信息時(shí)代背景下檔案管理創(chuàng)新發(fā)展研究

馮婭

（山東省菏澤市成武縣衛(wèi)生健康局，山東菏澤 371723）

信息時(shí)代傳統(tǒng)的檔案管理逐漸向數(shù)字化的方向轉(zhuǎn)變，檔案管理工作面臨著新的變化，檔案的檢索、收集和錄入都變得更加便捷，有效提升了檔案信息的使用效率。在信息時(shí)代背景下，檔案管理應(yīng)該充分利用信息技術(shù)來進(jìn)行創(chuàng)新，不斷提高檔案管理的效率，借助網(wǎng)絡(luò)技術(shù)來規(guī)范檔案管理工作，實(shí)現(xiàn)檔案的規(guī)范化管理和標(biāo)準(zhǔn)化管理，促進(jìn)檔案管理的現(xiàn)代化發(fā)展和信息化發(fā)展。

1 信息時(shí)代檔案管理工作的新變化

1.1 檔案管理思想觀念的轉(zhuǎn)變

在各個(gè)行業(yè)中，檔案管理都是一項(xiàng)非常重要的工作，加強(qiáng)對(duì)相關(guān)檔案信息的處理和使用能夠有效促進(jìn)行業(yè)的發(fā)展。信息時(shí)代背景下，傳統(tǒng)的檔案管理思想發(fā)生了很大的轉(zhuǎn)變。信息時(shí)代信息的傳遞更加快速和便捷，信息傳遞的方式更加多樣化，并且信息還表現(xiàn)出交互性的特點(diǎn)，因此傳統(tǒng)的信息流通方式就受到很大的挑戰(zhàn)和考驗(yàn)。在檔案管理工作中，傳統(tǒng)的信息流通已經(jīng)不能滿足檔案管理的要求，因此紙質(zhì)檔案也慢慢轉(zhuǎn)變?yōu)閿?shù)字化檔案，電子檔案取代紙質(zhì)檔案已經(jīng)成為一種趨勢(shì)，這就會(huì)引起檔案管理人員思想觀念的變化。信息時(shí)代檔案管理工作人員要充分掌握市場環(huán)境的變化，并尋求適應(yīng)信息時(shí)代背景的全新思想觀念，不斷創(chuàng)新檔案管理的工作內(nèi)容，還要提升自身對(duì)信息時(shí)代背景下檔案管理工作的適應(yīng)能力，從而為檔案高效管理奠定基礎(chǔ)。

1.2 服務(wù)手段的變化

信息時(shí)代的到來為各行各業(yè)的發(fā)展都提供了新的契機(jī)，檔案管理的服務(wù)手段也發(fā)生了轉(zhuǎn)變。傳統(tǒng)的檔案管理服務(wù)過程比較復(fù)雜，檔案資料的收集、歸納、整理過程比較繁雜，需要花費(fèi)大量的人力和精力，為人們提供檔案服務(wù)時(shí)也需要人工查閱檔案資料，這個(gè)過程比較長，嚴(yán)重影響了檔案信息的使用效率以及相關(guān)部門的服務(wù)水平[1]。檔案管理的最終目的就是加強(qiáng)對(duì)檔案信息和檔案資源的充分利用，充分發(fā)揮檔案資源的價(jià)值，為人們提供服務(wù)。而在信息時(shí)代，充分利用信息技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)就能夠改變服務(wù)手段，以電子文檔的形式來保存相關(guān)的檔案信息和資料，為人們提供檔案服務(wù)時(shí)，只需要通過數(shù)據(jù)庫關(guān)鍵詞的檢索就可以快速將檔案資料調(diào)出來，讓檔案資料的使用、查閱和篩選都變得更加便捷和快速。在信息時(shí)代背景下，檔案管理相關(guān)部門還能夠?yàn)槿藗兲峁┰诰€服務(wù)，人們可以通過線上來獲取相關(guān)的信息，可以不用出門，服務(wù)質(zhì)量得到了很大的提升。

1.3 服務(wù)領(lǐng)域不斷拓展

傳統(tǒng)的檔案管理服務(wù)范圍比較小，一般是提供檔案查詢服務(wù)。而在信息時(shí)代背景下，充分利用信息時(shí)代的交互平臺(tái)能夠有效拓展檔案管理的服務(wù)領(lǐng)域，通過在線平臺(tái)提供檔案服務(wù)，人們不僅能夠查詢相關(guān)的檔案資料，同時(shí)還能夠針對(duì)檔案資料進(jìn)行互動(dòng)交流，大大提升了服務(wù)的趣味性。

