“互聯(lián)網(wǎng)+”背景下事業(yè)單位檔案信息化安全建設(shè)研究

吳艷群 重慶市秀山縣膏田鎮(zhèn)文廣中心

一、事業(yè)單位檔案的概述

事業(yè)單位檔案包括單位的人事檔案、財(cái)務(wù)檔案、基建檔案、實(shí)物檔案、文書檔案等等，這些檔案記錄著事業(yè)單位的歷史、文化、人員、工作內(nèi)容、工作成就以及工作規(guī)劃等等，檔案可以全面的反應(yīng)事業(yè)單位的情況。事業(yè)單位作為具有一定社會職能的單位，同時(shí)又是政府設(shè)立為社會提供服務(wù)的單位，所以很多檔案都可能涉及國家機(jī)密，因此，事業(yè)單位檔案的安全非常重要。在現(xiàn)在互聯(lián)網(wǎng)背景下，事業(yè)單位檔案也不斷信息化，信息化情況下，檔案的管理和分類方法更加全面和科學(xué)，所以檔案信息化安全建設(shè)顯得尤為重要。

二、事業(yè)單位檔案信息化安全建設(shè)現(xiàn)狀

隨著互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的不斷發(fā)展，信息技術(shù)已經(jīng)廣泛的運(yùn)用在各個(gè)領(lǐng)域，事業(yè)單位檔案也逐步轉(zhuǎn)變成信息化。目前而言，我國很多事業(yè)單位檔案信息化安全建設(shè)的過程中還存在一些問題。

(一)傳統(tǒng)檔案和檔案信息化安全建設(shè)的融合問題

我國的大部分檔案一直都是紙質(zhì)檔案，就算有了互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，紙質(zhì)檔案也還是依舊使用。但是隨著社會的發(fā)展，事業(yè)單位的檔案越來越多，越來越復(fù)雜，單純紙質(zhì)檔案的很難跟上單位的發(fā)展需求，比如很多檔案更新不及時(shí)，一些年代久遠(yuǎn)的檔案容易缺失等問題。在“互聯(lián)網(wǎng)+”的背景下，很多事業(yè)單位選擇建設(shè)信息化檔案，通過信息化檔案，提高了檔案管理工作的效率，加快了檔案的更新速度，同時(shí)不論多久的檔案都可以一直保存完整。但是在檔案信息化建設(shè)的過程中就碰到紙質(zhì)檔案和電子檔案的融合問題。首先，事業(yè)單位的現(xiàn)有檔案就已經(jīng)很多、很復(fù)雜，要把這些紙質(zhì)檔案都變成電子檔案需要耗費(fèi)大量的人力、物力、財(cái)力，事業(yè)單位的正常檔案建設(shè)也會受到一定的影響。其次，事業(yè)單位新增的檔案是直接建立電子檔案還是要先建立紙質(zhì)檔案再建立電子檔案，單位也沒有明確的規(guī)定。最后，檔案信息化之后，原有的傳統(tǒng)檔案如何處理，是按照原有的管理方案還是放松管理，以信息化檔案管理為主。

(二)檔案信息化安全建設(shè)的投資問題

事業(yè)單位檔案信息化安全建設(shè)需要投入大量的資金及人力，一方面事業(yè)單位需要投資金購買先進(jìn)的設(shè)備，一方面還有投入資金培養(yǎng)該方面的人才。然而，我國事業(yè)單位較多，而且都是由國家財(cái)政撥款，所以現(xiàn)在很多事業(yè)單位的資金也還是不足，投入在檔案信息化安全建設(shè)的就更是有限，導(dǎo)致檔案信息化安全建設(shè)也會滯后。

三、“互聯(lián)網(wǎng)+”背景下事業(yè)單位檔案信息化安全建設(shè)策略

(一)培養(yǎng)互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的專業(yè)人才，結(jié)合內(nèi)部管理人才

檔案信息化安全建設(shè)最需要的是專業(yè)的人才，所以事業(yè)單位要首先重視這方面的人才培養(yǎng)?！盎ヂ?lián)網(wǎng)+”背景下，檔案信息化安全建設(shè)尤為重要，檔案信息化面臨很多安全問題，首先網(wǎng)絡(luò)本身的安全問題，網(wǎng)絡(luò)上很多病毒傳播，事業(yè)單位的網(wǎng)絡(luò)安全設(shè)施沒有做到位，很容易引起病毒的侵入，導(dǎo)致檔案信息的丟失或中毒，還有部分黑客可以侵入事業(yè)單位的內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)，可能篡改檔案信息、竊取相關(guān)機(jī)密檔案等問題。最后一些自然災(zāi)害也可能引起網(wǎng)絡(luò)的癱瘓，導(dǎo)致信息的丟失。事業(yè)單位檔案信息化安全建設(shè)要專業(yè)的網(wǎng)絡(luò)技術(shù)人才和管理人才，一方面可以確保單位內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)的安全，免受病毒攻擊、黑客入侵；另一方面注重檔案的加密和備份。網(wǎng)絡(luò)技術(shù)人才和內(nèi)部管理人才共同負(fù)責(zé)事業(yè)單位檔案信息化安全建設(shè)，從而確保檔案的安全。

(二)健全檔案管理制度，落實(shí)管理方案

正所謂“無無規(guī)矩不成方圓”，所以不論是傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理還是現(xiàn)在電子檔案的管理都要建立管理制度。事業(yè)單位的檔案重要性不言而喻，所以盡可能的成立專門的檔案管理部門。第一，分工明確，責(zé)任到位。不同類型的檔案有專門的管理人員，責(zé)任落實(shí)到人，以免檔案出現(xiàn)丟失、泄露等問題找不到負(fù)責(zé)人。第二，檔案的查看、使用要有合理的制度。事業(yè)單位的檔案有的涉及國家機(jī)密，有的涉及單位機(jī)密，所以不是隨便人都可以查看、使用的。單位根據(jù)檔案的分類，不同的檔案查看、使用都要遵行相關(guān)制度。比如，涉及國家機(jī)密的檔案設(shè)置加密密碼，只有事業(yè)單位的高層和相關(guān)部門人員才能通過密碼查看、使用。事業(yè)單位內(nèi)部人員查看相關(guān)檔案時(shí)需要和專門的管理人員申請，查看時(shí)間和歸還時(shí)間都要登記在冊，從而保障檔案的安全。第三，事業(yè)單位的檔案管理方案要更加單位的情況而定，但是注重科學(xué)而規(guī)范，同時(shí)把管理方案落實(shí)到位，不能上面有規(guī)定一套，下面實(shí)施是另一套。

四、結(jié)語

“互聯(lián)網(wǎng)+”技術(shù)給事業(yè)單位檔案建立、保存、管理都帶來了極大的便利，事業(yè)單位在看到互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的便利時(shí)也要重視檔案信息化安全建設(shè)存在的問題，相關(guān)技術(shù)人員只有用科學(xué)的方法來解決問題，才能更好的使用互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，從而更好的服務(wù)事業(yè)單位的檔案建設(shè)工作。