關(guān)于企業(yè)檔案管理體制改革的探討

屈 榮

（陜西省水務(wù)集團(tuán)有限公司，陜西 西安 710000）

現(xiàn)如今，我國的經(jīng)濟(jì)體制改革日漸完善，但一些企業(yè)的檔案管理體制還沒能很好地跟上當(dāng)前的經(jīng)濟(jì)形勢，仍制約著企業(yè)的發(fā)展，使企業(yè)在檔案管理中不能占據(jù)主動(dòng)地位。在當(dāng)前的經(jīng)濟(jì)形勢下，如何將企業(yè)的檔案管理工作做到更加適應(yīng)新形勢，是當(dāng)前各企業(yè)檔案管理人員需要認(rèn)真思考的一個(gè)重要課題。

一、企業(yè)檔案管理的具體作用和現(xiàn)狀

檔案管理工作是一項(xiàng)具有服務(wù)性、政治性的管理工作。一方面，它起著服務(wù)社會(huì)、服務(wù)企業(yè)以及服務(wù)企業(yè)中各個(gè)機(jī)構(gòu)和部門的作用；另一方面，它又管理著企業(yè)中各個(gè)部門所產(chǎn)生的歷史文件，保障整個(gè)企業(yè)的機(jī)密文件得到符合規(guī)定的存檔，保障文檔的機(jī)要性，因此，它又是一項(xiàng)具有政治性的管理工作。檔案管理不僅僅是記錄企業(yè)歷史文化的一種形式，它還服務(wù)于社會(huì)：在符合規(guī)范、符合法律的情形下，對(duì)檔案進(jìn)行公開，對(duì)社會(huì)中很多的企業(yè)都具有極為重要的意義，他們可以通過借鑒類似企業(yè)中成功的例子，促進(jìn)自家企業(yè)的發(fā)展。因此，檔案管理無論是對(duì)社會(huì)來說，還是對(duì)企業(yè)本身來說都是極為重要的，它是企業(yè)管理中不可或缺的一個(gè)步驟。

隨著時(shí)代的發(fā)展，當(dāng)前社會(huì)上的企業(yè)檔案管理工作以及管理方式有著很大的變化，因此，企業(yè)檔案管理工作的發(fā)展，也面臨著巨大的挑戰(zhàn)。隨著科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，信息技術(shù)越來越廣泛地被運(yùn)用于人們生活中，企業(yè)檔案的生成方式也變得復(fù)雜多樣了起來。電子檔案的誕生給傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理工作，帶來了巨大的沖擊。因此，企業(yè)檔案管理方式的變革，就成為了企業(yè)檔案管理工作發(fā)展的過程中至關(guān)重要的一步。企業(yè)檔案管理工作的變革，意味著企業(yè)檔案管理工作將在優(yōu)化紙質(zhì)檔案管理工作的基礎(chǔ)上，運(yùn)用信息技術(shù)和各類信息系統(tǒng)管理電子檔案或紙質(zhì)檔案的部分信息，這是企業(yè)檔案管理工作中優(yōu)化用戶服務(wù)，提高檔案管理人員工作效率的必要方法，也是企業(yè)檔案管理工作發(fā)展的必然方向。因此，傳統(tǒng)的企業(yè)檔案管理工作在變革過程中，有著不少問題，也面臨著不少挑戰(zhàn)。

二、企業(yè)檔案管理中的短板問題

（一）企業(yè)檔案管理模式過于單一，缺乏更強(qiáng)的綜合性和針對(duì)性管理

現(xiàn)如今，眾多的企業(yè)在檔案管理上仍沿用單一的檔案管理模式，將所有檔案集中管理這一較為傳統(tǒng)的管理辦法，從現(xiàn)如今的經(jīng)濟(jì)形勢來看傳統(tǒng)的檔案管理模式已經(jīng)不能滿足企業(yè)的需求，如果仍沿用就會(huì)給企業(yè)的發(fā)展帶上枷鎖。一些企業(yè)可能會(huì)有眾多的經(jīng)營領(lǐng)域，或者一些企業(yè)會(huì)有跨地區(qū)甚至跨國經(jīng)營，在這些企業(yè)中若是繼續(xù)使用傳統(tǒng)的檔案集中統(tǒng)一管理的模式，將會(huì)使企業(yè)的檔案過于雜亂，并且會(huì)加重管理人員的工作量，稍不留心就可能出現(xiàn)錯(cuò)誤。因此制定出更加具有針對(duì)性和綜合性的檔案管理模式已迫在眉睫。

