集團(tuán)ERP項(xiàng)目成功上線的必要條件

周濤

［摘要］隨著信息時(shí)代科技信息技術(shù)的不斷發(fā)展，我國(guó)企業(yè)的現(xiàn)代化和信息化發(fā)展不斷加速，，我國(guó)的企業(yè)開(kāi)始應(yīng)用ERP項(xiàng)目于企業(yè)的管理中。然而ERP項(xiàng)目是龐大而復(fù)雜的系統(tǒng)，體現(xiàn)了先進(jìn)的企業(yè)管理思想。ERP項(xiàng)目實(shí)施存在著一定的風(fēng)險(xiǎn)，因此，如何做好ERP項(xiàng)目實(shí)施前的前期工作，滿足ERP項(xiàng)目實(shí)施的必要條件，已經(jīng)成為重要的課題。

［關(guān)鍵詞］ ERP項(xiàng)目； 前期準(zhǔn)備； 上線條件

doi : 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2012 . 18. 036

［中圖分類(lèi)號(hào)］F272.7［文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼］A［文章編號(hào)］1673 - 0194（2012）18- 0066- 03

１ＥＲＰ項(xiàng)目的概念和實(shí)施的意義

１．１ＥＲＰ項(xiàng)目的概念

ＥＲＰ項(xiàng)目，即企業(yè)的資源計(jì)劃，ＥＰＲ以信息技術(shù)應(yīng)用為基礎(chǔ)，以系統(tǒng)管理的思想并基于計(jì)算機(jī)管理系統(tǒng)的企業(yè)管理模式，為決策層和員工提供現(xiàn)代化的具有科學(xué)化決策特點(diǎn)的管理平臺(tái)。

ＥＲＰ具有兩層次上的概念。廣義的概念是在有效地利用經(jīng)營(yíng)資源基礎(chǔ)上，實(shí)現(xiàn)企業(yè)的購(gòu)買(mǎi)、物流、生產(chǎn)、會(huì)計(jì)等整體的功能，追求企業(yè)經(jīng)營(yíng)的最高效。狹義的概念是實(shí)施ＥＲＰ目標(biāo)的一體化的軟件包。ＥＲＰ項(xiàng)目是把用于生產(chǎn)、營(yíng)業(yè)、人事和會(huì)計(jì)的整個(gè)企業(yè)中人力與資金等經(jīng)營(yíng)資源進(jìn)行重組，形成一個(gè)整體的體系，在最大程度上提高企業(yè)的經(jīng)營(yíng)和生產(chǎn)效率。

１．２ＥＲＰ項(xiàng)目的意義

ＥＲＰ項(xiàng)目是為了完成某一種特定的產(chǎn)品或者特定的任務(wù)而做的一次性工作。ＥＲＰ項(xiàng)目的實(shí)施要涉及到一些能夠完成相互關(guān)聯(lián)活動(dòng)的員工。ＥＲＰ項(xiàng)目能夠在有效利用項(xiàng)目資源的基礎(chǔ)上，高效率地、及時(shí)地完成項(xiàng)目的內(nèi)容。ＥＲＰ的實(shí)施，標(biāo)志著企業(yè)的信息化建設(shè)已經(jīng)進(jìn)入了較為高級(jí)的階段，大大提升企業(yè)核心競(jìng)爭(zhēng)力，從企業(yè)經(jīng)營(yíng)的角度上看，ＥＲＰ提高了企業(yè)對(duì)市場(chǎng)的動(dòng)態(tài)應(yīng)變的能力。同時(shí)，ＥＲＰ也在一定程度上降低了企業(yè)的運(yùn)作成本，并增加了企業(yè)對(duì)于風(fēng)險(xiǎn)的控制能力，為企業(yè)集團(tuán)經(jīng)營(yíng)戰(zhàn)略的定制提供了較強(qiáng)的技術(shù)服務(wù)，為企業(yè)提供適合自身長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展的信息化的平臺(tái)。

２ＥＲＰ項(xiàng)目上線的前期準(zhǔn)備

２．１成立ＥＲＰ項(xiàng)目籌備小組

成立ＥＲＰ項(xiàng)目的籌備小組，是ＥＲＰ項(xiàng)目實(shí)施的基礎(chǔ)。小組成員要包括企業(yè)的管理層代表，企業(yè)的管理部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)和信息部的主要領(lǐng)導(dǎo)人員，以及業(yè)務(wù)部的管理人員。另外，籌備小組可以聘請(qǐng)咨詢機(jī)構(gòu)參與到ＥＲＰ項(xiàng)目的籌備工作中。

