收發(fā)文電子化管理之我見(jiàn)

谷洪濤

（中共白城市委編辦，吉林 白城 137000）

隨著電子計(jì)算機(jī)的廣泛應(yīng)用，互聯(lián)網(wǎng)的普及，推動(dòng)了辦公室收發(fā)文電子化管理的形成，使得辦公室更加自動(dòng)化信息化，這種簡(jiǎn)潔方便的收發(fā)文方式，也逐步取代了堆積如山的紙質(zhì)文件?；ヂ?lián)網(wǎng)的發(fā)展，電子文件的應(yīng)用，悄無(wú)聲息地滲透進(jìn)我們?nèi)粘＾k公工作的地方，同時(shí)也對(duì)公文管理工作產(chǎn)生了巨大影響。近些年來(lái)，隨著政府信息化應(yīng)用水平不斷提升，政府在日常業(yè)務(wù)辦公與資源共享方面都應(yīng)用了電子文件，需要進(jìn)一步加強(qiáng)電子文件的共享和管理，方便工作人員通過(guò)信息化服務(wù)平臺(tái)進(jìn)行檢索和查閱，要通過(guò)電子信息化提高工作人員的工作效率，本文立足政府信息化建設(shè)發(fā)展要求，針對(duì)收發(fā)文電子化管理進(jìn)行經(jīng)驗(yàn)總結(jié)[1]。

一、收發(fā)文電子化的意義

隨著計(jì)算機(jī)的發(fā)展，網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的提高，辦公室自動(dòng)化信息化成為潮流的趨勢(shì)。在過(guò)去我們通常用書(shū)寫(xiě)，紙張等記錄文件資料，在網(wǎng)絡(luò)技術(shù)發(fā)展中，這種方式就顯得尤其緩慢。當(dāng)代網(wǎng)絡(luò)的發(fā)展改變著人們的交流方式和溝通，電子文件作為信息傳遞的載體正逐步滲透到日常生活和政府運(yùn)作之中。公文的電子化管理系統(tǒng)是利用電腦網(wǎng)絡(luò)的功能，來(lái)實(shí)現(xiàn)公文的制定審核批改以及分發(fā)，對(duì)文件進(jìn)行登記，歸檔并且辦理，實(shí)現(xiàn)共享傳閱等一系列的綜合性公文流轉(zhuǎn)管理方式。收發(fā)文電子化是行政部門(mén)以及事業(yè)單位處理公務(wù)和進(jìn)行文件管理的重要工具，特別是各級(jí)機(jī)關(guān)部門(mén)，學(xué)習(xí)使用公文的電子化管理系統(tǒng)是重要的工作內(nèi)容。這種方式依靠于網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)，實(shí)現(xiàn)對(duì)公文的電子化處理是電子政府建設(shè)的重要發(fā)展也關(guān)系到電子政府建設(shè)的全局，是電子政府發(fā)展的基礎(chǔ)。近幾年來(lái)辦公室自動(dòng)化更加深入發(fā)展，使用電腦進(jìn)行文字歸檔處理已經(jīng)十分普遍。

