信息化條件下高校財(cái)務(wù)報(bào)賬管理的優(yōu)化

李亞平

摘要：隨著高校辦學(xué)規(guī)模不斷擴(kuò)大，業(yè)務(wù)量逐年增多，高校財(cái)務(wù)部門所面臨的報(bào)賬業(yè)務(wù)激增，由于高校信息化落后導(dǎo)致報(bào)賬系統(tǒng)落后、財(cái)務(wù)人員配備不足等各方面的影響，傳統(tǒng)的財(cái)務(wù)報(bào)賬存在著效率低下等多方面的問題。本文先論述了高效傳統(tǒng)財(cái)務(wù)報(bào)賬流程及傳統(tǒng)報(bào)賬流程存在的問題;高校財(cái)務(wù)報(bào)賬信息化管理的必要性;在信息化條件下如何優(yōu)化報(bào)賬效率和流程，提高財(cái)務(wù)管理水平。

關(guān)鍵詞：信息化; 報(bào)賬管理; 管理效率

一、引言

隨著高校辦學(xué)規(guī)模不斷擴(kuò)大，業(yè)務(wù)量逐年增多，高校財(cái)務(wù)部門所面臨的報(bào)賬業(yè)務(wù)激增，由于高校信息化落后導(dǎo)致報(bào)賬系統(tǒng)落后、財(cái)務(wù)人員配備不足等各方面的影響，高校財(cái)務(wù)報(bào)賬面臨一系列問題，財(cái)務(wù)報(bào)賬是高校運(yùn)作的基礎(chǔ)性工作，傳統(tǒng)的財(cái)務(wù)報(bào)賬存在著效率低下等多方面的問題。提高高校報(bào)賬效率的重要?jiǎng)恿χ皇墙ㄔO(shè)信息化校園，信息化對(duì)高校提高財(cái)務(wù)管理水平和效率起著十分重要的作用。

二、傳統(tǒng)的高校報(bào)賬流程

高校財(cái)務(wù)管理工作包括預(yù)算管理、報(bào)賬管理、收入管理等多項(xiàng)管理工作，其中財(cái)務(wù)報(bào)賬是高校最主要的工作之一，它是指經(jīng)辦人從相關(guān)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)活動(dòng)中獲取真實(shí)、合法的票據(jù)，通過具有審批權(quán)人的審批后，到財(cái)務(wù)部門辦理報(bào)銷手續(xù)的行為。財(cái)務(wù)核算的準(zhǔn)確性是財(cái)務(wù)報(bào)表信息準(zhǔn)確的基礎(chǔ)，影響財(cái)務(wù)管理職能的發(fā)揮，是學(xué)校相關(guān)上級(jí)決策的重要依據(jù)。目前高校財(cái)務(wù)的報(bào)賬流程主要包括以下幾個(gè)步驟：

（一）原始業(yè)務(wù)報(bào)銷單據(jù)的整理和簽批

相關(guān)業(yè)務(wù)經(jīng)辦人按照經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)類型分類粘貼真實(shí)合法的發(fā)票、收據(jù)等。在財(cái)務(wù)報(bào)銷單上填寫業(yè)務(wù)支出用途、支出項(xiàng)目明細(xì)金額等內(nèi)容，并附上相關(guān)的合同等附件，由有簽字權(quán)的領(lǐng)導(dǎo)簽字并列明支出項(xiàng)目。

（二）財(cái)務(wù)人員對(duì)原始憑證進(jìn)行審核

報(bào)銷人員將部門領(lǐng)導(dǎo)簽批好的原始憑證交由財(cái)務(wù)部門進(jìn)行報(bào)銷，財(cái)務(wù)人員對(duì)原始憑證的真實(shí)性、合法性、合規(guī)性進(jìn)行審核，學(xué)校各項(xiàng)收支業(yè)務(wù)的審核、制單，確保業(yè)務(wù)手續(xù)齊全，對(duì)不符合規(guī)定和未經(jīng)審批的超預(yù)算業(yè)務(wù)不予辦理，財(cái)務(wù)人員應(yīng)正確運(yùn)用各級(jí)會(huì)計(jì)科目核算。

（三）會(huì)計(jì)憑證的錄入

財(cái)務(wù)人員根據(jù)有關(guān)的規(guī)章制度和財(cái)經(jīng)法規(guī)將審核無(wú)誤的原始憑證真實(shí)準(zhǔn)確地按照業(yè)務(wù)類型錄入賬務(wù)系統(tǒng)。財(cái)務(wù)人員需要錄入摘要、會(huì)計(jì)科目、經(jīng)濟(jì)分類、部門編碼、項(xiàng)目編碼、功能分類科目和金額等。

