以人為本讓人事檔案工作更加出彩

劉春梅

摘 要：人事檔案作為記錄個(gè)人資料與社會(huì)活動(dòng)的重要文件，其管理者必須轉(zhuǎn)變觀念，以人為本，構(gòu)建新型的事業(yè)單位人事檔案管理工作。本文對(duì)事業(yè)單位的人事檔案工作現(xiàn)狀進(jìn)行了簡(jiǎn)單的介紹，同時(shí)提出在新形勢(shì)下人事檔案管理工作中存在的弊端，有針對(duì)性地提出了一些解決策略，以進(jìn)一步完善和提高人事檔案的管理工作。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位；人事檔案管理；策略

在人事工作中，人事檔案是其中重要的組成部分，是每一位勞動(dòng)者就業(yè)與發(fā)揮個(gè)人職場(chǎng)作用的重要信息資料。做好人事檔案的管理工作，是事業(yè)單位對(duì)員工負(fù)責(zé)的表現(xiàn)，也是優(yōu)化人力資源管理工作的前提。人事檔案對(duì)人才的選拔、任用、考核等方面將產(chǎn)生潛在的影響，能夠促進(jìn)事業(yè)單位人才結(jié)構(gòu)的優(yōu)化，更能讓個(gè)性化的人才得到有效應(yīng)用。而在新時(shí)代社會(huì)背景下，我國(guó)人事制度的發(fā)展和改革，使得在人事檔案工作上必須探索和研究新思路，只有達(dá)到更高的標(biāo)準(zhǔn)和要求，才能使人事檔案發(fā)揮出應(yīng)有的作用。

1 人事檔案管理工作的重要性

人事檔案是我國(guó)人事管理制度的一項(xiàng)重要特色，是個(gè)人身份、學(xué)歷、資歷等方面的證據(jù)，在人們的生活上扮演著不可替代的角色。從某種程度上來(lái)講，人事檔案是一個(gè)人發(fā)展軌跡的體現(xiàn)，與個(gè)人工資待遇、社會(huì)勞動(dòng)保障、組織關(guān)系緊密掛鉤，具有法律效用。特別是在事業(yè)單位中，人事檔案還會(huì)祥實(shí)記錄編制所屬、人員構(gòu)成等方面的信息。重視人事檔案管理工作，就是重視人的價(jià)值，重視知識(shí)力量，因此，必須增強(qiáng)全民檔案意識(shí)。只有大家的檔案意識(shí)都提高了，就會(huì)在檔案材料的形成過(guò)程中嚴(yán)肅認(rèn)真、避免錯(cuò)漏，并自覺(jué)將新形成的材料及時(shí)上交檔案管理部門(mén)入檔，為維護(hù)檔案材料的真實(shí)、可靠、完整、全面打下良好基礎(chǔ)，使人事檔案管理工作跟上人事制度改革的步伐。

2 事業(yè)單位人事檔案工作的現(xiàn)狀及存在問(wèn)題

1）人事檔案工作未能適應(yīng)人事制度改革的需要。傳統(tǒng)人事檔案管理模式強(qiáng)調(diào)對(duì)“事”的管理，而忽略了對(duì)“人”的管理，已不能適應(yīng)人事管理從傳統(tǒng)的作業(yè)性管理向策略性管理轉(zhuǎn)變的需要。隨著人事制度改革向縱深發(fā)展，事業(yè)單位普遍實(shí)行了崗位聘任制，并與之相適應(yīng)的建立了公開(kāi)招聘、解聘、辭聘制度。隨之而來(lái)的是人員流動(dòng)日益頻繁、人員隸屬關(guān)系不斷變化等新生情況，但許多單位沒(méi)有按照事業(yè)單位人事制度改革的需要，補(bǔ)充相應(yīng)的崗位聘用合同及在解聘、辭聘、干部任用過(guò)程中形成的考察性內(nèi)容和結(jié)論性信息。過(guò)去，對(duì)干部檔案管理比較重視，而對(duì)非干部人員檔案重視不夠，在檔案材料的收集、歸檔、保管等方面都明顯比干部檔案差，要求也不高?，F(xiàn)在要求不論是干部還是普通員工，對(duì)每個(gè)人的德、能、勤、績(jī)都要有真實(shí)的記錄，實(shí)行統(tǒng)一管理，這樣更能適應(yīng)人事制度改革的需要。

