信息化背景下干部人事檔案管理的思考與探討

顏文安

摘 要：我國(guó)的信息技術(shù)因?yàn)槲覈?guó)經(jīng)濟(jì)的迅速發(fā)展，而得到了明顯的進(jìn)步，計(jì)算機(jī)與網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的普遍推廣更是在各個(gè)行業(yè)中都得到了廣泛的使用。在信息化背景下，干部人事檔案管理在面對(duì)非常好發(fā)展機(jī)遇的同時(shí)，也面臨著全新的挑戰(zhàn)。本文將首先分析限制對(duì)干部人事檔案實(shí)施信息化管理的原因，然后提出針對(duì)性的解決策略，旨在提供相關(guān)人士一定的參考價(jià)值。

關(guān)鍵詞：信息化；干部；人事檔案管理；對(duì)策

當(dāng)前，大部分地方干部人事檔案還是以紙質(zhì)為主，采取的是守舊的管理手段和模式，無(wú)法和現(xiàn)階段人事制度改革發(fā)展需求相適應(yīng)，限制了干部工作效率。在信息化背景下，特別是互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的飛快發(fā)展，加快了人事檔案管理的信息化速度。這對(duì)于人事檔案實(shí)施信息化管理而言，不但可以讓人事檔案管理工作的實(shí)施更加真實(shí)和全面，還可以加強(qiáng)干部人事檔案信息的應(yīng)用價(jià)值，進(jìn)而保證人事檔案可以得到更好地保存，對(duì)檔案的查考詢問(wèn)也更加便利。

1 干部人事檔案管理信息化建設(shè)的價(jià)值

現(xiàn)階段信息技術(shù)得到了非常快的發(fā)展，人類各項(xiàng)活動(dòng)更多是利用信息資源來(lái)承載，干部人事檔案室對(duì)干部個(gè)人成長(zhǎng)經(jīng)歷還有社會(huì)關(guān)系實(shí)施記錄，在人力檔案管理中有著非常顯著的作用，隨著科學(xué)技術(shù)的飛快發(fā)展，干部人事檔案的信息化管理創(chuàng)建成為發(fā)展的必然走向。干部人事檔案的信息化創(chuàng)建需要將信息技術(shù)作為依賴，不再實(shí)施傳統(tǒng)概念上的紙質(zhì)管理，將干部檔案信息全部錄入到計(jì)算機(jī)當(dāng)中，通過(guò)計(jì)算機(jī)實(shí)施管理，確保人事檔案信息更加真實(shí)和全面，防止發(fā)生信息遺失的狀況。通過(guò)對(duì)計(jì)算機(jī)的利用實(shí)施干部人事檔案管理，這對(duì)于進(jìn)一步提升人事檔案信息的安全性和完好性都是極其有利的，除此之外，對(duì)于最大化開(kāi)發(fā)和利用檔案信息也是極其有幫助的。因?yàn)槿耸聶n案中所涉及到的信息數(shù)量非常龐大，利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)實(shí)施管來(lái)，對(duì)于進(jìn)一步提升信息的更新效率、加強(qiáng)信息資源的分享，防止傳統(tǒng)紙質(zhì)管理中繁瑣的工作步驟，降低勞動(dòng)力的付出。通過(guò)對(duì)人事檔案信息資料實(shí)施有效性的更新，上級(jí)部門和領(lǐng)導(dǎo)可以對(duì)干部的工作表現(xiàn)情況作更全面的了解，為人事變化提供了合理的參照標(biāo)準(zhǔn)。與此同時(shí)，達(dá)到信息建設(shè)干部人事檔案管理的目的，可以促使干部人事檔案管理具有更高的效率，以及獲取顯著的效果，促使管理能力的進(jìn)一步提高。信息化的干部人事檔案管理是在計(jì)算機(jī)上實(shí)施修改和查詢檔案信息，可以防止源文件被毀壞，確保干部檔案信息資源具有更高的威望?；诖耍瑧?yīng)該進(jìn)一步增強(qiáng)干部人事檔案管理的信息化建設(shè)，促進(jìn)人事檔案管理能力得到顯著的提升。

2 限制對(duì)干部人事檔案實(shí)施信息化管理的原因

2.1 不具備優(yōu)良的硬件設(shè)施與軟件環(huán)境

計(jì)算機(jī)、打印機(jī)、光盤等是干部人事檔案管理中必不可少的硬件設(shè)施，要想確保上述設(shè)備得到更好的應(yīng)用，就離不開(kāi)經(jīng)費(fèi)的支持，但因?yàn)橐陨显O(shè)備實(shí)施后期維護(hù)需要支出一筆較大的費(fèi)用，所以資金的不足就會(huì)導(dǎo)致設(shè)備配置供應(yīng)不充分。假如缺少某個(gè)必不可少的硬件設(shè)備，那么就會(huì)對(duì)相對(duì)應(yīng)的整理分析和加工處理等工作造成不良的影響。這里所講的軟件環(huán)境則包括相對(duì)應(yīng)的簡(jiǎn)單實(shí)用的電子管理系統(tǒng)的軟件等。假如不具備普遍實(shí)用文件形成的規(guī)范，那毋庸置疑就會(huì)導(dǎo)致接下來(lái)的電子文檔形成出現(xiàn)不必要的難題，假如不具備一致的管理軟件，那也會(huì)導(dǎo)致干部人事檔案無(wú)法真正意義上達(dá)到網(wǎng)絡(luò)共享的目的，不能實(shí)現(xiàn)信息化管理干部人事檔案的效果。

