林場(chǎng)管理工作中檔案管理的作用分析

謝英圖

摘 要：我國(guó)當(dāng)前城市化范圍隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展速度不斷增加，突出了林業(yè)在我國(guó)生態(tài)文明建設(shè)中的重要作用。為了適應(yīng)的時(shí)代發(fā)展需求，在林場(chǎng)管理中做好檔案管理工作，是我國(guó)現(xiàn)階段林業(yè)發(fā)展的重要基礎(chǔ)工作，不僅可以對(duì)林場(chǎng)進(jìn)行有序管理，也為現(xiàn)代林木資源的利用提供了依據(jù)。本文通過對(duì)林場(chǎng)管理工作中檔案管理的重要性進(jìn)行分析，并指出現(xiàn)階段林場(chǎng)管理工作中檔案管理的發(fā)展問題，提出相應(yīng)改進(jìn)措施，以促使檔案管理工作更好地服務(wù)于林場(chǎng)管理工作。

關(guān)鍵詞：林場(chǎng)管理；檔案管理；重要性；改進(jìn)措施

林場(chǎng)管理工作中的檔案管理環(huán)節(jié)，可以對(duì)林場(chǎng)管理者在制定林場(chǎng)發(fā)展規(guī)劃時(shí)提供基礎(chǔ)依據(jù)，并且對(duì)林場(chǎng)的資源分布及林木資源的利用率進(jìn)行統(tǒng)計(jì)、分析。隨著信息化社會(huì)的到來，檔案管理工作在林場(chǎng)管理中的作用越發(fā)突出，運(yùn)用科學(xué)、合理的方法發(fā)揮檔案管理在林場(chǎng)管理工作中的作用，使其能有效應(yīng)對(duì)日益復(fù)雜的社會(huì)信息，促進(jìn)林場(chǎng)的現(xiàn)代化管理和林業(yè)方面的科技進(jìn)步。

1 林場(chǎng)管理工作中檔案管理的重要性

林場(chǎng)管理檔案，是林場(chǎng)管理工作中未經(jīng)過修改的原始記錄資料，主要來源于林場(chǎng)生產(chǎn)的經(jīng)營(yíng)活動(dòng)，具有深厚的歷史依據(jù)[1]。林場(chǎng)管理中最原始的檔案多為紙質(zhì)，由相關(guān)人員進(jìn)行書寫，里面大致包含了林場(chǎng)經(jīng)營(yíng)管理中產(chǎn)生的文件收發(fā)、會(huì)議記錄、財(cái)務(wù)往來等事務(wù)性記錄工作，客觀真實(shí)地反映了林場(chǎng)發(fā)展的過程，例如從林場(chǎng)造林項(xiàng)目的審批開始到樹苗的購(gòu)買規(guī)格、調(diào)運(yùn)驗(yàn)收產(chǎn)生的記錄都屬于原始檔案的材料之一。

因此，相關(guān)人員在對(duì)林場(chǎng)實(shí)施管理工作時(shí)，需要具備保留書面憑證和文件記錄的習(xí)慣，這不僅有利于建立林場(chǎng)的檔案管理體系，還是重要的法律依據(jù)，在林場(chǎng)出現(xiàn)事務(wù)糾紛或權(quán)利轉(zhuǎn)讓時(shí)，都能成為有力輔證。

2 林場(chǎng)管理工作中檔案管理現(xiàn)階段的發(fā)展問題

改革開放以后，我國(guó)的城市化建設(shè)在社會(huì)整體發(fā)展方向中占據(jù)很大比例，因此對(duì)林業(yè)發(fā)展有所忽視，使得我國(guó)目前許多林場(chǎng)的發(fā)展?fàn)顩r不容樂觀。

2.1 林場(chǎng)基礎(chǔ)設(shè)施不完善，增加檔案管理工作難度

由于多數(shù)林場(chǎng)發(fā)展較為落后，缺乏資金支持，使得基礎(chǔ)設(shè)施十分落后，只能滿足基本的辦公所需，缺乏對(duì)檔案管理的重視。具體表現(xiàn)為部分林場(chǎng)的檔案室配置不足，缺乏相應(yīng)的辦公設(shè)備、消防系統(tǒng)，無法對(duì)檔案安全形成保障[2]；在一些林場(chǎng)管理工作中，未劃分專門的檔案管理場(chǎng)所，只是用庫(kù)房或者潮濕的地下室進(jìn)行改建，這樣的檔案室無法滿足紙質(zhì)檔案的保存要求，極易對(duì)檔案造成損壞。

