國家檔案館公共服務動力機制探析

申曉晶

摘 要：目前我國國家檔案館的公共服務能力有待進一步提升。當國家檔案館擁有較為適度的運行動力時，才能保持穩(wěn)定、持續(xù)的發(fā)展態(tài)勢。國家檔案館需要從資源建設、管理體制、技術(shù)平臺、社會環(huán)境和監(jiān)督機制五個角度，構(gòu)建激發(fā)內(nèi)生動力、聚焦外部動力的機制，進而提升公共服務能力。

關鍵詞：國家檔案館；公共服務；動力機制

公共服務型檔案館是我國國家檔案館的未來發(fā)展趨勢。針對公共服務的拓展、檔案資源的有效開發(fā)、檔案館的建設運營等問題，國內(nèi)學者和檔案工作者進行了許多有益的探索。但是對國家檔案館公共服務的動力因素卻鮮有討論，本文探討國家檔案館公共服務發(fā)展的動力源，厘清國家檔案館發(fā)展的動力機制，以期有效地提升國家檔案館的公共服務能力，更好地服務于社會和公民。

1 國家檔案館公共服務發(fā)展的動力觀

國家檔案館由全民稅收支持其經(jīng)費開支，行使公共服務職能是其使命所在和立館之本。目前我國國家檔案館的公共服務能力有待提升，要充分發(fā)揮公共服務能力，須有適度、良性的動力支持。所謂國家檔案館公共服務的動力，是指推動其開展公共服務的動力來源及其諸要素的相互作用。國家檔案館公共服務的穩(wěn)定良好發(fā)展是內(nèi)因和外因共同作用的結(jié)果，即內(nèi)外動力綜合作用推動其公共服務能力不斷發(fā)展。

此外，事物普遍是以系統(tǒng)的形態(tài)存在的。顯然國家檔案館自身是一個由若干要素組成的有機系統(tǒng)，其內(nèi)部的結(jié)構(gòu)要素，即各子系統(tǒng)，以一定的結(jié)構(gòu)形式相互聯(lián)系、相互作用，使國家檔案館得以行使公共服務職能，提供優(yōu)質(zhì)的檔案信息資源以滿足社會公民需要。各子系統(tǒng)性質(zhì)和功能主要圍繞公共服務職能而形成，且在促進公共服務職能方面目標越協(xié)調(diào)一致，運行推動力就越大，公共服務效果就越好。通過改變各子系統(tǒng)的結(jié)合方式，可實現(xiàn)國家檔案館公共服務職能的最大限度發(fā)揮。同時，國家檔案館具有開放性，與公民個體、社會團體、科研機構(gòu)和政府部門等外部環(huán)境之間不斷地發(fā)生能量、信息的交換，積極的外部環(huán)境會作用于內(nèi)部子系統(tǒng)，推動國家檔案館公共服務的發(fā)展。系統(tǒng)觀要求人們著眼于整體，正確認識和處理系統(tǒng)中的整體與要素之間、各要素之間，以及系統(tǒng)與外部環(huán)境之間的關系，實現(xiàn)系統(tǒng)整體功能的最優(yōu)化。

2 國家檔案館公共服務實現(xiàn)的動力分析

國家檔案館公共服務的動力源分為內(nèi)部結(jié)構(gòu)要素和外部環(huán)境兩類。內(nèi)部結(jié)構(gòu)要素是其行使公共服務職能的內(nèi)生動力；外部環(huán)境是其行使公共服務職能的外在動力。二者相互作用形成合力，推動國家檔案館公共服務職能的發(fā)展。

2.1 國家檔案館公共服務發(fā)展的內(nèi)生動力

2.1.1 價值子系統(tǒng)是國家檔案館公共服務發(fā)展的驅(qū)動力。在運作過程中對公共資源、公共政策和公共資金的占有和利用，決定了國家檔案館的公益性質(zhì)。國家檔案館的公益性質(zhì)，要求其承擔保存社會記憶、提供館藏檔案資源利用等公共責任，具體表現(xiàn)為館藏檔案資源和檔案館服務的公共性、社會性、服務性等。公益性質(zhì)和公共責任是國家檔案館存在和發(fā)展的價值系統(tǒng)。

