人力資源和社會(huì)保障部門檔案管理工作

馬騰

摘 要：檔案具有一定的法律效用和參考作用，是國家機(jī)構(gòu)、社會(huì)組織和個(gè)人實(shí)踐活動(dòng)的歷史記錄。作為評價(jià)部門工作的重要依據(jù)之一，檔案與單位和個(gè)人利益有著緊密的聯(lián)系，檔案管理的服務(wù)對象也飽含了各類人群。盡管我國人力資源和社會(huì)保障部門的組建時(shí)間較晚，但服務(wù)對象范圍還是很廣，檔案信息和項(xiàng)目資源繁多，如何加強(qiáng)檔案有效管理，最大化的發(fā)揮出檔案的功能作用是當(dāng)前急需解決的問題。

關(guān)鍵詞：人力資源；社會(huì)保障；檔案管理；問題與對策

人力資源和社會(huì)保障監(jiān)察卷檔案是形成于機(jī)構(gòu)辦理監(jiān)察案件中的所有歷史記錄，包括了文字、圖像、證物、聲像等反映案件真實(shí)情況的具有保存價(jià)值的文書材料。一案一卷、分類保管、利于保密、方便利用是人力資源和社會(huì)保障檢查卷檔案管理的原則。案卷檔案管理工作由人力資源和社會(huì)保障監(jiān)察轉(zhuǎn)滿的檔案管理人員負(fù)責(zé)，并在業(yè)務(wù)上接受上級人力資源和社會(huì)保障行政部門檔案管理的指導(dǎo)和監(jiān)督。

1 人力資源和社會(huì)保障檔案管理中的問題

1.1 對社會(huì)保障檔案的重視度低

全國各地的人力資源和社會(huì)保障部門在檔案管理方面都存在同一個(gè)問題，即不夠重視社會(huì)保險(xiǎn)檔案。人力資源和社會(huì)保障部門的檔案管理內(nèi)容不僅包括地區(qū)的醫(yī)療、工作和社會(huì)保險(xiǎn)，還包括了求學(xué)、人口流動(dòng)等其他方面的資料，在檔案管理無法完全信息化的情況下，紙質(zhì)檔案管理仍然是重要的管理環(huán)節(jié)。在缺乏管理重視度的情況下容易出現(xiàn)檔案歸檔難的問題，主要表現(xiàn)在經(jīng)濟(jì)不夠發(fā)達(dá)的地區(qū)。

1.2 人事檔案內(nèi)容完整性不夠

對于人事檔案的采集，人力資源和社會(huì)保障部門依然沿用傳統(tǒng)的收集標(biāo)準(zhǔn)，主要包括個(gè)人履歷、考核鑒定情況、自傳信息、教育程度和所獲證書、政治歷史記錄和審核材料、參加中國共產(chǎn)黨以及共青團(tuán)的證明和獎(jiǎng)懲材料等，此外還可以附有其他有關(guān)的材料。盡管涵蓋了很多方面的內(nèi)容，但是隨著我國企業(yè)用人觀念的轉(zhuǎn)變，用人單位會(huì)更多的了解人才類型、專項(xiàng)技術(shù)、管理能力、綜合心理素質(zhì)以及個(gè)性發(fā)展等，但當(dāng)前認(rèn)識檔案管理并不涉及這方面的內(nèi)容。

1.3 檔案管理機(jī)制完善度不高

當(dāng)前人力資源和社會(huì)保障部門的檔案管理主要傾向于社會(huì)保障和求職方面，就社會(huì)保險(xiǎn)而言，檔案類別和數(shù)量都是巨大的，往往在具體管理中會(huì)根據(jù)不同的性質(zhì)或者類別歸屬到多個(gè)不同的部門進(jìn)行分類管理[1]。雖然這樣的管理方式能在一定程度上保證管理的秩序性，但又會(huì)出現(xiàn)部門溝通不到位，工作協(xié)調(diào)性的問題。某一個(gè)人的工作檔案和求學(xué)檔案會(huì)分屬到不同的檔案管理人員手中，交流溝通的效率和質(zhì)量將直接影響到檔案的完整性。而出現(xiàn)這一問題的根本原因是管理機(jī)制完善度不高導(dǎo)致的。

1.4 檔案管理人員綜合素質(zhì)不高

很多地區(qū)的人力資源和社會(huì)保障部門由于檔案資料管理工作的量大、瑣碎和復(fù)雜，臨時(shí)的聘請了一些未接受過專業(yè)學(xué)習(xí)或訓(xùn)練的人員，還有在平時(shí)的工作中聘請了一些兼職人員。一直以來，人們普遍的認(rèn)為檔案管理專業(yè)沒有太大的前途，所以該職業(yè)領(lǐng)域的人員流動(dòng)性也比較大，部分臨時(shí)工由于專業(yè)不對口所以沒有教好的工作積極性，另一部分員工由于自身檔案管理知識和技能的不足，難以高質(zhì)量的完成檔案管理工作，影響了檔案的完善度，進(jìn)而降低了檔案的使用價(jià)值。

2 完善人力資源和社會(huì)保障部門檔案管理工作的策略

2.1 統(tǒng)一制定檔案管理發(fā)展規(guī)劃

改善人力資源和社會(huì)保障部門檔案管理工作的第一步就是制定統(tǒng)一的發(fā)展規(guī)劃，以擺脫以往各自為政的不和諧工作局面為目的，制定檔案管理統(tǒng)一的計(jì)劃措施，與其他有關(guān)部門建立良好的合作關(guān)系，力爭在相互配合和科學(xué)合理的規(guī)劃下有效開展檔案管理工作，最大化的實(shí)現(xiàn)檔案資源整合與利用。除此以外，上級領(lǐng)導(dǎo)要提高完善檔案管理工作系統(tǒng)的重視，在深刻認(rèn)識宣傳檔案管理必要性和重要意義的基礎(chǔ)上指導(dǎo)人們尊重并大力支持人力資源和社會(huì)保障部門的檔案管理工作。