（四）出納付款環(huán)節(jié)

出納付款是指出納人員根據(jù)復(fù)核無(wú)誤的記賬憑證支付給報(bào)銷人員報(bào)銷款項(xiàng)的過程，主要方式有銀行轉(zhuǎn)賬、支票和電匯等多種付款方式。

三、高校傳統(tǒng)報(bào)賬模式存在的問題

（一）報(bào)賬效率差

自從會(huì)計(jì)電算化的普及以來(lái)，財(cái)務(wù)報(bào)賬效率較手工記賬方式在一定程度也得到了提高，然而高校報(bào)賬難的現(xiàn)狀并沒有得到根本的解決。部門報(bào)賬員在辦理業(yè)務(wù)時(shí)，往往面臨著找領(lǐng)導(dǎo)簽字難、其他部門蓋章難、財(cái)務(wù)排隊(duì)難、票據(jù)粘貼有問題或金額大小寫寫錯(cuò)或大小寫金額不一致、大小寫金額涂改時(shí)需要經(jīng)常往返等問題，這樣就占用了教師部分教學(xué)和科研時(shí)間。

（二）財(cái)務(wù)工作量巨大

財(cái)務(wù)部門每天都需要處理大量各類報(bào)銷業(yè)務(wù)，審核內(nèi)容主要包括經(jīng)濟(jì)事項(xiàng)是否真實(shí)發(fā)生、是否按照合同約定的進(jìn)度付款、領(lǐng)導(dǎo)是否在審批權(quán)限內(nèi)簽字，經(jīng)濟(jì)事項(xiàng)的發(fā)生是否符合國(guó)家和高校的規(guī)定等;對(duì)新增報(bào)賬員進(jìn)行詳細(xì)解釋各種業(yè)務(wù)怎么辦理。

（三）在部門審核管理上，學(xué)院二級(jí)部門沒有有效發(fā)揮作用

由于現(xiàn)在高校規(guī)模很大，兩校區(qū)業(yè)務(wù)同時(shí)進(jìn)行，同時(shí)學(xué)科、項(xiàng)目、經(jīng)費(fèi)類型等使用規(guī)定也不同。為了提升管理效率，高校將一些財(cái)務(wù)管理權(quán)限下放至院系，由院系作為報(bào)銷的第一道控制環(huán)節(jié)。比如我校“十二五”資金由負(fù)責(zé)該項(xiàng)目的主管校長(zhǎng)簽字，校長(zhǎng)負(fù)責(zé)重大資金項(xiàng)目的簽批。我校對(duì)部分十二五專項(xiàng)資金的使用下放到各學(xué)院，由各學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)負(fù)責(zé)簽批。比如我校某學(xué)院報(bào)“十二五”時(shí)，領(lǐng)導(dǎo)審核不嚴(yán)，在不屬于十二五資金列支范圍內(nèi)的票據(jù)上簽字，沒有起到第一道審核的作用。

（四）與報(bào)銷有關(guān)的財(cái)經(jīng)法規(guī)講解力度不夠

與報(bào)銷相關(guān)的國(guó)家法規(guī)制度不斷增多，財(cái)務(wù)人員在報(bào)賬審核中須牢記各類財(cái)經(jīng)法規(guī)制度，并將這些法規(guī)制度告知報(bào)賬人員。財(cái)政部于2014年1月7日發(fā)布的關(guān)于印發(fā)《中央和國(guó)家機(jī)關(guān)差旅費(fèi)管理辦法》的通知（財(cái)行[2013]531號(hào)）（1）;2013年11月25日，中共中央、國(guó)務(wù)院近日印發(fā)《黨政機(jī)關(guān)厲行節(jié)約反對(duì)浪費(fèi)條例》（2），并發(fā)出通知，要求各地區(qū)各部門認(rèn)真貫徹執(zhí)行。

（五）報(bào)銷流程各環(huán)節(jié)之間的孤立現(xiàn)象較為嚴(yán)重

在我國(guó)現(xiàn)階段，很多規(guī)模較大的高校各下屬院系等部門擁有自己獨(dú)立的一套信息管理系統(tǒng)，由于各信息數(shù)據(jù)系統(tǒng)之間信息是孤島，業(yè)務(wù)部門報(bào)銷人員需要到財(cái)務(wù)處進(jìn)行現(xiàn)場(chǎng)辦理，而財(cái)務(wù)審核人或部門領(lǐng)導(dǎo)難以及時(shí)了解費(fèi)用的預(yù)算和及預(yù)算執(zhí)行情況，使得這些部門的預(yù)算無(wú)法有效實(shí)施控制。例如我校后勤部門的進(jìn)行獨(dú)立核算，預(yù)算并未在我校財(cái)務(wù)大賬上體現(xiàn)。

