關(guān)于檔案規(guī)范化管理的幾點思考

（三明市工人文化宮，福建 三明 365000）

社會前進的浪潮不停翻涌，人們也逐漸進入信息化時代，信息技術(shù)的應(yīng)用也越來越廣泛。在這種全新的時代背景下，計算機技術(shù)在不斷的發(fā)展，促進著現(xiàn)代社會前進的步伐，同時也推動著檔案管理規(guī)范化的不斷改進。

一、檔案規(guī)范化管理的關(guān)鍵性和作用

（一）檔案規(guī)范化管理的關(guān)鍵性

檔案的重點是收集并保存資料，也具有種類繁多的特點，真實記載著存在于歷史中所發(fā)生的事件、任務(wù)或任務(wù)過程等，為后續(xù)的發(fā)展提供真實性的參考和借鑒，對于各個單位或企業(yè)而言，良好的檔案管理工作能夠回顧單位或企業(yè)的歷史真實面貌，也因此，任何的檔案管理部門需要將文件、音頻視頻等文件收集保存起來并進行分類和整理，配合信息化技術(shù)，確保資料保存的質(zhì)量[1]。

（二）檔案規(guī)范化管理的作用

1.豐富現(xiàn)代管理方式

信息數(shù)字化是不斷發(fā)展的社會所需，也是信息技術(shù)發(fā)展的有效應(yīng)用，而在這一應(yīng)用過程中，數(shù)字化的應(yīng)用使得辦公室可以引進諸多的現(xiàn)代化技術(shù)型設(shè)備，并應(yīng)用這些設(shè)備進行輔助操作，使檔案規(guī)范化管理工作能夠順暢地實施下去。檔案管理具有相當(dāng)系統(tǒng)化的特點，其要求檔案管理人員必須要進行系統(tǒng)化的工作，最重要的部分就是有效采集整理檔案資料，不僅要保證檔案資料的完整性，也要確保檔案資料的真實性，繼而使其能夠在日常應(yīng)用時充分發(fā)揮其正常作用。也因此，規(guī)范化的檔案管理可以豐富著現(xiàn)代的管理方式，繼而提高人們的工作效率。

2.提升工作人員的綜合素質(zhì)

檔案的規(guī)范化管理也能夠提升工作人員的綜合素質(zhì)，主要包括從工作人員的培訓(xùn)工作和工作人員的職責(zé)方面提升。工作人員的培訓(xùn)工作方面，因為要進行檔案規(guī)范化工作，就必須要對檔案管理工作人員進行一定程度的培訓(xùn)，要先從理論方面入手，熟知檔案規(guī)范化管理的相關(guān)概念和一系列操作流程，讓相關(guān)檔案管理工作人員能夠在接受培訓(xùn)的過程中同步掌握到現(xiàn)代化的管理相關(guān)知識，提高自身知識水平和專業(yè)能力。而在工作人員的職責(zé)方面，在相關(guān)的檔案管理人員已經(jīng)熟知檔案規(guī)范化理念的情況下，以往落后的檔案管理方式會慢慢替換與當(dāng)下時代特征更貼合的檔案規(guī)范化管理模式，相關(guān)檔案管理人員的職責(zé)也會更加明確，繼而發(fā)現(xiàn)自己的工作特質(zhì)，并逐一針對性的提升個體的工作能力和綜合素質(zhì)。

3.增強單位和部門的管理水平

檔案管理隸屬于現(xiàn)代化管理中比較關(guān)鍵的部分，對任何單位或企業(yè)、組織而言都非常重要，關(guān)乎其正常運行。而單位或企業(yè)、組織的檔案主要分為兩部分，一部分是單位或企業(yè)、組織本身的業(yè)務(wù)相關(guān)信息記錄，一部分是單位或企業(yè)、組織的人事變動信息記錄。合理化、科學(xué)化、系統(tǒng)化的檔案管理模式能夠?qū)n案管理工作進行得更加規(guī)范化、更具有效性，使檔案管理工作的規(guī)范化流程一直持續(xù)下去，使其可以發(fā)揮最大作用[2-3]。

二、優(yōu)化檔案規(guī)范化管理的對策

（一）增強檔案管理意識的宣傳力度

實施檔案規(guī)范化管理最重要的工作部分就是要增強檔案管理意識的宣傳力度。為此，各單位、組織或企業(yè)都要先確認檔案管理部門的正確的檔案管理意識，在平常的檔案管理工作中，直接將規(guī)范化的相關(guān)內(nèi)容添加進去，先由單位、組織或企業(yè)的領(lǐng)導(dǎo)和管理層對現(xiàn)代化的檔案管理有正確的，全新的看法，繼而可以真正認識到規(guī)范化對檔案管理的關(guān)鍵性。在此之后，由各單位、組織或企業(yè)的領(lǐng)導(dǎo)和管理層將檔案規(guī)范化管理模式與自己的工作特質(zhì)相結(jié)合，不僅會起到一定的帶頭示范作用，也能為本單位、組織或企業(yè)的后續(xù)檔案規(guī)范化管理模式提供良好的發(fā)展環(huán)境。而在宣傳檔案管理意識的同時，可以通過整合單位、組織或企業(yè)的檔案信息，并結(jié)合實際的檔案管理工作現(xiàn)狀和特征，進行更有效的宣傳。這也表明，先從領(lǐng)導(dǎo)和管理層人員規(guī)范檔案管理的意識，也能夠為整個單位、組織或企業(yè)的檔案規(guī)范化管理奠定良好的基礎(chǔ)。