2.2 加強(qiáng)檔案管理基礎(chǔ)條件的建設(shè)

首先是優(yōu)化檔案管理環(huán)境，確保管理工作設(shè)施設(shè)備的齊全性，可以將辦公和檔案分開進(jìn)行獨(dú)立設(shè)置，在檔案庫內(nèi)安裝空調(diào)、抽濕器等，在日常工作中做好防蟲、防火的預(yù)防和控制措施，為檔案管理提供一個(gè)干燥整潔的良好環(huán)境，同時(shí)在檔案室內(nèi)配備專用的電腦設(shè)備；其次是配備足夠的管理人員，由于檔案管理工作本身的復(fù)雜性較高，加之是人力資源和社會(huì)保障部門的資料，其內(nèi)容涉及范圍很廣，這個(gè)檔案管理人員造成了很大的工作壓力與負(fù)荷，所以要基于以人為本和工作實(shí)際需求考慮，做好檔案管理人力資源保障[2]；最后要盡量的緩和資金投入緊張問題，所有工作順利開展的前提條件都是經(jīng)費(fèi)，適當(dāng)增加檔案管理工作的經(jīng)費(fèi)投入，便能從根本上促進(jìn)工作有效性的提升。

2.3 完善檔案管理機(jī)制和制度的建設(shè)

一方面要堅(jiān)持完善人力資源和社會(huì)保障部門檔案管理機(jī)制，在配備好專職檔案管理人員，徹底解決好人手不足問題的情況下，避免一人多用導(dǎo)致各部門工作不協(xié)調(diào)的問題出現(xiàn)，同時(shí)明確劃分每個(gè)負(fù)責(zé)人的職責(zé)；另一方面要加強(qiáng)檔案管理制度的建設(shè)，立足于當(dāng)?shù)厝肆Y源和社會(huì)保障部門的檔案管理現(xiàn)狀對有關(guān)制度進(jìn)行修改和完善，并實(shí)現(xiàn)激勵(lì)機(jī)制和績效考核機(jī)制的建立與健全，盡可能的激發(fā)管理人員工作熱情和積極性，提高檔案管理工作的效率。

2.4 強(qiáng)化檔案管理工作的信息化建設(shè)

隨著信息技術(shù)的發(fā)展，各行各業(yè)都迎來了工作模式的改革，為了提高檔案管理工作的效率和質(zhì)量，加強(qiáng)信息化建設(shè)是必然發(fā)展道路。建立起專業(yè)的檔案數(shù)據(jù)庫，讓檔案管理工作的收集、統(tǒng)計(jì)、整合與利用環(huán)節(jié)變得更加高效，徹底打破傳統(tǒng)管理模式里的時(shí)空限制。充分借助網(wǎng)絡(luò)技術(shù)支撐檔案資料的統(tǒng)計(jì)、收集和調(diào)閱，與此同時(shí)要將安全性保證放在信息化建設(shè)全程，為了有效避免出現(xiàn)資料拷貝、外泄的情況，要建設(shè)好有關(guān)數(shù)據(jù)庫，做好硬件設(shè)備和專用網(wǎng)絡(luò)的建設(shè)[3]。最后要基于信息化建設(shè)做好檔案電子化管理制度建設(shè)，保證所有管理操作都能有章可循，讓每一位操作人員都能科學(xué)合理的使用數(shù)據(jù)庫，不讓信息資源被破壞或者泄露。

2.5 致力于提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)

檔案管理人才隊(duì)伍的建設(shè)不僅需要準(zhǔn)確的尋找對口的人才，還需要做好對在職人員的培訓(xùn)和教育，在滿足實(shí)際工作內(nèi)容需要的同時(shí)，提高對管理人員心態(tài)變化的重視，提高管理人員對待工作的耐心和穩(wěn)定性，簡單說來就是在做好工作人員業(yè)務(wù)和能力培養(yǎng)的同時(shí)，做好相應(yīng)的思想教育，讓工作人員的責(zé)任心和積極性有所提高。以發(fā)展為出發(fā)點(diǎn)，可建立工作創(chuàng)新機(jī)制，讓檔案管理人員有平臺和空間反饋日常工作中的問題，通過獲取更多的意見和改善建議來促進(jìn)檔案管理工作的進(jìn)步。尤其是一線工作人員，對于檔案管理工作有更為深刻的體會(huì)，其所提出的管理意見具有較大的實(shí)際價(jià)值，避免檔案管理工作閉門造車。

3 結(jié)語

總而言之，人力資源和社會(huì)保障部門的檔案管理工作需要緊跟時(shí)代發(fā)展的步伐，不斷對自身現(xiàn)有的問題進(jìn)行分析和總結(jié)，并根據(jù)當(dāng)前的檔案管理服務(wù)需求和工作模式的改變來有效的提高檔案管理效果，同時(shí)為廣大民主和有關(guān)機(jī)構(gòu)的人員提供更加便利的檔案使用體驗(yàn)和查閱服務(wù)。對于管理技術(shù)方面的改善，不僅要做好硬件設(shè)施設(shè)備的建設(shè)與配備，還要注重工作人員檔案管理理念和思維的轉(zhuǎn)化，進(jìn)而才能充分利用先進(jìn)技術(shù)，讓其為檔案管理工作的優(yōu)化發(fā)揮應(yīng)有的價(jià)值。

參考文獻(xiàn)

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[3]李清華.人力資源和社會(huì)保障檔案管理的方法及應(yīng)用[J].蘭臺世界，2016（s1）.