以信息化推動檔案事業(yè)戰(zhàn)略轉(zhuǎn)型發(fā)展

牛曉燕

（陜西省土地工程建設集團有限責任公司，陜西 西安 710075）

一、引言

隨著我國社會的不斷進步，開始優(yōu)化各方面管理的規(guī)范制度。檔案管理無論與單位、企業(yè)、職工還是大眾生活都有重要的聯(lián)系，要想檔案事業(yè)不斷向前發(fā)展，就得依靠科學的管理方法，利用信息化推動我國檔案事業(yè)的健康有序發(fā)展，檔案的信息化可以實現(xiàn)檔案資源信息共享，可以更規(guī)范有序地來管理檔案。在當今的社會趨勢下，只有創(chuàng)新才能促進檔案信息化的建設，更好地推動檔案事業(yè)的轉(zhuǎn)型發(fā)展，更好地服務黨和國家各項事業(yè)的發(fā)展。

二、推進檔案信息化建設的重要意義

我國檔案事業(yè)的重要內(nèi)容是推動檔案信息化的發(fā)展，也是為了適應社會新階段時期的檔案工作發(fā)展趨勢。在當前新時代中國特色社會主義的形勢下，科學的管理檔案擴展了檔案部門的服務功能，加強完善檔案信息化管理體系，是更好服務經(jīng)濟社會的發(fā)展和現(xiàn)代化體系建設的重要條件。

現(xiàn)在，信息化在各個方面深刻地影響著人們的生活方式和生活環(huán)境，現(xiàn)在中國跟隨時代的潮流，已經(jīng)逐漸走上了互聯(lián)網(wǎng)時代，檔案信息化也得到了普遍的大眾認可，同時也促進了社會和諧化進程。檔案管理的信息化跟以前管理人員手工整理檔案相比，效率高、節(jié)約時間、工作量小，并且還實現(xiàn)了電子檔案在線接收、在線共享、在線查詢等，對檔案事業(yè)的建設發(fā)展有了安全的保障，也提升了國家社會公共服務能力，推動了當今社會的信息化發(fā)展和社會進步。

三、檔案信息化建設的表現(xiàn)

人們開始意識到互聯(lián)網(wǎng)信息化正在成為經(jīng)濟和社會生活的一種推動力量，檔案管理的信息化、網(wǎng)絡化正在給管理人員帶來顯而易見的收益和效果。檔案信息化的建設對我國現(xiàn)代檔案事業(yè)發(fā)展和社會進步的發(fā)展有著明顯的推動作用，也是實現(xiàn)我國信息工程的重要步驟，為社會各方面利用檔案信息資源提供了便利通道，就目前來看，檔案信息化發(fā)展在我國有著重要的作用。

（一）檔案管理方面

改善檔案管理員手工收集、組織、管理、提供訪問、工作量大、效率低下、浪費時間和精力等問題。檔案信息化可以更好地使檔案管理體現(xiàn)在檔案信息的數(shù)字化存儲、電子檔案的在線接收和檔案信息服務網(wǎng)絡中。

（二）搜索方面

以前統(tǒng)一的搜索方法是，文件管理器從倉庫查找紙張目錄中記錄的信息。文件管理的信息化可以使文件的搜索和查詢通過互聯(lián)網(wǎng)實現(xiàn)即時查詢，管理器還可以從模糊查詢、組合查詢和分類查詢中選擇最佳查詢方法，并檢索其他信息以供數(shù)據(jù)庫中參考。

四、管理創(chuàng)新的信息化

在互聯(lián)網(wǎng)信息迅速發(fā)展的今天，人們開始意識到曾經(jīng)的人工工作方法已經(jīng)不是過去那樣唯一有效的工作方法，面對社會環(huán)境變化帶來的巨大壓力和挑戰(zhàn)，人們逐漸認識到只有改革創(chuàng)新才能有更好的發(fā)展。現(xiàn)在的信息技術發(fā)展和應用，對檔案管理有著極其全面和深遠的影響，并且檔案管理是理論與實踐緊密結(jié)合的工作。

（一）思想變革和提高認識

保證檔案信息化建設持續(xù)發(fā)展的關鍵是需要提高相關工作人員的專業(yè)素質(zhì)和信息技能，轉(zhuǎn)變工作人員以前的工作思想態(tài)度，提高檔案意識。檔案工作者對信息化工作的認識需要從零開始，從淺到深，從初級應用的階段逐步發(fā)展到能夠提出更多、更深檔案工作業(yè)務需求的研究與發(fā)展階段。