二、收發(fā)文電子化管理

（一）實(shí)現(xiàn)收發(fā)文電子化

如何實(shí)現(xiàn)收發(fā)文電子化管理？最根本的問(wèn)題是要解決信息的輸入以及后期對(duì)信息的查詢(xún)，收文是指單位收到的文件資料，其中包括紅頭文件和非紅頭文件。總的來(lái)說(shuō)就是黨政的公文，各個(gè)會(huì)議的材料和領(lǐng)導(dǎo)的講話(huà)，通過(guò)文字輸入電腦計(jì)算機(jī)并形成文件上傳到網(wǎng)絡(luò)，也可通過(guò)掃描對(duì)文件進(jìn)行登記。登記過(guò)的文件要做好記錄，做好文件的傳閱單、駐辦單、請(qǐng)示件、辦理單、領(lǐng)導(dǎo)批示件等，對(duì)后期文檔的查詢(xún)有正規(guī)化管理。對(duì)于上傳好的文件資料，要?dú)w納整理，方便查詢(xún)，非涉密相關(guān)信息查詢(xún)可以黨委內(nèi)網(wǎng)連接?，F(xiàn)階段收發(fā)文電子化還在一個(gè)過(guò)渡的階段，各個(gè)單位還在使用文書(shū)檔案和電子檔案變形的方法。紙質(zhì)檔案一般是建立歸檔，按照檔案的類(lèi)型和要求進(jìn)行歸類(lèi)，如果有電子文件的話(huà)，要打印成紙質(zhì)文件進(jìn)行歸檔，紙質(zhì)文件也可以通過(guò)拍照掃描，轉(zhuǎn)換成電子文檔，雙管齊下，保證了文件的安全性[2]。

（二）收發(fā)文電子化管理的主要流程

在單位無(wú)論是紙質(zhì)文件還是電子收文，都要做好相應(yīng)的登記，文書(shū)工作人員在接到文件后要按照紅頭文件與非紅頭材料進(jìn)行分類(lèi)，并做好登記。主要的登記內(nèi)容是文件的序列編號(hào)，文件的來(lái)文單位，文件標(biāo)題以及成文收文的時(shí)間，對(duì)頁(yè)數(shù)進(jìn)行統(tǒng)計(jì)，特殊的可以添加備注。非紅頭文件也要標(biāo)記文件的序號(hào)、來(lái)文單位、文章的標(biāo)題以及行程的日期、頁(yè)數(shù)。要對(duì)文檔進(jìn)行審核，審核來(lái)文單位，對(duì)來(lái)文單位公章進(jìn)行檢查。并且交文件，提請(qǐng)到辦公室主任和專(zhuān)職人員處理辦，有更高的領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行審批，可以在文件第1頁(yè)做重要的審批意見(jiàn)，也可以添加附頁(yè)。前者可以直觀地看到領(lǐng)導(dǎo)的意見(jiàn)，后者能夠詳細(xì)地看到。前者相對(duì)較為雜亂，后者則比較整齊。將紙質(zhì)文件錄入電子文件，前者的話(huà)增加了文書(shū)人員的工作量，需要將瑣碎的意見(jiàn)整合起來(lái)，后者則可以直接輸入。由于技術(shù)發(fā)展不夠完善，電子收文的審核，還不能直接通過(guò)網(wǎng)絡(luò)完成，但通過(guò)OA系統(tǒng)收到的紅頭文件需要及時(shí)下載并請(qǐng)示領(lǐng)導(dǎo)。通過(guò)領(lǐng)導(dǎo)的審閱將文件落實(shí)到相關(guān)部門(mén)責(zé)任人，要做到快速及時(shí)，使相關(guān)部門(mén)盡快了解文件，在收文上簽字[3]。

