企業(yè)數(shù)字檔案室建設(shè)的實(shí)踐與思考

單冰轍

（中國電建集團(tuán)北京勘測設(shè)計研究院有限公司，北京 100024）

隨著信息技術(shù)的飛速發(fā)展，數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化、信息化深刻地影響著檔案工作的發(fā)展。當(dāng)數(shù)字檔案信息成為館藏檔案的主要構(gòu)成部分時，檔案部門必須順應(yīng)工作發(fā)展的變化,創(chuàng)新管理模式，提供更加科學(xué)有效的服務(wù)，數(shù)字檔案室建設(shè)勢在必行。

一、企業(yè)數(shù)字檔案室的建設(shè)得到各層級的大力支持

（1） 國家檔案局已經(jīng)對企業(yè)數(shù)字檔案館（室）建設(shè)做出了明確的部署，出臺文件及指南對企業(yè)建設(shè)數(shù)字檔案館（室）建設(shè)的目標(biāo)、原則、內(nèi)容等進(jìn)行了詳細(xì)設(shè)計，為企業(yè)建設(shè)數(shù)字檔案館（室）提供了堅實(shí)的建設(shè)依據(jù)。

（2） 筆者所在的中國電力建設(shè)集團(tuán)有限公司連續(xù)下發(fā)了文件，對集團(tuán)下屬各子企業(yè)數(shù)字檔案館(室)建設(shè)做出了部署安排及有針對性的、可操作性的指導(dǎo)，全面推進(jìn)成員企業(yè)數(shù)字檔案館室建設(shè)，并邀請國家檔案局專家對部分檔案人員進(jìn)行培訓(xùn)，進(jìn)一步指導(dǎo)數(shù)字檔案館室建設(shè)。

（3） 企業(yè)信息化建設(shè)日漸成熟，實(shí)際利用需求需要建設(shè)數(shù)字化檔案館。隨著網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展，檔案管理工作基本實(shí)現(xiàn)了由檔案實(shí)體管理向檔案信息化管理的轉(zhuǎn)變。檔案工作的在線歸檔、瀏覽、查詢利用的方式已經(jīng)趨于完善，檔案管理人員要充分理解檔案利用者的訴求，最大限度地實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)字資源的共享，提供高效快捷的檔案收集、歸檔、整理、利用途徑。

二、數(shù)字化檔案館建設(shè)的途徑

（1） 存量檔案數(shù)字化。數(shù)字檔案室建設(shè)的基本要求之一是要運(yùn)用現(xiàn)代技術(shù)和設(shè)備對傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案進(jìn)行信息化處理，使之成為能夠進(jìn)行檔案全過程管理并通過網(wǎng)絡(luò)實(shí)現(xiàn)共享利用的數(shù)字化檔案。因此，對存量檔案進(jìn)行數(shù)字化是數(shù)字檔案室建設(shè)的第一步。存量檔案數(shù)字化，主要是通過對紙質(zhì)檔案、音像檔案等傳統(tǒng)載體檔案進(jìn)行數(shù)字化加工，以實(shí)現(xiàn)檔案實(shí)體的虛擬化。其中，對紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字化，先利用掃描儀等設(shè)備形成紙質(zhì)檔案的數(shù)字圖像，然后運(yùn)用OCR等識別技術(shù)生成一套雙層PDF格式數(shù)字副本或TXT格式數(shù)字副本；對微縮膠片、照片、錄音、錄像等檔案進(jìn)行數(shù)字化，先對其進(jìn)行壓縮，以統(tǒng)一的數(shù)字形式進(jìn)行管理，并按照國家相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，建立數(shù)字檔案目錄數(shù)據(jù)庫、全文數(shù)據(jù)庫、多媒體數(shù)據(jù)庫和專題數(shù)據(jù)庫。我公司已經(jīng)完成館藏重要建設(shè)工程檔案中的圖紙、文字報告部分的數(shù)字化加工工作，為數(shù)字化檔案館建設(shè)奠定了基礎(chǔ)。

（2） 增量檔案電子化。增量檔案電子化就是在辦公系統(tǒng)、生產(chǎn)系統(tǒng)中直接形成電子文件，在實(shí)現(xiàn)前端控制和全程管理的基礎(chǔ)上，將檔案管理系統(tǒng)與辦公系統(tǒng)、生產(chǎn)系統(tǒng)有效對接，并按照《電子文件歸檔與電子檔案管理規(guī)范》等標(biāo)準(zhǔn)的規(guī)定，使電子文件滿足真實(shí)性、可靠性、完整性和可用性的“四性”要求。增量檔案電子化目前還有很多技術(shù)難點(diǎn)及銜接問題。技術(shù)難點(diǎn)如文件格式自動裝換、元數(shù)據(jù)等信息自動捕獲等。銜接問題主要是如何實(shí)現(xiàn)有效的前端控制，如何實(shí)現(xiàn)辦公系統(tǒng)、生產(chǎn)系統(tǒng)與檔案管理系統(tǒng)的有效對接。我公司采用定制開發(fā)檔案辦公系統(tǒng)的方式，使檔案辦公系統(tǒng)與公司辦公系統(tǒng)、生產(chǎn)系統(tǒng)有效連接，實(shí)現(xiàn)電子文件的收集、歸檔、利用一體化。

三、企業(yè)建立數(shù)字化檔案室存在的問題及對策

（1） 重視程度不高，目前部分企業(yè)對于建設(shè)數(shù)字檔案室存在重視程度不高的問題。其一，單位領(lǐng)導(dǎo)不重視，認(rèn)為建設(shè)數(shù)字檔案室意義不大、實(shí)用性不強(qiáng)；其二，檔案管理工作者自身不重視，由于部分企業(yè)的檔案管理工作者年紀(jì)較大，工作觀念墨守成規(guī)，不愿學(xué)習(xí)新的信息技術(shù)，對建設(shè)數(shù)字檔案室積極性不高。要做好數(shù)字化檔案室建設(shè)就必須讓領(lǐng)導(dǎo)重視和支持，使其真正了解該項工作，提高認(rèn)識，并納入企業(yè)信息化建設(shè)的總體規(guī)劃中，從人力、物力、財力上保證此項工作的順利開展。

（2） 建設(shè)數(shù)字化檔案室需要配備有一支高素質(zhì)的人才隊伍。檔案管理人員除具有檔案專業(yè)及相關(guān)管理知識外，還要掌握現(xiàn)代信息技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，才能滿足數(shù)字化檔案館建設(shè)的需求，做好供需分析，實(shí)現(xiàn)具體功能。要積極引進(jìn)適合的檔案管理人才，加強(qiáng)對業(yè)務(wù)骨干有針對性的培訓(xùn)和繼續(xù)教育。

總之，數(shù)字化檔案館建設(shè)不能僅憑檔案管理人員的一己之力，一時之功，要緊密圍繞組織建設(shè)、設(shè)施建設(shè)、系統(tǒng)建設(shè)、檔案資源建設(shè)、保障體系建設(shè)、人才建設(shè)開展實(shí)施工作。