檔案信息化建設(shè)相關(guān)問(wèn)題的探討

王琳 青島市城市建設(shè)檔案館

一、檔案信息化建設(shè)的內(nèi)涵

(一)價(jià)值意義

信息化的檔案管理方式可以提高檔案的運(yùn)轉(zhuǎn)效率，更好的擴(kuò)大檔案管理工作的范圍，滿足快捷化檔案管理的目標(biāo)。采用信息化的檔案管理方式可以提高數(shù)據(jù)存儲(chǔ)的質(zhì)量，擴(kuò)大檔案的容量，擴(kuò)大檔案數(shù)據(jù)信息收集的外延。在信息化的檔案管理機(jī)制下可以解決傳統(tǒng)檔案管理工作面臨的挑戰(zhàn)，形成完善的檔案管理分工體系，借助信息技術(shù)實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)信息的匯總，并且應(yīng)對(duì)數(shù)據(jù)分類管理中的問(wèn)題，達(dá)到高質(zhì)量和全方位開(kāi)展檔案管理的效果。

(二)組織構(gòu)成

信息化檔案主要借助信息技術(shù)提高檔案的運(yùn)轉(zhuǎn)效率，信息檔案管理主要指的是在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境中構(gòu)建檔案管理與共享服務(wù)體系。信息化檔案管理主要應(yīng)用數(shù)據(jù)庫(kù)、數(shù)據(jù)壓縮、調(diào)整掃描技術(shù)對(duì)聲像、文本、數(shù)據(jù)文件進(jìn)行管理。信息化時(shí)代已經(jīng)可以做到檔案全文信息數(shù)字化，形成了檔案數(shù)字網(wǎng)站，可以實(shí)現(xiàn)不同結(jié)點(diǎn)的檔案有效傳輸。

二、檔案信息化建設(shè)的主要問(wèn)題

(一)管理人員素質(zhì)問(wèn)題

有限的檔案管理人員已經(jīng)不能滿足創(chuàng)新時(shí)代的信息化檔案管理工作需要，一些單位的檔案管理人才配置水平較低，現(xiàn)有的檔案管理人員不掌握先進(jìn)的檔案管理技術(shù)手段，從事檔案管理人員長(zhǎng)期得不到業(yè)務(wù)培訓(xùn)，不能在信息化、智能化、云存儲(chǔ)與大數(shù)據(jù)環(huán)境下開(kāi)展專門的檔案數(shù)據(jù)信息處置工作，因此減低了檔案管理工作的時(shí)效性。一部分單位的檔案管理工作人員工作壓力相對(duì)較大，日常事務(wù)性工作的占比較大，單位沒(méi)能有計(jì)劃的按照檔案管理人員培訓(xùn)，導(dǎo)致檔案管理人員落伍速度較快。還有的單位沒(méi)能隨著檔案管理設(shè)備的更新進(jìn)行人員更新，導(dǎo)致檔案管理設(shè)備的利用率較低，沒(méi)能達(dá)到服務(wù)檔案管理工作，提高檔案管理質(zhì)量，提升檔案管理業(yè)務(wù)水平的目標(biāo)。

(二)管理制度體系問(wèn)題

信息化背景下要求消除紙質(zhì)檔案管理時(shí)代的弊端，強(qiáng)調(diào)在新型模式下提高檔案的運(yùn)轉(zhuǎn)效率，進(jìn)一步實(shí)現(xiàn)對(duì)信息化檔案的收儲(chǔ)能力，并且加快紙質(zhì)檔案的信息化進(jìn)程。當(dāng)前，一些單位還缺乏檔案信息化的管理工作機(jī)制，沒(méi)能組織有較強(qiáng)信息技術(shù)能力的檔案管理部門，檔案信息化建設(shè)嚴(yán)重的依賴第三方提供的軟件。一些單位不具備專業(yè)的信息化檔案管理人才，現(xiàn)有檔案管理人員不能有效的應(yīng)對(duì)檔案數(shù)字化處置中的具體問(wèn)題。能圍繞著數(shù)據(jù)信息系統(tǒng)提高檔案運(yùn)轉(zhuǎn)質(zhì)量，無(wú)法達(dá)到高質(zhì)量和全面化的檔案管理目標(biāo)。一些單位還缺乏信息化的檔案管理系統(tǒng)，沒(méi)能在信息化的理念下發(fā)揮基層部門在收集存儲(chǔ)信息方面的作用，現(xiàn)有檔案管理制度不具備服務(wù)理念與創(chuàng)新精神，墨守成規(guī)的檔案管理方式不能實(shí)現(xiàn)檔案的深度挖掘。

(三)信息化建設(shè)經(jīng)費(fèi)有限

檔案管理人力與財(cái)力的配置水平直接決定檔案管理的質(zhì)量。有些單位不注重加大檔案管理硬件設(shè)施設(shè)備的更新，不能匹配必要的經(jīng)費(fèi)，因此影響檔案管理的整體有效性。提高檔案管理信息化建設(shè)的經(jīng)費(fèi)投入力度。著力提高經(jīng)費(fèi)供給的有效性，這樣才能滿足檔案管理的需要，真正解決檔案管理工作中存在的問(wèn)題。