2.2 缺乏檔案管理人才，使得檔案管理工作難以開展

由于林場(chǎng)位置大多處于郊外，人跡罕至，工作條件艱苦，再加上檔案管理工作缺乏趣味性，很少有相關(guān)專業(yè)的應(yīng)屆畢業(yè)生愿意從事該工作。在老一輩檔案管理人員退休后，許多林場(chǎng)的檔案管理人員出現(xiàn)調(diào)動(dòng)頻繁，甚至難以為繼的情況，使許多林場(chǎng)檔案材料不能及時(shí)歸檔留存，出現(xiàn)遺失、損壞等問題。頻繁的人員更換使林場(chǎng)的檔案管理方面較為混亂，長(zhǎng)期以往會(huì)不利于林場(chǎng)的發(fā)展。

3 在林場(chǎng)管理工作中促進(jìn)檔案管理作用的應(yīng)用措施

3.1 林場(chǎng)管理工作中檔案管理具備的原則

1）檔案工作的安全管理。在對(duì)林場(chǎng)進(jìn)行檔案管理時(shí)，由于涉及到的紙質(zhì)檔案材料比較多，需要按照紙質(zhì)檔案的管理安全原則對(duì)其進(jìn)行管理，其檔案存放場(chǎng)所的溫度、濕度必須符合相關(guān)要求，控制在一個(gè)合適的范圍內(nèi)，并擁有相匹配的防火防盜措施。在檔案歸檔后的查詢和使用環(huán)節(jié)，需要建立起科學(xué)合理的查閱、外借制度，保障檔案信息安全的同時(shí)，避免檔案出現(xiàn)遺失。

2）檔案工作的規(guī)范管理。對(duì)林場(chǎng)檔案的管理需要遵循與林業(yè)和檔案管理相關(guān)的雙重法律法規(guī)，運(yùn)用科學(xué)合理的管理方法，使林場(chǎng)的檔案管理工作發(fā)揮出它應(yīng)有的作用。在社會(huì)目前的信息化發(fā)展中，我國(guó)對(duì)林場(chǎng)的管理模式正處于轉(zhuǎn)型階段，因此，更需要重視對(duì)林場(chǎng)檔案的管理工作，各部門做好本單位的檔案收集整理后，交由專職的檔案管理人員進(jìn)行審核收存，以保障檔案的完整性。

3）檔案工作的保存管理。隨著社會(huì)市場(chǎng)的發(fā)展，我國(guó)林場(chǎng)已由最初的育林護(hù)林、林木采伐利用的傳統(tǒng)經(jīng)營(yíng)模式朝著新型的生態(tài)保護(hù)、科教研究、森林旅游等經(jīng)營(yíng)模式進(jìn)行轉(zhuǎn)變。而林場(chǎng)的檔案管理工作也應(yīng)該根據(jù)林場(chǎng)管理內(nèi)容和職責(zé)的變化做出適當(dāng)改變，健全檔案收集歸檔制度，對(duì)在林場(chǎng)管理中產(chǎn)生的聲音、影像、圖集等資料，都可以收錄歸檔，以備后期的資料查閱。

