關于如何加強檔案建設推進干部人事檔案數(shù)字化

摘 要：隨著社會的迅猛發(fā)展，傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案已經(jīng)無法順應時代的發(fā)展，也無法滿足檔案工作的實際需求。因此，數(shù)字化檔案的建設逐漸被提上日程。在信息化時代的背景下，數(shù)字化、規(guī)范化的檔案建設已經(jīng)成為現(xiàn)代化檔案建設管理的重要組成部分，不僅可以提升檔案信息的存儲量，還能提升檔案管理工作的效率與質(zhì)量。因此，數(shù)字化檔案的建設已經(jīng)成為當下干部人事檔案管理相關工作者的首要工作內(nèi)容?；诖?，本文針對加強干部人事檔案數(shù)字化建設的策略進行探究，望具有參考價值。

關鍵詞：干部人事檔案；數(shù)字化建設；策略；重要性

在信息技術迅猛發(fā)展的前提下，傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案已經(jīng)朝著數(shù)字化檔案的方向不斷建設，讓檔案工作迎來了全新的升華，擁有更好的發(fā)展前景。數(shù)字化檔案的建設已經(jīng)是當下社會發(fā)展的必然趨勢，是時代發(fā)展的必然走向。數(shù)字化檔案的建設對人事檔案管理人員而言，不僅為干部人事檔案的可持續(xù)發(fā)展奠定良好的基礎，還能提升檔案工作的有效性，進而提升企事業(yè)單位整體工作質(zhì)量與效率。而干部人事檔案是國家檔案存儲中占有至關重要的位置，它記錄著干部的個人經(jīng)歷、能力、工作業(yè)績以及政治思想等內(nèi)容，對國家選用、提拔干部有著至關重要的影響，對國家的進步與發(fā)展發(fā)揮著不可替代的作用。所以，干部人事檔案的數(shù)字化建設迫在眉睫。

1 干部人事檔案數(shù)字化建設的重要性

在傳統(tǒng)的檔案工作中，干部人事檔案基本存儲于當?shù)氐臋n案館以及相關的政府部門之中。其中保存的檔案資料有著巨大的價值和意義。但是隨著時間的推移，存儲在檔案館以及相關部門中的干部人事檔案數(shù)量逐漸增多，隨著而來的就是檔案管理員面臨著越來越多的工作量，并且因干部人事檔案有著非常大的作用，所以在相關管理人員在管理過程中需要小心翼翼，這使得管理人員的管理效率逐漸降低，對相關工作的開展產(chǎn)生嚴重阻礙，進而產(chǎn)生較大的影響。但是隨著信息化時代的到來，科學技術的成熟驅(qū)使著干部人事檔案朝著數(shù)字化的方向不斷建設，通過計算機的操作來取代傳統(tǒng)的檔案的紙質(zhì)管理。雖然我國現(xiàn)階段干部人事檔案數(shù)字化建設已經(jīng)取得了一定的成效，但是目前仍處于數(shù)字化建設的初級階段，還無法完全支撐起相關的檔案工作。因此，加快干部人事檔案數(shù)字化的建設已經(jīng)成為國家發(fā)展進步的首要工作[1]。

隨著時代的發(fā)展，快捷性與便利性已經(jīng)成為社會發(fā)展的新風向，就像領導下發(fā)的相關決策，需要各個部門在團結合作的基礎上，高效、快捷的完成任務，并具有較高的質(zhì)量。而干部人事檔案工作的低效率會對相關工作產(chǎn)生一定的影響。干部人事檔案是檔案管理工作的重要組成部分，而干部人事檔案工作效率的低下會直接影響到整個檔案管理工作的效率和進度。因此，需要加快干部人事檔案的數(shù)字化建設，使得檔案工作提升其工作效率，適應社會的發(fā)展，滿足時代進步所需要的必然要求。