2）人事檔案管理人員專業(yè)素質(zhì)有待提高。一方面，事業(yè)單位鮮少有專職檔案管理人員，往往都是身兼數(shù)職。人事檔案管理本身就是一項(xiàng)頭緒多、瑣碎繁雜且連續(xù)性較強(qiáng)的工作，沒(méi)有一定的人力投入，就不能保證檔案管理的質(zhì)量。如無(wú)專職人事檔案工作人員，檔案收集工作就會(huì)缺乏力度，容易出現(xiàn)收集歸檔工作被動(dòng)、不及時(shí)的現(xiàn)象，進(jìn)而影響檔案的整體質(zhì)量。另一方面，各地缺乏針對(duì)檔案管理人員的專業(yè)培訓(xùn)，對(duì)檔案專業(yè)新制度新規(guī)定的熟練掌握成為檔案管理人員的業(yè)務(wù)瓶頸。特別是近年來(lái)，上級(jí)要求干部選拔、任用前“逢提必審”，干部人事檔案是選拔任用干部的重要基礎(chǔ)和依據(jù)，這也對(duì)檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)和工作標(biāo)準(zhǔn)提出了更高的要求。

3）人事檔案管理信息化程度亟待加強(qiáng)?，F(xiàn)行的人事檔案多數(shù)仍是紙質(zhì)檔案，管理模式、方法明顯滯后于時(shí)代發(fā)展。往往存在個(gè)人檔案信息不全、不準(zhǔn)確、更新不及時(shí)等問(wèn)題，如遇火災(zāi)、地震、洪災(zāi)等重大災(zāi)害或其他原因，致使檔案損壞或丟失，就難以或無(wú)法彌補(bǔ)和恢復(fù)。這些問(wèn)題雖因各種主客觀原因所致，但主要原因是管理方法和手段落后。在新形勢(shì)的環(huán)境下，檔案轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮游募拇鎯?chǔ)模式可以提高管理工作的效率，并且在檔案的保管工作中可以起到更加方便、簡(jiǎn)潔、有效的作用。

3 加強(qiáng)人事檔案管理，全面促進(jìn)人事管理創(chuàng)新

1）建立健全人事檔案管理制度。人事管理制度化，是完善人事管理的客觀要求，是人事制度改革的重要內(nèi)容。以“全員聘任制”、“績(jī)效考核制”、“薪酬激勵(lì)制”三制合一的人事改革制度，必將要求人事檔案管理在制度上以一定的形式確定下來(lái)。目前的人事檔案管理規(guī)定主要有《干部檔案工作條例》、《關(guān)于干部檔案材料的收集歸檔的暫行條例》等，但這些文件不是法規(guī)，沒(méi)有強(qiáng)制約束力，往往很難發(fā)揮作用。因此有必要制訂、頒布有關(guān)人事檔案管理的法律法規(guī)，規(guī)范人事檔案建立、補(bǔ)充、管理及轉(zhuǎn)遞過(guò)程，進(jìn)而全面規(guī)范人事檔案管理工作，將人事檔案納入法制化管理的軌道。