3.2 促進(jìn)林場(chǎng)管理工作中檔案管理的措施

1）增加林場(chǎng)基礎(chǔ)設(shè)施方面的資金投入。針對(duì)部分林場(chǎng)檔案室規(guī)格不符合標(biāo)準(zhǔn)和缺乏檔案室的現(xiàn)象，相關(guān)部門可以增加對(duì)這部分的資金投入，用于林場(chǎng)對(duì)檔案室的建設(shè)或基礎(chǔ)設(shè)施的完善上。例如在檔案室的建設(shè)方面，林場(chǎng)可以建立起專業(yè)性較強(qiáng)的檔案管理場(chǎng)所，保證檔案資料等保存狀態(tài)處在通風(fēng)透氣的情況下，并做好相關(guān)措施，防止光照、潮濕對(duì)檔案造成的損壞；在檔案管理場(chǎng)所設(shè)置符合國(guó)家相關(guān)要求的消防設(shè)施和火災(zāi)自動(dòng)報(bào)警系統(tǒng)，提高對(duì)火災(zāi)等意外事故的應(yīng)對(duì)措施，降低火災(zāi)對(duì)紙質(zhì)檔案的破壞程度；在檔案管理場(chǎng)所，還需要配備與檔案管理相配套的基礎(chǔ)工作設(shè)施，如裝訂機(jī)、計(jì)算機(jī)、復(fù)印打印一體機(jī)、掃描儀等，如果經(jīng)濟(jì)條件允許，還可以增設(shè)吸塵器、除濕機(jī)和空氣凈化器等保護(hù)檔案留存狀態(tài)的設(shè)施。

2）增設(shè)林場(chǎng)檔案管理方面的專業(yè)人才。檔案管理工作雖然缺乏一定的趣味性，但由于專業(yè)性能較強(qiáng)，需要有專業(yè)人才在實(shí)踐工作中對(duì)該工作進(jìn)行指導(dǎo)，以科學(xué)的管理手段對(duì)檔案進(jìn)行分類留存，還可以建立起電子檔案信息體系，運(yùn)用信息化技術(shù)減少紙質(zhì)檔案的借出翻閱，對(duì)檔案材料加以保護(hù)[3]。高素質(zhì)人才的引進(jìn)對(duì)社會(huì)各行業(yè)都具有積極作用，在林場(chǎng)檔案管理工作中引進(jìn)具備新知識(shí)的管理人才，對(duì)檔案管理場(chǎng)所的人員進(jìn)行合理配置，并定期對(duì)工作人員的創(chuàng)新能力和計(jì)算機(jī)操作能力進(jìn)行培訓(xùn)，以更好地促進(jìn)檔案管理工作的有序開展。

3）提高林場(chǎng)檔案管理方面的規(guī)范意識(shí)。提高檔案管理工作的規(guī)范化，是各行業(yè)檔案管理都必須面對(duì)的課題，在林場(chǎng)管理中加強(qiáng)檔案管理工作的規(guī)范化，需要先提高檔案管理人員的規(guī)范意識(shí)。首先，林場(chǎng)檔案管理工作的規(guī)范化需要從檔案收存的登記記錄和借閱制度開始實(shí)施，確保林場(chǎng)檔案能作為林場(chǎng)的發(fā)展進(jìn)程記錄保存下去，避免在林場(chǎng)發(fā)展過程中出現(xiàn)遺失和損壞；其次，是做好檔案管理中特殊檔案材料的留存工作，如影像、聲音、圖片等，隨著現(xiàn)代化信息技術(shù)的發(fā)展，影像資料已經(jīng)成為林場(chǎng)檔案管理工作中常用的檔案管理方式；最后，是增強(qiáng)林場(chǎng)檔案管理工作的信息化建設(shè)，隨著網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展，無紙化辦公已經(jīng)成為社會(huì)主流發(fā)展趨勢(shì)，促進(jìn)林場(chǎng)檔案管理人員積極學(xué)習(xí)計(jì)算機(jī)技術(shù)，是提高林場(chǎng)檔案規(guī)范化管理的重要措施。

4 結(jié)語

為了促進(jìn)檔案管理在林場(chǎng)管理工作中重要作用的發(fā)揮，需要從林場(chǎng)管理者做起，認(rèn)識(shí)到檔案管理的重要性，加強(qiáng)檔案管理的科學(xué)化和規(guī)范化。檔案管理人員要提高自己的工作能力，樹立制度化意識(shí)，提高工作意識(shí)，在實(shí)踐管理工作中及時(shí)發(fā)現(xiàn)問題，并尋求相關(guān)解決途徑，為促進(jìn)林場(chǎng)的可持續(xù)發(fā)展做出努力。建立林場(chǎng)檔案管理體系時(shí)，需要社會(huì)時(shí)代的需求，結(jié)合實(shí)際，構(gòu)建出符合林場(chǎng)發(fā)展規(guī)劃的信息化檔案管理體系，為實(shí)現(xiàn)我國(guó)林業(yè)的高速發(fā)展提供重要的信息資源。

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