推進事業(yè)單位檔案的規(guī)范化管理策略

王彥秀 吉林省長春市農安縣農業(yè)機械化學校

檔案管理即文檔信息管理，屬于事業(yè)單位管理的一部分[1]?？v觀我國事業(yè)單位檔案管理發(fā)展由邊緣到重視、由人工為主到信息化能力、由松散到規(guī)范，逐步完善與規(guī)范化。在新一輪事業(yè)單位改革中，對于事業(yè)單位信息管理提出了更高要求，檔案管理地位日益提升，為事業(yè)單位政策制定提供客觀的檔案數(shù)據(jù)；人才選拔提供人事檔案信息；內部改革提供歷次經驗總結文檔信息。

一、檔案的規(guī)范化管理落實現(xiàn)狀

(一)觀念滯后

檔案管理規(guī)范化建設是近年來檔案規(guī)范化管理中強調的工作重點，但實際落實中“口號大于實際”，事業(yè)單位工作人員也沒有真正意識到規(guī)范化管理的重要性。部分單位在實際管理過程中仍然將檔案管理邊緣化，各項政策制定與人員調動也沒有參照檔案信息，管理效率有限?！吧闲凶匀幌滦А?，基層事業(yè)單位工作人員在實際工作中也輕視檔案管理規(guī)范化的落實，導致相關工作處處受阻。

(二)制度欠缺

我國事業(yè)單位檔案管理在規(guī)范化進程中仍然采用“老舊”管理制度，新要求、新標準、新內容與管理制度嚴重不相符。尤其在檔案規(guī)范化進程管理中，對于檔案信息的采集、歸納、建檔、調檔、歸檔都有要求，但制度上卻缺乏細致的規(guī)定，導致規(guī)范化管理流于形式。制度滯后于檔案管理需求增加了規(guī)范管理難度，工作人員仍然按照“老辦法”進行規(guī)范化管理工作，“半生不熟”式的管理模式會導致管理工作出現(xiàn)混亂。

(三)高屋建瓴

在事業(yè)單位改革過程中事業(yè)單位出現(xiàn)了分化，一部分投入到市場競爭當中，而另一部分更加側重于為人民提供優(yōu)質的社會服務。在新形勢下，事業(yè)單位意識到發(fā)展與管理需要建立在科學的基礎上，必須有依據(jù)、有事實、有效果，愈加重視單位檔案規(guī)范化管理[2]。但在規(guī)范化管理理解上存在著偏差，多是采購電腦、檔案管理軟件、掃描設備，而忽視了系統(tǒng)化建設，沒有著手于實際建設工作，僅是將現(xiàn)有的檔案數(shù)據(jù)進行電子化錄入，缺乏深入的規(guī)范化管理，高屋建瓴式的規(guī)范化管理并不能夠徹底推動信息化管理，只能徒具其表。

二、檔案的規(guī)范化管理落實策略

(一)變革觀念，加強配合

在新的社會發(fā)展形勢下，檔案管理必須提升至重要地位。事業(yè)單位領導需要認識到檔案規(guī)范化管理重要性，在開展管理工作時多采用檔案信息，使其能夠發(fā)揮信息價值。日常管理中，單位領導要關注規(guī)范化管理落實情況，組織專人攻克規(guī)范化管理中所出現(xiàn)的難點，工作人員在領導帶動下也會提升工作效率，上下齊心配合做好規(guī)范化管理工作。同時，相關事業(yè)單位也應該結合單位實際情況，逐步下?lián)苜Y金采購檔案信息化管理設備，為規(guī)范化管理工作提供必要的設備基礎。在人員培養(yǎng)上，如果有條件可以吸納檔案管理人才進入到隊伍中，提升檔案管理水平，對于現(xiàn)有工作人員要加強思想培訓、專業(yè)知識培訓、現(xiàn)代電子設備操作培訓、安全意識培訓等，提升檔案管理人員的現(xiàn)代工作意識。

(二)完善制度，精益求精

管理制度有著模板管理作用，讓檔案管理工作人員在面對實際工作時能夠有章可循、詢證做事。因此在新形勢下，規(guī)范化管理應該具有長效化、穩(wěn)定性、細致化、規(guī)范化等特征。首先，單位領導應該與檔案管理基層工作人員進行商討，指出哪些條例需要刪除、哪些內容不完善、哪些問題需要添加。其次，要將檔案管理制度細致化，確定檔案管理的具體標準，如信息采集格式必須有時間、內容簡述、相關證據(jù)等信息，各個部門在提供檔案信息數(shù)據(jù)時也必須要按照規(guī)定明確內容，確保檔案信息真實可靠。如人事檔案管理中對于工作人員的年齡、生日、黨齡、工齡上存在數(shù)據(jù)記錄偏差，主要是因為時間記錄方式不一致，有虛歲記錄，也有周歲記錄，導致檔案信息存在誤差。因此在完善制度過程中一定要對細節(jié)問題給予明確，減少模糊管理的存在。檔案信息管理在事業(yè)單位的價值體現(xiàn)在信息數(shù)據(jù)上，在制度上一定要規(guī)范化管理，力求精益求精，發(fā)揮其信息價值。

(三)深化改革，系統(tǒng)建設

規(guī)范化管理的技術依托主要是電子化設備、數(shù)據(jù)處理技術、專業(yè)管理人才。僅是采購電子化設備顯然無法滿足規(guī)范化管理需求。另外，規(guī)范化管理還需要事業(yè)單位各個部門的配合，不能夠僅是局限于檔案管理內部。其他部門如果遞交的檔案信息源不真實、不可靠、不完整同樣會影響到檔案規(guī)范化管理工作的開展。此外，原有的檔案信息多為紙質數(shù)據(jù)，規(guī)格、格式等內容各異，在信息化錄入到數(shù)據(jù)庫的過程中都需要各個部門的配合校正。

在深化改革過程中，需要對檔案管理進行系統(tǒng)化建設：①在電子設備上，根據(jù)事業(yè)單位實際財力分批采購，避免相關軟件更新過快，滯后管理發(fā)展；②數(shù)據(jù)處理技術，檔案管理數(shù)據(jù)處理技術是指能夠按照軟件模板要求正確上傳檔案數(shù)據(jù)，并確保數(shù)據(jù)的安全性，能夠定期進行更新、校對；③專業(yè)管理人才，在新形勢下檔案管理人員需要具備數(shù)據(jù)處理、電子設備使用及維護、檔案管理多項知識，多對其進行專業(yè)培訓，多開展規(guī)范化實踐管理工作，只有如此才能夠真正促進檔案管理工作規(guī)范化開展。