２．２ＥＲＰ項(xiàng)目知識(shí)的培訓(xùn)

在ＥＲＰ項(xiàng)目知識(shí)的培訓(xùn)中，首先需要了解ＥＲＰ的概念和ＥＲＰ的功能，從而進(jìn)一步進(jìn)行項(xiàng)目的可行性研究分析和需求分析，為以后的前期準(zhǔn)備工作做好理論基礎(chǔ)。

２．３可行性研究分析和項(xiàng)目的立項(xiàng)

可行性分析報(bào)告的批準(zhǔn)和項(xiàng)目的立項(xiàng)是項(xiàng)目正式開(kāi)始準(zhǔn)備的重要環(huán)節(jié)，在這一過(guò)程中，籌備小組需要對(duì)項(xiàng)目有一個(gè)正確的理解和高度的認(rèn)識(shí)，為以后項(xiàng)目的實(shí)施做好基礎(chǔ)工作。

２．４需求分析

需求分析，即要求企業(yè)根據(jù)經(jīng)營(yíng)管理特點(diǎn)對(duì)自身進(jìn)行改進(jìn)的需求分析。每個(gè)企業(yè)都有其不同的經(jīng)營(yíng)管理特點(diǎn)，因此也有不同的管理要求。進(jìn)行需求分析的時(shí)間較長(zhǎng)，需要一定的專(zhuān)業(yè)性，因此，需求分析應(yīng)當(dāng)在相關(guān)的指導(dǎo)下進(jìn)行。對(duì)于數(shù)據(jù)報(bào)表的需求分析，因?yàn)閳?bào)表的形式多樣，因此要對(duì)數(shù)據(jù)報(bào)表的需求列出相應(yīng)的清單，按需求的不同等級(jí)排列。

２．５ＥＲＰ測(cè)試數(shù)據(jù)的準(zhǔn)備

在這一過(guò)程，企業(yè)應(yīng)從主要的業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)中，選擇具有代表企業(yè)經(jīng)營(yíng)的典型性特征數(shù)據(jù)，并作為ＥＲＰ選型的測(cè)試數(shù)據(jù)，并由企業(yè)的各個(gè)部門(mén)進(jìn)行數(shù)據(jù)的填寫(xiě)以及數(shù)據(jù)報(bào)表的采集。

３ＥＲＰ項(xiàng)目上線的必要條件

３．１企業(yè)的合理需求和實(shí)力

首先，企業(yè)要成功上線ＥＲＰ項(xiàng)目，關(guān)鍵在于企業(yè)自身是否具有需要ＥＲＰ系統(tǒng)的需求。ＥＲＰ項(xiàng)目是一項(xiàng)龐大而復(fù)雜的系統(tǒng)工程，所涉及的方面較多，投入資金大，實(shí)施的周期較長(zhǎng)，實(shí)施的難度較大，同時(shí)，在實(shí)施中也存在著一定的風(fēng)險(xiǎn)。上線ＥＲＰ項(xiàng)目意味著新的管理思想和較多資源的投入。因此，企業(yè)要有足夠的資源，包括人力資源和財(cái)力資源，有充分的需求，才能考慮ＥＲＰ項(xiàng)目的上線。在籌備小組成員對(duì)ＥＲＰ項(xiàng)目有了一定的理解后，要根據(jù)企業(yè)自身的現(xiàn)狀提供項(xiàng)目的可行性分析的報(bào)告。

ＥＲＰ項(xiàng)目正式在立項(xiàng)前，要對(duì)公司的實(shí)際情況和實(shí)際需求進(jìn)行相關(guān)評(píng)估，才能判斷公司是否具有足夠的實(shí)力和合理的需求進(jìn)行ＥＲＰ項(xiàng)目的實(shí)施。因此，企業(yè)具有合理的需求和足夠的實(shí)力，是ＥＲＰ項(xiàng)目上線的必要條件之一。

３．２實(shí)施基礎(chǔ)準(zhǔn)備充分：管理基礎(chǔ)、數(shù)據(jù)基礎(chǔ)、人員基礎(chǔ)

在實(shí)施ＥＲＰ項(xiàng)目之前，要保證項(xiàng)目實(shí)施的基礎(chǔ)，如管理基礎(chǔ)、數(shù)據(jù)基礎(chǔ)和人員基礎(chǔ)的準(zhǔn)備充分，是ＥＲＰ項(xiàng)目能夠成功上線的重要條件。

３．２．１管理基礎(chǔ)