四、高校財(cái)務(wù)報(bào)賬信息化管理的必要性

（一）高校財(cái)務(wù)報(bào)賬信息化有利于提高工作效率

高校財(cái)務(wù)一直是一個(gè)日常單據(jù)處理工作量比較大的部門，與早期手工記賬相比，信息化財(cái)務(wù)軟件的應(yīng)用極大地提高了工作效率，并且減少教職工排隊(duì)等待的時(shí)間。

（二）高校財(cái)務(wù)報(bào)賬信息化有利于減少差錯(cuò)

財(cái)務(wù)報(bào)賬時(shí)時(shí)間緊，任務(wù)重，財(cái)務(wù)人員在手工輸入不免會(huì)出現(xiàn)差錯(cuò)，可以在計(jì)算機(jī)系統(tǒng)中設(shè)置相關(guān)科目、項(xiàng)目、經(jīng)濟(jì)分類之間的勾稽關(guān)系，出現(xiàn)勾稽關(guān)系不合理或錯(cuò)誤時(shí)系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)提示或禁止繼續(xù)操作。

（三）高校財(cái)務(wù)報(bào)賬信息化有利于上級(jí)主管部門統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)

上報(bào)上級(jí)主管部門的日常報(bào)表現(xiàn)在不單單包括財(cái)務(wù)報(bào)表，還包括一般性支出月報(bào)表、生均成本報(bào)表、財(cái)政資金報(bào)表等一系列報(bào)表，這些報(bào)表在信息化條件下可以很快捷和方便地提取出來(lái)。

五、高校財(cái)務(wù)報(bào)賬信息化管理的對(duì)策及建議

高校財(cái)務(wù)報(bào)賬信息化管理是利用現(xiàn)代化信息技術(shù)，在財(cái)務(wù)報(bào)賬的各個(gè)流程中引入信息化技術(shù)支持，及時(shí)準(zhǔn)確地為高校各部門及管理層提供數(shù)據(jù)及決策分析服務(wù)，提高高校財(cái)務(wù)管理的水平與效率。

（一）借鑒銀行，建立排隊(duì)叫號(hào)系統(tǒng)，降低排隊(duì)等待的時(shí)間

排隊(duì)叫號(hào)系統(tǒng)是在高校財(cái)務(wù)報(bào)賬過程中引入的一套智能化系統(tǒng)，可以有效的解決教職工報(bào)賬排隊(duì)所引起的矛盾。（3）高校財(cái)務(wù)部門現(xiàn)在是高校最繁忙的部門，每天到報(bào)賬大廳排隊(duì)等候日常報(bào)賬和科研項(xiàng)目的教職工一直很多。報(bào)賬環(huán)境人聲嘈雜，不按秩序排隊(duì)等待，經(jīng)常發(fā)生爭(zhēng)吵。高?？梢越梃b銀行的排隊(duì)叫號(hào)管理系統(tǒng)，可以有效緩解排隊(duì)秩序和公平的問題。

（二）引入網(wǎng)上預(yù)約報(bào)賬系統(tǒng)

網(wǎng)上預(yù)約報(bào)賬是指需要辦理報(bào)銷手續(xù)的人員通過財(cái)務(wù)管理系統(tǒng)按照規(guī)定的格式填報(bào)相關(guān)報(bào)銷信息，根據(jù)預(yù)約時(shí)間去財(cái)務(wù)報(bào)賬大廳進(jìn)行報(bào)銷業(yè)務(wù)，而財(cái)務(wù)部門根據(jù)系統(tǒng)中數(shù)據(jù)獲取報(bào)賬信息，在審核完原始憑證之后，自動(dòng)生成記賬憑證，出納根據(jù)審核無(wú)誤的記賬憑證付款。通過預(yù)約報(bào)賬系統(tǒng)，改變了傳統(tǒng)的報(bào)賬下財(cái)務(wù)人員一項(xiàng)一項(xiàng)手工輸入的模式，會(huì)計(jì)憑證由報(bào)賬人員與財(cái)務(wù)人員共同完成填制，財(cái)務(wù)人員工作由原來(lái)的審核、計(jì)算及記賬、復(fù)核簡(jiǎn)化為簡(jiǎn)單的復(fù)核工作，大大減少了財(cái)務(wù)人員錄入的工作量。財(cái)務(wù)人員根據(jù)報(bào)賬人員在系統(tǒng)中填列的報(bào)銷事項(xiàng)，預(yù)計(jì)工作量并及時(shí)回復(fù)報(bào)賬時(shí)間。這樣既縮短了報(bào)賬等待的時(shí)間，也減輕了財(cái)務(wù)人員核算票據(jù)，錄入憑證的時(shí)間，使財(cái)務(wù)人員更加有精力處理業(yè)務(wù)，提高報(bào)賬效率和服務(wù)質(zhì)量（4）。網(wǎng)上預(yù)約報(bào)賬系統(tǒng)還能有效地防止項(xiàng)目赤字報(bào)銷支出，報(bào)賬人員在網(wǎng)上填報(bào)的時(shí)候就知道項(xiàng)目是否赤字，不必等到現(xiàn)場(chǎng)報(bào)銷時(shí)才知道項(xiàng)目有沒有余額。