三、檔案信息化建設(shè)管理工作的改善

(一)提高檔案管理人員修養(yǎng)

檔案管理人員的專業(yè)水平在很大程度上決定了檔案信息化建設(shè)的質(zhì)量。檔案管理人員的素質(zhì)還關(guān)系檔案數(shù)據(jù)信息應(yīng)用價(jià)值能否有效實(shí)現(xiàn)。為了更好的發(fā)揮檔案在輔助決策，推動(dòng)項(xiàng)目與數(shù)據(jù)運(yùn)轉(zhuǎn)方面的任用，應(yīng)當(dāng)提高檔案管理工作人員的業(yè)務(wù)能力，第一步，建立綜合型的檔案管理人員工作體系，確定責(zé)任分工，增強(qiáng)大家的信息化檔案管理意識(shí)，注重強(qiáng)調(diào)整體工作的質(zhì)量，第二步，增強(qiáng)管理人員的培訓(xùn)工作，促進(jìn)專業(yè)技術(shù)人員不斷參與各種信息化檔案管理技術(shù)的培訓(xùn)活動(dòng)，基于豐富的學(xué)習(xí)培訓(xùn)提高檔案管理業(yè)務(wù)技能。

(二)完善檔案管理工作制度

遵循制度化管理模式，積極消除檔案管理制度方面存在的不健全、不科學(xué)、不具體問(wèn)題，才能達(dá)到高效和高質(zhì)量檔案管理的目標(biāo)。首先，應(yīng)當(dāng)根據(jù)單位的實(shí)際情況制定符合檔案管理實(shí)際的檔案管理制度，運(yùn)用檔案管理制度推動(dòng)檔案管理規(guī)范化、秩序化、低風(fēng)險(xiǎn)運(yùn)動(dòng)。運(yùn)用強(qiáng)有力的制度解決檔案?jìng)魉秃褪褂弥械木唧w問(wèn)題。首先，各部門應(yīng)當(dāng)配合檔案管理部門開(kāi)展具體的檔案管理工作，形成良好的責(zé)任分工體系，明確具體崗位在檔案管理中肩負(fù)的職責(zé)，保證采用信息化與制度化同步的方式提高檔案管理工作水平。第三，在信息化的網(wǎng)絡(luò)空間下建立新型的檔案管理制度，注重根據(jù)信息技術(shù)運(yùn)轉(zhuǎn)的需要與新工作模式制定檔案管理制度，對(duì)傳統(tǒng)的檔案管理制度進(jìn)行梳理，保留以往檔案管理制度中的合理性因素，增加新的檔案管理工作方法，梳理檔案管理制度的漏洞，不斷的根據(jù)信息化檔案運(yùn)轉(zhuǎn)的需要進(jìn)行檔案管理方式的改革。單位應(yīng)當(dāng)吸收借鑒國(guó)內(nèi)外先進(jìn)的檔案管理工作方法經(jīng)驗(yàn)，依靠新型檔案管理技術(shù)推動(dòng)檔案事業(yè)的深刻轉(zhuǎn)型，更好發(fā)揮檔案的服務(wù)運(yùn)用價(jià)值。

(三)提高檔案信息化建設(shè)力度

信息時(shí)代應(yīng)當(dāng)形成互動(dòng)性的檔案管理機(jī)制，形成綜合性的檔案數(shù)據(jù)運(yùn)轉(zhuǎn)機(jī)制，這樣才能提高檔案管理的效率，解決檔案管理中的實(shí)際問(wèn)題。首先，加強(qiáng)檔案管理信息技術(shù)硬件設(shè)施的供給力度，根據(jù)大數(shù)據(jù)時(shí)代的特征配置相關(guān)專業(yè)的檔案管理設(shè)備，擴(kuò)大檔案的收儲(chǔ)范圍，實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)的有效共享有聯(lián)通，解決檔案?jìng)鬏敺矫娴膯?wèn)題。其次，開(kāi)發(fā)專業(yè)的檔案管理系統(tǒng)軟件，提高檔案管理的智能化水平，在直觀的界面中輔助各部門人員實(shí)時(shí)傳遞檔案信息，更好的提高效率，降低檔案運(yùn)行過(guò)程中的風(fēng)險(xiǎn)，進(jìn)而提高檔案管理工作的質(zhì)量。

四、結(jié)論

信息技術(shù)的快速發(fā)展推動(dòng)了檔案事業(yè)的深化變革，檔案停止化建設(shè)需要形成綜合化、規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化與專業(yè)化的管理體系。新時(shí)代應(yīng)當(dāng)提高檔案化管理建設(shè)的效率，增加檔案管理設(shè)施設(shè)備的投入，注重以新技術(shù)提高檔案管理的效率。具體來(lái)說(shuō)要形成專業(yè)的檔案管理體系，完善信息化的檔案管理制度，明確各個(gè)部門在信息化環(huán)境下的檔案管理職責(zé)分工，形成自己的檔案管理工作監(jiān)督機(jī)制，從而推動(dòng)檔案管理工作的順利改革。