2.1.2 資源子系統(tǒng)是國家檔案館公共服務發(fā)展的原動力。檔案館提供稀缺的社會資源，即檔案及其編研成果或與之有關的服務。檔案資源承載了人類記憶和歷史文化遺產(chǎn)，能夠滿足人們特殊的信息需求。檔案憑證價值的真實性和稀缺性，使人們對檔案資源保有一種信任感，國家檔案館公共服務恰恰應傳承這一特質(zhì)。

2.1.3 組織子系統(tǒng)是國家檔案館公共服務發(fā)展的牽引力。組織子系統(tǒng)是合理配置國家檔案館的內(nèi)部資源，為實現(xiàn)公共服務這一目標而遵循相應的規(guī)則和程序構(gòu)成的一種責權(quán)結(jié)構(gòu)安排和人事安排，具體表現(xiàn)為建立健全管理機構(gòu)，合理配備工作人員，制定完善內(nèi)部規(guī)章制度，營造文化氛圍等。組織子系統(tǒng)可有效規(guī)范個人、群體、組織和機構(gòu)的行為活動和相互關系，最大限度地保障內(nèi)外部環(huán)境相互影響，實現(xiàn)交流協(xié)作。

2.1.4 技術(shù)子系統(tǒng)是國家檔案館公共服務發(fā)展的推動力。技術(shù)子系統(tǒng)由支持檔案資源管理和利用者查詢檔案信息的技術(shù)網(wǎng)絡及信息工具所組成，包括電子計算機和現(xiàn)代通信技術(shù)等各種科技手段。技術(shù)子系統(tǒng)為國家檔案館公共服務發(fā)展提供了技術(shù)支撐。

四個子系統(tǒng)相互作用，相互支撐，共同促進國家檔案館實施公共服務職能。

2.2 國家檔案館公共服務的外在動力。國家檔案館是一個開放性系統(tǒng)，其內(nèi)部結(jié)構(gòu)要素與社會政治、經(jīng)濟、文化以及科技等外部環(huán)境之間不斷地發(fā)生能量、信息的交換，積極的外部環(huán)境作用于內(nèi)部子系統(tǒng)，推動國家檔案館公共服務的發(fā)展；消極的外部環(huán)境作用于內(nèi)部子系統(tǒng)，對國家檔案館公共服務的發(fā)展產(chǎn)生阻礙作用。當前國家檔案館面臨著如何與社會協(xié)調(diào)發(fā)展的現(xiàn)實問題。伯恩特·弗里克松說：“檔案產(chǎn)生于社會，檔案行為也在社會中進行。其中最關鍵的不僅僅在于對于檔案和檔案行為的理解，更在于從社會背景的角度對它們分析?！眹覚n案館公共服務的發(fā)展需要良好的外部環(huán)境為其保駕護航。這種外部環(huán)境包括政府的政策扶持、法律法規(guī)的規(guī)范、社會觀念的更新、國內(nèi)外成功案例的示范等。

3 構(gòu)建我國檔案館公共服務動力機制

國家檔案館要從資源建設、管理體制、技術(shù)平臺、社會環(huán)境和監(jiān)督機制等五個角度，構(gòu)建激發(fā)內(nèi)生動力、聚焦外部動力的機制，不斷提升公共服務能力。

3.1 構(gòu)建國家檔案館資源建設機制。整合檔案資源，挖掘潛在價值，使檔案憑證價值及可持續(xù)利用成為國家檔案館公共服務的最原始動力。要擴充檔案資源，改善館藏結(jié)構(gòu)，進行優(yōu)化配置，滿足人民群眾的多樣化信息需求。設立研究基金，以項目資助的方式，促進館藏檔案價值的發(fā)現(xiàn)和利用，構(gòu)建多方共建、全面覆蓋、社會共享的檔案資源體系。加快國家檔案館基礎設施建設，館舍選址、建筑風格和內(nèi)部功能布局等要以親近公眾、方便公眾為原則，符合建設標準，展示開放的公共形象。如，美國國家檔案館就以其人性化設計、現(xiàn)代化裝備、科學合理布局，最大限度地貼近和便利公眾。