（三）基于WEB進(jìn)行網(wǎng)上報(bào)賬和銀校直連

報(bào)賬人員可以通過財(cái)務(wù)管理預(yù)約報(bào)賬系統(tǒng)的各個(gè)終端自主設(shè)備選擇時(shí)間錄入報(bào)賬信息，再由系統(tǒng)預(yù)設(shè)的處理程序自動(dòng)生成各類基本賬務(wù)信息，自動(dòng)生成報(bào)賬信息條形碼和二維碼，報(bào)銷人員打印報(bào)銷單，與原始單據(jù)一起投入財(cái)務(wù)報(bào)賬專設(shè)的報(bào)銷信箱中，由財(cái)務(wù)人員在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)收取。財(cái)務(wù)人員審核報(bào)賬人員投放的原始單據(jù)及報(bào)銷單，掃描條形碼并對(duì)自助報(bào)賬系統(tǒng)生成的賬務(wù)信息之相關(guān)內(nèi)容進(jìn)行確認(rèn)，財(cái)務(wù)人員確認(rèn)無(wú)誤后由系統(tǒng)自動(dòng)生成會(huì)計(jì)憑證，并通過網(wǎng)銀支付方式及時(shí)將款項(xiàng)劃轉(zhuǎn)至教職工的個(gè)人銀行卡上。將繁瑣的財(cái)務(wù)報(bào)賬工作簡(jiǎn)化為對(duì)原始單據(jù)的審核和對(duì)報(bào)賬系統(tǒng)數(shù)據(jù)的修改或確認(rèn)，其余工作則由賬務(wù)系統(tǒng)自動(dòng)完成。（5）銀校直連業(yè)務(wù)是指銀行與學(xué)校利用銀行專線接口系統(tǒng)實(shí)時(shí)進(jìn)行支付的業(yè)務(wù)。實(shí)施銀校直連支付系統(tǒng)下資金支付可即時(shí)完成，提高支付效率。大額資金的支付更加方便，無(wú)需辦理預(yù)約便可隨時(shí)在財(cái)務(wù)支付。

（四）后臺(tái)業(yè)務(wù)采用財(cái)務(wù)系統(tǒng)自動(dòng)生成憑證

報(bào)賬過程中，分前臺(tái)業(yè)務(wù)和后臺(tái)業(yè)務(wù)，后臺(tái)業(yè)務(wù)主要包括一些銀行回單、工資、公積金、課時(shí)費(fèi)、學(xué)生勤工助學(xué)金等賬務(wù)處理。這些業(yè)務(wù)如果財(cái)務(wù)系統(tǒng)設(shè)置嚴(yán)謹(jǐn)是可以通過設(shè)置自動(dòng)生成憑證，節(jié)省大量的時(shí)間和人力，并能保證正確率。

以某高校財(cái)務(wù)系統(tǒng)為例，自動(dòng)生成憑證需在工資5.0的“其他系統(tǒng)制單”中操作，選擇工資系統(tǒng)制單，可以根據(jù)實(shí)際制單需要來(lái)選擇相應(yīng)的模板代碼和工資發(fā)放年月。點(diǎn)擊確定，系統(tǒng)將根據(jù)憑證定義規(guī)則提取工資方案中的相應(yīng)數(shù)據(jù)進(jìn)行計(jì)算、匯總，快速生成分錄。憑證模板中除定義各項(xiàng)支出外，還根據(jù)支出科目定義了銀行發(fā)放方式：自籌部分和財(cái)政撥款部分都跟隨憑證自動(dòng)計(jì)算生成，省去了手工計(jì)算支票金額的步驟，準(zhǔn)確高效。