2 信息時(shí)代檔案管理創(chuàng)新發(fā)展的必要性

2.1 傳統(tǒng)檔案管理存在著各種弊端促使檔案管理創(chuàng)新

信息時(shí)代各種信息數(shù)據(jù)的數(shù)量龐大，檔案管理過程中需要管理的檔案信息數(shù)量越來越多，采用傳統(tǒng)的檔案管理方法已經(jīng)不能滿足要求，傳統(tǒng)的檔案管理凸顯出各種弊端。在傳統(tǒng)的檔案管理模式下，檔案管理人員對(duì)檔案資料收集不夠及時(shí)，檔案整理和分類需要花費(fèi)大量的時(shí)間和精力，管理人員的工作任務(wù)非常重和繁瑣，容易出現(xiàn)整理不規(guī)范、分類不科學(xué)的情況。由于檔案管理的效率低下，因此往往會(huì)間隔較長的時(shí)間來對(duì)檔案進(jìn)行歸整，這會(huì)嚴(yán)重影響檔案使用者對(duì)檔案的利用[2]。傳統(tǒng)的歸檔材料內(nèi)容比較簡單，整理不規(guī)范，沒有建立統(tǒng)一的歸檔標(biāo)準(zhǔn)。檔案編研是一項(xiàng)非常耗時(shí)和辛苦的工作，具有很強(qiáng)的目的性，是為了更好地服務(wù)檔案的利用者，以充分發(fā)揮出檔案的重要價(jià)值。但是傳統(tǒng)的檔案管理由于工作太過繁忙，導(dǎo)致實(shí)際工作中難以深入調(diào)查和精心策劃，編研工作的針對(duì)性較差，專題簡單。另外，傳統(tǒng)檔案管理模式下，檔案的利用率非常低，檔案利用困難。而傳統(tǒng)檔案管理存在的這些弊端就要求要進(jìn)行檔案管理創(chuàng)新，引入新的方法和技術(shù)，尋求適應(yīng)信息時(shí)代發(fā)展的檔案管理新模式和新方法。

2.2 檔案管理要不斷創(chuàng)新和發(fā)展才能滿足信息時(shí)代的需求

信息時(shí)代背景下，信息技術(shù)在不斷發(fā)展，并且各行各業(yè)都強(qiáng)化了對(duì)信息技術(shù)的應(yīng)用，充分發(fā)揮信息技術(shù)的優(yōu)勢(shì)和特點(diǎn)來促進(jìn)行業(yè)的發(fā)展，信息技術(shù)已經(jīng)深入到人們生活、工作和學(xué)習(xí)的方方面面。隨著時(shí)代的不斷發(fā)展，信息技術(shù)也在不斷升級(jí)和更新，社會(huì)的信息化建設(shè)程度不斷提高，檔案管理的創(chuàng)新和發(fā)展就顯得非常必要。社會(huì)信息化對(duì)信息收集處理提出了更大的需求和要求，社會(huì)的信息化發(fā)展產(chǎn)生了龐大的信息數(shù)據(jù)，信息收集的難度增加，這對(duì)信息收集和處理提出了更高的要求。針對(duì)信息時(shí)代的信息發(fā)展需求，檔案管理就要不斷創(chuàng)新和發(fā)展，才能滿足社會(huì)信息化的時(shí)代要求。

2.3 檔案管理的創(chuàng)新與發(fā)展能夠大大提高工作效率

從以往的檔案管理工作來看，檔案管理的效果并不理想，工作效率低下。檔案管理的信息收集、信息分析、信息整合和歸檔工作都需要消耗大量的時(shí)間，人工工作效率低，并且在繁瑣、復(fù)雜的檔案管理過程中還容易出錯(cuò)，影響了檔案管理的質(zhì)量，不利于檔案資源信息的價(jià)值發(fā)揮[3]。而信息時(shí)代背景下，人們對(duì)檔案管理的工作效率和工作制定都提出了更高的要求，這就要求相關(guān)的部門要充分利用信息技術(shù)、大數(shù)據(jù)技術(shù)來創(chuàng)新檔案管理工作，提高工作效率。