2 數(shù)字化干部人事檔案建設過程中存在的問題

盡管當下數(shù)字化干部人事檔案正在如火如荼的開展，但是受到諸多因素的影響，仍然存在一些問題對數(shù)字化干部人事檔案建設速度產(chǎn)生影響。其主要問題有，部分檔案管理人員受到傳統(tǒng)管理體制的影響，在當下管理建設過程中仍然沿用傳統(tǒng)的管理方式，沒有新型管理人才去管理相關的數(shù)字檔案系統(tǒng)和軟件。部分地區(qū)的檔案館甚至是采用自行研發(fā)的管理軟件，使得管理建設工作效率低下[2]。并且因為相關數(shù)字化管理的配置相對落后，導致在進行數(shù)字化干部人事檔案錄入時發(fā)生錄入錯誤的情況，而且在管理建設過程中還會出現(xiàn)不及時更新的現(xiàn)象出現(xiàn)，造成相關數(shù)字化檔案工作效率與質(zhì)量不盡人意。這些問題最終導致干部人事檔案工作無法滿足數(shù)字化管理的需求，致使干部人數(shù)檔案數(shù)字化建設效率、質(zhì)量與速度產(chǎn)生影響。形成紙質(zhì)檔案與數(shù)字檔案并存的局面，給相關人員的閱讀利用工作產(chǎn)生一定的影響。另外，干部人事檔案管理過程中存在問題，部分數(shù)字化檔案館缺少復合型檔案管理人員，使得某些地區(qū)及時完成干部人事檔案數(shù)字化建設，但是其管理質(zhì)量與管理效率也沒有明顯提升，對數(shù)字化檔案建設產(chǎn)生誤解，最終導致對干部人事檔案建設產(chǎn)生一定的影響。除此之外，檔案資源的利用與開發(fā)只停留在表面層次，部分數(shù)字化檔案館利用率較低，并且針對于檔案查詢功能只停留在檢索查詢階段，在進行服務時經(jīng)常會形成較為封閉和被動的局面。因此，需要轉(zhuǎn)變當下數(shù)字檔案工作現(xiàn)狀，以此來推動數(shù)字化干部人事檔案的建設?？梢酝ㄟ^開發(fā)網(wǎng)上查詢功能，可以清楚掌握干部人事檔案的情況，避免檔案字在存儲、查閱的過程中出現(xiàn)損壞丟失的情況。干部人事檔案的數(shù)字化建設不僅可以提升相關工作人員的效率與質(zhì)量，還能實現(xiàn)資源共享，極大提升了干部人事檔案的利用率。所以，需要在保證建設質(zhì)量的情況拿下，加快干部人事檔案建設的速度與效率，以此來提升干部人事檔案的利用率，并為社會的發(fā)展提供強有力的支撐。

3 加快干部人事檔案數(shù)字化建設的有效策略

3.1 制定標準化的建設制度

要想有效的加快干部人事檔案數(shù)字化的建設，就必須要規(guī)范化其建設標準，以此來實現(xiàn)數(shù)字檔案建設的統(tǒng)一化。在當下，我國干部人事檔案數(shù)字化建設正處于初級的階段，而在這個階段中我國數(shù)字化檔案管理水平還不足以支撐數(shù)字化檔案的整體工作，并且缺乏統(tǒng)一性的建設標準，在數(shù)字化檔案管理軟件方面有較大的差異性，對數(shù)字化檔案建設的有效性產(chǎn)生實質(zhì)性的影響。因此，要想在整個干部人事檔案數(shù)字化建設過程中運籌帷幄，需要針對各個不同地區(qū)的不同情況，制定一個統(tǒng)一的建設標準，使得數(shù)字化檔案建設更加標準化以及規(guī)范化，以極大提升數(shù)字檔案建設的效率與質(zhì)量。當然，在制定統(tǒng)一標準的過程中，無法做到瞬間形成全國統(tǒng)一的標準，所以需要一步一步進行統(tǒng)一，從各個地區(qū)的統(tǒng)一逐漸上升到全國統(tǒng)一，進而讓我國的數(shù)字檔案工作更加穩(wěn)定和成熟[3]。

3.2 進行有效的推廣和研發(fā)

在干部人事檔案數(shù)字化建設過程中，以網(wǎng)絡為基礎，將紙質(zhì)檔案數(shù)字化之后，可以使其從一個地區(qū)的運用轉(zhuǎn)變成整個國家的資源共享。例如某些地區(qū)的一些相關文件都是針對一個地區(qū)所制定的發(fā)展策略，而我們要想實行先讓一部分人富裕起來，然后再帶動其他人共同富裕。主要方式就是通過全國性質(zhì)的檔案信息平臺，讓經(jīng)濟較為落后的地區(qū)對我國經(jīng)濟發(fā)展趨勢進行分析，然后在帶領其進行有效性的發(fā)展。而干部人事檔案數(shù)字化的建設能間接的體現(xiàn)出地區(qū)發(fā)展的現(xiàn)狀，進而選擇出相對落后的地區(qū)進行帶動式發(fā)展。由此可以看出，干部人事檔案數(shù)字化的建設有著重要的價值和作用，然后對其進行不斷的推廣與研發(fā)，進而讓干部人事方案數(shù)字化建設發(fā)揮出更多的效用，為我國的可持續(xù)發(fā)展奠定良好的基礎。