管理制度的健全完善和執(zhí)行得力是滿足系統(tǒng)實(shí)施的首要條件。

滿足集團(tuán)化的運(yùn)營(yíng)和管理，集團(tuán)ＥＲＰ只是一種工具、或是一種手段，它需要一系列規(guī)范的、統(tǒng)一的基礎(chǔ)管理制度來(lái)做支撐和保障。如果各公司甚至各部門(mén)，五花八門(mén)，百花齊放的管理和業(yè)務(wù)現(xiàn)狀會(huì)嚴(yán)重制約著ＥＲＰ工作的推進(jìn)。上線前梳理的各種業(yè)務(wù)流程一定要先從實(shí)際業(yè)務(wù)中得到應(yīng)用和檢驗(yàn)，在實(shí)務(wù)中得到根本的貫徹落實(shí)。沒(méi)有得到實(shí)踐檢驗(yàn)的流程和制度，決不能寄望于通過(guò)集團(tuán)ＥＲＰ的上線一并解決集團(tuán)的制度完善和徹底貫徹，這樣會(huì)導(dǎo)致ＥＲＰ推進(jìn)的難度和阻力會(huì)很大。ＥＲＰ系統(tǒng)應(yīng)該不光是看作一線員工提高效率的工作工具，更是實(shí)現(xiàn)集團(tuán)化經(jīng)營(yíng)而必須落實(shí)內(nèi)控規(guī)范和相關(guān)管理制度的手段，以及中高層進(jìn)行決策的基礎(chǔ)。因此我們要認(rèn)識(shí)到內(nèi)控基礎(chǔ)規(guī)范和相關(guān)管理制度嵌入在ＥＲＰ系統(tǒng)之中的重要性。

３．２．２數(shù)據(jù)基礎(chǔ)

ＥＲＰ上線需要先做好系統(tǒng)編碼體系的準(zhǔn)備工作、初始化數(shù)據(jù)的采集工作。集團(tuán)ＥＲＰ開(kāi)始實(shí)施前，應(yīng)該有專(zhuān)門(mén)的人員確認(rèn)相關(guān)初始化的數(shù)據(jù)。需要做調(diào)整的數(shù)據(jù)最好在實(shí)施前就完成，讓上線單位減少數(shù)據(jù)返工，讓服務(wù)器減少垃圾數(shù)據(jù)的沉淀，讓初始化數(shù)據(jù)盡量準(zhǔn)確、真實(shí)、完整、規(guī)范。

３．２．３人員基礎(chǔ)

人員基礎(chǔ)包括決策層、中層管理人員和基層工作人員對(duì)ＥＲＰ的認(rèn)識(shí)、接受管理變更的心理準(zhǔn)備、必要的基礎(chǔ)技能等等。認(rèn)真對(duì)待上線前、上線中，甚至上線后的培訓(xùn)，包括認(rèn)識(shí)、技能和操作上的培訓(xùn)等，忽略任何階段的培訓(xùn)，都會(huì)給后期實(shí)施增加一些本可以避免的困難。為調(diào)動(dòng)所有參與ＥＲＰ實(shí)施人員的積極性，保證ＥＲＰ實(shí)施的成功，應(yīng)該從上至下建立全面的考核體系，使他們充分感受到領(lǐng)導(dǎo)的關(guān)懷，消除孤軍作戰(zhàn)的負(fù)面心理，各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)對(duì)奮斗在ＥＲＰ工作中的小組成員要給予大力支持，增進(jìn)他們對(duì)ＥＲＰ項(xiàng)目的使命感，更好地完成任務(wù)。

３．３有力的技術(shù)支持

ＥＲＰ項(xiàng)目是包含了先進(jìn)的管理概念的軟件，需要實(shí)施的企業(yè)具備較充足的技術(shù)支持，才能實(shí)現(xiàn)成功上線。有力的技術(shù)支持，不僅包括企業(yè)外部相關(guān)的咨詢機(jī)構(gòu)與專(zhuān)家的技術(shù)咨詢，同時(shí)也包括企業(yè)的計(jì)算機(jī)和信息部門(mén)相關(guān)的技術(shù)人員的技術(shù)服務(wù)。有利的技術(shù)支持能夠保證籌備小組技術(shù)培訓(xùn)的質(zhì)量，確保ＥＲＰ項(xiàng)目的成功上線。