2.2 不能保證安全性

建立檔案的根本目標(biāo)就是對(duì)相對(duì)應(yīng)的檔案信息實(shí)施利用，信息共享則是實(shí)施檔案信息化建設(shè)的重要目的。正是因?yàn)閷⑾鄬?duì)應(yīng)的網(wǎng)絡(luò)技術(shù)應(yīng)用在信息化管理中，才加大了干部人事檔案信息的泄露秘密途徑和風(fēng)險(xiǎn)，假如跟蹤監(jiān)測(cè)技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)病毒防治技術(shù)等在任何一個(gè)環(huán)節(jié)發(fā)生問(wèn)題，都會(huì)降低檔案信息的安全性。在信息化管理的背景下，干部人事檔案信息同載體可以互相隔離，隱私泄露秘密時(shí)就會(huì)具有非常強(qiáng)的隱藏性，并且相對(duì)應(yīng)的檔案信息暴露后還可以利用互聯(lián)網(wǎng)實(shí)施非?？斓膫鞑ィ栽斐尚孤睹孛芎蟮难a(bǔ)救工作不能得到有效地開(kāi)展?；诖耍刹咳耸聶n案的安全保密同檔案信息共享就形成了矛盾。

2.3 檔案管理人員專業(yè)素質(zhì)低

對(duì)于干部人事檔案管理的工作人員來(lái)講，在信息化強(qiáng)大的背景下，不但需要具備傳統(tǒng)干部人事檔案管理手段的業(yè)務(wù)能力，還必須擁有如應(yīng)用軟件和防護(hù)安全的能力等，因此工作人員一定要具有非常強(qiáng)的綜合素質(zhì)，在現(xiàn)如今的信息化背景下，要想更好地做好此項(xiàng)工作，就需要是不但能夠嫻熟運(yùn)用現(xiàn)代化信息技術(shù)，還可以具備非常強(qiáng)的檔案管理知識(shí)的綜合性人才?？墒怯捎谑艿絺鹘y(tǒng)用人體系的干擾，再加上現(xiàn)階段各個(gè)檔案部門未投入較多的人力資源，因此現(xiàn)階段人事檔案管理工作者所受到的職業(yè)培訓(xùn)機(jī)會(huì)少之甚少，而且部分高素質(zhì)人才很難被吸納到系統(tǒng)中，進(jìn)而導(dǎo)致現(xiàn)階段干部檔案信息管理隊(duì)伍綜合水平比較低下，這樣一來(lái)造成的后果就是，干部人事檔案管理中無(wú)法很好地大范圍推廣和采用先進(jìn)的管理以及技術(shù)手段。

3 信息化背景下增強(qiáng)干部人事檔案管理的策略

3.1 增強(qiáng)干部人事檔案信息化管理的基礎(chǔ)

其一，對(duì)于各個(gè)人事檔案管理單位來(lái)講，一定要加強(qiáng)對(duì)硬件設(shè)施的投入，以便讓硬件設(shè)施的配備更加的齊全。作為主管領(lǐng)導(dǎo)而言，就需要深刻地意識(shí)到信息化管理干部人事檔案的必要性，盡可能地增加資金的投入，加強(qiáng)硬件投入。當(dāng)然，在此期間一定要按照所規(guī)定的原則，即不但需要符合干部人事檔案管理的工作需要，更要重視和關(guān)心節(jié)約成本。指定委派擁有專業(yè)技能的人員對(duì)干部人事檔案信息化管理的硬件，還有軟件設(shè)備進(jìn)行維護(hù)，保證信息設(shè)備可以正常展開(kāi)一系列的工作。其二，人事檔案的上級(jí)主管部門，尤其是對(duì)于省級(jí)或省級(jí)以上的干部人事檔案的主管部門，一定要實(shí)施科學(xué)化建設(shè)，進(jìn)而較好地實(shí)現(xiàn)對(duì)相對(duì)應(yīng)電子文件的形成、處置等的管理，確保同樣種類的檔案在各式各樣人員還有部門之間所產(chǎn)生的電子文檔在大小、格式上的一致性，更好地對(duì)干部人事檔案實(shí)施信息化管理。其三，應(yīng)主動(dòng)開(kāi)發(fā)并創(chuàng)建高效率、安全性高、共享的信息化管理平臺(tái)。應(yīng)主動(dòng)沖破地域還有時(shí)間上的局限，進(jìn)而達(dá)到規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化管理檔案的目的。按照共同建設(shè)和共同享用這一標(biāo)準(zhǔn)，不同的部門還有工作人員實(shí)施分開(kāi)配合，主動(dòng)創(chuàng)建不同級(jí)別和種類的干部人事檔案信息的資源數(shù)據(jù)庫(kù)，盡所有能力創(chuàng)建出高性能干部人事檔案信息的查詢系統(tǒng)，這樣一來(lái)，在新時(shí)期社會(huì)背景下，人事檔案就可以達(dá)到在線尋找和查詢的條件，最大化提升對(duì)干部人事檔案資源的利用效率和效益，習(xí)慣在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下實(shí)施高標(biāo)準(zhǔn)的工作。