2.4 檔案管理的創(chuàng)新與發(fā)展能夠促進(jìn)行業(yè)的發(fā)展

檔案管理的最終目的就是充分發(fā)揮檔案資源的重要價(jià)值，實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案資料的使用，以此來為相關(guān)部門和企業(yè)的決策提供重要的參考。在信息時(shí)代，充分引進(jìn)信息技術(shù)來促進(jìn)檔案管理的創(chuàng)新和發(fā)展能夠有效提高對(duì)檔案資源的利用效率，從而促進(jìn)行業(yè)的健康發(fā)展。信息時(shí)代背景下，行業(yè)要想取得發(fā)展，提高自身的競爭力，就是引入大量的信息化人才，通過信息人才來提高檔案信息的開發(fā)，從而充分發(fā)揮出檔案信息資料的價(jià)值，促進(jìn)行業(yè)的進(jìn)步和發(fā)展。

3 信息時(shí)代背景下檔案管理創(chuàng)新發(fā)展途徑

3.1 構(gòu)建信息化檔案管理模式

信息時(shí)代背景下要做好檔案管理的創(chuàng)新和發(fā)展，就要構(gòu)建信息化檔案管理模式。相關(guān)的檔案管理人員要樹立信息化的工作理念，不斷學(xué)習(xí)信息化技術(shù)和手段，加強(qiáng)對(duì)先進(jìn)管理理念的再學(xué)習(xí)，不斷提升自己的能力，從而滿足信息時(shí)代的檔案管理工作要求。此外，檔案管理是一項(xiàng)非常繁雜的工作，工作過程中涉及大量的檔案信息，這就要求檔案管理人員要具備較強(qiáng)的歸納能力、整理能力和錄入能力，實(shí)現(xiàn)傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案向電子檔子的轉(zhuǎn)化，同時(shí)還要做好檔案信息的備份工作。另外，在檔案管理工作中還應(yīng)該樹立數(shù)字檔案操作的安全意識(shí)，確保數(shù)字檔案的安全性，避免檔案信息被篡改、刪除等，做好電子檔案的儲(chǔ)存工作?？梢越n案管理的專門網(wǎng)站，通過這個(gè)網(wǎng)站來給人們提供檔案查詢功能，同時(shí)還可以發(fā)布最新檔案管理的要求，實(shí)現(xiàn)檔案資源的共享。管理人員要具備大數(shù)據(jù)和信息化思維，不斷創(chuàng)新管理理念，實(shí)現(xiàn)檔案管理的創(chuàng)新服務(wù)轉(zhuǎn)型，提高與社會(huì)發(fā)展適應(yīng)的能力，堅(jiān)持更好、更超前的服務(wù)意識(shí)。

3.2 強(qiáng)化檔案信息數(shù)據(jù)庫建設(shè)

在信息時(shí)代背景下，檔案管理工作中要建設(shè)檔案信息數(shù)據(jù)庫，通過數(shù)據(jù)庫的形式來存儲(chǔ)檔案信息，才能真正實(shí)現(xiàn)檔案信息的信息化建設(shè)。在建設(shè)檔案信息數(shù)據(jù)庫時(shí)，要從細(xì)節(jié)入手，加強(qiáng)檔案信息和信息技術(shù)之前的有效融合，將傳統(tǒng)的檔案信息轉(zhuǎn)變?yōu)閿?shù)字信息，以數(shù)據(jù)庫建設(shè)為核心，依托網(wǎng)絡(luò)存儲(chǔ)空間來實(shí)現(xiàn)數(shù)字檔案的存儲(chǔ)[4]。要對(duì)檔案信息進(jìn)行電子化的數(shù)字處理，建立相關(guān)的檔案數(shù)字化網(wǎng)絡(luò)，建立電子內(nèi)容網(wǎng)來對(duì)電子文檔進(jìn)行有效控制，這樣就能夠?qū)崿F(xiàn)隨時(shí)對(duì)電子檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行處理的目標(biāo)。另外，還應(yīng)該完善網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)，將檔案管理服務(wù)系統(tǒng)和其他的網(wǎng)絡(luò)服務(wù)系統(tǒng)結(jié)合起來，通過網(wǎng)絡(luò)來加強(qiáng)檔案服務(wù)，緊跟時(shí)代的步伐來提高檔案管理的服務(wù)質(zhì)量和服務(wù)水平。

4 結(jié)語

信息時(shí)代背景下，傳統(tǒng)的檔案管理方法和檔案管理模式凸顯出很多弊端，已經(jīng)不能滿足時(shí)代的要求，這就要求檔案管理要不斷進(jìn)行創(chuàng)新和發(fā)展，構(gòu)建信息化檔案管理模式，強(qiáng)化檔案信息數(shù)據(jù)庫建設(shè)，以此來不斷提高檔案管理的質(zhì)量和效率，實(shí)現(xiàn)檔案管理的信息化管理和現(xiàn)代化管理。