３．４高水平的實(shí)施人員

ＥＲＰ項(xiàng)目成功的關(guān)鍵條件在于企業(yè)是否具備實(shí)施上線ＥＲＰ項(xiàng)目的高素質(zhì)人員。高素質(zhì)人員不僅要具有相關(guān)的ＥＲＰ的知識(shí)，更重要的是要具備較強(qiáng)的學(xué)習(xí)能力，業(yè)務(wù)水平、開(kāi)拓創(chuàng)新的精神和認(rèn)真的工作態(tài)度。在ＥＲＰ項(xiàng)目的準(zhǔn)備到成功上線的過(guò)程中，也實(shí)現(xiàn)了實(shí)施人員在素質(zhì)方面和知識(shí)結(jié)構(gòu)方面向復(fù)合型人才的轉(zhuǎn)變，因此，ＥＲＰ項(xiàng)目的成功上線，需要公司培養(yǎng)具有管理、業(yè)務(wù)以及ＩＴ技術(shù)知識(shí)的高水平人才，同時(shí)也代表了行業(yè)發(fā)展的需求。

３．５完善的實(shí)施機(jī)制

３．５．１實(shí)施過(guò)程中的決策機(jī)制

完整的實(shí)施機(jī)制取決于公司在ＥＲＰ項(xiàng)目的實(shí)施過(guò)程中，是否有完善的決策機(jī)制。在ＥＲＰ項(xiàng)目的實(shí)施，并準(zhǔn)備上線的過(guò)程中，會(huì)遇到很多的技術(shù)問(wèn)題等有關(guān)公司決策的問(wèn)題，只有保證了完善的決策機(jī)制，才能使ＥＲＰ項(xiàng)目順利并較快地上線和實(shí)施。

３．５．２項(xiàng)目的信息反饋機(jī)制和相應(yīng)的響應(yīng)機(jī)制

ＥＲＰ項(xiàng)目的成功實(shí)施，關(guān)鍵在于項(xiàng)目的信息反饋和響應(yīng)，有了完善的反饋機(jī)制可響應(yīng)機(jī)制，才能夠發(fā)現(xiàn)ＥＲＰ項(xiàng)目中的不足和需要完善的部分，并作出相應(yīng)的調(diào)整，能夠有效地防止ＥＲＰ項(xiàng)目在上線以后的實(shí)施過(guò)程中暴露出嚴(yán)重的問(wèn)題，完善ＥＲＰ項(xiàng)目的實(shí)施機(jī)制。

３．５．３項(xiàng)目參與各方的協(xié)調(diào)機(jī)制

ＥＲＰ項(xiàng)目的上線與實(shí)施，是一項(xiàng)龐大和繁雜的過(guò)程，而其中的每一個(gè)細(xì)節(jié)都是至關(guān)重要的，因此，在ＥＲＰ項(xiàng)目的上線和實(shí)施中，要特別注意參與ＥＲＰ項(xiàng)目的各方的有效協(xié)調(diào)。完善ＥＲＰ項(xiàng)目實(shí)施的協(xié)調(diào)機(jī)制，就是在ＥＲＰ項(xiàng)目的上線準(zhǔn)備中，與參與項(xiàng)目的各方及時(shí)做好聯(lián)系和協(xié)調(diào)，對(duì)于ＥＲＰ項(xiàng)目實(shí)施過(guò)程中的問(wèn)題進(jìn)行全面的協(xié)調(diào)解決，避免不必要的問(wèn)題。

３．５．４各成員單位的驗(yàn)收機(jī)制

ＥＲＰ項(xiàng)目完善的實(shí)施機(jī)制，要有各成員單位的驗(yàn)收機(jī)制做保證。完善驗(yàn)收機(jī)制，即在ＥＲＰ項(xiàng)目的準(zhǔn)備和調(diào)試完成后，由各個(gè)成員單位進(jìn)行驗(yàn)收，并對(duì)準(zhǔn)備和調(diào)試過(guò)程中出現(xiàn)的問(wèn)題進(jìn)行考察和解決，并最后驗(yàn)收，保證ＥＲＰ項(xiàng)目的合格并順利上線，完善ＥＲＰ項(xiàng)目的實(shí)施機(jī)制。

４結(jié)論

ＥＲＰ系統(tǒng)作為一種包含了先進(jìn)的管理思想的技術(shù)軟件，不只是給企業(yè)管理帶來(lái)了ＩＴ方面的不斷升級(jí)，更重要的方面是優(yōu)化了企業(yè)的管理和經(jīng)營(yíng)流程，提高了企業(yè)的管理水平。ＥＲＰ其實(shí)也在不斷地發(fā)展，現(xiàn)在增加了電子商務(wù)、供應(yīng)鏈、客戶關(guān)系管理、供應(yīng)商關(guān)系管理、物流管理等等。因此，在把握了ＥＲＰ項(xiàng)目成功上線的必要條件后，才能將ＥＲＰ運(yùn)用于企業(yè)的發(fā)展中。

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