三、收發(fā)文的電子化管理

要將收發(fā)文進(jìn)行電子化管理，將發(fā)文錄入電子文管理系統(tǒng)，其中最難解決的是發(fā)文的通知單，清退的核對(duì)單，這些單位需要多個(gè)部門(mén)統(tǒng)一進(jìn)行配合。收發(fā)文是指單位收到的文件和發(fā)出的文件，包括紅頭文件，會(huì)議文件，領(lǐng)導(dǎo)講話(huà)，和非紅頭材料。發(fā)文辦理是指對(duì)文件的處置與管理，這需要多個(gè)部門(mén)共同審核完成。而管理部門(mén)需要做到的是將文稿形成，將文件制作，然后對(duì)外傳遞信息。一些非紅頭文件運(yùn)用電子稿的方式傳遞，而對(duì)于大多數(shù)的紅頭文件則是通過(guò)紙質(zhì)傳遞，因?yàn)椴糠謫挝徽J(rèn)為紙質(zhì)版能夠清晰地看到制發(fā)修改的全過(guò)程相對(duì)比較規(guī)范。而電子版缺少了紅頭及蓋章，并且無(wú)法看到修改自發(fā)的過(guò)程。要促進(jìn)發(fā)文電子化管理就要加強(qiáng)OA系統(tǒng)的管理，要提升OA系統(tǒng)擬稿會(huì)上審核簽發(fā)等環(huán)節(jié)，做到初審?fù)ㄟ^(guò)，減少中間擬辦過(guò)程。在簽發(fā)前要對(duì)修改的過(guò)程進(jìn)行記錄，將修改的痕跡進(jìn)行拍照登記，然后將拍照登記一塊記錄進(jìn)電子檔案。審核登記印章等環(huán)節(jié)盡量在OA系統(tǒng)上開(kāi)展制發(fā)公文工作[4]。重點(diǎn)做好紙質(zhì)文稿的電子登記轉(zhuǎn)化，結(jié)合單位制定的檔案歸檔制度，將已經(jīng)簽收或者簽發(fā)的紙質(zhì)文件進(jìn)行電子保管，嚴(yán)格按照長(zhǎng)期30年短期10年的規(guī)定做好分類(lèi)，盡量真實(shí)地還原文件。對(duì)已經(jīng)登記好的文件要對(duì)文件復(fù)制情況進(jìn)行記錄，并記錄在案，將公文發(fā)送情況以及公文部門(mén)和負(fù)責(zé)人簽字登記，對(duì)送到的外單位要清楚是何時(shí)何地，何種方式由何人簽收，以及發(fā)文單位的具體情況進(jìn)行了解。公文歸檔是最復(fù)雜的環(huán)節(jié)之一，目前OA系統(tǒng)的電子歸檔數(shù)據(jù)庫(kù)還沒(méi)有完全建立好，因此還無(wú)法展開(kāi)OA公文歸檔的工作?，F(xiàn)在的文件還是以紙質(zhì)文件和電子文件并行的方式進(jìn)行管理，紙質(zhì)文件通過(guò)掃描形成電子文件，但是一部分文件還是不能很好地形成電子版，因?yàn)榧堎|(zhì)文件上有修改的痕跡以及各個(gè)領(lǐng)導(dǎo)的意見(jiàn)指導(dǎo)，還有紅頭及蓋章，即使通過(guò)掃描也不能建立。有些印章只有紙質(zhì)文件才能生效。在收發(fā)文電子化管理中，為了清晰明了，最好運(yùn)用一個(gè)文件加一個(gè)文件夾的方式，便于查找，也有利于使電子版和紙質(zhì)公文相結(jié)合[5]。

隨著計(jì)算機(jī)的應(yīng)用和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的推廣，收發(fā)文的電子化管理必將成為未來(lái)公文處理的重要方式，電子化管理順應(yīng)了歷史發(fā)展。收發(fā)文工作是各單位行政辦公的一項(xiàng)重要舉措，本文就結(jié)合了公文管理工作實(shí)踐，對(duì)收發(fā)文電子化管理作了論述，綜上得出了結(jié)論現(xiàn)階段收發(fā)文電子化管理還沒(méi)有發(fā)展得很完善，在電子文化管理中還存在著許許多多的問(wèn)題，但是隨著辦公信息化自動(dòng)化的發(fā)展，電子政府電子商務(wù)是潮流的趨勢(shì)，是不可阻擋的。因此想要更好地進(jìn)行電子化管理，就要解決硬件設(shè)施，并且提高管理人員的工作效率，將電子文件制作好。公文電子化在當(dāng)今社會(huì)生活和政府運(yùn)作中所占比重很大，這要求事業(yè)單位全體人員不斷學(xué)習(xí)新技術(shù)，提高對(duì)技術(shù)的掌握能力，研究電子文件，接受新形勢(shì)下的新挑戰(zhàn)[6]。