3.3 落實檔案的準確性

在干部人事檔案建設過程中，其中最重要的工作就是對龐大的檔案資料進行篩選、落實，需要將不準確、沒有及時更新的檔案進行篩選和落實，并結合實際情況進行檔案清理。當然，相關的工作人員切記需要定時更新檔案數(shù)據(jù)庫，否則數(shù)字化干部人事檔案只是有數(shù)量，卻沒有質(zhì)量。另外，在面對數(shù)量多、無序列、范圍較廣的信息資源時，相關人員不僅需要運用計算機技術與計算機來進行信息更新，還需要以互聯(lián)網(wǎng)技術為基礎，對相關管理軟件進行更新與開發(fā)，以此來將檔案數(shù)字信息整理、更新與檢閱、搜索功能結合在一起，在提升數(shù)字檔案利用率的同時，提升工作人員整體更新檔案的效率。因干部人事檔案的重要性，所以在干部人事檔案數(shù)字化建設過程中，需要仔細認真，切不可出現(xiàn)半點的馬虎紕漏。并需要從干部人事檔案的源頭之處開始進行核查，以此來確保數(shù)字化檔案的準確性以及質(zhì)量。另外，還需對相關工作人員、查閱者、接受者實施責任到個人的制度，以此來確保干部人事檔案的安全性與質(zhì)量。

3.4 做好紙質(zhì)檔案分類工作

當下，干部人事檔案數(shù)字化的建設其主要目的就是為了能夠提升檔案的利用率，提升檔案工作的質(zhì)量與效率，將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化成檔案信息資源，實現(xiàn)檔案資源共享，將數(shù)字化檔案的價值與效用發(fā)揮到最大化。而在加快干部人事檔案建設的過程中，需要認清一個事實，那就是我國的紙質(zhì)檔案每天都在以一個驚人的速度在不斷增長著，而針對這個問題，需要檔案館管理工作者做好紙質(zhì)檔案的分類，只有這樣才能提升紙質(zhì)檔案數(shù)字化的質(zhì)量與效率，進一步加快干部人事檔案的數(shù)字化建設，從而實現(xiàn)我國紙質(zhì)檔案館信息化的轉(zhuǎn)變。

3.5 注重數(shù)字檔案信息的安全性

在干部人事檔案數(shù)字建設的過程中，還有一個至關重要的問題，那就是信息檔案的安全性。為了確保數(shù)字干部人事信息檔案不丟失、不損壞、不被犯罪分子獲取，進而從中獲利，需要從檔案管理工作角度確保干部人事數(shù)字化檔案的安全性。需要針對數(shù)字化檔案管理的實際情況制定相應的管理制度與法律制度。然后通過定期檢查，針對管理層進行嚴格監(jiān)督，以此來提升檔案的安全性。另外，相關人員應注意對管理軟件的開發(fā)與維護，防止管理軟件因自身系統(tǒng)崩潰導致文件損壞和丟失，并且針對管理軟件設置相應的防火墻，以此確保管理軟件不受病毒以及黑客的侵擾，同時做好相關的備份還原工作。通過這種方式來最大化確保數(shù)字檔案的安全性，為干部人事檔案的長遠發(fā)展奠定良好的基礎，并提升其數(shù)字化建設的效率與質(zhì)量。

4 結束語

綜上所述，加強干部人事檔案數(shù)字化建設對我國社會的發(fā)展和進步有著至關重要的影響和作用，并對我國機密信息的良好保障提供巨大的幫助。因此，需要認清當下發(fā)展趨勢，總結出干部人事檔案數(shù)字化建設過程中存在的問題，及時制定解決策略并加以實施，然后再結合有效的措施來提升干部人事檔案數(shù)字化建設的質(zhì)量和效率，從而為實現(xiàn)我國紙質(zhì)檔案館完全信息化這一目標奠定良好的基礎，并提供強有力的支撐。

參考文獻

[1]遲菲菲，顏曉燕.無錫市級醫(yī)院干部人事檔案數(shù)字化管理平臺改進設想[J].經(jīng)營管理者，2017（24）.

[2]丁麗榮.關于干部人事檔案整理中存在的問題分析和建議探討[J].科技展望，2017，27（18）.

[3]劉英，陳潔.對推進干部人事檔案專項審核工作的幾點思考[J].教育現(xiàn)代化，2016（8）.

作者簡介

黃莉雯（1982-），女，廣西南寧人，館員，碩士研究生，研究方向：檔案管理。