（二）行政方法的革新

在以前的傳統(tǒng)的檔案管理模式上進行改變，從以前的分散管理模式到集中管理模式，提高檔案信息化的有效發(fā)展，在一定程度上提高檔案管理的效率和服務質(zhì)量，從檔案管理的各個層面創(chuàng)新，在思路上、信息上、手段上和方法上做一定的創(chuàng)新，進一步提升行政管理水平。

（三）利用科技創(chuàng)新優(yōu)化文件信息開發(fā)環(huán)境

把創(chuàng)新作為發(fā)展檔案事業(yè)的主要動力，增強檔案事業(yè)的創(chuàng)新力和創(chuàng)新水平。主要還是要完善基礎研究和關鍵技術的建設。在大數(shù)據(jù)存儲管理、電子檔案長期保存、數(shù)據(jù)清理、信息安全、隱私保護和數(shù)據(jù)分析等方面重點完善，深入研究新一代信息技術于檔案工作的協(xié)調(diào)發(fā)展。

大力引薦培養(yǎng)互聯(lián)網(wǎng)信息人才，解決技術問題，加快產(chǎn)品研發(fā)，實施合作創(chuàng)新和應用創(chuàng)新戰(zhàn)略，朝著實現(xiàn)各部門一體化、大規(guī)模合作、全過程高效發(fā)展的方向目標努力，實現(xiàn)資源共享，保障數(shù)字化檔案資源的傳輸、存儲采集、利用、開放等管理制度標準化執(zhí)行，解決阻礙檔案信息存儲、整合的困難，完善信息安全保證、應急管理、應急備份恢復演練和風險評估等方面的技術問題，為了保證信息基礎設施的安全保護，制定相關的制度和措施。保證數(shù)字資源能夠長期保存使用和能夠隨時檢索信息數(shù)據(jù)，促進提高信息管理的安全性和可靠性，一定要嚴格執(zhí)行國家保密制度和公開檔案制度，保證科技創(chuàng)新優(yōu)化文件信息開發(fā)環(huán)境的純凈度。

（四）建立數(shù)據(jù)庫

檔案信息管理是一項具有長期性、復雜性的特殊任務，針對各種各樣的文檔資料進行分類。有些資料是對外開放的，而有些資料需要嚴格保密，利用計算機網(wǎng)絡信息化技術，建立一個龐大而又豐富的數(shù)據(jù)庫，對所有的資料和資源進行數(shù)據(jù)整合和分類，最終的目的其實是為了方便工作，提高工作效率，實現(xiàn)資源共享，完善和健全檔案管理信息化系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫是檔案信息化管理最重要的環(huán)節(jié)，建立數(shù)據(jù)庫階段是貫穿信息化檔案管理始終的一個重要環(huán)節(jié)，不能出現(xiàn)任何偏差，否則會導致后面的數(shù)據(jù)使用和搜索數(shù)據(jù)紊亂，一旦出錯會導致數(shù)據(jù)的可靠性降低，相關工作人員一定要在建立數(shù)據(jù)庫環(huán)節(jié)更加注意，不能出現(xiàn)偏差和失誤，確保數(shù)據(jù)的可靠性和安全性，提升信息化檔案管理系統(tǒng)的準確性。

五、結(jié)語

社會發(fā)展的任何階段都需要檔案管理，以前是用紙質(zhì)化管理，偶爾會出現(xiàn)信息保存不全面或者信息搜集不到的現(xiàn)象，有時可能還會造成檔案丟失、缺失或者不完整等，導致檔案管理的秩序混亂，需要大量的人員以及文字信息記錄整理，不僅費時費力，而且還無法保證信息的安全性和完整性。然而，隨著信息技術不斷成熟和普及，在社會發(fā)展的各個領域已經(jīng)由現(xiàn)代信息化管理檔案系統(tǒng)代替?zhèn)鹘y(tǒng)的人工管理檔案系統(tǒng)，而且得到了一致好評，不僅節(jié)約了工作時間，提升了工作效率，而且節(jié)省了大量的人力物力，最重要的是確保了管理數(shù)據(jù)的安全性、可靠性和完整性，解決了以前缺失檔案丟失檔案和數(shù)據(jù)泄露等問題，實現(xiàn)了檔案信息數(shù)據(jù)在線上傳、在線隨時檢索使用數(shù)據(jù)信息、遠程信息輸送等技術，信息化檔案管理推動了人類社會的進步，推動了現(xiàn)代化社會的進程上。