（二）對(duì)檔案管理工作的重視程度不夠，管理效率較低

現(xiàn)今部分企業(yè)的檔案管理思維缺乏系統(tǒng)性，管理方式不夠嚴(yán)謹(jǐn)，具體表現(xiàn)為：不能很好地認(rèn)清檔案管理的重要性，認(rèn)為檔案管理對(duì)企業(yè)的發(fā)展沒有多大關(guān)系，管理模式僵化草率，此外部分企業(yè)對(duì)檔案管理工作的投入不足，甚至有些企業(yè)將檔案管理工作“外包”，這就更加降低了企業(yè)的管理效率，使企業(yè)在檔案管理這一方面處于被動(dòng)狀態(tài)，難以適應(yīng)當(dāng)前的社會(huì)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展。

（三）缺少學(xué)習(xí)優(yōu)秀企業(yè)的機(jī)會(huì)，檔案管理手段落后

現(xiàn)如今，檔案管理工作在一些優(yōu)秀的企業(yè)中得到了較高的重視。檔案管理工作相對(duì)煩瑣復(fù)雜，需要耗費(fèi)較大的人力和資金，在這些優(yōu)秀的企業(yè)中檔案管理工作都有具體的預(yù)算，將成本控制到最低，以此來擴(kuò)大企業(yè)的利潤空間，另外，這些優(yōu)秀的企業(yè)運(yùn)用數(shù)字化管理手段，使檔案管理工作更加簡單快捷，通過數(shù)字化集成系統(tǒng)，將每份檔案都做到清晰明了。然而，一些企業(yè)認(rèn)不清檔案管理工作的重要性，檔案管理工作人員得不到有效的學(xué)習(xí)機(jī)會(huì)，仍然在使用落后的管理手段，這就使企業(yè)在競爭中處于了不利的地位。

（四）檔案管理人員綜合素質(zhì)不夠高，專業(yè)能力不夠強(qiáng)

在企業(yè)檔案管理工作中，檔案管理工作人員的能力和素質(zhì)，是做好檔案管理工作的重要因素。檔案管理工作人員不僅要有極強(qiáng)的檔案管理意識(shí)，對(duì)檔案管理工作有很強(qiáng)的積極性，熱愛檔案管理工作，還要有很強(qiáng)的法律意識(shí)，懂得檔案保密的重要性，熟悉檔案管理工作的專業(yè)知識(shí)，具有較強(qiáng)的綜合能力。同時(shí)，檔案管理工作作為一項(xiàng)服務(wù)性質(zhì)的工作，其管理人員的服務(wù)意識(shí)也是很重要。但是，在企業(yè)檔案管理這一重要工作中，工作者的綜合素質(zhì)和能力均不高，工作效率低，對(duì)于工作的保密意識(shí)弱，有些工作人員，不但專業(yè)能力不足，服務(wù)意識(shí)還比較差，甚至因?yàn)橐恍┬∈屡c用戶產(chǎn)生矛盾，影響用戶體驗(yàn)和公司的整體形象，這就是很多情況下，檔案管理工作狀況百出的原因。

三、完善企業(yè)檔案管理的幾點(diǎn)意見

（一）企業(yè)的檔案管理模式要符合市場化需求

企業(yè)想要更好地生存和發(fā)展就必須要根據(jù)市場的變化而變化，只有順應(yīng)市場的變化企業(yè)才能有更大的發(fā)展空間。檔案管理的管理模式也是一樣必須遵循市場的需要，因?yàn)槭袌鰧Q定著資源的配置，檔案管理的優(yōu)良與否是企業(yè)能否在市場化競爭中勝出的基礎(chǔ)，因此企業(yè)的檔案管理必須符合市場的需要。企業(yè)檔案信息資源的管理為企業(yè)的發(fā)展提供著指導(dǎo)和建議，檔案管理工作必須在市場中開展，這就需要做好檔案的信息儲(chǔ)存和開發(fā)工作，不斷地改革創(chuàng)新，使檔案中的信息為企業(yè)的發(fā)展更好地服務(wù)。