3.2 增強(qiáng)對(duì)干部人事檔案信息安全防范

針對(duì)干部人事檔案實(shí)施信息化管理，具有效率高、、方便快速的優(yōu)勢(shì)，但其安全性問(wèn)題也是一個(gè)不容忽視的問(wèn)題，基于此非常有必要做好安全防范工作。導(dǎo)致安全問(wèn)題的步驟有很大概率是出在傳輸、錄入等步驟中，所以不但要?jiǎng)?chuàng)建合乎規(guī)范的安全管理制度，還需要在技術(shù)等方面加強(qiáng)防范。能夠通過(guò)對(duì)相應(yīng)的加密技術(shù)的利用，從而避免第三者在截取相對(duì)應(yīng)的穩(wěn)健中將源文件破譯出來(lái)；通過(guò)對(duì)相應(yīng)的監(jiān)控技術(shù)的利用，防止不正當(dāng)?shù)脑L問(wèn)干部人事檔案信息，限制不正當(dāng)?shù)妮敵瞿切┎辉S可方案的權(quán)限內(nèi)容，保證不正當(dāng)?shù)那址赶鄳?yīng)數(shù)據(jù)庫(kù)中的結(jié)構(gòu)還有信息。除此之外，對(duì)于相應(yīng)的工作人員來(lái)講，還需要加強(qiáng)對(duì)各種類型安全技術(shù)的研究和利用，將備份檔案信息數(shù)據(jù)系統(tǒng)的工作做好，進(jìn)一步提高計(jì)算機(jī)防范病毒的能力進(jìn)，進(jìn)而更好地將干部人事檔案信息系統(tǒng)的安全作用發(fā)揮到最大。

3.3 增強(qiáng)信息化建設(shè)，提升干部人事檔案服務(wù)質(zhì)量

要想讓干部人事檔案在工作的過(guò)程中，為干部更好地工作，提供優(yōu)質(zhì)地經(jīng)濟(jì)建設(shè)服務(wù)，就需要積極地轉(zhuǎn)變以往傳統(tǒng)的管理手段，進(jìn)一步促進(jìn)服務(wù)質(zhì)量的提高。其一是采取現(xiàn)代化管理。在干部管理工作期間，需要盡可能地將計(jì)算機(jī)作用發(fā)揮到最大化，創(chuàng)建和進(jìn)一步完善干部檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，及時(shí)實(shí)施更換，動(dòng)態(tài)化對(duì)干部人事檔案信息實(shí)施管理，確保干部檔案信息更加真實(shí)和準(zhǔn)確。其二是采取開(kāi)放式的管理。在創(chuàng)建干部工作業(yè)績(jī)檔案的同時(shí)，及時(shí)將干部工作過(guò)程中一些業(yè)績(jī)和表現(xiàn)情況等全部歸納在檔案中，為憑借自身工作成績(jī)的干部的使用提供重要的參照。另外一方面，創(chuàng)建干部能力檔案，重點(diǎn)收集個(gè)人專業(yè)水平還有參加注冊(cè)考試等可以將個(gè)人才華和能力資料，真實(shí)、完好地反映出來(lái)干部的各項(xiàng)情況，讓決定策略的工作能力得到顯著的提升。其三是采取服務(wù)式管理。在工作過(guò)程中重視和關(guān)心實(shí)效性，在嚴(yán)遵照保守秘密制度的前提下，始終堅(jiān)持熱心地服務(wù)態(tài)度，在辦理干部退休、離職、出國(guó)等一系列問(wèn)題時(shí)，盡自己最大的能力幫助用檔單位使用好檔案資料，努力為干部工作提供更好地服務(wù)，讓干部檔案的應(yīng)用效率得到顯著的提升。

4 結(jié)論

在信息化背景下，對(duì)干部人事檔案實(shí)施信息化管理是一種必然的發(fā)展趨勢(shì)，因?yàn)樗坏梢宰屜鄳?yīng)工作人員的工作效率得到顯著的提升，還能夠最大化將干部人事檔案信息的利用效率得到提升。雖然還有部分閑置達(dá)到干部人事檔案信息化管理的手段，但只要相應(yīng)的領(lǐng)導(dǎo)、部門還有工作人員三方之間一同加油，相信很快就可以達(dá)到標(biāo)準(zhǔn)化的干部人事檔案的信息化管理。

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