（二）完善檔案管理制度，明確檔案管理職責(zé)

完善的檔案管理制度能夠保證檔案規(guī)范化管理順利開展下去，這也就要求人們要不斷地完善檔案規(guī)范化管理制度，并給予越來越高的重視度。單位、各組織或企業(yè)的領(lǐng)導(dǎo)和管理層要在應(yīng)用檔案規(guī)范化管理的基礎(chǔ)上，自覺使用科學(xué)的管理方式改善人們的慣性思維和指揮的隨意性，創(chuàng)建兼具計劃、組織、指揮、協(xié)調(diào)、控制的檔案規(guī)范化管理體系，從樹立目標(biāo)、建立規(guī)章、落實責(zé)任層面逐步建立，增強工作人員們的工作動力，規(guī)范工作、進一步提高工作效率。同時，要在檔案的規(guī)范化管理中創(chuàng)建分級管理，統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)的管理原則，這也是完善規(guī)范化管理的關(guān)鍵性部分，在分級管理制度的指導(dǎo)下，相關(guān)的檔案管理人員能夠十分有效的分類管理檔案。也可在單位、組織、企業(yè)內(nèi)部創(chuàng)建專門的檔案規(guī)范化管理小組，其可以直接明確一系列與檔案規(guī)范化密切相關(guān)的管理計劃，并確認相關(guān)工作內(nèi)容[4-5]。

（三）強化人員培訓(xùn)，增強檔案管理工作的關(guān)鍵地位

目前，我國的檔案規(guī)范化管理工作尚有些不足，主要原因在于檔案管理人員的工作能力和專業(yè)素質(zhì)有些欠缺，且其對檔案規(guī)范化管理重視程度較低，尚未完全認識到檔案規(guī)范化管理的關(guān)鍵性。因此，強化人員培訓(xùn)，增強檔案管理工作的關(guān)鍵地位非常重要。主要可從兩個方面入手，一是要加強對檔案管理人員的檔案管理規(guī)范化的意識培養(yǎng)，使其能夠正確認識檔案規(guī)范化管理工作，充分發(fā)揮檔案管理規(guī)范化的積極性作用。二是要增強對檔案管理人員的培訓(xùn)深度，可安排專業(yè)人員直接培訓(xùn)相關(guān)檔案管理工作人員，強化檔案管理工作人員的理論知識和工作技能。與此同時，領(lǐng)導(dǎo)和管理層也要根據(jù)本單位、組織或企業(yè)的情況制定科學(xué)合理的獎懲制度，表現(xiàn)較好的檔案管理人員可以給予適當(dāng)?shù)莫剟?，促進其充分發(fā)揮積極性。

（四）充分利用現(xiàn)代化設(shè)備，提高檔案管理的現(xiàn)代化程度

在現(xiàn)代化信息技術(shù)大力發(fā)展的如今，檔案規(guī)范化管理工作也可以充分使用現(xiàn)代化設(shè)備，提高檔案管理的現(xiàn)代化程度。反映到具體操作上，即檔案管理工作人員可以依靠計算機技術(shù)分類管理檔案，并創(chuàng)建檔案共享平臺進行檔案資源的共享，充分利用現(xiàn)有的信息資源，也可以利用計算機技術(shù)采集各項檔案資料，進而可以確保所采集資料的全面性。

（五）加大檔案管理工作的監(jiān)管力度

想要順利實施檔案規(guī)范化管理工作，就必須要加大檔案管理工作的監(jiān)管力度，可成立專門的監(jiān)管工作組，不定期的檢查檔案管理工作，及時發(fā)現(xiàn)檔案管理工作中存在的問題并在第一時間解決。同時，也要隨時檢查檔案管理工作人員的工作成果，幫助其確認個人的工作職責(zé)[6-7]。

三、結(jié)語

綜上，對于各種單位或企業(yè)、組織而言，檔案管理工作影響著其未來的發(fā)展方向、核心競爭力提高、未來規(guī)劃等多方面，這也代表著，規(guī)范化檔案管理工作的關(guān)鍵性。因此，檔案管理人員要改變傳統(tǒng)的檔案管理方式，不斷更新管理方式，注重安全、高效、全面的工作原則，不斷提升檔案管理人員的綜合素質(zhì)，充分利用現(xiàn)代化設(shè)備，提高檔案管理的現(xiàn)代化程度，并通過加大檔案管理工作的監(jiān)管力度，創(chuàng)新檔案管理工作的服務(wù)意識和行為，持續(xù)提高檔案管理服務(wù)意識，促進檔案管理工作的規(guī)范化。