（二）企業(yè)的檔案管理要更加專業(yè)化

檔案的專業(yè)化管理要從兩方面入手，一是要嚴(yán)格按照政府的要求進(jìn)行，接受政府在這一方面的監(jiān)督和指導(dǎo)，但要減少政府在企業(yè)自主管理中的干預(yù)，另一方面要接受社會(huì)的監(jiān)督和指導(dǎo)，使檔案管理工作更加符合社會(huì)發(fā)展的需要。從未來的發(fā)展形勢看，企業(yè)自主管理檔案這一趨勢是必然的，只依靠政府的管理是不符合社會(huì)的發(fā)展形勢的，所以企業(yè)必須加強(qiáng)自主管理檔案的能力，積極創(chuàng)新，使企業(yè)檔案管理更加專業(yè)化。

（三）走信息化一體道路是企業(yè)檔案管理的一條新路徑

在企業(yè)的檔案管理工作中通過利用信息一體化技術(shù)可以使企業(yè)的檔案管理工作變得更加方便快捷，信息一體化這一路徑也是檔案管理這項(xiàng)工作較為理想的一種選擇。企業(yè)可以成立專業(yè)的信息管理部門來為檔案管理服務(wù)，這樣不但可以將檔案中的信息進(jìn)行有效地采集和處理，也可以更好地分析出對(duì)企業(yè)發(fā)展有利的信息，此外信息一體化還能監(jiān)督控制檔案的流動(dòng)過程，更好地協(xié)調(diào)檔案中的信息。利用計(jì)算機(jī)技術(shù)將檔案以圖片或視頻的形式錄入，這樣可以更加直觀地提取出檔案中的信息，從而提高檔案管理的效率。

（四）增強(qiáng)檔案管理人員的專業(yè)能力和綜合素質(zhì)

另外，由于檔案管理人員的專業(yè)能力和綜合素質(zhì)對(duì)于檔案管理這一工作的影響較大，提升檔案管理人員綜合素質(zhì)和專業(yè)能力，就成為提高檔案質(zhì)量和效率的主要途徑。為了加強(qiáng)檔案管理人員的專業(yè)能力和綜合素質(zhì)，首先要從根源上改變檔案管理人員整體素質(zhì)較差的情況，因此企業(yè)在人員招聘的過程中，應(yīng)該嚴(yán)格把關(guān)，以員工的能力和素質(zhì)作為衡量標(biāo)準(zhǔn)，選擇和錄用合適的員工。此外，為了提高已有工作人員的綜合素質(zhì)和專業(yè)能力，企業(yè)應(yīng)該定期舉辦企業(yè)文化活動(dòng)，并定期對(duì)工作人員進(jìn)行檔案管理知識(shí)的普及、培訓(xùn)，同時(shí)，對(duì)員工進(jìn)行法律方面的培訓(xùn)和相關(guān)制度的培訓(xùn)，以此提高員工的能力，提高員工的工作質(zhì)量和工作效率。最后，制定相應(yīng)的規(guī)章管理制度，優(yōu)化原有的檔案管理制度和相關(guān)規(guī)范，保障檔案管理工作的規(guī)范性、合法性、高效性，從而保障檔案管理工作的質(zhì)量。

綜上所述，企業(yè)的檔案管理工作要不斷地改革創(chuàng)新，使之能更好地適應(yīng)新的社會(huì)經(jīng)濟(jì)形勢。另外要加強(qiáng)企業(yè)的自主管理檔案的能力，提升企業(yè)檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)，解放思想，使企業(yè)的檔案管理更加專業(yè)化。此外還要利用先進(jìn)的技術(shù)手段，將企業(yè)檔案管理工作更加簡潔，提升管理效率。企業(yè)的檔案管理工作是企業(yè)管理中一項(xiàng)不可缺少的工作，只有利用科學(xué)合理的管理手段才能使檔案中的信息更好地為企業(yè)的發(fā)展做出貢獻(xiàn)。