（五）報(bào)賬之后部門進(jìn)行系統(tǒng)查詢，及時(shí)了解資金周轉(zhuǎn)情況

加快信息化建設(shè)，為校內(nèi)各單位提供項(xiàng)目經(jīng)費(fèi)的查詢，突破時(shí)間、空間的限制，最大限度地提高財(cái)務(wù)信息共享，實(shí)行透明化管理（6）。經(jīng)費(fèi)查詢系統(tǒng)有效的解決了部門資金使用進(jìn)度不清楚的問題，部門可以根據(jù)年底資金使用情況及時(shí)調(diào)整下年預(yù)算。

（六）充分利用網(wǎng)站普及報(bào)賬貼票基本知識(shí)

充分利用校園網(wǎng)平臺(tái)，積極宣傳國(guó)家的法律法規(guī)和學(xué)校的規(guī)章制度，建立暢通的溝通渠道。財(cái)務(wù)處宣傳法規(guī)應(yīng)該通俗易懂，便于非專業(yè)人員進(jìn)行實(shí)際操作，并且可以設(shè)置留言板與業(yè)務(wù)辦理人員進(jìn)行溝通，答疑解惑。財(cái)務(wù)處應(yīng)該及時(shí)更新近期經(jīng)常出現(xiàn)的典型問題，便于正確引導(dǎo)報(bào)銷人員，減少前臺(tái)業(yè)務(wù)辦理的差錯(cuò)率提高辦事效率。其次，在財(cái)務(wù)信息網(wǎng)上公布各類報(bào)銷結(jié)算的規(guī)范化流程，讓教職員工及時(shí)了解報(bào)賬規(guī)定，最大程度地減少因信息不對(duì)稱出現(xiàn)的差錯(cuò)。

（七）搭建網(wǎng)上交流平臺(tái)

開通互動(dòng)信箱或網(wǎng)上留言等多種形式的教職工溝通平臺(tái)，及時(shí)快捷地答復(fù)師生提出的各種有關(guān)財(cái)務(wù)報(bào)賬方面的問題，借助于現(xiàn)代化的信息工具，切實(shí)有效地提高溝通效率，最大限度地提高財(cái)務(wù)工作的效率和服務(wù)質(zhì)量。

六、結(jié)論

總之，財(cái)務(wù)報(bào)賬是學(xué)校日常管理中非常重要一環(huán)，做好報(bào)賬工作可以提高財(cái)務(wù)管理水平，促進(jìn)內(nèi)部控制建設(shè)工作。高校不斷引進(jìn)先進(jìn)的信息化等管理手段和技術(shù)，提高了管理水平和專業(yè)服務(wù)水平，為更好地服務(wù)師生打下良好的基礎(chǔ)。

注釋：

中央政府門戶網(wǎng)www.gov.cn ?http：//www.gov.cn/zwgk/2014-01/07/content_2561017.htm

新華網(wǎng)http：//news.xinhuanet.com/legal/2013-11/26/c_125760796.htm

狄成宇.關(guān)于高等學(xué)校報(bào)賬難的問題及對(duì)策研究.中國(guó)管理信息化.2013.8.16卷第16期18-20頁(yè)）

狄成宇.關(guān)于高等學(xué)校報(bào)賬難的問題及對(duì)策研究.中國(guó)管理信息化，2013.8.16.18-20頁(yè)

狄成宇.高校財(cái)務(wù)投遞式報(bào)銷與網(wǎng)上自助式報(bào)銷模式比較研究.教育財(cái)會(huì)研究.第23卷第6期14-20頁(yè)

李萍等.高等學(xué)校優(yōu)化報(bào)賬方式提高報(bào)賬效率的研究.會(huì)計(jì)之友，2012年第4期

參考文獻(xiàn)：

[1]www.gov.cn http：//www.gov.cn/zwgk/2014-01/07/content_2561017.htm

[2]新華網(wǎng)http：//news.xinhuanet.com/legal/2013-11/26/c_125760796.htm

[3]狄成宇.關(guān)于高等學(xué)校報(bào)賬難的問題及對(duì)策研究[J].中國(guó)管理信息化，2013 （16）.

[4]王娜.高校財(cái)務(wù)投遞式報(bào)銷與網(wǎng)上自助式報(bào)銷模式比較研究[J].教育財(cái)會(huì)研究，2012，23 （6）：14-20.

[5]李萍，陳曉梅，石艷萍.高等學(xué)校優(yōu)化報(bào)賬方式提高報(bào)賬效率的研究[J].會(huì)計(jì)之友，2012 （10）.