籍檔案和教學(xué)檔案也有交叉性。另外，檔案本身具有服務(wù)性，因此，學(xué)籍檔案必須要滿足學(xué)生們隨時查詢的需求。原先在管理學(xué)籍檔案時，學(xué)校一般都是進(jìn)行實(shí)體管理，檔案工作人員要消耗很多的時間，用來搜集、保管、整理和移交相應(yīng)的原始資料，內(nèi)容多樣，工作繁瑣。

中專學(xué)校使用學(xué)分制后，學(xué)生們能夠自由的進(jìn)行選課，考試，重修等，這些都和原先的班級模式大相徑庭，提高了教學(xué)管理的復(fù)雜程度和難度。所以，中專學(xué)校一定要對學(xué)生的學(xué)籍檔案管理手段和方法進(jìn)行有效的創(chuàng)新和改革，促進(jìn)學(xué)籍檔案管理的優(yōu)化和規(guī)范。

3 中專學(xué)校學(xué)籍檔案管理規(guī)范與優(yōu)化的主要策略

隨著信息技術(shù)的不斷發(fā)展，筆者認(rèn)為，中專學(xué)?？梢越柚娮有畔⒓夹g(shù)的優(yōu)勢管理學(xué)籍檔案，建立詳細(xì)的檔案信息庫，從而進(jìn)一步的優(yōu)化學(xué)籍檔案管理工作。

3.1 建立詳細(xì)的管理人員操作平臺

學(xué)籍檔案的管理人員，主要的管理功能有：學(xué)籍管理、選課與教學(xué)安排，學(xué)生成績以及畢業(yè)管理等。

第一，狹義的學(xué)籍管理，主要有：學(xué)生的學(xué)籍變更與注冊，學(xué)生的主要信息等，具體劃分為對學(xué)籍檔案信息進(jìn)行建立與維護(hù)，學(xué)期注冊等。

對學(xué)籍檔案進(jìn)行建立主要包括，將學(xué)生的主要信息進(jìn)行記錄，記錄入學(xué)時間，新生的年級、班級進(jìn)行設(shè)置，記錄新生的信息狀況，生成學(xué)號，記錄學(xué)生的獎懲情況，對學(xué)生個人信息進(jìn)行增改。

學(xué)期注冊，也就是對學(xué)生每個學(xué)期的報到情況和注冊進(jìn)行記錄。

學(xué)籍檔案一般有兩個主要功能，一是能夠分析和統(tǒng)計各類數(shù)據(jù);二是能夠生成檔案，學(xué)生證，打印學(xué)籍卡等。教學(xué)安排和選課。管理人員要對學(xué)期的開課計劃進(jìn)行設(shè)置，安排相應(yīng)的上課考試，分配相應(yīng)的教室和教學(xué)時間，并讓學(xué)生自由的選擇課程。

第二，學(xué)生成績。教務(wù)處要根據(jù)實(shí)際情況，安排好成績錄入的具體時間和相應(yīng)的參數(shù)，根據(jù)不同的學(xué)科，讓任課老師輸入學(xué)生的考試成績，最終生成成績表。

第三，畢業(yè)辦理。根據(jù)學(xué)校的畢業(yè)規(guī)定，審核每個畢業(yè)生的實(shí)際情況，形成畢業(yè)生花名冊，就業(yè)花名冊等。

3.2 提供學(xué)生全面的操作平臺

要尊重學(xué)生，以學(xué)生的個人意志為主體，給學(xué)生提供科學(xué)全面的操作平臺，讓學(xué)生能夠更加自由的選擇科目，促進(jìn)學(xué)生的個性化發(fā)展。

首先，要提供豐富的選擇功能。學(xué)生能夠自由的操作該平臺，其次，提供全面的查詢功能。學(xué)生能夠在平臺上及時的查詢到想要的信息，包括課程安排、單科學(xué)分、學(xué)業(yè)目標(biāo)、考試成績、獎勵等;最后，提供合理的參考交流功能。學(xué)生能夠通過該平臺，自由的抒發(fā)自己的意見，對教學(xué)水平進(jìn)行及時的反饋和評價。

3.3 建立科學(xué)的教師平臺

在課堂教學(xué)的過程中，教師占據(jù)著重要的作用，教師的教學(xué)質(zhì)量和教學(xué)態(tài)度，直接決定了整堂課的教學(xué)水平，影響著學(xué)生們的學(xué)習(xí)成績。建立科學(xué)的教師平臺，讓教師能夠?qū)W(xué)校的科研、教學(xué)動態(tài)進(jìn)行及時的了解，更加客觀的接受學(xué)生們的建議和評價。另外，教師還要通過該平臺，輸入學(xué)生們的考試成績，方便學(xué)生們的查詢。

4 結(jié)束語

在中專學(xué)校的教育管理中，學(xué)籍檔案的管理是十分重要的組成內(nèi)容，一方面，學(xué)校要利用電子信息技術(shù)，實(shí)現(xiàn)檔案管理的數(shù)字化，另一方面，還要保管好實(shí)體材料，保障學(xué)籍檔案的真實(shí)性和客觀性。對學(xué)籍檔案要進(jìn)行維護(hù)保養(yǎng)、防霉、防蟲、防火工作，

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