2）加強(qiáng)人事檔案管理人員隊(duì)伍的自身建設(shè)。檔案管理人員是人事檔案工作的主體，提高檔案管理人員的思想政治素質(zhì)、科學(xué)文化素質(zhì)、業(yè)務(wù)技能素質(zhì)和職業(yè)道德修養(yǎng)，是提高人事檔案工作質(zhì)量的基礎(chǔ)。隨著經(jīng)濟(jì)時(shí)代的到來(lái)和檔案事業(yè)的迅速發(fā)展，檔案管理人員要大力更新知識(shí)結(jié)構(gòu)，加強(qiáng)對(duì)科學(xué)文化知識(shí)的學(xué)習(xí)，大膽探索現(xiàn)代檔案管理新技術(shù)，及時(shí)掌握黨和國(guó)家最新的人才政策、人事制度和人才流動(dòng)規(guī)律，使自己成為具有較高管理水平的檔案管理人才和檔案開(kāi)發(fā)人才。同時(shí)，還要培養(yǎng)一批既懂外語(yǔ)又具備一定社會(huì)公關(guān)能力的青年檔案人才，從而使檔案管理盡快走出單位，走向社會(huì)，加強(qiáng)橫向聯(lián)合，打破檔案、圖書(shū)等部門(mén)各自為政的局面，建立一個(gè)完整的社會(huì)信息系統(tǒng)。如此，才能適應(yīng)人事檔案管理日益復(fù)雜、逐步現(xiàn)代化的發(fā)展趨勢(shì)，使檔案工作者實(shí)現(xiàn)從檔案管理者向信息管理者的轉(zhuǎn)變。

3）加強(qiáng)人事檔案管理一體化和信息化建設(shè)。社會(huì)的全面信息化改變了人們工作、學(xué)習(xí)和生活的環(huán)境，使人們更注重信息的時(shí)效性，希望通過(guò)信息系統(tǒng)、信息網(wǎng)絡(luò)及時(shí)準(zhǔn)確地獲得多種信息。因此，被動(dòng)的、手工式的檔案提供利用方式必然逐步被主動(dòng)的、現(xiàn)代化的檔案服務(wù)方式所代替。在計(jì)算機(jī)的輔助下，檔案由實(shí)體走向數(shù)字化的轉(zhuǎn)變提高了在檔案收集管理上的效率。目前在單機(jī)上形成的電子文件的收集，已成為檔案管理部門(mén)不可或缺的工作方式。與傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案收集有很大差異的是，許多電子文件的形成通過(guò)下載和上傳就可以完成，同時(shí)，在分類(lèi)管理、查閱資料、整理歸檔上都極大地減輕了工作量。事業(yè)單位應(yīng)當(dāng)針對(duì)單位內(nèi)部的人事檔案管理內(nèi)容，建立一個(gè)專屬于單位的人事信息庫(kù)，開(kāi)發(fā)人事檔案管理軟件，對(duì)人事檔案信息實(shí)行動(dòng)態(tài)化管理和維護(hù)，探索建立電子人事檔案的新途徑，實(shí)現(xiàn)資源共享。人事檔案管理者可以從崗位類(lèi)別出發(fā)，建立清晰的人事檔案信息庫(kù)，促進(jìn)人事檔案信息使用的輕松化。

4）加強(qiáng)和創(chuàng)新人事檔案管理服務(wù)方式。由主要為事業(yè)單位內(nèi)部對(duì)象服務(wù)轉(zhuǎn)化為社會(huì)全方位服務(wù)，已成為檔案管理者的共識(shí)。這是因?yàn)闄n案部門(mén)既要面對(duì)黨政機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位等一切社會(huì)活動(dòng)中利用或可能利用檔案信息的組織和個(gè)人，又要針對(duì)性地為特殊利用者提供特定服務(wù)。當(dāng)代人事檔案管理者不僅要掌握檔案信息化建設(shè)方法，更要進(jìn)一步轉(zhuǎn)變工作職能，建立全面服務(wù)機(jī)制，拓展人事檔案管理的服務(wù)對(duì)象，發(fā)揮人事檔案管理工作的作用，讓人事檔案管理工作服務(wù)于員工，服務(wù)于公眾，服務(wù)于社會(huì)，密切黨和政府與人民群眾的聯(lián)系，維護(hù)廣大人民群眾的根本利益。這樣才能給事業(yè)單位人事檔案工作帶來(lái)生機(jī)和活力。

4 結(jié)語(yǔ)

在新時(shí)代的發(fā)展背景下，人事檔案管理工作勢(shì)必會(huì)邁向新的臺(tái)階，這其中難免會(huì)遇到一些問(wèn)題，只有建立合適的、完整的管理體系，才能解決人事制度發(fā)展和改革中遇到的問(wèn)題。只有人事檔案管理工作的模式不斷出新，走多元化管理之路，才是事業(yè)單位人事檔案管理工作的發(fā)展方向。

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