3.2 加強國家檔案館的管理機制建設。著眼長遠，及時改革現(xiàn)有行政管理體制，并解決好后續(xù)問題，引導國家檔案館向公共檔案館的職能轉(zhuǎn)變。管理層要調(diào)整檔案工作人員的專業(yè)結(jié)構(gòu)，同時要讓他們參與決策，提高工作人員的公共服務的效率。積極創(chuàng)新服務方式，為用戶提供不同層次、多種類型的個性化服務，推動檔案信息化服務平臺建設。借鑒學習國外檔案館的檔案文化產(chǎn)品商業(yè)運作模式，深度挖掘檔案文化，研發(fā)文化創(chuàng)意產(chǎn)品，提供多元化服務，通過營銷新方式增強市場服務功能，增加經(jīng)費來源。

3.3 推動檔案信息化服務平臺建設。互聯(lián)網(wǎng)時代，國家檔案館公共服務要與時俱進，不斷符合用戶習慣，利用計算機數(shù)據(jù)庫技術(shù)、搜索引擎技術(shù)，建立以數(shù)字化信息為檔案管理內(nèi)容、以計算機為管理手段、以網(wǎng)絡傳遞為利用方式的新型檔案管理與服務系統(tǒng)，構(gòu)筑信息化平臺，為提供可靠、高效、綠色、便捷的檔案館公共服務創(chuàng)造條件。同時，也可借由新媒體等媒介，加強與公眾互動，展示國家檔案館的親民形象，為檔案館公共服務營造和諧、開放的氛圍。

3.4 創(chuàng)造良好的外部環(huán)境

3.4.1 完善國家法律法規(guī)。公共服務程度較高的國家，均有健全規(guī)范的法律制度并嚴格執(zhí)行。建議《檔案法》明確規(guī)定公立檔案館的公共服務職責和建設要求；與國際接軌，將國家檔案館更名為公共檔案館，并明確建設要求，將公共檔案館建設納入法制化軌道。完善法律法規(guī)，既保障公民及時了解檔案信息，又避免檔案信息因公開不當而造成不應有的損失，確保信息安全。

3.4.2 政府倡導“資源共享”原則。聯(lián)合檔案館、圖書館、博物館等公益性文化事業(yè)機構(gòu)，整合文化資源，實施共建共享，增強文化資源的社會共享性和社會知名度。如英國的博物館、檔案館和圖書館理事會，向所屬各館提供戰(zhàn)略指導思想和項目資助，發(fā)布行業(yè)標準，建立綜合資源的指南和門戶網(wǎng)站等，值得借鑒學習。但應注意的是，若外力施加不當，會引起系統(tǒng)紊亂，所以政府應在適度范圍內(nèi)對檔案館進行引導、幫助和扶持，而不是干涉與強迫。

3.4.3 激發(fā)社會公眾的檔案意識。國家檔案館應承擔公共責任，保障公民知情權(quán)，鼓勵并培養(yǎng)公民的行使權(quán)利，使其意識到檔案只有在廣泛利用中才能實現(xiàn)價值，使國家檔案館成為普通大眾樂意前往的公共場所。

3.5 建立健全國家檔案館的監(jiān)督機制。當前我國檔案館公共服務的監(jiān)督機制不健全，嚴重影響了檔案利用的效果，應當建立檔案部門自查、職能部門監(jiān)管、社會輿論監(jiān)督等相結(jié)合的監(jiān)管機制。首先，進一步修訂和完善有關法律法規(guī)，做到有法可依。其次，建立評價機制，定期意見反饋，促使各級國家檔案館不斷提升公共服務意識，創(chuàng)新工作方式。最后，建立內(nèi)部考評機制，規(guī)范日常監(jiān)督和考核，定期評價考核，制定合理高效的激勵政策。內(nèi)外監(jiān)督機制相互配合，以保障國家檔案館公共服務的健康持續(xù)發(fā)展。

*本文為國家社會科學基金項目“國家建設工程檔案資源保障體系研究”（17CTQ049）的階段性研究成果。

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（作者單位：鄭州航空工業(yè)管理學院管理工程學院 來稿日期：2018-12-15）